Slik rydder du opp i en Excel-arbeidsbok slik at den bruker mindre minne

Symptomer

Etter at du har oppgradert til Microsoft Office 2013/2016/Microsoft 365, opplever du ett eller flere av følgende symptomer:

• Datamaskinen bruker mer minne når du åpner flere Microsoft Excel 2013-arbeidsbøker, lagrer Excel-arbeidsbøker eller foretar beregninger i Excel-arbeidsbøker.

• Du kan ikke lenger åpne så mange Excel-arbeidsbøker i samme forekomst som du kunne før du oppgraderte til Excel 2013/2016.

• Når du setter inn kolonner i en Excel-arbeidsbok, får du en feilmelding om tilgjengelig minne.

• Når du lagrer et dokument i Microsoft Word, får du følgende feilmelding:

  There isn't enough memory to complete this action.
  Try using less data or closing other applications.
  To increase memory availability, consider:
     - Using a 64-bit version of Microsoft Excel.
     - Adding memory to your device.
  

Årsak

Fra Excel 2013 ble det gjort forbedringer som krever flere systemressurser enn tidligere versjoner. Denne artikkelen identifiserer områder i Excel-arbeidsbøker som bruker mye minne, og beskriver hvordan du kan få arbeidsbokfilene til å fungere mer effektivt.

Hvis du vil ha mer informasjon om endringene vi gjorde i Excel 2013, kan du se Minnebruk i 32-bits versjonen av Excel 2013.

Løsning

For å løse dette problemet, bruker du følgende metoder i den rekkefølgen de er presentert. Hvis en av disse metodene ikke fungerer, går du til neste metode.

Obs!

Mange Excel-arbeidsbøker har flere problemer som kan føre til problemer. Etter at du har fjernet disse problemene, vil arbeidsboken kjøre mer problemfritt.

Formateringshensyn

Formatering kan føre til at Excel-arbeidsbøker blir så store at de ikke fungerer som de skal. Excel henger eller krasjer ofte på grunn av formateringsproblemer.

Metode 1: Fjerne overflødig formatering

Overflødig formatering i en Excel-arbeidsbok kan føre til at filen vokser og kan føre til dårlig ytelse. Formatering regnes som overflødig hvis du formaterte hele kolonner eller rader med farge eller kantlinjer. Dette problemet oppstår også når formatering krever at data kopieres eller importeres fra nettsider eller databaser. Hvis du vil fjerne overflødig formatering, kan du bruke tillegget for formatrengjøring som er tilgjengelig i Fjern overflødig celleformatering i et regneark.

Hvis du fortsatt opplever problemer etter at du fjerner overflødig formatering, går du videre til metode 2.

Metode 2: Fjerne ubrukte stiler

Du kan bruke stiler til å standardisere formatene du bruker i alle arbeidsbøkene. Når celler kopieres fra én arbeidsbok til en annen, kopieres også stilene deres. Disse stilene fortsetter å få filen til å vokse og kan etter hvert føre til feilmeldingen "For mange forskjellige celleformater" i Excel når du lagrer tilbake til eldre filversjoner.

Mange verktøy som fjerner ubrukte stiler er tilgjengelige. Så lenge du bruker en XML-basert Excel-arbeidsbok (det vil si en .xlsx fil eller en xlsm-fil), kan du bruke stilrengjøringsverktøyet. Du finner dette verktøyet her.

Hvis du fortsatt opplever problemer etter at du har fjernet ubrukte stiler, går du videre til metode 3.

Metode 3: Fjerne figurer

Det krever også mye minne å legge til mange figurer i et regneark. En form er definert som et hvilket som helst objekt som er på Excel rutenettet. Noen eksempler er som følger:

• Diagrammer
• Tegnede figurer
• Kommentarer
• Utklipp
• SmartArt
• Bilder
• WordArt

Disse objektene kopieres ofte fra nettsider eller andre regneark, og er skjult eller sitter på hverandre. Ofte er brukeren ikke klar over at de er til stede.

Følg disse trinnene for å kontrollere for figurer:

1. Klikk på Finn og velg på hjemmebåndet, og klikk på Valgrute.
2. Klikk på Formene på dette arket. Figurer vises i listen.
3. Fjern uønskede figurer. (Øyeikonet angir om figuren er synlig.)
4. Gjenta trinn 1 til 3 for hvert arbeidsark.

Hvis du fortsatt opplever problemer etter at du har fjernet figurer, bør du undersøke hensyn som ikke er relatert til formatering.

Metode 4: Fjerne betinget formatering

Betinget formatering kan føre til at filen vokser. Dette skjer når den betingede formateringen i filen er skadet. Du kan fjerne den betingede formateringen som en test for å se om problemet skyldes korrupsjon i formateringen. Følg disse trinnene for å fjerne betinget formatering:

1. Lagre en sikkerhetskopi av filen.
2. Klikk på Betinget formatering på Hjem-båndet.
3. Fjern regler fra hele regnearket.
4. Følg trinn 2 og 3 for hvert regneark i arbeidsboken.
5. Lagre arbeidsboken ved å bruke et nytt filnavn.
6. Se om problemet er løst.

Hvis fjerning av betinget formatering løser problemet, kan du åpne den opprinnelige arbeidsboken, fjerne betinget formatering og deretter bruke den på nytt.

Vedvarer problemet?

Hvis ingen av disse metodene fungerer, kan du vurdere å flytte til en 64-bits versjon av Excel, dele problemarbeidsboken i forskjellige arbeidsbøker eller kontakte kundestøtte for ytterligere feilsøking.

Beregningshensyn

I tillegg til formatering kan beregninger også føre til krasj og at Excel henger.

Metode 1: Åpne arbeidsboken i den nyeste versjonen av Excel

Åpning av en Excel-arbeidsbok for første gang i en ny versjon av Excel, kan ta lang tid hvis arbeidsboken inneholder mange beregninger. Hvis du vil åpne arbeidsboken for første gang, må Excel omberegne arbeidsboken og bekrefte verdiene i arbeidsboken. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se følgende artikler:

• Arbeidsboken lastes sakte inn første gang den åpnes i Excel
• Eksterne koblinger kan oppdateres når du åpner en arbeidsbok som sist ble lagret i en tidligere versjon av Excel

Hvis filen fortsetter å åpnes sakte etter at Excel omberegner filen fullstendig og du lagrer filen, går du videre til metode 2.

Metode 2: Formler

Se gjennom arbeidsboken, og undersøk hvilke typer formler du bruker. Noen formler tar mye minne. Disse inkluderer følgende matriseformler:

• OPPSLAG
• INDIREKTE
• FORSKYVNING
• INDEKS
• SAMMENLIGNE

Det er greit å bruke dem. Men vær oppmerksom på områdene du refererer til.

Formler som refererer til hele kolonner kan føre til dårlig ytelse i .xlsx-filer. Rutenettstørrelsen økte fra 65 536 rader til 1 048 576 rader og fra 256 (IV) kolonner til 16 384 kolonner (XFD). En populær måte å opprette formler på, men ikke en god fremgangsmåte, var å referere til hele kolonner. Hvis du bare refererer til én kolonne i den gamle versjonen, inkluderte du bare 65 536 celler. I den nye versjonen refererer du til mer enn 1 million kolonner.

Anta at du har følgende VOPPSLAG:

=VLOOKUP(A1,$D:$M,2,FALSE) 

I Excel 2003 og tidligere versjoner refererer denne VOPPSLAG til en hel rad som bare inkluderte 655 560 celler (10 kolonner x 65 536 rader). Men med det nye, større rutenettet refererer den samme formelen til nesten 10,5 millioner celler (10 kolonner x 1 048 576 rader = 10 485 760).

Dette er løst i Office 2016/365 versjon 1708 16.0.8431.2079 og nyere. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du Office, kan du se Installere Office-oppdateringer.

I tidligere versjoner av Office må du kanskje rekonstruere formlene slik at bare refererer til de cellene som kreves for formlene.

Obs!

Kontroller de definerte navnene for å sikre at du ikke har andre formler som refererer til hele kolonner eller rader.

Obs!

Dette scenarioet vil også oppstå hvis du bruker hele rader.

Hvis du fortsetter å oppleve problemer etter at du har endret formlene slik at de bare refererer til celler som brukes, går du videre til metode 3.

Metode 3: Beregne på tvers av arbeidsbøker

Begrens formlene som utfører beregningene på tvers av arbeidsbøker. Dette er viktig av to årsaker:

• Du prøver å åpne filen over nettverket.
• Excel prøver å beregne store mengder data.

Fremfor å gjøre beregninger på tvers av nettverk, lagger du inn formelen i én arbeidsbok, og deretter oppretter du en enkel kobling fra én arbeidsbok til en annen.

Hvis du fortsatt opplever problemet etter at du har endret formlene slik at de bare refererer til celler fremfor å beregne på tvers av arbeidsbøker, går du videre til metode 4.

Metode 4: Flyktige funksjoner

Begrens bruken av flyktige funksjoner i en arbeidsbok. Du trenger ikke å ha hundrevis av celler som bruker IDAG- eller NÅ-funksjonen. Hvis du må ha gjeldende dato og klokkeslett i regnearket, bruker du funksjonen én gang og refererer deretter til funksjonen gjennom et definert navn på en kobling.

Hvis du fortsatt opplever problemet etter at du har begrenset flyktige formler, går du videre til metode 5.

Metode 5: Matriseformler

Matriseformler er kraftige. Men de må brukes riktig. Det er viktig ikke å legge til flere celler i matrisen enn du må ha. Når en celle i matrisen har en formel som krever beregning, utføres beregning for alle celler som det refereres til i formelen.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan matriser fungerer, kan du se Excel 2010-ytelse: Tips for Optimalisering av ytelseshindringer.

Hvis du fortsatt opplever problemet etter at du har oppdatert matriseformlene, går du videre til metode 6.

Metode 6: Definerte navn

Definerte navn brukes til å referere til celler og formler i hele arbeidsboken for å legge til et "vennlig navn" i formlene dine. Du bør se etter eventuelle definerte navn som kobler til andre arbeidsbøker eller midlertidige internettfiler. Disse koblingene er vanligvis unødvendige og reduserer åpningen av en Excel-arbeidsbok.

Du kan bruke Navnebehandling-verktøyet til å vise skjulte definerte navn som du ikke kan se i Excel-grensesnittet. Med dette verktøyet kan du vise og slette de definerte navnene du ikke trenger.

Hvis Excel krasjer og henger etter at du fjerner unødvendige definerte navn, går du videre til metode 7.

Metode 7: Koblinger og hyperkoblinger

Excel har evnen til å hente inn direkte data fra andre regneark. Ta en oversikt over filen og de eksterne filene den kobler til. Excel ikke har en grense for hvor mange arbeidsbøker Excel kobles til, men det er flere problemer du kan støte på. Test filen uten koblingene for å finne ut om problemet er i denne filen eller i en av de koblede filene.

Flytte på

Dette er de vanligste problemene som fører til at det henger og krasjer i Excel. Hvis du fremdeles opplever krasj og henger i Excel, bør du vurdere å åpne en støtteforespørsel hos Microsoft.

Mer informasjon

Hvis ingen av disse metodene har gjort en forskjell, bør du vurdere enten å flytte til en 64-bits versjon av Excel eller bryte problemarbeidsboken til forskjellige arbeidsbøker.

Slik feilsøker du "tilgjengelige ressurser"-feil i Excel

Excel: Slik feilsøker du krasj og "svarer ikke" i en Excel-arbeidsbok