Dokumenthåndtering med Microsoft Teams-integrasjon

Dokumentbehandling med SharePoint lar deg administrere vanlige dokumenttyper, for eksempel Word, Excel, PowerPoint og OneNote. Du kan også opprette mapper for å lagre og administrere disse dokumentene i kundeengasjementsapper (for eksempel Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing og Dynamics 365 Project Service Automation), som er lagret i SharePoint.

Med Microsoft Teams-integrasjon med Dynamics 365 kan du bruke dokumentbehandling med Microsoft Teams. Det gjør det mulig for en bruker å redigere dokumenter samtidig og automatisk synkronisere dokumenter til kundeengasjementsapper ved hjelp av SharePoint. For hver leier finnes det én enkelt SharePoint-forekomst. Dokumenter i Dynamics 365 og filer i Microsoft Teams er alle på samme SharePoint-område. Undersidene kan være forskjellige, men rotsiden er den samme.

Det finnes ikke en automatisk relasjon mellom SharePoint-tillatelser og tillatelser til kundeengasjementsapper. Hvis du vil ha tilgang til dokumenter mellom Microsoft Teams og kundeengasjementsapper, må du ha eksplisitt tillatelse til å bruke dokumentbehandling for kundeengasjementsapper og SharePoint. Hvis du vil ha mer informasjon: Tillatelser som kreves for dokumentbehandlingsoppgaver

Bruk Filer-fanen i Microsoft Teams eller Dokumenter-fanen i kundeengasjementsappene til å lagre og behandle dokumenter i konteksten til en oppføring på en SharePoint-server. Dokumenter lagres på en SharePoint-server som lar en bruker på Microsoft Teams få tilgang til dokumentene på SharePoint-serveren – så lenge brukeren har riktige tillatelser.

En brukers tilgang til filer i Microsoft Teams eller kundeengasjementsapper avhenger av tilgangen til SharePoint-nettstedet filen er lagret på.

Merk deg

• En gjestebruker i Microsoft Teams får en feilmelding når de prøver å få tilgang til en festet kundeengasjementsappoppføring.
• En bruker som er en del av Microsoft Teams-kanalen eller -teamet som har tilgang til kundeengasjementsapper, har ikke tilgang til oppføringen i Microsoft Teams.

Vanlige spørsmål

1. Vil gjestebrukere i Microsoft Teams ha tilgang til Dynamics 365-appoppføringer?

Nei, de vil se en feilmelding når de prøver å få tilgang til en festet oppføring.

2. Vil deltakere i Microsoft Teams-chatter og -kanaler kunne se den festede Dynamics 365-appoppføringen hvis de ikke har en Dynamics 365-lisens?

Nei, de vil se en feilmelding når de prøver å få tilgang til en festet oppføring.

3. Kan jeg legge til et dokument i posten min hvis det ikke er festet til en Microsoft Teams-kanal?

Det avhenger av om Dynamics 365-leieren har konfigurert SharePoint-integrering. Hvis du har aktivert SharePoint-integrering, kan du legge til et dokument.

Hvis du ikke har aktivert SharePoint-integrering, må du ha festet oppføringen til en Microsoft Teams-kanal, ellers kan du ikke legge til et dokument i oppføringen.

4. Hva skjer når jeg legger til dokumenter i en Microsoft Teams-kanal som er koblet til en Dynamics 365-appoppføring, og deretter fjerner et medlem fra kanalen?

Det avhenger av om brukeren har tillatelse til å få tilgang til Dynamics 365-appoppføringen.

Hvis de har tillatelse til å få tilgang til appoppføringen, kan brukeren redigere oppføringen i Dynamics 365, men har ikke tilgang til filene fra Dynamics 365, SharePoint eller Microsoft Teams.

Hvis de ikke har tillatelse til å få tilgang til Dynamics 365-appoppføringen, vil brukeren få en feilmelding, og de vil ikke ha tilgang til filen fra Dynamics 365, SharePoint eller Microsoft Teams

5. Hvilke tillatelser får en bruker når jeg legger dem til i en Microsoft Teams-kanal som har festet poster og dokumenter lagt til i filfanen?

Det avhenger av om brukeren har tillatelse til å få tilgang til Dynamics 365-appoppføringen.

Hvis de har tillatelse til å få tilgang til Dynamics 365-appoppføringen, kan brukeren redigere oppføringen i Dynamics 365 og Microsoft Teams. De vil også kunne lese, skrive. slette filer fra Dynamics 365, SharePoint og Microsoft Teams.

Hvis de ikke har tillatelse til å få tilgang til Dynamics 365-appoppføringen, får de en feilmelding, men de vil ha lese-, skrive- og slettetillatelse når de får tilgang til filen fra Dynamics 365, SharePoint og Microsoft Teams.

6. Hva er SharePoint-plasseringen til Microsoft Teams-filfanen kontra den tilknyttede Dynamics 365-oppføringens dokumentfane?

Informasjonen nedenfor gjelder når SharePoint-integrering ikke er aktivert for en enhet i Dynamics 365.

Når du legger til en fil fra en Dynamics 365-appoppføring som er koblet til en Microsoft Teams-kanal, lagres dokumentet i en SharePoint-mappe med filbanen [Teamnavn] > Dokumenter > [Kanalnavn] > [Filnavn]. Filen er synlig i filfanen i Microsoft Teams-kanalen og i det dokumentassosierte rutenettet for Dynamics 365-appen.

Det er ikke mulig å legge til en fil fra en Dynamics 365-appoppføring som ikke er koblet til en Teams-kanal, siden SharePoint-integrering ikke er aktivert.

Når du legger til en fil fra en Microsoft Teams-kanal som er koblet til en Dynamics 365-appoppføring, lagres dokumentet i en SharePoint-mappe med filbanen [Teamnavn] > Dokumenter >[Kanalnavn] > [Filnavn]. Filen er synlig både i kategorien Filer i Microsoft Teams-kanalen og i Dynamics-oppføringens dokumenttilknyttede rutenett.

Når du legger til en fil fra en Teams-kanal som ikke er koblet til en Dynamics 365-appoppføring, lagres dokumentet i en SharePoint-mappe med filbanen [Teamnavn] > Dokumenter > [Kanalnavn] > [Filnavn]. Filen er synlig i Microsoft Teams-kanalens Filer-fane.

Når en Microsoft Teams-kanal har flere Dynamics 365-appoppføringer tilknyttet, lagres dokumentet i en SharePoint-mappe med filbanen [Teamnavn] > Dokumenter >[Kanalnavn] > [Filnavn]. Filen er synlig i Microsoft Teams-kanalen fra filfanen og det tilknyttede rutenettet for alle Dynamics 365-appoppføringer som er knyttet til kanalen.

Når en Dynamics 365-appoppføring er koblet til en Microsoft Teams-kanal, vises filer som allerede er lagt til i denne Microsoft Teams-kanalen, i det tilknyttede rutenettet for dokumentet for den Dynamics 365-appoppføringen.

Hvis en Dynamics 365-appoppføring tidligere har vært knyttet til en Microsoft Teams-kanal, og en bruker knytter den til en ny Microsoft Teams-kanal, legges det til en annen dokumentplassering i Dynamics 365 for den nye Microsoft Teams-kanalen som er knyttet til oppføringen. Brukere kan bytte frem og tilbake mellom dokumentplasseringene.

7. Hva er SharePoint-plasseringen til Microsoft Teams-filfanen kontra dokumentfanen for den tilknyttede Dynamics 365-appoppføringen?

Informasjonen nedenfor gjelder når SharePoint-integrering er aktivert for en Dynamics 365-enhet.

Når du legger til en fil i en Dynamics 365-appoppføring som er koblet til en Microsoft Teams-kanal fra dokumentplasseringen for Microsoft Teams-kanalen, lagres dokumentet i en SharePoint-mappe med filbanen [Teamnavn] > Dokumenter > [Kanalnavn] > [Filnavn]. Filen er synlig både i Microsoft Teams-kanalens filfane og det tilknyttede rutenettet for Dynamics 365-appoppføringen på dokumentplasseringen for Microsoft Teams-kanalen.

Når du legger til en fil i en Dynamics 365-appoppføring som er koblet til en Microsoft Teams-kanal via dokumentplasseringen for standardområdet, lagres dokumentet på standard SharePoint-område som ble konfigurert med Dynamics 365-miljøet. Dokumentet vises ikke i Microsoft Teams-filfanen for kanalen som er knyttet til oppføringen.

Når du legger til en fil fra en Dynamics 365-appoppføring som ikke er koblet til en Microsoft Teams-kanal, lagres dokumentet på standard SharePoint-område som ble konfigurert med Dynamics 365-miljøet.

Når du legger til en fil fra en Microsoft Teams-kanal som er koblet til en Dynamics 365-appoppføring, lagres dokumentet i en SharePoint-mappe med filbanen [Teamnavn] > Dokumenter > [Kanalnavn] > [Filnavn]. Filen er synlig både i Microsoft Teams-kanalens filfane og det tilknyttede rutenettet for Dynamics 365-appoppføringen på dokumentplasseringen for Microsoft Teams-kanalen.

Når en Microsoft Teams-kanal har flere Dynamics-oppføringer tilknyttet, lagres dokumentet i en SharePoint-mappe med filbanen [Teamnavn] > Dokumenter > [Kanalnavn] > [Filnavn]. Filen er synlig i filfanen for Microsoft Teams-kanalen og det tilknyttede rutenettet for dokumentet på dokumentplasseringen for Microsoft Teams-kanalen for alle Dynamics 365-appoppføringer som er knyttet til kanalen.

Når en Dynamics-oppføring er koblet til en Microsoft Teams-kanal, vises filer som allerede er lagt til i denne Microsoft Teams-kanalen, i det dokumenttilknyttede rutenettet for den Dynamics 365-appoppføringen på dokumentplasseringen for Microsoft Teams-kanalen.

Når en Dynamics-oppføring er koblet til en Microsoft Teams-kanal, er filene som allerede er lagt til i denne Dynamics 365-appoppføringen (på standard SharePoint-område som ble konfigurert med Dynamics 365-miljøet), ikke synlige i Microsoft Teams-kanalens filfan, og de forblir på standard SharePoint-område som ble konfigurert med Dynamics 365-miljøet.

Hvis en Dynamics 365-appoppføring tidligere har vært knyttet til en Microsoft Teams-kanal, og en bruker knytter den til en ny Microsoft Teams-kanal, legges det til en annen dokumentplassering i Dynamics 365-appen for den nye Microsoft Teams-kanalen som er knyttet til oppføringen. Brukere kan bytte frem og tilbake mellom dokumentplasseringene.

8. Hvem kan se hvilken plassering?

Tillatelse til å se plasseringen avhenger av brukertillatelsen til mappen i SharePoint. Hvis SharePoint-mappen ble opprettet i en Microsoft Teams-kanal, vil brukeren ha lese- og skrivetillatelse.

9. Jeg har fjernet en bruker fra Microsoft Teams-kanalen, men de har fortsatt tilgang til den tilknyttede oppføringen fra Dynamics 365. Hvordan kan jeg begrense muligheten til å åpne, redigere og slette dokumentet fra Dynamics 365?

Tilgang til filene avhenger av brukerens tillatelser i SharePoint. Hvis du vil begrense en bruker fra å få tilgang til disse filene, fjerner du dem brukeren fra SharePoint-området.

10. Hva skjer når jeg sletter Microsoft Teams-kontoen?

Filene fjernes fra Dynamics 365 og SharePoint.