Kategoriforespørsler fra leverandører

Ved hjelp av kategoriforespørselsprosessen kan leverandører be om at nye innkjøpskategorier blir tilknyttet kontoen. Disse innkjøpskategoriene kan deretter brukes av de relaterte innkjøps- og leverandørprosessene. (Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Oversikt over innkjøpskataloger.)

Kategoriforespørsler startes av leverandører i arbeidsområdet Leverandøropplysninger. De sendes deretter til byrået for gjennomgang og godkjenning. Godkjente kategorier legges til i listen over innkjøpskategorier for leverandørens konto.

Aktivere eller deaktivere funksjonen Kategoriforespørsler fra leverandører

For å bruke denne funksjonen må den være aktivert for systemet. Per Supply Chain Management versjon 10.0.25 er dette aktivert som standard. Denne funksjonen er obligatorisk fra og med Supply Chain Management, versjon 10.0.32 og kan ikke deaktiveres. Hvis du kjører en eldre versjon enn 10.0.32, kan administratorer aktivere eller deaktivere denne funksjonaliteten ved å søke etter Tillat leverandører å søke om innkjøpskategorier gjennom leverandørsamarbeid i arbeidsområdet Funksjonsbehandling.

Hvis denne funksjonen er aktivert, kan du fremdeles legge til innkjøpskategorier manuelt i leverandørkontoer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Godkjenne leverandører for spesifikke innkjøpskategorier.

Krav til leverandørsamarbeid

Før en leverandør kan samhandle med kategoriforespørsler, må det konfigureres for leverandørsamarbeid.

Leverandøren må ha minst én bruker for leverandørsamarbeid. Bare leverandørbrukere med sikkerhetsrollen Leverandøradministrasjon (ekstern) kan opprette og sende kategoriforespørsler.

Hvis du vil ha mer informasjon, se Definere og vedlikeholde leverandørsamarbeid.

Definere arbeidsflyten for leverandørkategoriforespørsel

Arbeidsflyten for Leverandørkategoriforespørsel må defineres i innkjøps- og leverandørarbeidsflytene. Leverandører sender nye kategoriforespørsler som du kan se gjennom og godkjenne. Forespurte innkjøpskategorier legges til i en leverandørkonto etter at en kategoriforespørsel er godkjent.

Følgende eksempel viser hvordan du konfigurerer en enkel arbeidsflyt for Leverandørkategoriforespørsel som har én enkelt godkjenner. Du må gå gjennom de interne prosessene for å finne riktig arbeidsflytoppsett for byrået.

1. Gå til Innkjøp og leverandører > Oppsett > Arbeidsflyter for innkjøp og leverandører.
2. Velg Ny i handlingsruten.
3. I dialogboksen velger du arbeidsflyten for leverandørkategoriforespørsel for å åpne arbeidsflytredigeringsprogrammet.
4. Logg deg på arbeidsflytredigeringsprogrammet.
5. I handlingsruten velger du Egenskaper.
6. Angi instruksjonstekst i feltet Sendeinstruksjoner på Egenskaper-siden for arbeidsflyten. Instruksjonene blir synlige for leverandører når de sender en kategoriforespørsel.
7. Lukk Egenskaper-siden.
8. Dra arbeidsflytelementet Godkjenn ny kategoriforespørsel til lerretet.
9. Dra en kobling fra arbeidsflytelementet Start til arbeidsflytelementet Godkjenn ny kategoriforespørsel.
10. Dra en kobling fra arbeidsflytelementet Godkjenn ny kategoriforespørsel til arbeidsflytelementet Slutt.
11. Dobbelttapp (eller dobbeltklikk) arbeidsflytelementet Godkjenn ny kategoriforespørsel.
12. Velg og hold nede (eller høyreklikk) arbeidsflytelementet Trinn 1, og velg deretter Egenskaper.
13. Angi emnetekst i feltet Emne for arbeidselement på Egenskaper-siden for arbeidsflytelementet. Denne teksten vises som verdien i feltet Emne på siden Arbeidselementer som er tilordnet til meg.
14. I Instruksjoner for arbeidselement-feltet angir du instruksjonsteksten. Instruksjonene vises for godkjennere når de velger Arbeidsflyt i handlingsruten for en kategoriforespørsel.
15. I den venstre ruten velger du Tilordning.
16. I kategorien Tilordningstype angir du Tilordne brukere til dette arbeidsflytelementet til Bruker.
17. Velg en godkjenner i listen Tilgjengelige brukere i kategorien Bruker. Velg for eksempel en bruker i innkjøpsavdelingen.
18. Velg Pil høyre-knappen (>) for å flytte godkjenneren til listen Valgte brukere.
19. Lukk Egenskaper-siden.
20. Velg Lagre og lukk.
21. Skriv inn merknader om arbeidsflyten i feltet Versjonsmerknader.
22. Velg OK for å lagre arbeidsflyten.
23. Hvis du er klar til å starte å teste arbeidsflyten, velger du Aktiver den nye versjonen. Hvis ikke velger du Ikke aktiver den nye versjonen.
24. Velg OK for å fullføre ny arbeidsflytoppsettet.

Tips!

Hvis byrået ikke krever godkjenning av kategoriforespørsler, bør du konfigurere arbeidsflyten for automatisk godkjenning.

Hvis du vil ha mer informasjon om konfigurasjon av arbeidsflyter, kan du se Oversikt over arbeidsflytsystem.

Opprette og sende en kategoriforespørsel

Denne delen beskriver hvordan leverandører kan bruke arbeidsområdet for Leverandøropplysninger til å opprette, redigere, vise og sende kategoriforespørsler.

Starte en ny forespørsel

Følg denne fremgangsmåten for å starte en ny kategoriforespørsel.

1. Velg flisen for Kategoriforespørsler i arbeidsområdet for Leverandøropplysninger.

2. Velg Ny kategoriforespørsel i handlingsruten på Kategoriforespørsler-siden.

3. I dialogboksen Ny kategoriforespørsel finner du kategorien du vil søke etter, ved å navigere i treet og/eller ved hjelp av filteret øverst i listen. Merk av for hver relevante kategori.

   Merk følgende punkt:

   • Kategorier som for øyeblikket er aktive på leverandørkontoen din, vises som valgte og kan ikke fjernes.
   • Du kan be om flere innkjøpskategorier i én enkelt kategoriforespørsel.

4. Velg OK for å opprette utkastforespørselen.

   Den nye utkastforespørselen vises nå på Kategoriforespørsler-siden.

5. Åpne den nye utkastforespørselen for å gjennomgå og redigere den etter behov.

   • Hvis du vil vise en liste over kategorier som for øyeblikket er inkludert i forespørselen, velger du hurtigkategoriene Forespurte kategorier.
   • Hvis du vil vise de aktive kategoriene, åpner du Aktive kategorier-faktaboksen til høyre på siden.
   • Hvis du vil legge til en kategori i forespørselen, velger du Legg til på verktøylinjen i hurtigkategorien Forespurte kategorier.
   • Hvis du vil fjerne en kategori fra forespørselen, velger du kategorien i hurtigkategorien Forespurte kategorier, og deretter velger du Fjern på verktøylinjen.
   • Hvis du vil legge ved et dokument i forespørselen, velger du Vedlegg i handlingsruten. Tilknyttede dokumenter vil være tilgjengelige for godkjennere når de går gjennom kategoriforespørselen.
   • Hvis du vil fjerne et vedlagt dokument fra forespørselen, velger du Vedlegg i handlingsruten. Velg dokumentet du vil fjerne, og velg deretter Slett i handlingsruten.

6. Hvis du er klar til å sende forespørselen, velger du Send i handlingsruten. Ellers kan du bare lukke siden og hoppe over de gjenværende trinnene i denne fremgangsmåten. Du kan deretter gå tilbake til forespørselen senere.

7. Les eventuelle innsendingsinstruksjoner som vises, og velg deretter Send.

8. I boksen Kommentar angir du eventuell tilleggsinformasjon som kreves. Velg deretter Send for å fullføre forespørselen.

Redigere en kladd eller en tilbakekalt forespørsel

Følg denne fremgangsmåten for å redigere et kladd eller en tilbakekalt kategoriforespørsel.

1. Velg flisen for Kategoriforespørsler i arbeidsområdet for Leverandøropplysninger.
2. Velg utkastet eller den tilbakekalte forespørselen for å åpne den.
3. Rediger forespørselen etter behov, og lukk den deretter eller send den som beskrevet i forrige fremgangsmåte.

Sende en kladd eller en tilbakekalt forespørsel

Følg denne fremgangsmåten for å sende et kladd eller en tilbakekalt kategoriforespørsel.

1. Velg flisen for Kategoriforespørsler i arbeidsområdet for Leverandøropplysninger.

2. Velg utkastet eller den tilbakekalte forespørselen du vil sende.

3. I handlingsruten velger du Send.

4. Les eventuelle innsendingsinstruksjoner som vises, og velg deretter Send.

5. I boksen Kommentar angir du eventuell tilleggsinformasjon som kreves. Velg deretter Send for å fullføre forespørselen.

   Statusen til kategoriforespørselen endres til en av følgende verdier:

   • Venter på gjennomgang – Forespørselen er i arbeidsflyten.
   • Venter på godkjenning – Godkjenning er nødvendig.

Tilbakekalle en sendt forespørsel som ennå ikke er godkjent

Følg denne fremgangsmåten for å tilbakekalle en kategoriforespørsel som er sendt, men som ennå ikke er godkjent.

1. Velg flisen for Kategoriforespørsler i arbeidsområdet for Leverandøropplysninger.

2. Velg den ventende forespørselen du vil tilbakekalle.

3. I handlingsruten velger du Tilbakekall.

4. I boksen Angi en kommentar angir du eventuell tilleggsinformasjon som kreves. Velg deretter Send for å fullføre forespørselen.

   Statusen for kategoriforespørselen endres til Annullert. Forespørselen vil fortsatt ha denne statusen til du sletter eller sender den på nytt.

Slette en kladd eller en tilbakekalt forespørsel

Følg denne fremgangsmåten for å slette et kladd eller en tilbakekalt kategoriforespørsel.

1. Velg flisen for Kategoriforespørsler i arbeidsområdet for Leverandøropplysninger.
2. Velg utkastet eller den tilbakekalte forespørselen du vil slette.
3. Velg deretter Slett i handlingsruten.
4. Velg Ja for å bekrefte slettingen.

Vise fullførte forespørsler

Hvis du vil vise fullførte forespørsler, åpner du arbeidsområdet Leverandøropplysninger og velger fanen Kategoriforespørsler. Kategoriforespørsler som er fullført, vil ha en av følgende statuser:

• Godkjent – Forespørselen er godkjent. Hvis du vil vise kategoriene som nylig er lagt til, kan du gå tilbake til arbeidsområdet for Leverandørinformasjon, åpne rullegardinlisten Flere detaljer i venstre rute og deretter velge Kategorier.
• Avvist – Forespørselen ble avvist. Du kan opprette en ny kategoriforespørsel etter behov.

Gå gjennom kategoriforespørsler

Denne delen beskriver hvordan du godkjenner, avviser og delegerer kategoriforespørsler som leverandører har sendt, og hvordan du viser fullførte forespørsler. Disse arbeidsflythandlingene er for hele kategoriforespørselen.

Vise kategoriforespørsler

Følg denne fremgangsmåten for å vise kategoriforespørsler.

1. Gå til Innkjøp og leverandører > Leverandører > Leverandørsamarbeidsforespørsler > Kategoriforespørsler.

   Siden Kategoriforespørsler vises. Standardsidevisningen viser kategoriforespørsler som har statusen Ventende handling.

2. Hvis du vil vise alle forespørslene, velger du Alle i Vis forespørsler-feltet.

3. Åpne en forespørsel for å gå gjennom og redigere den etter behov.

   • Hvis du vil vise en liste over kategorier som for øyeblikket er inkludert i forespørselen, velger du hurtigkategoriene Forespurte kategorier.
   • Hvis du vil vise de aktive kategoriene, åpner du Aktive kategorier-faktaboksen til høyre på siden.
   • Hvis dokumenter er sendt, viser knappen Vedlegg (papirklipp) i handlingsruten et antall for tilknyttede dokumenter. Hvis du vil vise tilknyttede dokumenter, velger du Vedlegg-knappen. Deretter velger du dokumentet du vil vise, og velger Åpne for å vise det.
   • Hvis du vil legge ved et dokument i forespørselen, velger du Vedlegg i handlingsruten. Tilknyttede dokumenter vil være tilgjengelige for godkjennere når de går gjennom kategoriforespørselen.
   • Hvis du vil fjerne et vedlagt dokument fra forespørselen, velger du Vedlegg i handlingsruten. Velg dokumentet du vil fjerne, og velg deretter Slett i handlingsruten.
   • Hvis du vil vise arbeidsflytloggen, velger du Arbeidsflyt i handlingsruten. I arbeidsflytalternativene velger du Mer og deretter Arbeidsflytlogg. Siden Arbeidslogg vises.

Godkjenne en ventende kategoriforespørsel

Følg denne fremgangsmåten for å godkjenne en ventende kategoriforespørsel.

1. Gå til Innkjøp og leverandører > Leverandører > Leverandørsamarbeidsforespørsler > Kategoriforespørsler.

2. Velg den ventende forespørselen om å godkjenne.

3. Gå gjennom kategoriforespørslene.

4. Valgfritt: Velg en årsakskode i feltet Årsakskode i hurtigfanen Generelt. Skriv deretter inn en kommentar til årsakskoden i Årsakskommentar.

5. Velg Arbeidsflyt i handlingsruten.

6. Velg Godkjenn i arbeidsflytalternativene.

7. I feltet Kommentar angir du eventuell tilleggsinformasjon som kreves. Velg deretter Godkjenn for å fullføre forespørselen.

   Statusen til kategoriforespørselen endres til Godkjent, og innkjøpskategoriene legges til i leverandørkontoen.

Avvise en ventende kategoriforespørsel

Følg denne fremgangsmåten for å avvise en ventende kategoriforespørsel.

1. Gå til Innkjøp og leverandører > Leverandører > Leverandørsamarbeidsforespørsler > Kategoriforespørsler.

2. Velg den ventende forespørselen om å avvise.

3. Gå gjennom kategoriforespørslene.

4. I handlingsruten velger du Rediger.

5. Velg en årsakskode i feltet Årsakskode i hurtigfanen Generelt. Skriv deretter inn en kommentar til årsakskoden i Årsakskommentar.

6. Velg Lagre i handlingsruten.

7. Velg Arbeidsflyt i handlingsruten.

8. I arbeidsflytalternativene velger du Mer og deretter Avvis.

9. I feltet Kommentar angir du eventuell tilleggsinformasjon som kreves. Velg deretter Avvis for å fullføre forespørselen.

   Statusen for kategoriforespørselen endres til Avvist. På dette tidspunktet kan leverandøren opprette en ny kategoriforespørsel etter behov.

Delegere en ventende kategoriforespørsel

Følg denne fremgangsmåten for å delegere en ventende kategoriforespørsel til en annen bruker.

1. Gå til Innkjøp og leverandører > Leverandører > Leverandørsamarbeidsforespørsler > Kategoriforespørsler.
2. Velg den ventende forespørselen du vil godkjenne.
3. Velg Arbeidsflyt i handlingsruten.
4. I arbeidsflytalternativene velger du Mer og deretter Deleger.
5. I Bruker-feltet velger du brukeren du vil tilordne kategoriforespørselen for gjennomgang.
6. I feltet Kommentar angir du eventuell tilleggsinformasjon som kreves.
7. Velg Deleger for å fullføre ny delegering. Den valgte brukeren kan nå se gjennom kategoriforespørselen.

Vise innkjøpskategorier for en leverandør

For å vise innkjøpskategorier for en leverandør etter at en kategoriforespørsel er godkjent, følger du disse trinnene.

1. Gå til Innkjøp og leverandører > Leverandører > Alle leverandører.

2. På siden Alle leverandører velger du leverandøren du vil vise innkjøpskategorier for.

3. Åpne fanen Generelt i handlingsruten, og gå til Oppsett-gruppen og velg Kategorier.

   Siden Kategorier vises. Hurtigkategori Innkjøp viser innkjøpskategorier som ble lagt til via kategoriforespørselen.

4. I hurtigkategorien Innkjøp kan du gjøre endringer om nødvendig. Du kan for eksempel sette Status for leverandørkategori til Foretrukket.