Power Automate-stromen gebruiken in Business Central
Met Business Central krijgt u een licentie voor Microsoft Power Automate. Met deze licentie kunt u uw Business Central-gegevens als onderdeel van een werkstroom gebruiken in Microsoft Power Automate. U maakt stromen en maakt verbinding met uw gegevens uit interne en externe bronnen met behulp van de Business Central-connector.
Power Automate-stromen worden geactiveerd door gebeurtenissen, zoals een record is gemaakt, gewijzigd of verwijderd. Stromen kunnen ook worden uitgevoerd volgens een door de gebruiker gedefinieerd schema of op aanvraag.
Notitie
Beheerders kunnen de toegang tot Power Automate beperken. Neem contact op met uw beheerder als u merkt dat u geen toegang heeft tot sommige of alle functies die in dit artikel worden beschreven. Als u wilt leren hoe u toegang tot Power Automate kunt bepalen als beheerder, raadpleegt u Power Automate-integratie instellen.
Fooi
Naast Power Automate kunt u sjablonen voor goedkeuringswerkstromen gebruiken in Business Central. Hoewel het twee aparte werkstroomsystemen zijn, wordt elke goedkeuringswerkstroomsjabloon die u maakt met Power Automate, toegevoegd aan de lijst met werkstromen in Business Central. Zie voor meer informatie Werkstromen.
Over Power Automate-stromen
Power Automate is een service die u helpt bij het maken van geautomatiseerde werkstromen (of stromen) tussen apps en services, zoals Business Central. Power Automate-stromen vereisen weinig of geen codeerkennis. Ze kunnen worden geassocieerd met een breed scala aan gebeurtenissen en reacties, zoals:
- Recordwijzigingen
- Updates van externe bestanden
- Geboekte documenten
- Verschillende services van Microsoft en derden, zoals Microsoft Outlook, Excel, Dataverse, Teams, SharePoint, Power Apps en meer.
Er zijn drie verschillende soorten cloudstromen waarmee u kunt werken:
| Stroomtype | Beschrijving |
|---|---|
| Geautomatiseerde stroom | Dit stroomtype wordt automatisch uitgevoerd door een gebeurtenis. In Business Central kan een gebeurtenis bijvoorbeeld plaatsvinden wanneer een record of document wordt gemaakt, gewijzigd of verwijderd. Een nieuwe verkoopfactuur kan bijvoorbeeld een stroom activeren voor een goedkeuringsverzoek, waarvoor verschillende gebeurtenissen kunnen worden ingesteld, afhankelijk van het antwoord van de fiatteur. Een negatieve reactie stuurt een bericht en e-mail naar de aanvrager van de goedkeuring. Een positieve reactie werkt tegelijkertijd een Excel-spreadsheet bij die zich in een SharePoint bevindt en stuurt een update naar een Teams-chat. Geautomatiseerde stromen kunnen worden gestart door zowel interne als externe gebeurtenissen in Business Central. |
| Goedkeuringsstroom | Goedkeuringsstromen zijn ook geautomatiseerde stromen Power Automate, maar ze zijn specifiek ontworpen om goedkeuring te vragen wanneer er wijzigingen worden aangebracht in records en gegevens. U kunt goedkeuringsstromen gebruiken in Power Automate als alternatief voor de functie voor goedkeuringsworkflows die deel uitmaakt van Business Central. |
| Geplande stroom | Dit type stroom wordt ook automatisch uitgevoerd, maar het wordt periodiek uitgevoerd op een geplande datum en tijd. |
| Directe stroom | Dit stroomtype wordt op aanvraag uitgevoerd, waarbij de gebruiker het handmatig moet uitvoeren vanaf een knop of actie in een andere app of ander apparaat, in dit geval de Business Central-cliënt. Directe stromen werken op dezelfde manier als batchsnelkoppelingen, waarbij meerdere lange stappen worden uitgevoerd met een paar drukken op een knop en worden gestart vanaf specifieke pagina's of tabellen. Een stroom kan bijvoorbeeld een knop toevoegen aan het actiemenu op de pagina Leveranciers om betalingen aan een leverancier te blokkeren en tegelijkertijd aanpasbare e-mails te verzenden naar de contactpersoon van de leverancier en de inkopers van uw bedrijf, en om het contact in Outlook bij te werken. |
Power Automate-functies
U kunt alle Power Automate-stromen verkennen die momenteel voor u beschikbaar zijn door u aan te melden bij Power Automate en Mijn stromen te selecteren vanuit de navigatiebalk aan de linkerkant. Hier vindt u alle stromen die u zelf al hebt gemaakt en stromen die met u zijn gedeeld door een beheerder of collega.
Directe stromen zijn ook beschikbaar voor directe uitvoering vanaf de meeste lijst-, kaart- en documentpagina's in Business Central. U vindt de directe stromen in de actiegroep Automatiseren in de actiebalk van pagina's. Om een stroom uit te voeren selecteert u deze en volgt u de instructies die aan u worden gepresenteerd. Lees meer in de volgende secties.
Met geautomatiseerde stromen in Business Central hoeft u niets te doen, tenzij u ze wilt wijzigen of uitschakelen. Anders werken ze gewoon wanneer ze worden geactiveerd.
Directe stromen uitvoeren
Directe stromen worden geopend in Business Central Online, zodat u binnen de context van het bedrijfsproces kunt blijven waar u mee bezig was. U kunt direct een stroom uitvoeren vanuit de meeste lijsten, kaarten of documenten.
Selecteer Automatiseren in de actiebalk en kies vervolgens een stroom uit de lijst met beschikbare stromen onder de Power Automate actie.
Op sommige pagina's is Automatiseren geïntegreerd onder Meer opties (...).
Vul in het deelvenster Stroom uitvoeren de vereiste velden in en selecteer vervolgens Doorgaan om de stroom te starten.
Notitie
De eerste keer dat u de optie Automatiseren uitvoert, ziet u mogelijk alleen de actie Aan de slag met Power Automate. U ziet deze actie omdat u niet akkoord bent gegaan met de privacyverklaring voor Microsoft Power Automate. Om door te gaan, selecteert u Aan de slag met Power Automate en geeft u volgen de instructies om akkoord of oneens te zijn.
Stromen bewerken, maken en beheren
Het maken van nieuwe stromen of het wijzigen en beheren van bestaande (zoals aan- of uitzetten) kan direct in Power Automate. Maar u kunt een aantal van deze taken starten via het menu Automatiseren in Business Central:
Als u een geautomatiseerde stroom wilt maken vanuit een lijst, kaart of een documentpagina, selecteert u Automatiseren>Geautomatiseerde stroom maken.
Als u een goedkeuringsworkflow wilt maken vanuit een kaart of documentpagina, selecteert u Automatiseren>Goedkeuringsflow maken.
Fooi
Deze actie is alleen beschikbaar op kaart- en documenttypepagina's; niet in lijsten.
Als u direct een stroom wilt maken vanuit een lijst, kaart of een documentpagina, selecteert u Automatiseren>Actie maken op basis van een stroom.
Om te openen Power Automate vanuit een lijst, kaart, of een documentpagina, selecteert u Stromen automatiseren>Beheren.
Deze taken worden meestal uitgevoerd door een beheerder of supergebruiker. De taken vereisen een bredere kennis van de bedrijfsprocessen in Business Central. Ga voor meer informatie naar de volgende artikelen in de Help voor Business Central-ontwikkelaars en de IT Pro Help:
- Power Automate integratie
- Geautomatiseerde stromen maken (omvat ook goedkeuringsstromen)
- Creëer direct stromen
- Stromen beheren Power Automate
Zie ook
Problemen met uw geautomatiseerde Business Central-workflows oplossen
Maak je klaar om zaken te doen
Werkstromen
Bedrijfsgegevens importeren uit andere financiële systemen
Toewijzen van machtigingen aan gebruikers en groepen
Business Central instellen
Financieel Management
Stromen beheren Power Automate
Geautomatiseerde workflows instellen
Schakel Instant Flows in