Administrere kontrakter ved hjelp av en Microsoft 365-løsning

Denne artikkelen beskriver hvordan du oppretter en kontraktsstyringsløsning for organisasjonen ved hjelp av Microsoft Syntex og komponenter i Microsoft 365. Den gir deg et rammeverk som hjelper deg med å planlegge og opprette en løsning som passer dine unike forretningsbehov. Selv om denne løsningen handler om kontraktsstyring, kan du tilpasse den for å opprette andre løsninger for dokumentbehandling, for eksempel for arbeids- eller fakturautsagn.

Identifiser forretningsproblemet

Det første trinnet i planleggingen av kontraktsstyringssystemet er å forstå problemet du prøver å løse. For denne løsningen må fire viktige problemer løses:

• Identifiser kontrakter. Organisasjonen arbeider med mange dokumenter, for eksempel fakturaer, kontrakter, arbeidserklæringer og så videre. Noen er digitale ressurser som sendes via e-post, og noen er papirressurser som sendes via tradisjonell e-post. Du trenger en metode for å identifisere alle kundekontrakter fra alle andre dokumenter, og deretter klassifisere dem som sådan.

• Spor loggen over kontraktgodkjenninger. Organisasjonen trenger en pålitelig måte å finne ut om kontrakter er godkjent eller avvist, og om betalingen er behandlet.

• Område for å behandle kontraktgodkjenninger. Organisasjonen må opprette et samarbeidsnettsted der alle nødvendige interessenter enkelt kan se gjennom kontrakter. Interessenter skal kunne se gjennom hele kontrakten om nødvendig, men bryr seg for det meste om å se flere nøkkelfelt fra hver kontrakt (for eksempel kundenavn, innkjøpsordrenummer og totale kostnader). Interessenter skal enkelt kunne godkjenne eller avvise innkommende kontrakter.

• Rute gjennomgått kontrakter. Godkjente og avviste kontrakter må rutes gjennom en bestemt arbeidsflyt. Godkjente kontrakter må rutes til en partnersøknad for betalingsbehandling. Avviste kontrakter må rutes for ytterligere gjennomgang.

Oversikt over løsningen

Denne veiledningen for kontraktsstyringsløsninger inkluderer fire komponenter i Microsoft 365:

• Microsoft Syntex: Opprett modeller for å identifisere og klassifisere kontraktfilene og deretter trekke ut de riktige dataene fra dem.

• Microsoft SharePoint-lister: Bruk formateringen som er tilgjengelig i moderne SharePoint-lister, til å presentere kontrakter i et forretningsvennlig format.

• Microsoft Teams: Bruk funksjonaliteten til en Teams-kanal og tilknyttede faner slik at interessentene kan se gjennom og administrere kontrakter.

• Power Automate: Bruk flyter til å veilede kontrakter gjennom godkjenningsprosessen, og deretter til en tredjeparts søknad om betaling.

Slik fungerer alt

1. Dokumenter lastes opp til et SharePoint-dokumentbibliotek. En ustrukturert dokumentbehandlingsmodell for Syntex er brukt på dokumentbiblioteket. Den kontrollerer hver fil for å se om noen samsvarer med en «kontrakt»-innholdstype den er opplært til å se etter. Hvis den finner et treff, klassifiserer den filen som en «kontrakt» og oppdaterer innholdstypen for dokumentet.

2. Modellen henter også ut spesifikke data fra hver kontraktfil som interessenter er interessert i å se, for eksempel klient-, entreprenør- og gebyrbeløpet.

   Følgende side er et eksempel på en kontrakt som modellen er opplært til å identifisere.

   

3. I Microsoft Teams er alle interessenter medlemmer av en sikker Teams-kanal der alle kontrakter i dokumentbiblioteket er synlige for godkjenning eller avvisning. Ved å bruke Teams-funksjonalitet blir alle interessenter varslet når nye kontrakter må gjennomgås.

4. Ved å bruke Power Automate flyttes kontrakter gjennom godkjenningsprosessen i Teams-kanalen. Når et medlem godkjenner en kontrakt, endres kontraktstatusen til godkjent, alle medlemmer blir varslet gjennom et Teams-innlegg, og det opprettes et linjeelement for å vise at kontrakten er klar for utbetaling. Denne prosessen kan utvides til å skrive direkte til en tredjeparts økonomisk søknad om betaling.

5. Når et medlem avviser en kontrakt, endres statusen til avvist, og alle medlemmer blir varslet gjennom et Teams-innlegg.

6. Sluttresultatet av denne løsningen er en automatisert forretningsprosess for organisasjonen. Ansatte kan enkelt bruke den egendefinerte flisvisningen i Teams til å starte og overvåke godkjenningsarbeidsflyten for dokumentene dine.

   

Lisensieringskrav

Denne løsningen er avhengig av følgende funksjonalitet, alt tilgjengelig som en del av en Microsoft 365 Enterprise (E1, E3, E5, F3) eller Business (Basic, Standard eller Premium)-lisens:

• Microsoft Syntex
• Microsoft Teams
• Power Automate

Finn ut hvordan du bruker Syntex

Er du ny i Microsoft Syntex? Finn ut hvordan du bruker Syntex til å behandle innhold ved hjelp av KUNSTIG INTELLIGENS.

Innføring i Microsoft Syntex læreprogram lærer hvordan du kan bruke ustrukturerte, frihåndsformede og ustrukturerte dokumentbehandlingsmodeller til å klassifisere dokumenter, trekke ut tekst og merke dokumenter for rask og enkel kunnskapsstyring.

Opprett løsningen

De neste avsnittene vil gå i detalj om hvordan du konfigurerer kontraktsstyringsløsningen. Den er delt inn i tre trinn:

• Trinn 1. Bruk Microsoft Syntex til å identifisere kontraktfiler og trekke ut data
• Trinn 2. Bruke Microsoft Teams til å opprette kontraktsstyringskanalen
• Trinn 3. Bruk Power Automate til å opprette flyten for å behandle kontraktene dine