Er det verdt å automatisere denne prosessen?

Nå er det tid for å vurdere hvor lang tid det vil ta å bygge løsningen og avgjøre om den kan forsvares. Dette innebærer å veie forretningsverdien opp mot kostnadene ved automatisering av prosessen. Forretningsverdi er den løpende fordelen som virksomheten får fra prosjektet.

Kostnaden av ikke å gjøre noe

Hvis du vil finne ut om det er verdt å automatisere prosessen, må du først forstå kostnadene for ikke å løse problemet.

Som en del av å definere forretningsverdien du håper å oppnå fra Microsoft Power Platform-løsningen, må du få en bedre forståelse av hva det koster organisasjonen din å løse problemet på den nåværende måten. Du må med andre ord måle kostnadene ved å gjøre ingenting.

Hvis du vil beregne gjeldende kostnad, angir du tiden som brukes på å utføre den gjeldende prosessen, og multipliserer den med kostnadene for personene som utfører den. Du kan måle den årlige kostnaden ved å bestemme kostnaden for å kjøre en prosess ende-til-ende én gang, og deretter multipliserer du med antallet ganger du utfører prosessen i løpet av et år. Legg til andre kostnader, for eksempel programvarelisenser, papir, porto og så videre.

Eksempel: Kostnaden for den nåværende utgiftsprosessen

Det første vi må forstå, er hva det koster organisasjonen å fortsette å utføre reiseregningsprosessen manuelt? Vi oppdaget følgende da vi snakket med kollegaene våre:

• Vi oppdaget at det tar dem omtrent én time i uken å samle alle kvitteringene og fylle ut den manuelle reiseregningsrapporten. Abhay indikerte at det er omtrent 140 reiseregninger per uke. Vi fant også at de totale kostnadene for hvert gruppemedlem er omtrent $ 90/t.

  (140 reiseregninger × 1 time/uke) × $ 90 = $ 12 600/uke

  52 uker × $ 12 600 = $655 200 per år

• Nick går ikke gjennom eller godkjenner reiseregningene. Alt dette må Abhay og teamet fullføre. Siden Nick ikke overvåker utgiftene fra teamet regelmessig, mangler det en viktig mulighet for å kontrollere at utgiftene er rimelige se etter svindel og optimalisere teamets forbruksvaner.

• Abhay fortalte oss at teamet bruker omtrent 15 minutter per reiseregning, mottar i gjennomsnitt 140 rapporter i uken og sender tilbake 25 prosent av disse på grunn av manglende informasjon.

  Første gjennomgang: 140 reiseregninger × 15-minutters gjennomgang = 35 timer

  Første gjennomgang: 35 timer × $ 90 = $ 3150 i uke = $ 163 800/år

  Ettersyn: 35 reiseregninger × 15-minutters gjennomgang = 8,75 timer

  Ettersyn: 8,75 timer × $ 90/t = $ 787,50/uke = $ 40 950/år

  Totalkostnad per uke: $ 3937,50

  Totalkostnad per år: $ 204 750

• Når reiseregningen er bekreftet å være nøyaktig, tar det ca. 7 minutter per reiseregning for å slå opp finanskodene for hver utgiftskategori og skrive dem på hver utgiftslinje i rapporten.

  140 reiseregninger × 7 minutter med koding = 16,5 timer/uke = $ 1485/uke = $ 77 220/år

• Det tar ca. 10 minutter per reiseregning å opprette en betalingsjournal i finanssystemet for å behandle betaling og vise dette i finansrapporten for Charlotte.

  140 reiseregninger × 10 minutter = 23,8 timer/uke = $ 2142/uke = $ 111 384/år

• Charlotte ønsker å gå gjennom budsjettet hver uke, men hun får ikke rapporten før torsdag, etter at Abhay har fullført gjennomgangen og kommet tilbake til rapportene som manglet informasjon. (Selv om dette ikke er en pengekostnad, har den en innvirkning på virksomheten.)

Hele prosessen koster selskapet følgende:

$ 655 200 + $ 204 750 + $ 77 220 + $ 111 384 = $ 1 048 554

Neste trinn: Definere forretningsverdien

Obs!

Kan du fortelle oss om språkinnstillingene for dokumentasjonen? Ta en kort undersøkelse. (vær oppmerksom på at denne undersøkelsen er på engelsk)

Undersøkelsen tar rundt sju minutter. Det blir ikke samlet inn noen personopplysninger (personvernerklæring).