Forstå og feilsøke Out of Office (OOF)-svar

• Gjelder for:

  Exchange Online

OOF-svar kan være litt av et mysterium. Hvordan fungerer de? Hvorfor blir de noen ganger ikke levert til andre brukere, og hva gjør du hvis de ikke gjør det? Denne artikkelen tar for seg biter og biter av OOF-svar fra perspektivet til en Exchange Online-konfigurasjon. Mye av denne diskusjonen gjelder imidlertid også for en lokal konfigurasjon.

(Hvis du noen gang har lurt på hvorfor «Out of Office» forkortes som «OOF» i stedet for «OOO», kan du se dette blogginnlegget).

Hva er Out of Office-svar?

OOF eller automatiske svar er innboksregler som angis i brukerens postboks av klienten. OOF-regler er serversideregler. De utløses derfor uavhengig av om klienten kjører.

Automatiske svar kan konfigureres på følgende måte:

• Ved å bruke funksjonen for automatisk svar fra Outlook, som forklart her
• Ved hjelp av andre klienter, for eksempel Outlook på nettet (OWA)
• Ved å kjøre en PowerShell-kommando (Set-MailboxAutoReplyConfiguration)

Administratorer kan konfigurere OOF-svar fra Microsoft 365-administratorportalen på vegne av brukere.

Hvis automatiske svar er aktivert, sendes bare ett svar til hver avsender selv om en mottaker mottar flere meldinger fra en avsender.

I tillegg til å bruke den innebygde OOF-funksjonaliteten i klienten, bruker personer noen ganger regler til å opprette en fraværsmelding mens de er borte.

Som standard bruker Exchange Online Protection leveringsutvalget med høy risiko (HRDP) til å sende OOF-svar, fordi OOF-svar er meldinger med lavere prioritet.

Typer OOF-regler

Det finnes tre typer OOF-regler:

• Interne
• Eksterne
• Kjente avsendere (kontaktliste)

Disse reglene angis enkeltvis i brukerens postboks. Hver regel har en tilknyttet meldingsklasse og navn. Regelnavnet lagres i egenskapen PR_RULE_MSG_NAME. Tabellen nedenfor viser meldingsklassen og navnet som er knyttet til hver OOF-regel.

Type:	Meldingsklasse	PR_RULE_MSG_NAME
Interne	IPM.Rule.Version2.Message	Microsoft.Exchange.OOF.KnownExternalSenders.Global
Eksterne	IPM.Rule.Version2.Message	Microsoft.Exchange.OOF.AllExternalSenders.Global
Kjente avsendere	IPM.ExtendedRule.Message	Microsoft.Exchange.OOF.KnownExternalSenders.Global

Obs!

I tillegg til OOF-reglene har andre regler (for eksempel søppelpostregelen) også IPM. ExtendedRule.Message-meldingsklassen. Variabelen MSG_NAME bestemmer hvordan regelen brukes.

Detaljer om OOF-regelen

Alle innboksregler kan vises ved hjelp av MFCMapi-verktøyet:

1. Logg på verktøyet.
2. Velg profilen som er knyttet til postboksen som har OOF-reglene.
3. Velg Innboks øverst i informasjonslageret, og høyreklikk deretter på Åpne tilknyttet innholdstabell.

OOF-regler i MFCMapi:

OOF-regelmaler i MFCMapi:

OOF-svarlogg

Et OOF-svar sendes én gang per mottaker. Listen over mottakere som OOF-svaret sendes til lagres i OOF-loggen, som fjernes enten når OOF-tilstanden endres (aktivert eller deaktivert) eller når OOF-regelen endres. OOF-loggen lagres i brukerens postboks, og kan vises ved hjelp av MFCMapi-verktøyet på: Freebusy Data>PR_DELEGATED_BY_RULE.

Obs!

Hvis du vil sende et svar til avsenderen hver gang i stedet for bare én gang, kan du bruke regelen «få serveren til å svare ved hjelp av en bestemt melding» i stedet for å bruke OOF-regelen. Denne alternative regelen sender et svar hver gang en melding mottas.

Feilsøke OOF-problemer

Avsnittene nedenfor beskriver noen av scenarioene der OOF-svar ikke sendes til avsenderen. De inkluderer mulige løsninger og noen vanligere OOF-konfigurasjonsproblemer som du kan ha opplevd.

OOF-problemer knyttet til transportregler

Hvis et OOF-svar ser ut til ikke å ha blitt sendt for alle brukere i leietakeren, er det vanligvis en transportregel som kan klandres. Kontroller alle transportreglene som kan gjelde for den berørte postboksen ved hjelp av trinn 2 i denne artikkelen.

Hvis du mistenker et leveringsproblem, kjører du en meldingssporing fra Microsoft 365-leietakeren. For OOF-meldinger blir avsenderen av den opprinnelige meldingen mottakeren under sporing. Du skal kunne finne ut om OOF-svaret er utløst og sendt til en ekstern eller intern mottaker. Meldingssporingen angir tydelig om en transportregel blokkerer OOF-svaret.

Det er ett scenario som er verdt å utheve når det gjelder transportregler som blokkerer OOF-svar. La oss anta at du flyttet MX-posten til et tredjeparts søppelpostprogram. Du har opprettet en transportregel for å avvise alle e-postmeldinger som er sendt fra en annen IP-adresse enn tredjeparts søppelpostprogram.

Transportregelen vil se slik ut:

Beskrivelse
Hvis meldingen: Mottas fra «Utenfor organisasjonen» gjør du følgende: Avvis meldingen og inkluder forklaringen «Du har ikke lov til å omgå MX-oppføringen!» med statuskoden: «5.7.1» Bortsett fra hvis meldingen: Senderens IP-adresser tilhører ett av disse områdene: «1xx.1xx.7x.3x»
ManuallyModified: Usann
SenderAddressLocation: Konvolutt

Siden OOF-regler har en tom (<>) returbane, samsvarer OOF-regelen uventet med transportregelen, og OOF-svar blokkeres.

Du kan løse dette problemet ved å endre transportregelegenskapen «Tilordne avsenderadresse i melding» til «Topptekst eller konvolutt», slik at kontrollene også gjøres mot Fra- (også kalt «Topptekst fra»), Avsender- eller Svar til-feltene. Hvis du vil ha mer informasjon om regelbetingelser for e-postflyt, kan du se delen «Avsendere» i denne artikkelen.

Innstilling for JournalingReportNdrTo-postboks

Hvis den berørte postboksen er konfigurert under JournalingReportNdrTo-innstillingen, sendes ikke OOF-svar for denne postboksen. I tillegg kan loggføring av e-postmeldinger også bli påvirket. En anbefalt fremgangsmåte er å opprette en dedikert postboks for JournalingReportNdrTo innstillingen. Du kan eventuelt angi den dedikerte postboksen til en ekstern adresse.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du løser dette problemet, kan du se Transport- og postboksregler i Exchange Online eller lokalt Exchange Server fungerer ikke som forventet.

SMTP-adresse for videresending er aktivert i postboksen

Hvis den berørte brukerpostboksen har SMTP-videresending aktivert, genereres ikke OOF-svar. Det kan sjekkes på en av følgende plasseringer:

• I brukerpostboksinnstillingene i klienten (for eksempel Outlook på nettet):

  

• I PowerShell:

  Get-Mailbox -Identity Daniel | fl DeliverToMailboxAndForward, ForwardingSmtpAddress, ForwardingAddress
  

  

• I Brukeregenskaper i Microsoft 365-portalen:

  

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du løser dette problemet, kan du se denne artikkelen.

OOF-svartype som er angitt på eksterne domener

Merk hvilken OOF-svartype som er konfigurert på eksterne domener, fordi den vil påvirke OOF-svaret. Hvis konfigurasjonen av OOF-svartypen er feil, kan det hende at et OOF-svar ikke genereres i det hele tatt.

Det finnes fire OOF-svartyper:

• Eksterne
• ExternalLegacy
• InternalLegacy
• Ingen

Hvis du vil ha mer informasjon om disse OOF-typene, kan du se AllowedOOFType-oppføringen i avsnittet «Parametere» i Set-RemoteDomain.

Du kan kontrollere OOF-svartypen fra Exchange Admin Center>E-postflyt>Eksterne domener.

Alternativt kan du kjøre følgende PowerShell cmdlet:

Get-RemoteDomain | ft -AutoSize Name, DomainName, AllowedOOFType

Anta for eksempel at du har en hybridorganisasjon som inneholder postbokser som driftes både i Exchange lokalt og Exchange Online. Etter utforming sendes bare eksterne meldinger i dette scenarioet til Lokal Exchange hvis AllowedOOFType er satt til Ekstern. Hvis du vil sende interne OOF-meldinger til Exchange lokalt i et hybridmiljø, setter du AllowedOOFType til InternalLegacy.

Du har også alternativet på postbokskonfigurasjonsnivå (ExternalAudience: Known) for å sende eksterne OOF-svar bare til personer som er oppført som kontakter. Kjør følgende kommando for å kontrollere konfigurasjonen:

Get-MailboxAutoReplyConfiguration daniel | fl ExternalAudience

Eksternt domene blokkerer OOF-svar

En annen innstilling for eksterne domener er en som du bruker til å tillate eller forhindre meldinger som er automatiske svar fra klient-e-postprogrammer i organisasjonen.

Denne innstillingen finnes i Eksterne domener forE-postflyt> i Exchange Admin Center>.

Alternativt kan du kjøre følgende PowerShell cmdlet:

Get-RemoteDomain | ft -AutoSize Name, DomainName, AutoReplyEnabled

Obs!

Hvis verdien for innstillingen er usann, sendes ingen automatiske svar til brukere i dette domenet. Denne innstillingen har forrang over de automatiske svarene som er konfigurert på postboksnivå eller over OOF-typen (som nevnt tidligere). Husk at sann er standardverdien for nye eksterne domener som du oppretter, og det innebygde eksterne domenet som heter Standard i Exchange Online. Usann er standardverdien for det innebygde eksterne domenet som heter Standard i lokal Exchange.

Hvis e-postmeldingen er merket som søppelpost og sendt til søppelpost, genereres ikke et automatisk svar i det hele tatt

Dette er selvforklarende.

Meldingssporing viser leveringsfeil

Når du undersøker et OOF-svarproblem, kan du finne følgende feiloppføring i meldingssporingen:

«550 5.7.750 Tjenesten er ikke tilgjengelig. Klienten er blokkert fra å sende fra uregistrerte domener.»

Hvis du finner denne oppføringen, kan du kontakte Microsoft Kundestøtte for å finne ut hvorfor den uregistrerte domeneblokken ble håndhevet.

Meldingssporing viser en Drop-hendelse

I meldingssporingen kan du se en Drop-hendelse med en beskrivelse som ligner på følgende eksempel:

250 2.1.5 RESOLVER.OOF.IntToExt; håndtert intern OOF adressert til ekstern mottaker

Dette er en vanlig loggoppføring.

Når Exchange Online genererer OOF-svar, genereres og sendes både interne og eksterne svar. Når svarene leveres, slettes meldinger som ikke gjelder. Hvis for eksempel typen OOF-svar som kan sendes til mottakere i det eksterne domenet er satt til Ekstern eller ExternalLegacy, vil det interne svaret bli droppet, og Drop-hendelsen vil bli logget. For svar som sendes til interne mottakere, forekommer en lignende ExtToInt hendelse.

Flere OOF-problemer

Når du oppretter, konfigurerer eller administrerer OOF-svar, kan du også oppleve følgende problemer.

En gammel eller duplisert OOF-melding sendes

Hvis et gammelt eller duplisert OOF-svar sendes, må du se etter en duplisert innboksregel og slette den hvis du finner en.

Hvis det ikke finnes en ekstra innboksregel, kan dette problemet også oppstå hvis OOF-loggen når grensen. OOF-loggen har en grense på 10 000 oppføringer. Hvis denne terskelen er nådd, kan ikke nye brukere legges til i logglisten. I denne situasjonen vil OOF-svar fortsatt sendes til mottakere som ikke allerede er i listen – ett svar for hver melding som sendes av mottakerne. Alle brukere som allerede er i listen, mottar ikke dupliserte OOF-svar.

For å løse dette problemet, kan du bruke én av følgende metoder.

Metode 1

1. Fjern OOF-reglene og OOF-regelmalene fra postboksen. Hvis du vil finne reglene, kan du se delen detaljer om OOF-regelen.
2. Deaktiver og aktiver deretter OOF-funksjonen for postboksen på nytt.
3. Kontroller på nytt om OOF-funksjonen fungerer som forventet, og symptomene oppstår ikke.

Metode 2

Hvis metode 1 ikke løser problemet, fjerner du OOF-svarloggen.

1. Deaktiver automatiske svar i Outlook hvis dette er aktivert, og avslutt Outlook.

2. Logg på MFCMapi-verktøyet, og velg Verktøyalternativer>.

3. Velg følgende avmerkingsbokser:

   • Bruk flagget MDB_ONLINE når du kaller OpenMsgStore
   • Bruk flagget MAPI_NO_CACHE når du kaller OpenEntry

4. Velg Økt>Pålogging.

5. Velg Outlook-profilen for postboksen og dobbeltklikk for å åpne den.

6. Utvid Rotbeholder og velg deretter Freebusy Data.

7. Høyreklikk på egenskapen PR_DELEGATED_BY_RULE som har 0x3FE30102-koden, pek på Rediger som strøm i kolonnen Andre navn, og velg deretter Binær.

8. Merk all teksten i Stream (binær)-boksen og slett den.

To forskjellige OOF-meldinger sendes

Hvis to forskjellige OOF-meldinger sendes, og du ikke finner en ekstra innboksregel, er den skyldige sannsynligvis en OOF-regel i Outlook-klienten. Følg disse trinnene for å se etter og slette en slik regel:

1. I Outlook-klienten velges Fil>Automatiske svar>Regler.

2. Velg OOF-regelen, og velg deretter Slett regel.

   

Automatiske svar kan ikke aktiveres, og en feilmelding mottas

Når du prøver å få tilgang til automatiske svar fra Outlook-klienten, får du følgende feilmelding:

«Innstillingene for automatisk svar kan ikke vises fordi serveren er utilgjengelig. Prøv på nytt senere».

Følg disse trinnene for å begrense dette problemet:

• Kontroller at EWS-protokollen er aktivert i postboksen. OOF-svar er avhengige av denne protokollen. (Legg merke til at det kan ta flere timer før protokollen aktiveres på nytt.)

• Aktiver OOF-funksjonen ved å kjøre følgende cmdlet:

  Set-MailboxAutoReplyConfiguration <identity> -AutoReplyState Enabled
  

• Kontroller om OOF-funksjonen fungerer som forventet.

• Hvis problemet fremdeles finnes, kan du se gjennom regelkvoten i postboksen:

  Get-mailbox -identity <mailbox> | fl RulesQuota
  

  

  Som standard har RulesQuota-parameteren en maksimumsverdi på 256 kB (262 144 byte). Dette bestemmes av størrelsen på reglene, ikke antall regler.

• Fjern OOF-reglene og OOF-regelmalene fra postboksen. Hvis du vil finne reglene, kan du se delen detaljer om OOF-regelen. Når du har fjernet reglene, kan du aktivere OOF-funksjonen på nytt og deretter teste på nytt.

Et automatisk svar sendes selv om OOF er deaktivert

I noen scenarioer sendes OOF-meldinger fortsatt selv om funksjonen er deaktivert. Dette kan skje hvis regelen opprettes manuelt ved hjelp av Out-of-office-malen.