Forklare Microsoft 365 Groups for brukerne

Microsoft 365 Groups lar deg konfigurere en samling av ressurser som skal deles, inkludert en delt postboks og kalender, et SharePoint-nettsted med en OneNote-notatblokk og en Microsoft Planner blant andre. Microsoft Teams kan også inkluderes når du oppretter en gruppe, eller den kan legges til senere. Ressurser for tillatelsesgrupper administreres via gruppen.

Grupper kan opprettes ved å opprette en av de delte ressursene. Oppretting av en gruppe i Outlook gir samme resultat som å opprette et gruppetilkoblet SharePoint-gruppeområde eller en plan i Planner. Hvis brukerne ikke har brukt Microsoft 365 Groups før, er det ikke sikkert at de oppdager dette. Dette kan føre til forvirring for brukerne og muligheten for å opprette dupliserte ressurser. (Noen kan for eksempel opprette et SharePoint-område for dokumentsamarbeid og senere opprette en egen forekomst av Planner, uten å innse at Planner allerede var tilgjengelig som en del av gruppen.)

Fordi grupper kan opprettes på flere måter, anbefaler vi at du lærer opp brukerne til å bruke metoden som passer best for organisasjonen:

• Hvis organisasjonen gjør det meste av kommunikasjonen ved hjelp av e-post, kan du be brukerne om å opprette grupper i Outlook.
• Hvis organisasjonen bruker SharePoint mye eller overfører fra SharePoint lokalt, kan du be brukerne om å opprette SharePoint-gruppeområder for samarbeid.
• Hvis organisasjonen har distribuert Teams, kan du be brukerne om å opprette et team når de trenger et samarbeidsområde.

Hvis du lærer opp brukerne til alltid å bruke metoden for oppretting av grupper som passer best til måten de arbeider på når de trenger et sted å samarbeide med andre, kan du bidra til å unngå forvirring og duplisering av ressurser. Etter hvert som brukerne blir mer erfarne, vil de forstå bedre samlingen av tjenester som følger med en gruppe, og at ulike opprettingsmetoder fører til samme resultat.

Du kan bruke Microsoft 365 Groups for Business User – PowerPoint-malen som utgangspunkt for opplæringspresentasjoner for brukerne.

Beslektede emner

Finn ut mer om Microsoft 365 Groups