Procedure: Gebruikers en machtigingen beheren
Als u gebruikers wilt toevoegen in Dynamics NAV, moet de Office 365-beheerder van uw bedrijf eerst de gebruikers in het Office 365-beheercentrum maken. Zie voor meer informatie Gebruikers aan Office 365 toevoegen voor bedrijven
Als gebruikers in Office 365 zijn gemaakt, kunnen ze worden geïmporteerd in het venster Gebruikers door middel van de actie Gebruikers ophalen uit Office 365. Aan gebruikers worden machtigingensets toegewezen op basis van het plan dat aan de gebruiker is toegewezen in Office 365.
U kunt vervolgens machtigingensets aan gebruikers toewijzen om te bepalen tot welke databaseobjecten (en daardoor tot welke UI-elementen) zij toegang hebben en in welke bedrijven.
Een machtigingenset is een verzameling machtigingen voor bepaalde objecten in de database. Aan alle gebruikers moeten een of meer machtigingensets worden toegewezen voordat ze toegang hebben tot Dynamics NAV. Er zijn standaard verschillende vooraf gedefinieerde machtigingensets beschikbaar. U kunt de machtigingensets gebruiken zoals deze zijn gedefinieerd, u kunt de sets aanpassen of u kunt uw eigen machtigingensets maken.
U kunt gebruikers toevoegen aan gebruikersgroepen. Hierdoor wordt het gemakkelijker om dezelfde machtigingensets aan meerdere gebruikers toe te wijzen.
Beheerders kunnen het venster Gebruikersinstellingen gebruiken om perioden te definiëren waarin opgegeven gebruikers kunnen boeken en ook kunnen opgeven of het systeem de tijdsduur vastlegt gedurende welke gebruikers zijn aangemeld.
Machtigingen toewijzen aan een gebruiker
- Klik op het pictogram
, voer Gebruikers in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling. - Selecteer de gebruiker waaraan u machtigingen wilt toewijzen. Alle machtigingensets die al zijn toegewezen aan de gebruiker worden weergegeven in het feitenblok Machtigingensets.
- Kies de actie Bewerken om het venster Gebruikerskaart te openen.
- Vul op het sneltabblad Gebruikersmachtigingensets waar nodig de velden in op een nieuwe regel. Kies een veld om een korte omschrijving van het veld of een koppeling naar meer informatie te lezen.
Gebruikers in gebruikersgroepen samenvoegen
U kunt gebruikersgroepen instellen om u te helpen machtigingensets te beheren voor groepen gebruikers in uw bedrijf. U kunt een functie gebruiken om alle machtigingensets van een bestaande gebruikersgroep naar de nieuwe gebruikersgroep te kopiëren. De leden van de gebruikersgroep worden niet gekopieerd.
Klik op het pictogram
, voer Gebruikersgroepen in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.U kunt ook in het venster Gebruikers de actie Gebruikersgroepen kiezen.
Selecteer in het venster Gebruikersgroepen een bestaande gebruikersgroep die u wilt kopiëren en kies de actie Gebruikersgroep kopiëren.
Geef in het veld Nieuwe gebruikersgroepcode de naam van de nieuwe gebruikersgroep en kies de knop OK.
Als alternatief voor het kopiëren kunt u de actie Nieuw gebruiken om een nieuwe regel voor een lege gebruikersgroep te maken, die u vervolgens handmatig invult.
Als u nieuwe of extra gebruikers wilt toevoegen, kiest u in het venster Gebruikersgroep de actie Gebruikersgroepsleden.
Vul in het venster Gebruikersgroepsleden op een nieuwe regel de velden waar nodig in door bestaande gebruikers te selecteren.
Als u nieuwe of extra machtingensets wilt toevoegen, kiest u in het venster Gebruikersgroep de actie Machtigingensets van gebruikersgroep.
Vul in het venster Machtigingensets van gebruikersgroep op een nieuwe regel de velden waar nodig in door bestaande machtigingensets te selecteren.
Machtigingensets maken of wijzigen
Als de standaard machtigingensets van Dynamics NAV ontoereikend zijn of niet geschikt zijn voor uw organisatie, kunt u nieuwe machtigingensets maken. En als de afzonderlijke objectmachtigingen die een machtigingenset definiëren niet voldoende zijn, kunt een machtigingenset aanpassen. U kunt een machtigingenset handmatig maken, of u kunt een opnamefunctie gebruiken die uw acties vastlegt terwijl u door scenario navigeert en daarmee de vereiste machtigingenset genereert.
Machtigingensets handmatig maken of wijzigen
Klik op het pictogram
, voer Gebruikers in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.Kies in het venster Gebruikers de actie Machtigingensets.
Kies in het venster Machtigingensets de actie Nieuw.
Vul op een nieuwe regel de velden indien nodig in.
Kies de actie Machtigingen.
Vul in het venster Machtigingen waar nodig de velden in de koptekst in.
Vul op een nieuwe regel de vijf velden voor de verschillende machtigingstypen in zoals beschreven in de volgende tabel.
Optie Omschrijving Leeg Geeft aan dat het machtigingstype niet voor het object is verleend. Ja Geeft aan dat het machtigingstype is verleend met directe toegang tot het object. Indirect Geeft aan dat het machtigingstype is verleend met indirecte toegang tot het object. Indirechte machtiging voor een tabel in betekent dat u de tabel niet kunt openen en lezen, maar u kunt de gegevens in de tabel weergeven via een ander object, zoals een pagina, waarvoor u een directe toegangsmachtiging hebt. Zie het onderdeel “Voorbeeld: indirecte machtiging” in dit onderwerp voor meer informatie.
Voer in het veld Beveiligingsfilter een filter in dat u op de machtiging wilt toepassen, door het veld te selecteren waarvoor u de toegang van een gebruiker wilt beperken.
Als u bijvoorbeeld een beveiligingsfilter wilt maken zodat een gebruiker alleen verkopen met een bepaalde verkopercode kan weergeven, kiest u het veldnummer voor het veld Verkoperscode. Voer vervolgens in het veld Veldfilter de waarde in waarmee u de toegang wilt beperken. Als u de toegang van een gebruiker wilt beperken tot de verkopen van Annette Hill, voert u AH in.
Herhaal stap 7 en 8 en voeg aan de machtigingenset machtigingen toe voor aanvullende objecten.
Machtigingensets maken of bewerken door uw acties op te nemen
Klik op het pictogram
, voer Gebruikers in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.Kies in het venster Gebruikers de actie Machtigingensets.
Kies in het venster Machtigingensets de actie Nieuw.
Vul op een nieuwe regel de velden indien nodig in.
Kies de actie Machtigingen.
Kies in het venster Machtigingen de actie Starten.
Een opnameproces wordt gestart, dat al uw acties in de gebruikersinterface vastlegt.
Ga naar de verschillende vensters en activiteiten in Dynamics NAV waartoe u gebruikers met deze machtigingenset toegang wilt verlenen. U moet de taken uitvoeren waarvoor u machtigingen wilt opnemen.
Om de opname te stoppen, gaat u terug naar het venster Machtigingen en kiest u de actie Stoppen.
Kies de knop Ja om de opgenomen toegangsrechten aan de nieuwe machtigingenset toe te voegen.
Geef voor elk object in de opgenomen lijst aan of gebruikers records mogen invoegen, wijzigen of verwijderen in de opgenomen tabellen. Zie stap 7 in het gedeelte "Machtigingensets handmatig maken of wijzigen".
Voorbeeld: indirecte machtiging
U kunt een indirecte machtiging toewijzen om een object enkel door middel van een ander object te laten gebruiken. Een gebruiker kan bijvoorbeeld machtiging hebben om codeunit 80, Verkoop-boeken, uit te voeren. De codeunit Verkoop-boeken voert veel taken uit, waaronder het wijzigen van tabel 37, Inkoopregel. Wanneer de gebruiker een verkoopdocument boekt, de codeunit Verkoop-boeken, controleert Dynamics NAV of de gebruiker de machtiging heeft om de tabel Inkoopregel te wijzigen. Als dat niet het geval is, kan de codeunit de taken niet uitvoeren en ontvangt de gebruiker een foutmelding. Indien dit wel zo is, wordt de codeunit uitgevoerd.
De gebruiker hoeft echter geen volledige toegang te hebben tot de tabel Inkoopregel om de codeunit uit te voeren. Als de gebruiker indirecte machtiging heeft voor de tabel Inkoopregel, kan de codeunit Verkoop-boeken worden uitgevoerd. Wanneer een gebruiker een indirecte machtiging heeft, kan die gebruiker enkel de tabel Inkoopregel wijzigen door de codeunit Verkoop-boeken of een ander object uit te voeren dat machtiging heeft om de tabel Inkoopregel te wijzigen. De gebruiker kan alleen de tabel Inkoopregel wijzigen vanuit de ondersteunde toepassingsgebieden. De gebruiker kan de functie niet per ongeluk of opzettelijk op andere manieren uitvoeren.
Tijdsbeperkingen voor gebruikers instellen
Beheerders kunnen perioden definiëren waarin opgegeven gebruikers kunnen boeken en ook kunnen opgeven of het systeem de tijdsduur vastlegt gedurende welke gebruikers zijn aangemeld. Beheerders kunnen ook divisies toewijzen aan gebruikers.
- Klik op het pictogram , voer Gebruikersinstellingen in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
- Kies in het venster Gebruikersinstellingen dat wordt geopend, de actie Nieuw.
- Voer in het veld Gebruikers-id de id van een gebruiker in of kies het veld om alle huidige Windows-gebruikers in het systeem te zien.
- Vul de velden in.
Zie ook
Voorbereid zijn om zaken te doen
Installatie en beheer in Dynamics NAV
Welkom bij Dynamics NAV
Werken met Dynamics NAV