Eksterne avsendere – Feilsøk e-post sendt til Microsoft 365

Tips

Visste du at du kan prøve funksjonene i Microsoft Defender XDR for Office 365 Plan 2 gratis? Bruk den 90-dagers prøveversjonen av Defender for Office 365 på Microsoft Defender portalens prøvehub. Finn ut mer om hvem som kan registrere seg og vilkår for prøveversjonen her.

Denne artikkelen inneholder feilsøkingsinformasjon for avsendere som har problemer når de prøver å sende e-post til mottakere i Microsoft 365, og anbefalte fremgangsmåter for masseutsendelse til kunder.

Administrerer du IP-adressen og domenets omdømme?

Exchange Online Protection (EOP) gir beskyttelse mot søppelpost for Microsoft 365. Vi bruker også e-postgodkjenningsteknologier som SPF, DKIM og DMARC for å bekrefte at domenet som sender e-postmeldingen, er autorisert til å gjøre det. Mange faktorer påvirker EOP-filtrering. For eksempel sending av IP, domene, e-postgodkjenning, listenøyaktighet, klagefrekvens, innhold og mer. En av de viktigste faktorene for å redusere avsenderens omdømme og deres evne til å levere e-post, er deres vurdering av søppelpostklager.

Sender du e-post fra nye IP-adresser?

IP-adresser som aldri har blitt brukt til å sende e-post, har vanligvis ikke noe rykte i systemene våre. Derfor er det mer sannsynlig at e-post fra nye kilder opplever leveringsproblemer. Når IP-adressen har bygget et rykte for ikke å sende søppelpost, gir EOP vanligvis en bedre e-postleveringsopplevelse.

Nye IP-er for domener med eksisterende SPF-poster opplever vanligvis den ekstra fordelen ved å arve noen av domenets sendende omdømme. Hvis domenet har et godt omdømme, kan nye IP-er oppleve raskere opptrappingstid. En ny IP-adresse kan forvente å bli fullstendig rampet innen et par uker eller mindre, avhengig av volum, listenøyaktighet og priser for søppelpostklager.

Bekreft at DNS-en er riktig konfigurert

Hvis du vil ha instruksjoner om hvordan du oppretter og vedlikeholder DNS-poster, inkludert MX-posten som kreves for e-postruting, må du kontakte DNS-vertsleverandøren.

Sørg for at du ikke annonserer deg selv som en ikke-fautable IP

Det kan hende at vi ikke godtar e-post fra avsendere som ikke har gjort et omvendt DNS-oppslag. I noen tilfeller annonserer legitime avsendere seg feil som en ip som ikke kan rutes på Internett når de prøver å åpne en tilkobling til EOP. IP-adresser som er reservert for private (ikke-koblede) nettverk inkluderer:

  • 192.168.0.0/16 (eller 192.168.0.0 - 192.168.255.255)
  • 10.0.0.0/8 (eller 10.0.0.0 - 10.255.255.255)
  • 172.16.0.0/11 (eller 172.16.0.0 - 172.31.255.255)

Du mottok en rapport om manglende levering (NDR) når du sendte e-post til en bruker i Office 365

Noen leveringsproblemer er et resultat av at Microsoft blokkerer avsenderens IP-adresse, eller brukerkontoen identifiseres som utestengt avsender på grunn av tidligere søppelpostaktivitet. Hvis du mener at du har mottatt rapporten om manglende levering (også kjent som en NDR- eller returmelding) ved en feiltakelse, følger du eventuelle instruksjoner i NDR-meldingen for å løse problemet.

Hvis du vil ha mer informasjon om feilen du mottok, kan du se listen over feilkoder i rapporter om manglende levering av e-post i Exchange Online.

Følgende NDR indikerer for eksempel at Microsoft blokkerte IP-adressen for sending:

550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Hvis du vil be om fjerning fra denne listen, kan du se Bruke listeportalen til å fjerne deg selv fra listen over blokkerte avsendere.

E-posten min landet i mottakerens søppelpostmappe

Hvis en melding feilaktig ble identifisert som søppelpost av EOP, kan du samarbeide med mottakeren om å sende denne falske positive meldingen til Microsoft for analyse. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Rapportere meldinger og filer til Microsoft.

EOP begrenset trafikk fra IP-adressen min

Du mottar følgende NDR fordi mistenkelig aktivitet ble oppdaget fra kilde-IP-adressen. E-post fra kilden er midlertidig begrenset mens den evalueres.

host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later

Når vi har evaluert meldingene og funnet ut at alt er OK, fjerner vi begrensningen.

Jeg kan ikke motta e-post fra avsendere i Microsoft 365

Hvis du vil motta meldinger fra Microsoft 365-avsendere, må du kontrollere at nettverket tillater tilkoblinger fra IP-adressene som EOP bruker i våre datasentre. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Exchange Online Protection IP-adresser.

Anbefalte fremgangsmåter for masseutsending til Microsoft 365-brukere

Hvis du ofte utfører masseutsende e-postkampanjer til Microsoft 365-brukere, følger du tipsene i denne delen.

Kontroller at Fra-navnet gjenspeiler hvem som sender meldingen

Emnelinjen i meldingen bør være et kort sammendrag av hva meldingen handler om. Meldingsteksten skal tydelig og konsist indikere hva tilbudet, tjenesten eller produktet handler om. Eksempel:

Riktig:

Fra: marketing@shoppershandbag.com
Emne: Oppdatert katalog for julen!

Feil:

Fra: someone@outlook.com
Emne: Kataloger

Jo enklere du gjør det for folk å vite hvem du er og hva du gjør, jo mindre problemer har du med de fleste søppelpostfiltre.

Ta alltid med et alternativ for å stoppe abonnementet i kampanje-e-postmeldinger

E-post om markedsføring, spesielt nyhetsbrev, bør alltid inneholde en måte å stoppe abonnementet på. Eksempel:

This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.

Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy

Det er mindre å foretrekke å kreve at mottakerne sender e-post med «Stopp abonnement» på emnelinjen enn alternativet for ett klikk. Hvis du krever at mottakerne sender en melding, må du kontrollere at koblingen tar dem til et skjema der alle obligatoriske felt er fylt ut.

Bruk alternativet for dobbel påmelding for e-post- eller nyhetsbrevregistrering for markedsføring

Anbefalt fremgangsmåte for bransjen anbefales hvis firmaet krever eller oppfordrer brukere til å registrere kontaktinformasjonen for å få tilgang til produktet eller tjenestene dine. Praksisen med automatisk registrering av brukere for e-postmarkedsføring eller e-nyhetsbrev under registreringsprosessen er tvilsom i dagens Internett-miljø.

Hvis alternativene for å motta nyhetsbrevet eller spesialtilbudet velges som standard i registreringsprosessen, er det svært sannsynlig at uinteresserte brukere får e-posten din.

Microsoft anbefaler alternativet for dobbel påmelding, noe som betyr at avmerkingsboksen for e-post eller nyhetsbrev for markedsføring ikke er valgt som standard. I tillegg sendes en bekreftelses-e-post til brukeren når registreringsskjemaet er sendt. Bekreftelses-e-posten inneholder en nettadresse som gjør det mulig for brukeren å bekrefte avgjørelsen om å motta e-post om markedsføring.

Den doble påmeldingsmetoden bidrar til å eliminere eventuelle tvilsomme e-postmarkedsføringspraksiser, fordi ingen kan hevde at de utilsiktet registrerte seg for markedsførings-e-post.

Sikre at innholdet i e-postmeldingen er gjennomsiktig og sporbart

E-postinnhold er like viktig som måten du sender e-post på. Bruk følgende anbefalte fremgangsmåter for å sikre at e-posten ikke flagges av e-postfiltreringstjenester:

  • Forespørsler om at mottakere skal legge til avsenderen i adresseboken, bør tydelig angi at denne handlingen ikke garanterer levering.

  • Omdirigeringer som er inkludert i meldingsteksten, skal være like og konsekvente, og ikke flere og varierte. En omadressering i denne konteksten er alt som peker bort fra meldingen, for eksempel koblinger og dokumenter. Hvis du har mange koblinger til annonsering, stopper abonnementet på koblinger eller oppdaterer profilkoblingene, bør alle de peke til samme domene. Eksempel:

    Riktig (alle domener er like):

    unsubscribe.bulkmailer.com

    profile.bulkmailer.com

    options.bulkmailer.com

    Feil (alle domener er forskjellige):

    unsubscribe.bulkmailer.com

    profile.excite.com

    options.yahoo.com

  • Unngå innhold med store bilder og vedlegg, eller meldinger som består utelukkende av et bilde.

  • Det offentlige personvernet eller P3P-innstillingene bør tydelig angi tilstedeværelsen av sporingspiksler (nettfeil eller signaler).

Fjerne feil e-postaliaser fra databasene

Feil e-postadresser i databasen som resulterer i NDR-er, er unødvendige og setter utgående e-post i fare for ytterligere gransking av e-postfiltreringstjenester. Kontroller at e-postdatabasen er oppdatert.