Anbefalinger for skriving av innhold for brukergrensesnitt

2024-05-10

Gjelder denne Power Platform Well-Architected Experience Optimization-sjekklisteanbefalingen:

XO:09	Innholdet må være lett tilgjengelig og gi en klar retning. Bruk en imøtekommende, konsistent og profesjonell tone som gjør det mulig å fullføre oppgaven.

Denne veiledningen beskriver anbefalingene for å utforme effektivt innhold skreddersydd for brukeropplevelser. Innhold fungerer som hovedkommunikasjonsmodus i et brukergrensesnitt, og har mer kraft til å kommunisere komplekse idéer enn visuelle elementer alene. Ordene vi bruker i et program, har innflytelse på hvordan brukerne navigerer og oppfatter det, enten vi veileder dem gjennom en prosess eller deler viktig systeminformasjon.

Viktige utformingsstrategier

Skriving av innhold som er en del av brukergrensesnittutformingen, er både en kunst og en vitenskap. Ved å kombinere disse gode fremgangsmåtene for copywriting med gode fremgangsmåter for visuell utforming, vil brukeropplevelsen bli bedre.

Gjøre innholdet skannbart

Når folk bruker et forretningsprogram er de ikke interessert i funksjonene i brukergrensesnittet eller blomstrende språkbruk. De er fokusert på fullføring av oppgaver. Hjelp dem ved å skrive med korte, skannbare blokker. Del tekst i kortere setninger og avsnitt. Unngå for mye overstrømmende språk. Brukere går ofte til et brukergrensesnitt med bestemte mål i bakhodet, og innhold bør veilede dem sømløst mot å nå disse målene.

Vær konsis. Innholdet skal være kort og konsist. Kortfattethet betyr ikke begrenset. Det betyr effektivt. Bruk så få ord som mulig, samtidig som du beholder meningen. Sørg for at hvert ord i innholdet har et formål. Oppgi bare nødvendige informasjon til rett tid. Husk at det er mindre sannsynlig at for mye innhold blir lest. Følg Mark Twains råd: "Det er enkelt å skrive. Alt du trenger å gjøre, er å krysse ut feil ord."

Start med den viktigste informasjonsbiten – verdiforslaget. Hvis mellomrom tillater det, legger du til et kort avsnitt eller to med detaljer i betydningsrekkefølge. Hvis du vil si mer, kan du bruke koblingen Les mer. Noen ganger er det lettere å skrive brødteksten i meldingen først og deretter skrive inn teksten.

Bruk spesifikke verb når det er mulig. Spesifikke verb er mer meningsfylte for personer enn generiske. Hjelp brukeren med å forstå tilgjengelige alternativer og nødvendige handlinger raskt ved å bruke bestemte ord som "hent", "oppdater", "velg" eller "endre". Du kan unngå forvirring og redusere tvetydighet ved å fjerne ord som har flere betydninger.

Hold det kontekstavhengig og oppgavefokusert

Fortell andre hva de må vite. Innholdet bør gi brukerne den nødvendige informasjonen som kreves for å utføre oppgavene sine eller for å ta informerte avgjørelser i brukergrensesnittet. Brukere er avhengige av innhold for å veilede brukernes samhandlinger og forventer klar, relevant informasjon som tilfredsstiller deres behov. Innhold bør aldri skape forvirring eller frustrasjon.

Korte enheter skaper en naturlig flyt. Fokuser på brukeren, handlingen som skal utføres, eller hva de kan forvente videre. For å unngå frustrasjon og kognitiv belastning må du ikke ta med informasjon som er irrelevant eller forstyrrer den umiddelbare oppgaven.

Plasser fordelen før handlingen eller funksjonen. Denne metoden øker brukerens mulighet til raskt å fullføre oppgaver ved å forklare fordelene først. Hvilket positivt resultat vil resultatet bli når handlingen er fullført? Forklar fordelene før du ber dem om å gjøre noe, og unngå å be om en handling før du forklarer hvorfor.

Når det kommer til innhold på oppgavenivå, bør du ikke fokusere på å skryte av varemerket på en påtrengende måte. For eksempel bør du unngå "Microsoft Connector-transporttjenesten ankommer skoleområdet kl. kl. 14:15", og heller bruke "Bussen ankommer kl. 14:00".

Bruk vanlig språk

Bruk et klart og tydelig språk som er enkelt å forstå for målgruppen, og som er blottet for unødvendig sjargong og tekniske termer. Brukere bør kunne forstå innhold enkelt og redusere sannsynligheten for forvirring eller misforståelser, noe som til slutt forbedrer engasjementet. Hold lesenivået på 10.-klassenivå eller lavere. Riktig lesenivå øker tilgjengeligheten og inkluderingen og blir tilgjengelig for et bredere spekter av brukere.

Inkluder setninger på 25 ord eller mindre. Setninger bør være korte og konsise. Korte setninger med tilstrekkelig informasjon legger til rette for forståelse, noe som gjør innholdet lettere å lese og forstå.

Unngå sjargong og akronymer. De fleste programvareingeniører foretrekker et enkelt, ikke-teknisk språk. Det er spesielt viktig å unngå sjargong i feilmeldinger. Det er også viktig å huske at mange vanlige uttrykk er utformelt språk og kanskje ikke er meningsfylte for alle.

Bytt ut tekniske ord med enklere ord. Ord som "konfigurer", "aktiver" eller "ugyldig" er unødvendig tekniske. Hold det enkelt. Bruk bare akronymer som brukerne har kjennskap til. Skriv akronymer helt ut første gang de nevnes på hver side, og inkluder referansen i parentes, for eksempel "call to action (CTA)".

Unngå doble negativer. Doble negativer øker kognitiv belastning. De gjør at folk bruker ekstra tid på å dekode meldingen. Fokuser på direkte, positive handlinger.

Hold en hyggelig og vennlig tone

Vær saklig, men ikke for innsmigrende. Folk forventer å få meldinger og å handle. Det er unødvendig å bruke "vennligst" i hele grensesnittet. Begrens bruken av termer som "vennligst" og "beklager", og reserver dem til oppgaver som er belastende, er forårsaket av en feil du har gjort, eller som får alvorlige konsekvenser. Det er imidlertid aldri god praksis å være uhøflig, arrogant eller kynisk i brukergrensesnittet.

Skriv som om du prater direkte til brukeren. Å bruke "du" understøtter en vennlig tone ved å fokusere på brukeren og bidrar til å unngå passiv stemme. Utelat pronomener og tilhørende hjelpeverb, og start setningen med et verb. Igjen bør du fokusere på å opprette en forbindelse ved hjelp av "du" eller "din".

Unngå å blande eiendomspronomen i 1. person ("Mitt instrumentbord") og språk med 2. person, for å redusere kognitiv belastning.

Når produktet eller programmet adresserer brukeren, bruker du "vi" eller navnet på organisasjonen din. Unngå forvirring ved å være tydelig på hvem som prater eller handler. Bruk for eksempel "Vi fant disse resultatene" i stedet for "Jeg fant disse resultatene". Bruk av "vi" kan få brukergrensesnittet til å føles mer menneskelig og vise ansvarlighet for systemfeil, og vektlegger brukerens viktighet på hvert eneste trinn på veien. Du bør imidlertid unngå å overbruke "vi", da dette kan forstyrre brukerens behov. Hvis du vil holde fokus på brukeren, bør du forbeholde "vi" til systemfeil, statusoppdateringer og andre systemrelaterte problemer.

Bruk alltid vanlige forkortelser som "f.eks.", "dvs." og "osv." for å skape en vennlig og uformell tone. Bruk aldri firmanavnet i bestemt form, og unngå å bruke det i en sammentrekning. Unngå tvetydige sammentrekninger som "there'd" og "what're". Unngå å blande forkortelser og hele uttrykk i brukergrensesnittet, fordi det skaper inkonsekvens og svekker tilliten. Bruk av hele uttrykk i stedet for vanlige forkortelser introduserer unødvendig formalitet.

Opprettholde stilistiske konsekvenser

Bruk ett ord eller uttrykk konsekvent for å referere til en bestemt handling på tvers av opplevelsen. Hvis du for eksempel kaller prosessen med å sikre en reservasjon, en "bestilling" i ett område av grensesnittet, må du ikke kalle den "reservasjon" andre steder. Kontroller ordbruken i hele organisasjonen for å få en mer ensartet praksis. Opprett en liste over avtalte termer for stilveiledningen som teamet kan referere til.

Påse riktig bruk av små eller store bokstaver. Avtal for eksempel bruk av stor forbokstav i hele brukergrensesnittet, og bruk bare stor forbokstav i det første ordet i en setning, og skriv alltid egennavn – navn på personer, steder og bestemte produkter – med stor forbokstav. For deloverskrifter, knapper og hyperkoblinger bruk stor forbokstav og uten tegnsetting. Ikke bruk stor forbokstav hvis du er i tvil. Bruk stor forbokstav for stillingstitler (Chief Financial Officer), organisasjonsnavn eller avdelinger (Human Resources), varemerkede produkter eller programmer og navn på personer og steder. Store bokstaver anbefales ikke under noen omstendighet. Hvis du vil fremheve tekst, kan du vurdere å bruke forskjellige typografistiler som størrelse, skriftvekt eller farge i stedet for store bokstaver.

Prioritere riktig setningsstruktur

Hvordan personer reagerer på og føler for programmet ditt, avhenger delvis av kvaliteten på skrivingen og den generelle talen og tonen du kommuniserer i. Når du skriver, finnes det generelt fire typer setninger, eller setningsstrukturer. Vanligvis benytter brukergrensesnittinnhold tre av de fire, avhengig av formålet med innholdet og produkttypen.

Bruk beskrivende setninger regelmessig. En beskrivelse av funksjonene i en komponent er et eksempel på når du kan bruke en beskrivende setning.
Bruk imperativ fritt. Dette er ledetekster og kommandoer, for eksempel å be brukeren om å se gjennom endringer og deretter sende inn.
Vær forsiktig med spørrende setninger. Dette er spørsmål. De kan godtas i produktflyter når brukere må foreta valg. De kan bidra til å finne løsninger eller avklare en brukers behov.
Begrense bruke av seninger med utropstegn, fordi den positive virkningen avtar med overbruk.

Vær bevisst på når du skal bruke aktiv form

I aktiv form utfører subjektet setningens handling, for eksempel "Skriv inn noen bokstaver". I passiv form mottar subjektet handlingen, for eksempel "Noen bokstaver må skrives inn".

Passiv form skjuler eller utelater aktøren, noe som gjør setningen mindre direkte og noen ganger tvetydig. Den mangler klarhet og autoritet.

Tabellen nedenfor illustrerer aktiv vs passiv form.

Aktiver	Passiv
"Klikk på 'Send'-knappen for å lagre endringene."	"Endringene lagres når du klikker på Send-knappen."
"Skriv inn e-postadressen din for å motta oppdateringer."	"Oppdateringer vil bli mottatt etter at e-postadressen er angitt."
"Velg ønsket språk i rullegardinlisten."	"Ønsket språk kan velges i rullegardinlisten."
"Fyll ut skjemaet med kontaktinformasjonen."	"Skjemaet må fylles ut med kontaktinformasjonen."
"Les vilkårene og betingelsene før du fortsetter."	"Vilkårene og betingelsene må leses for å fortsette."
"Klikk på bildet for å vise det i full størrelse."	"Bildet kan vises i full størrelse ved å klikke på det."

I hvert av disse eksemplene gir den aktive stemmen klare instruksjoner til brukeren (subjektet) ved å angi handlingen de må iverksette. Denne klarheten hjelper brukere med å forstå hva de må gjøre mer effektivt, fordi det gir bedre veiledning. I de passive eksemplene indikeres det ingen personer i denne saken, og det er derfor viktig hvem som skal utføre handlingen på emnet. Brukeren må være klar over når de må gjøre noe.

Passiv kan brukes til å moderere meldinger eller unngå å være for direkte, for eksempel når det oppstår feil. Eksempel: Når fokus er på å formidle informasjon om hva som skjedde i stedet for å tildele skyld eller ansvar, bruk passiv form. Vi synes feil er frustrerende uansett hvem sin feil det er. Gi aldri brukeren skylden eller legge mistanken på brukeren.

Tabellen nedenfor illustrerer aktiv vs passiv form i feilmeldinger.

Aktiver	Passiv
"Du har skrevet inn passordet feil."	"Passordet ble skrevet feil."
"Vi finner ikke filen."	"Filen ble ikke funnet."
"Du har sendt skjemaet."	"Skjemaet er sendt."
"Vi støtte på en feil under behandling av forespørselen."	"Det oppstod en feil under behandling av forespørselen."
"Vi har lagret endringene."	"Endringene er lagret."

For å få gode fremgangsmåter og standarder er du avhengig av den aktive formen. Hvis du imidlertid vil ha generelle retningslinjer (spesielt når du anbefaler ting som bør unngås, eller feilmeldinger), bør du bruke passiv form.

Vær nøye med innhold som skal brukes til hjelpeteknologier

Tilgjengelighet innebærer å sikre at innhold oppfattes, kjøres og forstås av alle brukere, inkludert brukere med nedsatt funksjonsevne. Funksjoner som beskrivende alternativ tekst, eller alt tekst,for bilder sikrer at brukere som er avhengig av hjelpeteknologier, kan få tilgang til og lett forstå innholdet i brukergrensesnittet. Mens alternativ tekst ofte brukes med bilder for å gi en tekstbeskrivelse for skjermlesere, kan den også brukes til ikke-tekstelementer på en webside, for eksempel videoer, lydfiler, diagrammer, grafer og interaktive komponenter som knapper eller ikoner.

Når du skriver alternativ tekst, må du formidle konsis og beskrivende tekst som uttrykker hensikten med og innholdet i bildet. Det må være tydelig, informativt og relevant for konteksten til bildet. Unngå for teknisk språk eller unødvendige detaljer. Fokuser på å formidle viktig informasjon, for eksempel viktige objekter, handlinger eller visuelle elementer, samtidig som du unngår subjektive tolkninger om bildet. Hold det kortfattet for å sikre at den leses effektivt av skjermlesere. Husk at standardanbefalingen for maksimal lengde på alternativ tekst er rundt 125 tegn. Skriv i en nøytral tone og kontroller at innholdet er grammatisk riktig.

Skrive for internasjonale målgrupper

Når du skriver innhold for et program som brukes over hele verden, bør du vurdere kulturelle forskjeller og sensitivitet for å sikre inkludering og relevans for brukere med ulike bakgrunner. Bruk nøytralt språk som enkelt kan bli forstått av en global målgruppe. Unngå utformelt språk, slang eller kulturspesifikke referanser. På denne måten ekskluderer du ikke brukere fra ulike regioner eller språkbakgrunner ved et uhell. Gi lokaliserte versjoner av grensesnittet med oversettelser som er skreddersydd til språket til hver enkelt målgruppe for å øke brukerengasjementet og forståelsen.

Forstå kulturelle normer, verdier og preferanser når du utformer innhold for en målgruppe. Ulike kulturer har ulik kommunikasjonsstil, etikette og sosiale normer som påvirker brukeratferden og forventninger. Oppretting av grensesnitt som appellerer til brukere, innebærer å vurdere faktorer som fargesymbolikk, ikonografi og innholdspresentasjonsformater som er spesifikke for hver kultur. Velg visuelle elementer som ikoner og bilder som er meningsfylte for brukere i ulike kontekster for ulike kontekster. Selv om bestemte symboler kan ha universelle betydninger, kan andre variere betydelig i forhold til hverandre, avhengig av kulturelle normer og oppfatninger. Samarbeid med lokale eksperter eller brukertesting under utformings- og lokaliseringsprosessen kan gi verdifull innsikt og sikre at grensesnittet gjenspeiler kulturelle nyanser og preferanser til målgruppen.