Opprette en tilbudsforespørsel
Gjelder: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Dette emnet forklarer hvordan du oppretter en tilbudsforespørsel.
Obs!
Emnet inneholder informasjon om funksjoner som ble lagt til eller endret for og .
Illustrasjonen nedenfor viser hele prosessen med å opprette en tilbudsforespørsel, gjøre den tilgjengelig for leverandører, og evaluere bud returnert av leverandører. Denne fremgangsmåten beskriver de nummererte trinnene.
Kategori |
Forutsetning |
|---|---|
Versjon |
med Innkjøp og Leverandører |
Relaterte konfigurasjonsoppgaver |
1 Klargjøre de første feltene i en tilbudsforespørsel
En tilbudsforespørsel inneholder informasjon om selve ordren i tillegg til informasjon om varene eller tjenestene du gir bud på. La oss si at du angir krav til levering og inviterer bestemte leverandører til å legge inn anbud. Du angir denne informasjonen i Ny tilbudsforespørsel-skjemaet.
Hvis du vil klargjøre første feltene i tilbudsforespørselen, gjør du følgende:
Klikk Innkjøp og leverandører > Felles > Tilbudsforespørsler > Alle tilbudsforespørsler.
Klikk Tilbudsforespørsel i kategorien Tilbud i handlingsruten.
Velg en Bestillingstype i skjemaet Ny tilbudsforespørsel blant følgende alternativer:
Bestilling – En avtale om å kjøpe et spesifikt antall eller en verdi av et produkt fra en leverandør.
Kjøpsavtale – En avtale om å kjøpe et spesifikt antall eller en verdi av et produkt over tid. Hvis du velger denne typen innkjøp, må du velge datointervallet som gjelder for kjøpsavtalen, og navnet på personen som administrerer kjøpsavtalen.
Obs!
Innkjøpsrekvisisjon – Denne typen velges automatisk hvis du oppretter en tilbudsforespørsel direkte fra en innkjøpsrekvisisjon. Hvis du velger denne typen manuelt, vises en feilmelding. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprett en tilbudsforespørsel fra en innkjøpsrekvisisjon.
Velg valuta i Valuta-feltet. Valutaen for den juridiske enheten er standard.
Velg datoen du ønsker å motta varene innen, i feltet Leveringsdato.
I feltet Utløpsdato og -klokkeslett angir du datoen og klokkeslettet leverandører må svare på tilbudsforespørselen innen.
Velg et prosjekt hvis varene i tilbudsforespørselen er for et prosjekt, i feltet Prosjekt-ID.
Hvis leveringsadressen er en annen enn adressen til den juridiske enheten, klikker du Leveringsadresse og angir deretter en leveringsadresse.
Hvis det finnes en innkjøpergruppe for bestilleren av varene, velger du den i Innkjøpergruppe-feltet.
Velg på hvilket språk du vil motta bud på, i Språk-feltet. En leverandør kan endre språket i budet.
I Dokumenttittel-feltet skriver du inn en egendefinert beskrivelse av tilbudsforespørselen.
Obs!
Trinn 11–13 gjelder hvis du kjører .
I Forespørselstype-listen velger du ønsket type, for eksempel Tilbudsforespørsel. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette og bruke en forespørselstype.
Hvis en poengberegningsmetode er knyttet til typen, blir den standarden for tilbudsforespørselen du oppretter. Du kan endre poengberegningsmetoden senere, hvis du vil. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette og bruke poengberegningskriterier og -metoder.
Hvis en bestemt avdeling utfører forespørselen, angir du den i feltet Ber om avdeling.
Klikk OK for å opprette tilbudsforespørselen. Informasjonen overføres til Hode for tilbudsforespørsel. Den høyeste og laveste statusen til tilbudsforespørselen er Opprettet.
2 Angi detaljene for de forespurte varene eller tjenestene
Når du har angitt den grunnleggende informasjonen om tilbudsforespørselen din, kan du angi varene eller tjenestene du vil at leverandører skal byr på.
Hvis du vil gi detaljert informasjon om forespørselen, gjør du følgende:
I skjemaet Detaljer om tilbudsforespørsel, på hurtigfanen Tilbudsforespørselslinjer, velger du en linjetype:
Vare – En vare som spores til beholdning i Microsoft Dynamics AX og har et varenummer. Vare er standard linjetype.
Kategori – En ikke-lagervare eller -tjeneste, som du angir manuelt fra et hierarki av innkjøpskategorier.
Dette trinnet gjelder hvis du kjører . Hvis du vil la leverandører sende inn forseglede bud, velger du Lukket i Budtype-listen i Hode for tilbudsforespørsel. Bud du mottar, blir deretter kryptert og utilgjengelige før budregistreringen starter, etter avslutningsdatoen for tilbudsforespørselen.
Obs!
Leverandører kan bruke forseglet budfunksjonaliteten bare med leverandørportalen på Enterprise Portal for Microsoft Dynamics AX. Denne funksjonaliteten er ikke tilgjengelig med Områdetjenester for Microsoft Dynamics ERP.
Dette trinnet gjelder hvis du kjører . Hvis du vil at leverandøren skal kunne angi erstatninger eller alternativer, merker du av for Tillat alternativer på svarlinjer i hurtigfanen Generelt. Ett alternativ er tillatt per kategorilinje.
Skriv inn informasjon for linjen, for eksempel lagerdimensjoner, antall, enhet, pris og rabattinformasjon. Hvis du vil at leverandøren skal oppgi informasjonen, lar du feltene stå tomme.
Tilbudsforespørselens utløpsdato og forespurte leveringsdato kopieres fra tilbudsforespørselshodet. Du kan endre datoene for hver av linjene.
Klikk Legg til linje så mange ganger som er nødvendig. Hver linje er tilordnet et nummer, som vises på alle dokumenter som er relatert til tilbudsforespørselen.
Obs!
Hvis du kjører , kan du bruke linjenummeret til å sortere og filtrere i alle relaterte dokumenter. Numrene øker med 10. Hvis du legger til en ny linje mellom to eksisterende linjer, tilordnes den et nummer mellom de to linjene. Hvis den opprinnelige forespørselen for eksempel har tre linjer, er de nummerert 10, 20 og 30. Hvis du legger til en linje mellom 10 og 20, tilordnes nummeret 15.
Du kan også nummerere listen på nytt, som tilordner linjene som er økt med 10, på nytt. Før du publiserer eller sender forespørselen, kan du legge til flere linjer og nummerere listen på nytt. Når du har utstedt en bestillingsbekreftelse, kan du imidlertid ikke nummerere listen på nytt.
Bruk en av følgende metoder for å legge til leverandører:
Hvis du kjører , kan du legge til leverandører i tilbudsforespørselen automatisk, basert på innkjøpskategorien for de forespurte varene. Klikk Legg til leverandører automatisk i hurtigfanen Leverandør.
Velg eventuelt i stedet en leverandør i Leverandørnummer-feltet i hurtigfanen Leverandør. Kontaktinformasjonen legges til i tilbudsforespørselen. Statusen er Opprettet. Dette betyr at leverandørinformasjonen er lagret i tilbudsforespørselen, men at du ikke har sendt tilbudsforespørselen til leverandøren eller publisert den på leverandørportalen. Du kan legge til en leverandør i en tilbudsforespørsel uansett leverandørstatus.
Obs!
Leverandørspesifikk informasjon, for eksempel betalingsbetingelser og valuta, er ikke inkludert i tilbudsforespørselen.
Du kan legge til dokumenter i et tilbudsforespørselshode og -linjer.
Hvis du vil legge til et dokument i et tilbudsforespørselshode, går du til handlingsruten og klikker Vedlegg.
Hvis du vil legge til et dokument på en tilbudsforespørselslinje, går du til hurtigfanen Tilbudsforespørselslinjer og klikker Dokumenter-ikonet på linjen.
Dette trinnet gjelder hvis du kjører . Hvis du har et spørreskjema du vil at leverandører skal fylle ut som en del av budet, kan du knytte det til tilbudsforespørselen ved å klikke kategorien Spørreskjema og deretter Legg til. Hvis du vil ha mer informasjon om spørreskjemaer i , kan du se Ved hjelp av spørreskjemaer.
3 Definere svar på tilbudsforespørsel
Du kan angi hvilken informasjon du vil motta fra leverandører når de legger inn anbud på en tilbudsforespørsel. Feltene du velger i skjemaet Standard svarfelt i tilbudsforespørsel, skrives ut på svararket du sender til leverandører.
Du kan også definere standardfeltene som gjelder for alle svar på tilbudsforespørsler (bud). Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere svar på tilbudsforespørsel.
Obs!
I noen tilfeller er det kanskje aktuelt å opprette et faktisk tilbudsforespørselssvar for en leverandør. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Oprette et svar på en tilbudsforespørsel.
Hvis du vil endre svarfelt for en bestemt tilbudsforespørsel fra standardinnstillingene, gjør du følgende:
Klikk Innkjøp og leverandører > Felles > Tilbudsforespørsler > Alle tilbudsforespørsler.
Velg tilbudsforespørselen du vil arbeide med.
Klikk Konfigurer svar på tilbudsforespørsel i kategorien Tilbud i handlingsruten.
Merk av i eller fjern merket i avmerkingsboksene som tilsvarer informasjonen du vil motta, i skjemaet Standard svarfelt i tilbudsforespørsel.
4 Sende tilbudsforespørselen og svararket for tilbudsforespørselen
Obs!
Hvis konfigurasjonsnøkkelen Public Sector er installert, kan du bruke trinn 6, "Publisere tilbudsforespørselen", i stedet.
Når du har angitt alle detaljene, må du la leverandører vise tilbudsforespørselen.
Svarark for inneholder felt som må fylles ut av leverandøren du sender tilbudsforespørselen til. Én tilbudsforespørsel og ett svarark opprettes for hver leverandør, og det opprettes en tilbudsforespørselsjournal. Tilbudsforespørselsjournalen inneholder både tilbudsforespørselen og svararket. Hvis du vil gjøre tilbudsforespørselen tilgjengelig for leverandører som er valgt i tilbudsforespørselsaken, gjør du følgende:
Klikk Innkjøp og leverandører > Felles > Tilbudsforespørsler > Alle tilbudsforespørsler.
Velg tilbudsforespørselen du vil arbeide med. Den laveste for tilbudsforespørselen må være Opprettet eller Sendt.
Hvis en linjes laveste status er Opprettet, er det minst én leverandør den ikke er sendt til. Hvis en linjes laveste status er Sendt, er det minst én leverandør som ikke har svart, og du kan sende tilbudsforespørselen til dem på nytt.
Klikk Send i handlingsruten.
I skjemaet Sender tilbudsforespørsel verifiserer du at leverandørene i listen er leverandørene du vil skal motta tilbudsforespørselen. Hvis du vil fjerne alle leverandører, velger du leverandør og klikker deretter Slett.
Obs!
Leverandører som du sletter ved hjelp av Sender tilbudsforespørsel-skjemaet, fjernes ikke fra tilbudsforespørselen, og de kan se tilbudsforespørselen på listene Alle tilbudsforespørsler og Lukkede tilbudsforespørsler på leverandørportalen.
I den nedre ruten velger du tilbudsforespørselslinjene som skal sendes og sletter linjer du ikke vil sende.
Hvis du vil skrive ut tilbudsforespørselen og svararket, går du til trinn 5, Skriv ut tilbudsforespørselen og svararket for tilbudsforespørselen. Ellers klikker du OK i skjemaet Sender tilbudsforespørsel for å sende tilbudsforespørselen til de valgte leverandørene.
Obs!
Hvis er installert og låsing av tilbudsforespørsel er aktivert i Parametere for innkjøp og leverandører, er det bare visse felt som kan redigeres. Tilbudsforespørselen vil forbli i denne låste tilstanden med mindre du oppretter en endring. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Endre en tilbudsforespørsel.
5 [Valgfritt] Skrive ut tilbudsforespørselen og svararket for tilbudsforespørselen
Hvis du skriver ut tilbudsforespørselen når du sender den, blir én tilbudsforespørsel og ett svarark for tilbudsforespørselen skrevet ut for hver leverandør, og det opprettes en tilbudsforespørselsjournal. Tilbudsforespørselsjournalen inneholder både tilbudsforespørselen og svararket. Tilbudsforespørselsjournaler opprettes hver gang en tilbudsforespørsel oppdateres via skjemaet Sender tilbudsforespørsel.
Hvis du vil skrive ut tilbudsforespørselen din, gjør du følgende:
Klikk Skriv ut i nedre rute, når du har valgt tilbudsforespørselslinjene som skal sendes og slettet linjer du ikke vil sende.
Merk av for Skriv ut tilbudsforespørsel for å skrive ut den valgte tilbudsforespørselen, og merk av for Skriv ut svarark for tilbudsforespørsel for å skrive ut et svarark for tilbudsforespørselen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du definerer felt på svararket for tilbudsforespørselen, kan du se Definere svar på tilbudsforespørsel.
Merk av for Skriv ut priser/beløp for tilbudsforespørsel for å skrive ut priser og beløp i tilbudsforespørselen.
Hvis du vil velge hvordan du vil skrive ut svarark, klikker du Avanserte utskriftsalternativer.
Velg OK for å skrive ut tilbudsforespørselen og svararket.
Én tilbudsforespørsel per leverandør skrives ut, der linjene har den laveste statusen Opprettet eller Sendt og den høyeste statusen Opprettet eller Sendt. Annullerte linjer og linjer med registrerte svar, vil ikke bli skrevet ut. Tilbudsforespørselsjournaler opprettes hver gang en tilbudsforespørsel oppdateres via skjemaet Sender tilbudsforespørsel.
Klikk OK i skjemaet Sender tilbudsforespørsel for å sende tilbudsforespørselen til de valgte leverandørene.
6 Publisere tilbudsforespørselen (offentlig sektor)
For , kan du gjør tilbudsforespørselen tilgjengelig for alle leverandører som besøker leverandørportalen, og samtidig sende den til leverandørene som er valgt i tilbudsforespørselssaken, ved å følge denne fremgangsmåten:
Klikk Innkjøp og leverandører > Felles > Tilbudsforespørsler > Alle tilbudsforespørsler.
Velg tilbudsforespørselen du vil arbeide med.
Klikk Send og publiser til leverandørportal i Prosess-gruppen i handlingsruten.
I skjemaet Sende og publisere tilbudsforespørsel klikker du OK, og deretter klikker du OK i infologgen som vises.
Tilbudsforespørselen vises i listen Åpne tilbudsforespørsler. Alle leverandører som har tilgang til portalen, kan vise tilbudsforespørselen. Tilbudsforespørselsjournaler opprettes hver gang du oppdaterer en tilbudsforespørsel ved hjelp av skjemaet Sende og publisere tilbudsforespørsel.
Obs!
Hvis er installert og låsing av tilbudsforespørsel er aktivert i Parametere for innkjøp og leverandører, forblir tilbudsforespørselen nå låst. Bare bestemte felt kan redigeres med mindre du oppretter en endring. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Endre en tilbudsforespørsel.
Du kan endre en tilbudsforespørsel som allerede er sendt til leverandører, og sende dem på nytt. Hvis du er i offentlig sektor og tilbudsforespørselen er publisert på leverandørportalen, kan du publisere den endrede versjonen på nytt. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Endre en tilbudsforespørsel.
Det neste trinnet er imidlertid vanligvis å sammenligne og evaluere bud som returneres til deg. Dette kan omfatte å gi poeng til og rangere budene. Deretter kan du avvise eller godta linjer i bud fra én eller flere leverandører. Du kan også returnere bud til leverandører hvis du vil ha mer informasjon. Hvis du vil lære mer om denne fremgangsmåten, kan du se Sammenligne bud og tildele en kontrakt. Hvis du vil ha informasjon om trinnene leverandører følger for å svare på tilbudsforespørselen, kan du se Om leverandørbud.
Opprette og bruke en forespørselstype
Opprette og bruke poengberegningskriterier og -metoder
Opprett en tilbudsforespørsel fra en innkjøpsrekvisisjon
Definere svar på tilbudsforespørsel
Oprette et svar på en tilbudsforespørsel
Sammenligne bud og tildele en kontrakt
Kategori |
Forutsetning |
|---|---|
Konfigurasjonsnøkler |
Konfigurasjonsnøkkelen Public Sector må være aktivert for å kunne publisere tilbudsforespørsler. |
Sikkerhetsroller |
Hvis du vil vise publiserte tilbudsforespørsler, må du være medlem av en sikkerhetsrolle som inkluderer plikten Leverandør (ekstern) – offentlig sektor. |