Administrasjon av størrelse på postboks i Microsoft 365-gruppe

Hver Microsoft 365-gruppe er utstyrt med en dedikert postboks som lagrer e-postmeldingene som mottas i gruppen. Gruppepostboksen brukes også av programmer som SharePoint Online, Viva Engage, Teams osv. Gruppepostboksen er utstyrt med den opprinnelige lagringskvoten på 50 GB. Hvis kvoten for gruppepostboksen er nådd, mottar personer som sender e-postmeldinger til gruppen, en rapport om manglende levering. Derfor er det lurt å fjerne det eldre innholdet fra gruppepostbokser for å sikre at gruppepostboksen ikke når kvoten.

Følgende måter hjelper deg med å forstå hvordan kvoteberegningen fungerer, anbefalte fremgangsmåter eller proaktiv tilnærming for å sikre at gruppepostboksen ikke når kvoten. Og handlingsforløpet som skal utføres hvis gruppepostboksen er nådd eller overskred kvoten.

Proaktiv tilnærming for å holde gruppens postboksstørrelse i sjakk

Du kan opprette oppbevaringspolicyer for å sikre at eldre e-post fra grupper fjernes automatisk ved å nå den angitte tidsgrensen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter oppbevaringspolicyer for Microsoft 365 Group, kan du se Opprette og konfigurere oppbevaringspolicyer. Oppbevaringspolicyene tar lengre tid å rydde opp i dataene, og må derfor brukes under oppretting av en gruppepostboks. Oppbevaringspolicyene kan ikke brukes som verktøy for å tømme eller fjerne dataene umiddelbart fra en gruppepostboks.

Slik overvåker du størrelsen på gruppens postboks:

Bruk følgende kommando til å kontrollere gjeldende kvote tilordnet for gruppepostboksen:

Get-Mailbox -GroupMailbox <groupname> |ft ProhibitSendReceiveQuota,ProhibitSendQuota,IssueWarningQuota 

Og bruk følgende kommando til å kontrollere gjeldende størrelse på gruppepostboksen:

Get-MailboxStatistics <groupname> | ft TotalDeletedItemSize,TotalItemSize 

Fremgangsmåte for å følge når gruppepostboksen har nådd grensen:

Som nevnt tidligere brukes gruppepostboksen for ulike programmer til å lagre data. Når gruppepostboksen har nådd kvoten, er det viktig å identifisere mappene som bruker mer data og utføre den aktuelle handlingen.

1. Start med følgende kommando for å bekrefte at kvoten for gruppepostboksen er overskredet:

   Get-MailboxStatistics <groupname> |ft TotalItemSize,TotalDeletedItemSize 
   

   Gruppepostboksen distribueres i forskjellige TargetQuota, nemlig System, Recoverable og User. Mappene som samsvarer TargetQuota med Bruker, er den eneste som vurderes i beregningen av gruppekvoten.

2. Bruk følgende kommando til å bekrefte mappestørrelsen som bruker brukerdata:

   Get-MailboxFolderStatistics <groupname> | where { $_.TargetQuota -like 'User' } | ft Name,FolderPath,FolderType,FolderSize 
   
   Get-MailboxFolderStatistics <groupname> -FolderScope NonIPMRoot | where { $_.TargetQuota -like 'User' } | ft Name,FolderType,*size* 
   

3. Kontroller kvoten eller størrelsen på mappene.

4. Hvis mappen som bruker plassen er SharePointWebPartsConnectorMessages, som nevnt i Bruk kobling-nettdelen , gjør du følgende:

   1. Deaktiver koblingen hvis den ikke brukes.

   2. Vent til meldingene fjernes som standard om 90 dager.

5. Hvis det ikke finnes noen spesiell mappe som opptar størrelsen på gruppepostboksen, bruker du oppbevaringspolicyen for gruppepostboksen og venter på at oppbevaringspolicyen rydder opp i e-postmeldingene fra gruppepostboksen.