Bruke metadata til å finne innhold i dokumentbiblioteker i Microsoft Syntex

  • Artikkel

Microsoft Syntex gir deg muligheten til raskt å søke gjennom dokumentets metadata på en enkel måte. Syntex-innholdsspørringsfunksjonen lar deg utføre spesifikke metadatabaserte spørringer på SharePoint-dokumentbiblioteker. Du kan lage raskere og mer presise spørringer basert på bestemte metadatakolonneverdier, i stedet for bare å søke etter nøkkelord.

Med Syntex-innholdsspørring kan du bruke metadataene som er knyttet til et dokument, til å finne filen i et SharePoint-dokumentbibliotek. Denne funksjonen er spesielt nyttig når du har en bestemt informasjon du vil søke etter, for eksempel når et dokument sist ble endret, en bestemt person tilknyttet en fil, bestemte nøkkelord i en fil eller en bestemt filtype.

Kolonner du kan spørre etter

Nå kan du bruke innholdsspørring til å søke etter metadata i alle de queriable kolonnene i dokumentbiblioteket. Queriable-kolonner inkluderer følgende innholdstyper:

  • «Tekst»:
  • 'Merk':
  • 'DateTime':
  • 'Valg':
  • 'MultiChoice':
  • Bruker:
  • 'Boolsk':
  • 'Valuta':
  • 'Tall':
  • 'TaxonomyFieldType':
  • 'TaxonomyFieldTypeMulti':

Nye dokumentbiblioteker – For nye biblioteker er alle kolonnene tilgjengelige i innholdsspørring.

Eksisterende dokumentbiblioteker – For eksisterende biblioteker vil ikke alle de queriable kolonnene være umiddelbart tilgjengelige. Du må velge innholdsspørringsikonet (skjermbilde av ikonet for metadatasøk.) i det eksisterende biblioteket. Etter fem dager bør du kontrollere biblioteket på nytt, og alle kolonnene skal være tilgjengelige.

Obs!

Denne funksjonen er tilgjengelig for brukere som har Syntex per bruker eller betal-etter-bruk-lisensiering .

Slik bruker du Syntex-innholdsspørring

  1. Velg ikonet for innholdsspørring fra et SharePoint-dokumentbibliotek i boksen Søk dette biblioteket (skjermbilde av søkeikonet for metadata.).

    Skjermbilde av en side i dokumentbiblioteket som viser søkeboksen med innholdsspørringsikonet uthevet.

  2. Skriv inn teksten i innholdsspørringsruten, eller velg parameteren du vil finne i ett eller flere av søkefeltene.

    Skjermbilde av en side for dokumentbibliotek som viser innholdsspørringsruten.

    Følgende metadatasøkefelt er for øyeblikket tilgjengelige. Flere felt legges til i fremtiden.

    Felt Bruk dette feltet til å
    Nøkkelord Søk for et strengs match i metadata eller i hele teksten i et dokument.
    Filnavn Søk i Navn-kolonnen i biblioteket.
    Folk Søk for et treff på personer i en kolonne i biblioteket.
    Endringsdato Søk etter valgt datoområde i Endret-kolonnen i biblioteket.
    Filtype Søk etter valgt filtype (for eksempel Word dokument eller PDF).
    Innholdstype Søk etter valgt innholdstype. Dette alternativet vises bare hvis det er brukt en ikke-standard innholdstype på biblioteket. Standard innholdstyper er dokumenter og mapper.

  3. Du kan også søke etter egendefinerte områdekolonner som er i gjeldende bibliotekvisning. Dette er spesielt nyttig hvis du har en modell som kjører på biblioteket, fordi metadatauttrekkerne automatisk fyller ut informasjon i områdekolonner.

    Hvis du vil legge til en egendefinert områdekolonne i spørringen, velger du Legg til flere alternativer, og deretter velger du navnet på områdekolonnen.

    Skjermbilde av menyen Legg til flere alternativer i innholdsspørringsruten.

    For tall-, valuta- og datokolonner kan du angi omfangsparametere for spørringen, for eksempel større enn et bestemt beløp eller innenfor en bestemt tidsperiode. For tekstkolonner kan du angi om du vil inneholde eller ikke inneholde bestemte ord.

  4. Velg Søk. Dokumentene som samsvarer med metadataspørringen, vises på resultatsiden.