Del via

Løse problemer med arkivering og sletting av e-post når du bruker oppbevaringspolicyer

  • Artikkel
  • Gjelder for:
    Exchange Online, Microsoft Purview

Denne artikkelen utforsker noen vanlige problemer som hindrer at meldingspostbehandling (MRM) sletter eller arkiverer e-postmeldinger på riktig måte i Exchange Online. Den inneholder også trinn for å identifisere grunnårsaken og løse problemene.

Obs!

  • Disse feilsøkingstrinnene gjelder også exchange-hybriddistribusjoner der den primære postboksen driftes lokalt, og arkivpostboksen er i Exchange Online. I slike distribusjoner utfører du disse trinnene ved hjelp av det lokale Exchange Management Shell.
  • I Exchange Online er MFA (Managed Folder Assistant) satt til å behandle postbokser minst én gang hver sjuende dag. Selv om MFA vanligvis behandler postbokser hver dag, kan prosessen ta opptil sju dager å fullføre. I stedet for å vente på at prosessen skal kjøre, kan du tvinge den ved å kjøre cmdleten Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> .
  • MRM behandler ikke postbokser som er mindre enn 10 MB.
  • Hvis kontoen er deaktivert og postbokstypen er vanlig, vil ikke MRM behandle postboksen. Eventuelle etterfølgende sperringer vises derfor ikke i diagnoseloggene for sperringssporingspostboksen.

Vanlige årsaker

Det finnes flere grunner til at MRM kanskje ikke behandler en postboks som forventet. Eksempel:

  • Postboksen er satt på oppbevaringssperre. Det vil eksempel: RetentionHoldEnabled-egenskapen for postboksen er satt til Sann. Postboksen overføres for eksempel ved hjelp av PST-importtjenesten.
  • Egenskapen ElcProcessingDisabled for postboksen er satt til Sann. Denne innstillingen hindrer at MFA behandler postboksen i det hele tatt.
  • Postboksen har en oppbevaringskode, men koden er deaktivert for øyeblikket. Meldinger i postboksen blir derfor aldri arkivert eller slettet.
  • Postboksen som skal behandles, er stor og inneholder mange elementer. Dette kan føre til at MFA arkiverer eller sletter innhold med en lavere hastighet.
  • Oppbevaringspolicyen som brukes på postboksen, inneholder bare personlige koder. Hvis brukeren ikke bruker disse kodene manuelt, kan det hende at MRM ikke behandler postboksen.

Feilsøking

Kontroller RetentionHoldEnabled-egenskapen for postboksen

Bruk cmdleten Get-Mailbox til å hente retentionHoldEnabled-egenskapen for postboksen. Hvis egenskapen er satt til Sann, setter du den til Usann.

Kontroller Egenskapen ElcProcessingDisabled for postboksen

Bruk cmdleten Get-Mailbox til å hente ElcProcessingDisabled-egenskapen for postboksen. Hvis egenskapen er satt til Sann, setter du den til Usann. Hvis du vil ha mer informasjon om denne egenskapen, kan du se Forskjellen mellom ElcProcessingDisabled og RetentionHoldEnabled.

Se gjennom oppbevaringspolicyene og -kodene som brukes i postboksen

Bruk cmdletene Get-RetentionPolicyTag, Get-RetentionPolicy og Get-Mailbox til å kontrollere oppbevaringspolicyer og koder som er tilordnet til den berørte postboksen.

Her er noen eksempler:

  • Kjør følgende cmdlet for å hente alle oppbevaringspolicyer på den Exchange Online leieren:

    Get-RetentionPolicy

  • Hvis du vil kontrollere hvilke policykoder som er lagt til i MRM-policyen som er tilordnet til postboksen, kjører du følgende cmdlet:

    Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks

  • Hvis du vil hente retentionHoldEnabled-egenskapen for postboksen og den tilordnede oppbevaringspolicyen, kjører du følgende cmdlet:

    Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*

  • Hvis du vil kontrollere hvilke personlige oppbevaringskoder brukeren har valgt i tillegg til de som allerede er inkludert i den tilordnede oppbevaringspolicyen, kjører du følgende cmdlet:

    Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox

  • Hvis du vil se gjennom detaljene for en bestemt oppbevaringspolicykode, kjører du følgende cmdlet:

    Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl

Vær oppmerksom på oppbevaringskoder som er deaktivert, eller som har handlingene satt til aldri å flytte til arkivering eller aldri slette. Varigheten som er tilordnet en kode, er en viktig faktor for å bestemme prioriteten. Se derfor etter merker som har lengst varighet, for eksempel aldri flytte til arkivering eller aldri slette, fordi disse kodene har forrang over andre koder som brukes.

Obs!

Standard arkiveringspolicykode som gjelder for hele postboksen, gjelder også for kalender, oppgaver og notater. Du kan ikke bruke en personlig arkivkode som aldri har flyttet til arkiveringshandling for disse mappene. Unntak: Du kan bruke merker på Notater ved hjelp av Outlook på nettet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Standardmapper som støtter oppbevaringspolicykoder.

Se etter standard arkivering og standardoppbevaring i postboksen

Kontroller om en standard arkiverings- eller standard oppbevaringspolicykode brukes på postboksen. Hvis den er det, må du kontrollere at:

  • Ingen personlige arkiverings- eller oppbevaringskoder har tidligere blitt brukt på mapper som aldri har flyttet til arkivering eller aldri sletter handling.
  • Ingen deaktiverte eller standard arkiverings- eller oppbevaringskoder er brukt på hele postboksen.
  • Standard arkivkode (eller andre policykoder som ble brukt) finnes i listen over oppbevaringspolicykoder som finnes i PR_ROAMING_XMLSTREAM-egenskapen. Hvis det mangler en kode, sletter du IPM-en. Configuration.MRM-melding som inneholder egenskapen PR_ROAMING_XMLSTREAM, og bruk cmdleten Start-ManagedFolderAssistant sammen med bryteren -FullCrawl for den berørte postboksen. Når du gjør dette, genereres IPM-en på nytt. Configuration.MRM skjult melding og oppdaterer PR_ROAMING_XMLSTREAM til å ha den nye policykoden.

Du kan bruke MFCMAPI til å kontrollere egenskapen PR_ROAMING_XMLSTREAM ved å følge disse trinnene:

  1. Konfigurere den berørte postboksen i Outlook.
  2. Last ned MFCMAPI. Hvis du bruker 64-bitersversjonen av Outlook, laster du ned 64-biters builden. Ellers laster du ned 32-biters builden.
  3. Åpne MFCMAPI, velg Verktøyalternativer>, og velg deretter MAPI_NO_CACHE og MDB_ONLINE.
  4. Velg Øktpålogging>, velg profilen som inneholder den berørte postboksen, og velg deretter OK.
  5. Dobbeltklikk den berørte postboksen, og utvid rotbeholderenøverst iinformasjonslageret>.
  6. Høyreklikk innboksen under Øverst i informasjonslageret (eller tilsvarende hvis brukerpostboksen er satt til et annet språk enn engelsk), og velg deretter Åpne tilknyttet innhold-tabell.
  7. Sorter den øverste ruten etter meldingsklassekolonnen , og velg deretter IPM. Configuration.MRM.
  8. Sorter etter Navn-kolonnen i den nederste ruten, og finn deretter egenskapen PR_ROAMING_XMLSTREAM .
  9. Dobbeltklikk PR_ROAMING_XMLSTREAM, kopier XML-filen i Tekst-delen , lim den inn i Notisblokk, og lagre deretter innholdet som en .xml-fil.
  10. Åpne .xml-filen i en nettleser for å se de faktiske oppbevaringspolicykodene som brukes i postboksen.

Se etter personlige koder som er brukt på mapper eller individuelle elementer

Du kan også bruke MFCMAPI til å kontrollere om personlig arkivering eller oppbevaringskoder er riktig brukt på mapper. Hvis du vil gjøre dette, bruker du lignende trinn som er nevnt ovenfor, velger den berørte mappen og kontrollerer egenskapene for arkivkoder eller oppbevaringskoder. Du kan også gjøre dette for individuelle e-postmeldinger.

Hvis du arbeider med en standard arkiveringspolicy som gjelder for hele postboksen, ser du ingen arkiveringspolicyegenskaper, for eksempel:

  • PR_ARCHIVE_TAG
  • PR_ARCHIVE_PERIOD
  • PR_ARCHIVE_DATE
  • PR_POLICY_TAG
  • PR_RETENTION_DATE

Disse egenskapene er bare synlige hvis en personlig arkivkode, standard mappeoppbevaringskode eller personlig oppbevaringskode brukes.

Samle inn statistikk for den primære postboksen og arkiver postboksmappe

Hvis du vil samle inn informasjon om de eldste elementene og policyene som brukes, kjører du følgende kommandoer:

  • For den primære postboksen:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv

  • For arkivpostboksen:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv

Se etter elementet som har den tidligste mottaksdatoen i en gitt mappe, i kommandoutdataene. Bruk følgende veiledning:

  • Merk av for OldestItemReceivedDate for alle mappene som er plassert øverst i informasjonslageret, inkludert innboks, sendte elementer, søppelpost og eventuelle undermapper som er opprettet av brukeren. Utelat slettede elementer, kontakter, kalender (bare regelmessige møter) og oppgaver (bare regelmessige oppgaver). Sammenlign deretter verdien OldestItemReceivedDate med verdien for oppbevaringsalder som er angitt i policyen for ikke-fungerende arbeid.

    Obs!

    • Hvis du vil ha mer informasjon om slettede elementer, regelmessige kalenderelementer og oppgaver, kan du se Fastslå alderen på ulike typer elementer.
    • Kontakter behandles ikke av oppbevaringspolicyer fordi de ikke har et start- eller utløpsdatostempel.

  • For elementer som er i mappen Gjenopprettelige elementer , merker du av for OldestItemLastModifiedDate i stedet, og sammenligner det med RetainDeletedItemsFor-egenskapen som er angitt i den berørte postboksen.

I utdataene kontrollerer du også hvilke policyer som brukes på mappene, og fastslår om eventuelle deaktiverte personlige merker, aktive personlige koder eller oppbevaringsregler overstyrer den forventede policyen. Se gjennom følgende kolonner:

  • DeletePolicy
  • ArchivePolicy
  • CompliancePolicy
  • RetentionFlags

Disse kolonnene angir om en standard mappeoppbevaringskode, en personlig oppbevaringskode eller en personlig arkivkode brukes på mappene. RetentionFlags-kolonnen kan også vise:

  • Om en eksplisitt oppbevaringskode eller arkivkode brukes (eksplisitte koder angir at policyene brukes manuelt og ikke arves)
  • Om mappen må skannes på nytt av MFA

Obs!

Policyer som brukes på mapper i arkivpostboksen, arves vanligvis fra mappene i den primære postboksen. Brukere kan imidlertid bruke en annen personlig kode på en mappe i arkivpostboksen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruke en oppbevaringskode på en mappe i arkivet.

Kontrollere MRM-diagnoseloggene

Kjør følgende PowerShell-kommando for å samle inn MRM-diagnoseloggen:

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

Se gjennom loggen for å finne ut om det oppstod feil da MFA behandlet postboksen. Kontroller datoen for den siste feilen for å fastslå relevansen for gjeldende problem.

Obs!

Hvis loggen inneholder feilmeldinger om "ressurssunt" betyr dette at postboksbehandlingen er begrenset. På grunn av størrelsen på postboksen og antall elementer den inneholder, behandler MRM postboksen svært langsomt. Begrensning er dessverre uunngåelig når du arbeider med store postbokser.

Hvis du ikke ser noen logger, og du får en feilmelding om at «ingen logger ble funnet», betyr dette at MRM behandlet postboksen uten feil.

Du bør også kontrollere følgende tilleggsegenskaper som kan angi om MFA behandlet innholdet i postboksen:

  • ElcLastRunUpdatedItemCount: Antall individuelle elementer som ble merket eller deaktivert av MFA ved siste kjøring
  • ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount: Antall elementer som MFA oppdaterte med en arkivkode på siste kjøring
  • ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount: Antall elementer som MFA oppdaterte med en utløpskode (slett) på siste kjøring
  • ElcLastRunDeletedFromRootItemCount: Antall elementer fra Mappen Slettede elementer som utløp og som automatisk ble flyttet til mappen Gjenopprettelige elementer
  • ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount: Antall elementer som MFA slettet fra mappen Gjenopprettelige elementer ved siste kjøring
  • ElcLastRunArchivedFromRootItemCount: Antall elementer som ble flyttet fra innboksen eller til toppen av informasjonslageret for den primære postboksen til innboksen eller toppen av informasjonslageret i arkivpostboksen
  • ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount: Antall elementer som ble flyttet fra mappen Gjenopprettelige elementer i den primære postboksen til mappen Gjenopprettelige elementer i arkivpostboksen
  • ElcLastSuccessTimestamp: Siste gang MFA behandlet postboksen uten feil (i tilfelle MRM-begrensning kan disse feilene være midlertidige. Dette betyr at elementer fortsatt flyttes eller slettes, men med lavere hastighet enn vanlig.)

Kjør følgende PowerShell-kommandoer for å hente disse egenskapene. Disse kommandoene analyserer XML-filen og returnerer de livssyklusrelaterte egenskapene for e-post som begynner med Elc.

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

Hvis du fortsatt ikke kan løse problemet, kan du kontakte Microsoft Kundestøtte.

Anbefalte fremgangsmåter

Vi anbefaler at du aktiverer arkivpostboksen for en konto umiddelbart etter at den er satt på rettstvist sperring. Dette gjelder spesielt hvis brukeren har mye e-posttrafikk. Dette kan bidra til å hindre at gjenopprettbare elementer-mappen blir full og lar brukere fortsette å kunne slette elementer fra den primære postboksen ytterligere. I tillegg anbefaler vi at du aktiverer automatisk utviding av arkivering, avhengig av brukerens Microsoft 365-lisens.

Legg merke til at gjenopprettbare elementer-mappen i den primære postboksen ikke må være på den maksimale kvoten, fordi den også kan hindre MRM i å flytte elementer til arkivet. Hvis du vil ha mer informasjon om grenser for postboksmapper og lagringsgrenser for postbokser, kan du se Exchange Online begrensninger.