Automatiser bekreftelse av innkjøpsordre med samsvar med Copilot Studio og SAP

Bruk Microsoft Copilot Studio agenter til å automatisere ende-til-ende-samsvar av leverandørordregodkjenninger mot åpne innkjøpsordrer i et virksomhetsressursplanleggingssystem (ERP), for eksempel SAP.

Denne tilnærmingen gjør det mulig for en innkjøpsorganisasjon å bekrefte det store flertallet av innkommende ordrebekreftelser automatisk, samtidig som bare reelle avvik sendes til en innkjøpsspesialist for gjennomgang. Et fleragentsystem trekker ut bekreftelsesdataene, sammenligner dem med bestillingen av posten, bruker toleranseregler og skriver bekreftede resultater tilbake til ERP-systemet med minimal manuell inngripen.

Tips

Denne artikkelen inneholder et eksempelscenario og en visuell representasjon av hvordan du automatiserer bekreftelse av innkjøpsordre ved hjelp av Microsoft Copilot Studio og SAP. Denne løsningen er en generalisert eksempelarkitektur som du kan bruke for mange ulike scenarioer og bransjer. Denne artikkelen er begrenset til anbefalte fremgangsmåter.

Arkitekturdiagram

Diagram over en fleragentarkitektur med inntak, orkestrering, valideringsport og resultater for automatisert samsvar av ordreanerkjennelse.

Workflow

Denne arkitekturen automatiserer samsvarende arbeidsflyt for ordregjenkjenning:

  1. Bekreftelsesinntak: Leverandører sender ordreanerkjennelser (ordrebekreftelser) som kommer gjennom en overvåket kanal, for eksempel en delt postboks eller en elektronisk datautvekslingsfeed (EDI), med bekreftelsesdetaljene for én eller flere innkjøpsordrer. Power Automate utløser skyflyter for å registrere ordrebekreftelser.

  2. Bekreftelseslagring: Power Automate skyflyter lagrer bekreftelsene for innkommende ordre til Dataverse.

  3. Utløser: En Power Automate-skyflyt som bruker en Dataverse-utløser starter orkestreringsagenten. Flyten kjøres når en ordrebekreftelse lagres i Dataverse.

  4. Feltuttrekking: En ekstraksjonsagent innebygd i Copilot Studio leser bekreftelsen og normaliserer nøkkelfeltene (innkjøpsordrenummer, linjeelementer, antall, priser, måleenhet og bekreftede leveringsdatoer) i et konsekvent internt skjema.

  5. Innkjøpsordrehenting: Orchestrator-agenten henter den tilsvarende bestillingen fra SAP gjennom SAP-koblingen ved hjelp av innkjøpsordrenummeret som nøkkelen.

  6. Samsvar og validering: En samsvarende agent sammenligner bekreftelsen mot bestillingslinjen etter linje, på tvers av antall, priser, datoer og andre konfigurerte felt. Agenten bruker deretter organisasjonens samsvarende kriterier, som kan omfatte nøyaktige samsvarskrav, forretningsdefinerte toleranser eller en kombinasjon av begge, for å avgjøre om bestillingen kan bekreftes automatisk.

  7. Automatisk bekreftelse: Når bekreftelsen samsvarer innenfor toleranse, bekrefter agenten ordren og skriver resultatet tilbake til SAP automatisk, uten menneskelig involvering.

  8. Unntaksopptrapping: Når det oppdages et avvik, eskalerer agenten til en innkjøpsspesialist gjennom Microsoft Teams. Agenten gir bekreftelsen, innkjøpsordren og de spesifikke forskjellene, slik at personen raskt kan løse unntaket.

  9. Logging og overvåking: Microsoft Dataverse registrerer hvert resultat, enten en bekreftelse eller en eskalering, og gir et enhetlig revisjonsspor og unntakssporingslag for rapportering og kontinuerlig forbedring.

Komponenter

Disse tjenestene og teknologiene inntar ordreanerkjennelser, trekker ut bekreftelsesdata, samsvarer med kjøpsordrer i SAP, bekrefter samsvarende ordrer og eskalerer og sporer unntak.

Komponent Rolle i arkitekturen
Copilot Studio Hoster multiagentsystemet. En orchestratoragent koordinerer et spesialisert ekstraksjonsmiddel og en matchende agent, administrerer toleranseregler og bestemmer mellom autonom bekreftelse og menneskelig eskalering.
SAP ERP Fungerer som postsystemet for bestillinger. Agentene henter innkjøpsordredata og skriver tilbake bekreftede ordrer gjennom SAP-koblingen.
Power Automate-skyflyt Finn nye bekreftelser i inntakskanalene og utløse agentnettverket. Koblinger gir integreringspunkter til e-post- eller EDI-kilder og sap.
Dataverse Brukes som kilden til sannheten for innkommende ordreanerkjennelse og muliggjør statusbasert orkestrering. Gir tilstanden, revisjonsloggen og unntakssporingslaget, noe som gir en samlet oversikt over hver bekreftelse og eskalering for rapportering og styring.
Microsoft Teams Leverer unntaksopptrappinger og varsler til innkjøpsspesialister, som presenterer bekreftelsen, innkjøpsordren og de spesifikke avvikene for rask løsning.
Microsoft Entra ID Gir identitets- og tilgangskontroll, inkludert tjenestekontoer med minst rettigheter for agentenes lese- og skriveoperasjoner mot SAP og Dataverse.

Scenariodetaljer

Dette brukstilfellet er basert på en virksomhetstilnærming til å bygge en pålitelig, automatisert og revisjonsbar prosess for å bekrefte leverandørordreanerkjennelser mot et ERP-system, samtidig som manuell innsats minimeres.

Forretningsutfordring

Organisasjoner som kjøper i stor skala, mottar store mengder bekreftelser av leverandørbestillinger. Historisk sett kontrolleres og tastes en betydelig andel av disse bekreftelsene manuelt: innkjøpsansatte åpner hver bekreftelse, finner den samsvarende bestillingen i SAP og sammenligner antall, priser og datoer for hånd.

Denne manuelle prosessen er treg, kostbar og utsatt for feil. Det skalerer dårlig med vekst, knytter dyktige innkjøpsansatte til repeterende kontroller i stedet for unntakshåndtering, og gjør det vanskelig å bruke samsvars- og toleranseregler konsekvent på tvers av regioner og leverandørformater.

Løsning

Implementere en fleragentarkitektur i Copilot Studio som automatiserer bekreftelsesbehandling for innkjøpsordre. Løsningen bruker spesialiserte agenter til å trekke ut bekreftelsesdata, hente innkjøpsordrer fra SAP, bruke forretningsdefinerte samsvarskriterier og avgjøre om bekreftelser kan bekreftes automatisk eller kreve menneskelig gjennomgang.

Arkitekturen kombinerer agentorkestrering, SAP-integrering, Power Automate skyflyter og dataversbasert sporing for å opprette en pålitelig og revisjonsbar prosess. Innkjøpsspesialister fokuserer på unntak mens rutinemessige bekreftelser behandles automatisk.

Viktige funksjoner:

  • Automatiser bekreftelsesinntak og behandling.
  • Normaliser leverandørserkjennelser på tvers av formater.
  • Valider bekreftelser mot innkjøpsordrer ved å bruke organisatoriske samsvarskriterier, for eksempel krav til nøyaktig samsvar eller konfigurerbare toleranser.
  • Send unntak videre til innkjøpsspesialister.
  • Vedlikehold et revisjonsspor for styring og rapportering.

Resultat: Med dette mønsteret kan en organisasjon flytte de fleste ordrebekreftelser fra manuell håndtering til rett gjennom-behandling, noe som frigjør innkjøpsspesialister til å fokusere på unntak i stedet for rutinemessig kontroll. Tilnærmingen gir en gjenbrukbar plantegning for andre dokumentdrevne prosesser med høyt volum i domener som finans og salg.

Vurderinger

Disse hensynene tar i bruk prinsippene i Power Platform Well-Architected, et sett med veiledende prinsipper som forbedrer kvaliteten på en arbeidsbelastning. Finn ut mer i Microsoft Power Platform Well-Architected.

Pålitelighet

  • Feilisolering: Håndtere uttrekkingsfeil, samsvarende feil og problemer med SAP-integrering separat, slik at en mislykket bekreftelse aldri blokkerer resten av gruppen.

  • Idempotent-behandling: Bruk innkjøpsordrenummeret og bekreftelsesidentifikatoren til å oppdage og hoppe over duplikater, og forhindre gjentatte bekreftelser hvis en melding leveres på nytt.

  • Tilbakefallsmekanismer: Ruterekjennelser som ikke kan behandles automatisk til en menneskelig unntakkø, slik at ingen bekreftelse går tapt.

  • Logging med to lag: Spill inn resultater i datavers og send et sekundært varsel om feil, slik at unntakene forblir synlige selv om et loggingstrinn mislykkes.

Security

  • Tilgangskontroll: Begrense inntakskanaler, dataverse tabeller og SAP-tjenestekonto til bare autoriserte identiteter.

  • Minste rettighet: Gi agentene lesetilgang til kjøpsordrer og skrive tilgang bare til ordrebekreftelsesoperasjonene de krever.

  • Databeskyttelse: Behandle bekreftelsesdata, som kan omfatte kommersielt sensitive priser, sikkert og beskytte sensitive felt i transitt og i ro.

  • Samsvar: Juster validerings- og revisjonsregler med organisasjonens økonomiske kontroller og krav til oppbevaring av poster.

Driftskvalitet

  • Standardisering: Normaliser varierte leverandørgjenkjenningsformater i ett enkelt internt skjema for å holde samsvarende logikk enkel og konsekvent.

  • Dokumentasjon: Vedlikehold runbooks for vanlige unntakstyper, problemer med leverandørformat og sap-konfigurasjonsendringer. Dokumenter samsvarende vilkår, inkludert eventuelle krav, toleranser og eskaleringsbetingelser.

  • Støtteprosess: Lær opp innkjøps- og IT-støtteteam til å tolke agentkjøringslogg, diagnostisere feil og utføre manuell gjenoppretting.

  • Endringsbehandling: Valider endringer i uttrekkings-, samsvarstilordninger og SAP-tilordninger i et miljø som ikke er i produksjon før lansering, og bruk kildekontroll for agent- og flytdefinisjoner.

Ytelseseffektivitet

  • Gjennomstrømming: Endre størrelsen på løsningen for store daglige volumer og prosessoppkallelser parallelt der koblingene tillater det.

  • Optimalisering: Hurtigbuffer ofte brukte referansedata, for eksempel leverandør- og innkjøpsordreoppslag, for å unngå overflødige SAP-spørringer.

  • Koblingsbegrensning: Konto for plattform- og SAP-koblingsgrenser, og innføring i kø gjennom Dataverse for toppbelastninger.

  • Skalerbarhet: Utvide det samme orchestratormønsteret til nye domener og dokumenttyper uten å redesigne kjernesamsvarsflyten.

Opplevelsesoptimalisering

  • Selvbetjent: Aktiver innkjøpsspesialister for å løse og reprosessere eskalerte anerkjennelser direkte, uten IT-avhengighet.

  • Transparens: Vis behandlingsstatus og unntakskøer i Dataverse, med analyser i Power BI for trend- og ytelsesrapportering.

  • Klare eskaleringer: Presenter hver eskalering med et strukturert sammendrag: bekreftelsen, bestillingen, de spesifikke forskjellene og en anbefalt handling.

  • Måltjenestenivå: Angi et direktemål, for eksempel å bekrefte de fleste bekreftelser automatisk, og overvåke mot det.

Ansvarlig kunstig intelligens

  • Pålitelighet og sikkerhet: Overvåk agentutganger kontinuerlig for nøyaktighet, og hold et menneske oppdatert for å gjennomgå avvik og unntak før de påvirker ERP-systemet.

  • Personvern og sikkerhet: Sørg for at dataene agentprosessen overholder gjeldende retningslinjer for personvern og datahåndtering.

  • Gjennomsiktighet: Gjør agentbeslutninger sporbare, med logger tilgjengelig for revisjon av hver bekreftelse og eskalering.

  • Ansvar: Bruk gjennomgang med menneskelig kontroll for å beholde ansvaret for unntak og grensetilfeller hos innkjøpsteamet.

Bidragsytere

Microsoft vedlikeholder denne artikkelen. Følgende bidragsytere skrev denne artikkelen.

Hovedforfattere:

  • Last updated on