Bruk Outlook-kategori til å spore avtaler og e-poster

  • Artikkel

Synkronisering på serversiden tillater sporing av e-postmeldinger, avtaler og oppgaver i Outlook med en spesialkategoriSporet til Dynamics 365. Når du tilordner denne kategorien til en e-postmelding, avtale eller en oppgave i Outlook, synkroniseres elementet til kundeengasjementsapper (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing og Dynamics 365 Project Service Automation). Hvis du fjerner kategorien fra en sporet e-postmelding, avtale eller oppgave, blir sporingen av elementet tilsvarende opphevet fra kundeengasjementsapper.

Du kan også velge flere elementer og tilordne Outlook-kategorien Sporet til Dynamics 365 til dem og dermed spore dem alle til kundeengasjementsapper. Identifiser sporede elementer raskt ved å se om denne kategorien er i innboksen og andre mapper.

Konfigurere kategoribasert sporing via en OrgDBOrgSetting

Fra og med versjon 9.1.0.4039 eller nyere er kategorisporing aktivert som standard.

Tips

Hvis du vil finne ut hvilken versjon du har, må du logge på kundeengasjementsapper og velge Innstillinger-knappen Brukerprofilinnstillinger-knappen.>Om.

Bruke kategori til å spore Outlook-elementer

Når kategorien Sporet til Dynamics 365 er tilgjengelig i Outlook, kan du bruke den til å spore følgende Outlook-elementer.

E-post

Spor en e-postmelding ved å tilordne den kategorien Sporet til Dynamics 365. Du kan se kategoritilordningen umiddelbart i Outlook. På dette tidspunktet er e-postmeldingen merket for sporing. Synkronisering på serversiden synkroniserer e-postmeldingen med kundeengasjementsapper innen 15 minutter, basert på innstillingen for synkronisering av e-post.

Hvis en e-postmelding spores og er kategorisert som Sporet til Dynamics, oppheves sporing av e-postmeldingen hvis du fjerner kategorien. Den tilsvarende e-postaktivitetsoppføringen blir imidlertid ikke slettet.

Tips

Du kan definere en regel i Outlook for å tilordne eller fjerne en kategori. Se Behandle e-postmeldinger ved hjelp av regler.

Merk

Synkronisering på serversiden kategoriserer automatisk e-poster i postboksene til Dynamics 365-mottakere hvis e-posten som blir behandlet, allerede er sporet til Dynamics av en annen bruker eller kømottaker av den samme e-postmeldingen.

Bare e-postmeldinger som samsvarer med Dynamics 365-retningskoden, blir automatisk kategorisert når systeminnstillingen Spor e-postmeldinger sendt mellom Dynamics 365-brukere som to aktiviteter er aktivert.

E-postmeldinger som spores og sendes fra Outlook til andre Dynamics 365-brukere, vises for eksempel ikke som kategorisert i postboksene til Outlook-mottakere fordi de representerer den «mottatte» kopien av e-postmeldingen. Dette er for å tillate at Dynamics 365-mottakeren sporer en innkommende kopi av e-postmeldingen i henhold til den ovennevnte systeminnstillingen.

Avtale

Du kan spore en avtale ved å tilordne den kategorien Sporet til Dynamics 365. Avtalen blir sporet og synkronisert med kundeengasjementsapper basert på regler for synkronisering på serversiden.

Hvis en avtale spores og er kategorisert som Sporet til Dynamics, oppheves sporing av avtalen hvis du fjerner kategorien. Den tilsvarende avtaleaktivitetsoppføringen i Dynamics 365-apper blir imidlertid ikke slettet.

Oppgave

Merk

Tilordning av oppgaver til personer som er registrert i Outlook, blir ikke synkronisert med kundeengasjementsapper.

Bruke kategoribasert sporing med App for Outlook

Hvis du har Dynamics 365 App for Outlook, kan du bruke kategoribasert sporing med App for Outlook.

Tabellen nedenfor viser ulike scenarier for sporing.

Handling Resultat
Tilordne kategorien Sporet til Dynamics 365 til en e-postmelding/avtale Synkronisering på serversiden synkroniserer en e-postmelding/avtale innen 15 minutter. Hvis du laster inn App for Outlook for dette elementet, vises sporingsstatusen.
Spore en e-postmelding/avtale ved hjelp av App for Outlook E-postmeldingen/avtalen spores. Kategorien Sporet til Dynamics 365 tilordnes umiddelbart.
Fjerning av kategorien Sporet til Dynamics 365 for en e-postmelding/avtale Synkronisering på serversiden opphever sporing av elementet om cirka 15 minutter. Hvis du laster inn App for Outlook for denne e-postmeldingen, vises sporingsstatusen. Aktivitetsoppføringen blir ikke slettet fra kundeengasjementsapper.
Oppheve sporing av en e-postmelding/avtale ved hjelp av App for Outlook Sporingen av e-postmeldingen/avtalen oppheves, og kategorien Sporet til Dynamics 365 fjernes.

Representanter

Hvis du vil la noen andre behandle e-posten og kalenderen din ved å gi dem representanttilgang, får representanten tilgang til kategoriene dine i Outlook, hvis representanten har redigeringstillatelse.

Hvis postboksen har kategorien Sporet til Dynamics 365, kan representanten spore e-postmeldingene og avtalene dine ved å tilordne kategorien Sporet til Dynamics 365.

Kategoribasert sporing med Dynamics 365 for Outlook

Kategoribasert sporing støttes ikke med Dynamics 365 for Outlook. Vi anbefaler at du ikke aktiverer OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems for en organisasjon som er konfigurert til å bruke Dynamics 365 for Outlook.

Deaktivere kategoribasert sporing

Du kan deaktivere kategoribasert sporing for Dynamics 365-appene ved å deaktivere OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.

Merk

Hvis du deaktiverer OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, utføres en myk sletting av kategorien Sporet til Dynamics 365 der kategoritilordningen beholdes i Outlook. Hvis du sletter en kategori fra hovedoppføringslisten, slettes den permanent.

Vanlige spørsmål

Kan jeg spore Outlook-kontaktene mine ved å tilordne kategorien Sporet til Dynamics 365?
Nei, kategoribasert sporing støttes ikke for Outlook-kontakter.

Hva skjer hvis jeg gir kategorien Sporet til Dynamics 365 nytt navn?
Hvis du gir kategorien nytt navn, fortsetter synkronisering på serversiden å identifisere kategorien ved hjelp av ID-en, og den brukes til å spore og oppheve sporing av Outlook-elementer.

Merk

For delegerte scenarioer støttes ikke en kategorinavnforskjell mellom delegert og primær postbokseier, og den kan føre til uventet virkemåte. Vi anbefaler at du samsvarer kategorinavnet på delegert og primær postbokseier.

Hva skjer hvis jeg sletter kategorien Sporet til Dynamics 365?
Hvis du sletter kategorien, prøver synkronisering på serversiden å opprette den på nytt på Exchange-serveren om cirka 15 minutter.

Når jeg aktiverer OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems for første gang, blir de tidligere sporede elementene tilordnet kategorien Sporet til Dynamics 365?
Nei, synkronisering på serversiden går ikke tilbake i tid for å tilordne kategorien til allerede sporede elementer.

Hva skjer hvis jeg tilordner kategorien Sporet til Dynamics 365 til en samtaletråd i Outlook?
Hvis du kategoriserer en samtaletråd som Sporet til Dynamics 365, blir alle e-postmeldingene i denne tråden tilordnet til kategorien og blir derfor sporet.

Kan jeg tilordne kategorien Sporet til Dynamics 365 til regelmessige avtaler?
Hvis du kategoriserer en regelmessig avtale som Sporet til Dynamics 365, blir alle enkeltmiljøer for avtalen tilordnet til kategorien og blir derfor sporet.

Hva skjer når en sporet e-post mislykkes?
Som standard utføres mislykket autosporing av e-post i en ny synkroniseringssyklus – ca. hvert 15. minutt. Nye forsøk gjøres opptil 5 ganger. Hvis nye forsøk mislykkes etter 5 forsøk, blir e-posten tilordnet kategorien Sporet til Dynamics 365 (kan ikke leveres) og det skjer ingen flere forsøk. Automatisk sporede e-postmeldinger som mislykkes med følgende feil, forsøkes på nytt:

  • Nivåheving av e-post mislykkes på grunn av en plugin-modul som er konfigurert i kundemiljøet.
  • Nivåheving av e-post mislykkes på grunn av tidsavbrudd fra Customer Engagament-apper eller Microsoft Exchange.
  • En e-post blir avvist med InvalidSender eller på grunn av noen ukjente avgjørelser.
  • E-postmeldinger mislykkes og kan ikke leveres hvis eieren av køen ikke har riktig sikkerhetsrolle tilordnet. Uten riktig sikkerhetsrolle kan ikke eieren eie e-postoppføringen som spores av køen.

Hvis e-posten etter 5 forsøk ikke kan flyttes opp på grunn av en plugin-feil, prøv å fiks plugin-modulen. Deretter tilordner du Spor til Dynamics 365-kategorien for å spore e-postmeldingene som ikke er levert, manuelt i kundeengasjementsapper.

Hvordan fjerner jeg kategoribasert sporing via OrgDBOrgSetting?
For å kunne deaktivere Outlook-spesialkategorien Sporet til Dynamics 365 må du aktivere OrgDBOrgSetting i organisasjonen. Kundeengasjementsapper omfatter OrgDBOrgSettings-verktøyet som gir administratorer muligheten til å implementere bestemte oppdateringer som tidligere var reservert for registerimplementeringer.

  1. Følg instruksjonene i denne artikkelen for å pakke ut verktøyet.
  2. Når du har pakket ut verktøyet, kan du deaktivere OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
  3. Når du deaktiverer OrgDBOrgSetting, fjernes kategorien Sporet til Dynamics 365 for alle Exchange-postbokser i organisasjonen som har synkronisering på serversiden aktivert, etter cirka 15 minutter.

Du kan også bruke dette verktøyet til å redigere OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.