Procedure: De intercompany-inbox en outbox beheren
Alle IC-transacties die u via elektronische weg ontvangt van uw IC-partners, worden weergegeven in de IC-inbox.
De IC-inbox ordenen
Met de filtervelden boven aan het inboxvenster kunt u bepalen welke transacties worden weergegeven in het venster. Als u bijvoorbeeld alleen transacties wilt weergeven die door een bepaalde partner zijn gemaakt, kunt u filtercriteria invoeren in de filters Transactiebron en IC-partnercode.
Transactiebron
Wat u met een transactie kunt doen, hangt af van het volgende:
- Transactie gemaakt door uw IC-partner
- Transactie geweigerd door uw IC-partner en aan u geretourneerd
Met het veld Transactiebron weergeven kunt u het venster IC-inboxtransacties filteren, zodat maar een van deze soorten transacties wordt weergegeven. U kunt ook filteren op IC-partner of op de inhoud van het veld Regelactie.
Transactie gemaakt door IC-partner
Wanneer u een nieuwe transactie ontvangt die door uw partner is gemaakt, kunt u ervoor kiezen:
- De transactie te accepteren
- De transactie te weigeren (en aan de partner te retourneren)
- De transactie te annuleren (de transactie verwijderen en niet retourneren aan uw partner)
Geretourneerd door IC-partner
Als de transactie is geweigerd door uw IC-partner, hebt u geen andere keuze dan de transactie in de inbox te annuleren. Vervolgens moet u correctieregels maken of het dagboek of document in uw bedrijf tegenboeken.
Inboxitems opnieuw maken
Als u een transactie in uw inbox hebt geaccepteerd maar het document of dagboek vervolgens hebt verwijderd in plaats van geboekt, kunt u het inboxitem opnieuw maken en het nogmaals accepteren.
Een overzicht weergeven van IC-transacties voor een bepaalde periode
U kunt een overzicht weergeven van alle IC-transacties die u in een bepaalde periode hebt verzonden en ontvangen. In de lijst IC-transacties worden alle IC-grootboekposten, klantenposten en leveranciersposten weergegeven.
Notitie
Als de IC-partners in dezelfde database zijn opgenomen, worden de transacties verzonden zonder dat een bestand of e-mail nodig is. Zie het veld Overdrachttype in het venster IC-partner.
In dat geval, kunt u in het systeem instellen om de inbox en de outbox over te slaan, door respectievelijk het selectievakje Transacties automatisch accepteren in het venster IC-partner en het selectievakje Transacties automatisch verzenden in het venster IC-instellingen in te schakelen.
IC-transacties importeren uit een bestand
Als u een IC-partner hebt die zich niet in dezelfde database bevindt als uw bedrijf, kunt u IC-transacties van die partner ophalen in een XML-bestand. Vervolgens moet u de transacties importeren in uw inbox.
- Klik op het pictogram
, voer Bedrijfsgegevens in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling. - Sla het bestand op naar de locatie die u hebt opgegeven in het veld Details IC-inbox in het venster Bedrijfsgegevens.
- Klik op het pictogram -pictogram, voer IC-inboxtransacties in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
- Kies in het venster IC-inboxtransacties de actie Transactiebestand importeren.
- Selecteer in het venster dat wordt geopend het .xml-bestand dat de transacties bevat en klik vervolgens op Openen.
De transacties worden geïmporteerd in de inbox en u kunt ze nu verwerken.
Inkomende IC-transacties verwerken
Wanneer uw IC-partners u IC-transacties toesturen, komen de transacties terecht in uw IC-inbox. U moet elke transactie in uw inbox evalueren en verwerken.
- Klik op het pictogram -pictogram, voer IC-inboxtransacties in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
- Selecteer in het venster IC-inboxtransacties een regel en kies een actie om de regel te verwerken, zoals bijvoorbeeld Goedkeuren.
- Vul in het venster Bewerking IC-inbox voltooien de velden in met de benodigde gegevens. Kies een veld om een korte omschrijving van het veld of een koppeling naar meer informatie te lezen.
- Kies de knop OK.
Bij regels die u verwerkt met de actie Goedkeuren, worden document- of dagboekregels aangemaakt in uw bedrijf. Open elk document of dagboek, breng de gewenste wijzigingen aan en boek de regels.
De regels die u verwerkt met de actie Retour naar partner worden verplaatst naar de IC-outbox, vanwaar u ze naar uw partner kunt verzenden.
Voor regels die u verwerkt met de actie Retour door partner moet u nu een correctie boeken op de oorspronkelijke transactie die u boekte in uw bedrijf.
Uitgaande IC-transacties verwerken
Wanneer u een IC-dagboek of -document boekt of een IC-orderbevestiging verzendt, worden de transacties verzonden naar uw IC-outbox. Als u deze wilt doorsturen naar uw IC-partners, moet u de outbox openen en de transacties verwerken.
- Klik op het pictogram ![Zoeken naar pagina of rapport]pictogram(media/ui-search/search_small.png "Zoeken naar pagina of rapport"), voer IC-outboxtransacties in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
- Selecteer in het venster IC-outboxtransacties een regel en kies een actie om de regel te verwerken, zoals bijvoorbeeld Terug naar inbox.
Regels die u verwerkt met de actie Verzenden naar IC-partner worden verzonden naar de inbox van de betreffende partner.
De regels die u verwerkt met de actie Terug naar inbox worden naar de inbox verplaatst, waar u ze kunt goedkeuren om documenten of dagboekregels in uw bedrijf te maken.
Voor regels die u verwerkt met de actie Annuleren moet u nu een correctie boeken op de oorspronkelijke transactie die u boekte in uw bedrijf.
IC-inboxtransacties opnieuw maken
Het kan voorkomen dat u een transactie in de inbox of outbox opnieuw wilt maken. Als u een transactie in uw inbox bijvoorbeeld hebt geaccepteerd maar het document of dagboek vervolgens hebt verwijderd in plaats van geboekt, kunt u de inboxpost opnieuw maken en deze nogmaals accepteren.
In de volgende procedure wordt beschreven hoe u inboxtransacties opnieuw kunt maken. De procedure voor de outbox is hetzelfde.
Klik op het pictogram ![Zoeken naar pagina of rapport]pictogram(media/ui-search/search_small.png "Zoeken naar pagina of rapport"), voer Verwerkte IC-inboxtransacties in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
Open het venster Verwerkte IC-inboxtransacties, selecteer de regel met de transactie die u opnieuw wilt maken in de inbox en selecteer de actie Inboxtransacties opnieuw maken.
Zie ook
Intercompany-transacties beheren
Financiën
Financiën instellen
Werken met diversendagboeken
Werken met Dynamics NAV