Konfigurere en manuell aktivitet

Gjelder: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Du vil konfigurere en manuell aktivitet i arbeidsflyten redigeringsprogrammet, høyreklikker du oppgaven, og klikk deretter Egenskaper til å åpne den Egenskaper skjema. Bruk fremgangsmåten nedenfor til å konfigurere egenskaper for manuell aktiviteten.

Gi navn til oppgaven

Følg disse trinnene for å angi et navn for manuell oppgaven.

1. I den venstre ruten klikker du Grunnleggende innstillinger.

2. I den Navn -feltet skriver du inn et unikt navn for aktiviteten.

Legg inn en emnelinje og instruksjoner

Du må oppgi en emnelinje og instruksjoner for brukere som er tildelt aktiviteten.

For eksempel hvis du konfigurerer en oppgave for innkjøpsrekvisisjoner, brukeren som er tildelt til aktiviteten ser emnelinjen og instruksjonene i den Innkjøpsrekvisisjoner skjema. Emne-linjen vises i meldingsfeltet i skjemaet. Brukeren kan klikke på ikonet i meldingsfeltet til å vise instruksjoner. Den følgende illustrasjonen viser plasseringen av meldingsfeltet og ikonet for at brukeren klikker for å vise instruksjoner.

Følg disse trinnene for å skrive inn en Emne-linje og instruksjoner.

1. I den venstre ruten klikker du Grunnleggende innstillinger.

2. I den Emne for arbeidselement tekst angir du Emne-linjen.

3. Du kan tilpasse Emne-linjen, ved å sette inn plassholdere. Plassholderne erstattes med de aktuelle dataene når de vises for brukere.

   1. Klikk i tekstboksen på plasseringen der du vil at plassholderen skal vises.

   2. Klikk Sett inn plassholder.

   3. I listen som vises, merker du plassholderen du vil sette inn.

   4. Klikk Sett inn.

4. Hvis du vil legge til oversettelser av Emne-linjen, klikker du oversettelser. Følg disse trinnene i skjemaet som vises:

   1. Klikk Legg til.

   2. I listen som vises, velger du språket som du vil skrive inn teksten.

   3. I den Oversatt tekst tekst-boksen skriver du inn teksten.

   4. Hvis du vil tilpasse teksten, kan du sette inn plassholdere.

   5. Klikk Lukk.

5. I den Instruksjoner for arbeidselement tekst angir du instruksjonene.

6. Hvis du vil tilpasse instruksjonene, kan du sette inn plassholdere. Plassholderne erstattes med de aktuelle dataene når de vises for brukere. Følg disse trinnene for å sette inn en plassholder:

   1. Klikk i tekstboksen på plasseringen hvor du plassholderen skal vises.

   2. Klikk Sett inn plassholder.

   3. I listen som vises, merker du plassholderen du vil sette inn.

   4. Klikk Sett inn.

7. Klikk for å legge oversettelser av instruksjonene oversettelser. Følg disse trinnene i skjemaet som vises:

   1. Klikk Legg til.

   2. I listen som vises, velger du språket som du vil skrive inn teksten.

   3. I den Oversatt tekst tekst-boksen skriver du inn teksten.

   4. Hvis du vil tilpasse teksten, kan du sette inn plassholdere.

   5. Klikk Lukk.

Tildele oppgaven

Følg disse trinnene for å angi hvem som manuell oppgaven skal tilordnes til.

1. I den venstre ruten klikker du Tilordning.

2. På den Tilordningstype kategorien, velger du ett av alternativene i tabellen nedenfor, og følg deretter flere trinn for alternativet før du går til trinn 3.

   Alternativ	Oppgaven er tilordnet til	Flere trinn
   Deltaker	Brukere som er tilordnet til en bestemt gruppe eller rolle	Når du har valgt Deltaker, klikker du Rollebasert kategorien. I den Type deltaker velger type gruppe eller hvis du vil tilordne oppgaven til. I den Deltaker -listen, merker du gruppen eller rollen du vil tilordne oppgaven til.
   Hierarki	Brukere i et bestemt organisasjonshierarki	Når du har valgt Hierarki, klikker du Hierarkivalg kategorien. I den Hierarkitype -listen, velger du typen hierarkiet for å tilordne oppgaven til. Systemet må hente en rekke brukernavn fra hierarkiet. Disse navnene representerer brukere som kan være tilordnet oppgaven til. Følg disse trinnene for å angi startpunktet og sluttpunktet av brukernavn som henter systemet: Hvis du vil angi startpunktet, velger du en person i den Start fra listen. Hvis du vil angi sluttpunktet, klikker du Legg til betingelsen. Deretter angi en betingelse som bestemmer hvor i hierarkiet systemet stopper henting av navnene. Gå til kategorien Hierarkialternativer. Angi hvilke brukere i området som oppgaven er tilordnet til: Tilordne til alle hentede brukere– Oppgaven er tilordnet til alle brukere i området. Bare tilordne til den siste hentede brukeren– Aktiviteten tilordnes bare til den siste brukeren i området. Utelat brukere med følgende vilkår:– Oppgaven er ikke tilordnet til alle brukere i området som oppfyller et bestemt vilkår. Klikk Legg til betingelsen Hvis du vil angi betingelsen. For mer informasjon om hierarki-baserte tildeling, kan du se Hierarchy-based assignment.
   Arbeidsflytbruker	Brukere i gjeldende arbeidsflyten	Når du har valgt Arbeidsflytbruker, klikker du Arbeidsflytbruker kategorien. I den Arbeidsflytbruker velger du en bruker som deltar i arbeidsflyten.
   Bruker	Bestemte Microsoft Dynamics AX brukere	Når du har valgt Bruker, klikker du Bruker kategorien. Den Tilgjengelige brukere: listen inneholder alle Microsoft Dynamics AX brukere. Velg brukere du vil tilordne oppgaven til, og flytt deretter disse brukerne til den Valgte brukere: listen.
   Kø	Et element arbeidskøen	Når du har valgt Kø, klikker du Købasert kategorien. Følg denne fremgangsmåten hvis du vil tilordne oppgaven til en bestemt kø: I Køtype-listen velger du Arbeidselementkøer. I den Kønavn velger køen. Hvis en bestemt betingelse skal bestemme hvilken kø som oppgaven er tilordnet til, følger du disse trinnene: I Køtype-listen velger du Betingede arbeidselementkøer. I Kønavn-listen velger du Betinget kø.

3. Gå til kategorien Tidsbegrensning.

4. I den Varighet -feltet, angir du hvor mye tid som brukeren har til å fullføre oppgaven. Velg ett av følgende alternativer:

   • Timer– Angi antall timer som brukeren har til å fullføre oppgaven. Deretter velger du kalenderen som brukes i organisasjonen, og Skriv inn informasjon om organisasjonens arbeidsuken.

   • Dager– Angi antall dager som brukeren har til å fullføre oppgaven. Deretter velger du kalenderen som brukes i organisasjonen, og Skriv inn informasjon om organisasjonens arbeidsuken.

   • Uker– Angi antall uker som brukeren har til å fullføre oppgaven.

   • Måneder– Velg dag og uke som brukeren må fullføre oppgaven. Du vil kanskje at brukeren fullfører oppgaven innen fredag i den tredje uken i måneden.

   • År– Velg dag, uke og måned som brukeren må fullføre oppgaven. Du vil kanskje at brukeren svarer innen fredag i den tredje uken i desember.

   Hvis brukeren ikke fullfører oppgaven i tildelt tidsrom, er oppgaven forfalt. En aktivitet som er forfalt kan være Eskalert, basert på alternativene du velger i den Eskalering -området i dette skjemaet.

Angi hva som skjer når oppgaven er forfalt

Hvis en bruker ikke fullføres manuell oppgaven i tildelt tidsrom, er oppgaven forfalt. En aktivitet som er forfalt, kan Eskalert eller tilordnes automatisk til en annen bruker. Følg disse trinnene for å eskalere oppgaven hvis den er forfalt.

1. I den venstre ruten klikker du Eskalering.

2. Velg den Bruk videresendingsbane vil opprette en bane for opptrapping. Systemet tilordner automatisk oppgaven til brukere som er oppført i banen Opptrapping.

   Den følgende tabellen representerer for eksempel en bane for opptrapping.

   Sekvens	Eskalering
   1	Tilordne til: Donna
   2	Tilordne til: Erin
   3	Endelig handling: Avvise

   I dette eksemplet tilordner systemet forfalt oppgave til Donna. Hvis Donna ikke fullføres aktiviteten i tildelt tidsrom, tilordner oppgaven til Erin i systemet. Hvis Erin ikke fullføres aktiviteten i tildelt tidsrom, avviser systemet dokumentet som ble sendt til behandling.

3. Klikk for å legge en bruker til eskalering bane Legg til videresending. Klikk på Tilordningstype kategorien, velger du ett av alternativene i tabellen nedenfor, og følg deretter flere trinn for alternativet før du går til trinn 4.

   Alternativ	Brukere som oppgaven Eskalert til	Flere trinn
   Hierarki	Brukere i et bestemt organisasjonshierarki	Når du har valgt Hierarki, klikker du Hierarkivalg kategorien. I den Hierarkitype -listen, velger du typen hierarkiet for å eskalere oppgaven til. Systemet må hente en rekke brukernavn fra hierarkiet. Disse navnene representerer brukere som oppgaven kan Eskalert til. Følg disse trinnene for å angi startpunktet og sluttpunktet av brukernavn som henter systemet: Hvis du vil angi startpunktet, velger du en person i den Start fra listen. Hvis du vil angi sluttpunktet, klikker du Legg til betingelsen. Deretter angi en betingelse som bestemmer hvor i hierarkiet systemet stopper henting av navnene. Gå til kategorien Hierarkialternativer. Du kan angi hvilke brukere i området som oppgaven Eskalert til: Tilordne til alle hentede brukere– Oppgaven Eskalert til alle brukere i området. Bare tilordne til den siste hentede brukeren– Oppgaven Eskalert bare for den siste brukeren i området. Utelat brukere med følgende vilkår:– Denne oppgaven er ikke Eskalert til alle brukere i området som oppfyller et bestemt vilkår. Klikk Legg til betingelsen Hvis du vil angi betingelsen.
   Arbeidsflytbruker	Brukere i gjeldende arbeidsflyten	Når du har valgt Arbeidsflytbruker, klikker du Arbeidsflytbruker kategorien. I den Arbeidsflytbruker velger du en bruker som deltar i arbeidsflyten.
   Bruker	Bestemte Microsoft Dynamics AX brukere	Når du har valgt Bruker, klikker du Bruker kategorien. Den Tilgjengelige brukere: listen inneholder alle Microsoft Dynamics AX brukere. Velg brukere å trappe opp aktiviteten, og flytt deretter disse brukerne til den Valgte brukere: listen.

4. Gå til kategorien Tidsbegrensning.

5. I den Varighet -feltet, angir du hvor mye tid som brukeren har til å fullføre oppgaven. Velg ett av følgende alternativer:

   • Timer– Angi antall timer som brukeren har til å fullføre oppgaven. Deretter velger du kalenderen som brukes i organisasjonen, og Skriv inn informasjon om organisasjonens arbeidsuken.

   • Dager– Angi antall dager som brukeren har til å fullføre oppgaven. Deretter velger du kalenderen som brukes i organisasjonen, og Skriv inn informasjon om organisasjonens arbeidsuken.

   • Uker– Angi antall uker som brukeren har til å fullføre oppgaven.

   • Måneder– Velg dag og uke som brukeren må fullføre oppgaven. Du vil kanskje at brukeren fullfører oppgaven innen fredag i den tredje uken i måneden.

   • År– Velg dag, uke og måned som brukeren må fullføre oppgaven. Du vil kanskje at brukeren svarer innen fredag i den tredje uken i desember.

6. Gjenta trinn 3 til 5 for hver bruker du vil legge til banen Opptrapping. Du kan endre rekkefølgen for brukerne.

7. Hvis brukerne i escalation banen ikke fullfører oppgaven i tildelt tidsrom, fungerer systemet på aktiviteten. Velg for å angi handling som systemet bruker til handlingen rad. Velg deretter en handling på den Avslutt handling kategorien.

Angi når systemet automatisk fungerer på aktiviteten

Du kan konfigurere systemet til å handle på manuell oppgaven hvis bestemte betingelser er oppfylt.

En oppgave krever for eksempel at et medlem av avdeling for utgiftsrapporter gjennom mottakene som er sendt sammen med en utgiftsrapport. I henhold til firmaets policy, må denne oppgaven utføres når utgiftsrapporten totalbeløp er mer enn USD 100. I dette scenariet kan du konfigurere systemet automatisk skal merke aktivitet som fullstendig når totalbeløpet < 100.

Følg disse trinnene for å angi når systemet fungerer på manuell aktiviteten.

1. I den venstre ruten klikker du Automatiske handlinger.

2. Velg avmerkingsboksen Aktiver automatiske handlinger.

3. Klikk Legg til betingelse.

4. Angi en betingelse.

5. Angi flere betingelser, hvis det er nødvendig.

6. Hvis du vil kontrollere at betingelsene du har angitt er konfigurert riktig, kan du gjøre følgende:

   1. Klikk Test. Test arbeidsflytbetingelse-skjemaet vises.

   2. Velg en post i den Valider betingelse til skjemaområdet.

   3. Klikk Test. Systemet vurderer oppføringen for å bestemme om den oppfyller betingelsene som du har definert.

   4. Klikk OK eller Avbryt å gå tilbake til den Egenskaper skjema.

7. I den Autofullføringshandling -listen, velger du handlingen som systemet skal ta på aktiviteten.

Angi når meldinger sendes

Du kan sende meldinger til personer når en manuell aktivitet er delegert, Eskalert, fullført, eller avvist, eller når en endring er forespurt.

Følg disse trinnene for å angi når meldinger sendes, og som meldingene skal sendes til.

1. I den venstre ruten klikker du Varslinger.

2. Merk av for hendelsene som skal sendes til:

   • Representant –When oppgaven er tilordnet til en annen bruker.

   • Eskalere –When den tilordnede brukeren har fullført oppgaven i tildelt tidsrom.

   • Fullstendig – når den tilordnede brukeren har fullført oppgaven.

   • Forkast –When den tilordnede brukeren har avvist dokumentet som ble sendt.

   • Be om endre – når den tilordnede brukeren har bedt om en endring i dokumentet som ble sendt.

3. Merk raden for en hendelse du valgte i trinn 2.

4. Gå til kategorien Varslingstekst.

5. I tekst-boksen skriver du inn teksten i meldingen.

6. Hvis du vil tilpasse meldingen, kan du sette inn plassholdere. Plassholderne erstattes med den riktige informasjonen når de vises for brukere. Følg disse trinnene for å sette inn en plassholder:

   1. Klikk i tekstboksen på plasseringen hvor du plassholderen skal vises.

   2. Klikk Sett inn plassholder.

   3. I listen som vises, merker du plassholderen du vil sette inn.

   4. Klikk Sett inn.

7. Klikk for å legge oversettelser av varslingen oversettelser. Følg disse trinnene i skjemaet som vises:

   1. Klikk Legg til.

   2. I listen som vises, velger du språket som du vil skrive inn teksten.

   3. I den Oversatt tekst tekst-boksen skriver du inn teksten.

   4. Hvis du vil tilpasse teksten, kan du sette inn plassholdere.

   5. Klikk Lukk.

8. Gå til kategorien Mottaker.

9. Angi hvem som meldingene skal sendes til. Velg ett av alternativene i tabellen nedenfor, og følg deretter flere trinn for alternativet før du går til trinn 10.

   Alternativ	Varsel om mottakere	Flere trinn
   Deltaker	Brukere som er tilordnet til en bestemt gruppe eller rolle	Når du har valgt Deltaker, klikker du Rollebasert kategorien. I den Type deltaker -listen, velger du rollen du vil sende meldinger til eller gruppe. I den Deltaker -listen, merker du gruppen eller rolle for å sende meldinger til.
   Arbeidsflytbruker	Brukere i gjeldende arbeidsflyten	Når du har valgt Arbeidsflytbruker, klikker du Arbeidsflytbruker kategorien. I den Arbeidsflytbruker velger du en bruker som deltar i arbeidsflyten.
   Bruker	Bestemte Microsoft Dynamics AX brukere	Når du har valgt Bruker, klikker du Bruker kategorien. Den Tilgjengelige brukere: listen inneholder alle Microsoft Dynamics AX brukere. Velg brukere å sende meldinger til, og deretter flytte disse brukerne til den Valgte brukere: listen.

10. Gjenta trinn 3 til 9 for hver hendelse du valgte i trinn 2.

Angi en tidsfrist

Følg disse trinnene Hvis manuell aktivitet må fullføres innen et bestemt tidspunkt.

Obs!

Alternativene du velger i disse trinnene overstyre alternativene du valgte i den Tilordning og Eskalering områder av skjemaet.

1. I den venstre ruten klikker du Avanserte innstillinger.

2. Velg avmerkingsboksen Angi en tidsgrense for arbeidsflytelementet.

3. I den Varighet -feltet, angir når aktiviteten må være fullført. Velg ett av følgende alternativer:

   • Timer– Angi antall timer som oppgaven må være fullført. Deretter velger du kalenderen som brukes i organisasjonen, og Skriv inn informasjon om organisasjonens arbeidsuken.

   • Dager– Angi antall dager som oppgaven må være fullført. Deretter velger du kalenderen som brukes i organisasjonen, og Skriv inn informasjon om organisasjonens arbeidsuken.

   • Uker– Angi antall uker oppgaven må være fullført.

   • Måneder– Velg dag og uke som oppgaven må være fullført. Du vil kanskje aktivitet som er fullført av fredag den tredje uken i måneden.

   • År– Velg dag, uke og måned som oppgaven må være fullført. Du vil kanskje aktivitet som er fullført av fredag i den tredje uken i desember.

4. Hvis tidsgrensen overskrides, vil systemet fungerer på aktiviteten. I den Handling -listen, velger du handlingen som systemet skal utføre.

Angi hvilke handlinger som er tilgjengelige for brukeren

Når manuell oppgaven er tilordnet til en bruker, må brukeren fungerer på aktiviteten. Følg disse trinnene for å angi hvilke handlinger brukeren kan utføre på aktiviteten.

Obs!

Handlinger tilgjengelig vil variere avhengig av hvordan aktiviteten er utformet.

1. I den venstre ruten klikker du Avanserte innstillinger.

2. Velg den fullstendig Hvis brukeren skal kunne merke oppgaven som Fullfør.

3. Velg den avvise Hvis brukeren bør være i stand til å avvise dokumentet som ble sendt.

4. Velg den forespørsel endre Hvis brukeren skal kunne be om endringer i dokumentet som ble sendt.

5. Velg den representant Hvis brukeren skal kunne tilordne oppgaven til en annen bruker.

6. Velg den tilordne Hvis brukeren skal kunne tilordne oppgaven til en annen bruker i arbeidskøen for varen.

7. Velg den versjon Hvis brukeren skal kunne tilordne oppgaven til elementet i arbeidskøen. En annen bruker kan deretter fullføre oppgaven.

Angi om brukere kan fungere på aktivitet fra listen for arbeid i Enterprise Portal

Som standard kan brukere fungere på oppgaver fra den Arbeidsliste webdel i Enterprise Portal for Microsoft Dynamics AX. Det kan imidlertid være tilfeller der du ikke vil brukere skal kunne fungere på aktiviteter fra denne webdelen. Du kan for eksempel kreve at brukere åpner dokumenter og handle på oppgavene fra selve dokumentene.

Følg disse trinnene for å angi om brukere kan fungere på manuell oppgaven fra den Arbeidsliste webdel i Enterprise Portal.

1. I den venstre ruten klikker du Avanserte innstillinger.

2. Å tillate brukere å handle på oppgaven fra den Arbeidsliste webdel i Enterprise Portal, velger du Aktiver handlinger fra arbeidslisten i Enterprise Portal merket.

3. Hindre brukere i å agere på oppgaven fra den Arbeidsliste webdel i Enterprise Portal, tydelig i Aktiver handlinger fra arbeidslisten i Enterprise Portal merket.