Integreren met Microsoft Dynamics 365 Field Service

Serviceorganisaties hebben een front-to-back-toepassing nodig waarin financiën, voorraad en inkoop nauw zijn gekoppeld aan dienstverlening. Elke werkorder vertegenwoordigt kosten of opbrengsten, en elke resource genereert winst of verlies in het grootboek. De integratie tussen Business Central en Field Service stroomlijnt het end-to-end proces van het beheer van serviceactiviteiten en zorgt voor een soepele informatiestroom tussen de twee toepassingen.

U kunt eenvoudig werkorders maken en beheren in Field Service, de voortgang van servicetaken volgen, resources toewijzen en verbruiksgegevens vastleggen. Wanneer u in Field Service een werkorder voltooit, maakt de integratie een soepele overdracht van gegevens naar Business Central mogelijk voor verdere verwerking.

Door de integratie kunt u ook werkorders factureren en afhandelen in Business Central. Op basis van de serviceactiviteiten en het verbruik dat is geregistreerd in Field Service kunt u nauwkeurige facturen genereren.

Door Business Central te integreren met Field Service hoeft u gegevens niet handmatig in te voeren of dubbel werk te doen. Integratie biedt ook een uitgebreid overzicht van serviceactiviteiten en financiële gegevens, waardoor betere besluitvorming en operationele efficiëntie mogelijk worden.

Soorten integraties

Afhankelijk van de bedrijfsprocessen die u nodig hebt, kunt u Field Service integreren met alleen projectbeheerfuncties, of projectbeheer- en servicebeheerfuncties in Business Central.

Notitie

Voor de integratie van Project en service moet u de Premium-ervaring gebruiken. Functies voor servicebeheer zijn niet beschikbaar in de Essential-ervaring.

De mogelijkheid om te integreren met projectmanagement en servicemanagement is een pakketaanbieding. Dat wil zeggen dat u niet alleen kunt integreren met servicebeheerfuncties. De optie integreert altijd beide sets functies.

Als u Field Service bijvoorbeeld integreert met projectbeheer, kunt u werkorders in Field Service synchroniseren met projectdagboeken in Business Central. U kunt het projectdagboek gebruiken om bijvoorbeeld het resourceverbruik van de werkorder naar het grootboek te boeken.

Daarnaast biedt de integratie van Field Service met zowel project- als servicemanagement u ook:

• Betere planning en dispatching van servicetechnici op basis van hun vaardigheden en capaciteiten.
• Verbeterde tracering van reparatieonderdelen en voorraden voor services.
• Nauwkeurige schattingen en facturen voor services.

Vereisten

Notitie

De meeste van deze vereisten zijn van toepassing op beide soorten integraties. Er zijn echter enkele extra instellingen voor integratie met servicebeheerfuncties. Ga naar Integratie met servicebeheerfuncties instellen voor meer informatie over de instellingen.

Integreren met Dataverse en Dynamics 365 Sales

Om te integreren met Field Service, moet u:

• Een verbinding met Dataverse instellen
• Schakel de integratie met Dynamics 365 Sales in.

Installeer de vereiste apps

U moet de volgende apps downloaden van AppSource en installeren in uw Business Central-omgeving:

• Field Service-integratie
• Virtuele Business Central-tabel

Notitie

De Business Central Virtual Table-app is optioneel. U hebt deze alleen nodig als u informatie over de artikelbeschikbaarheid van Business Central in Field Service wilt weergeven. Ga naar Optioneel: Informatie over artikelbeschikbaarheid in Business Central beschikbaar maken in Field Service voor meer informatie.

Machtigingen en beveiligingsrollen toewijzen aan gebruikersaccounts

Wanneer u de integratieoplossing installeert, worden machtigingen voor het integratiegebruikersaccount geconfigureerd. In de volgende gedeelten worden de machtigingen en beveiligingsrollen vermeld die de oplossing voor elke app implementeert.

Fooi

Als deze machtigingen veranderen, moet u deze mogelijk opnieuw instellen. U kunt dat doen door de integratieoplossing opnieuw te installeren via de pagina Dynamics 365-verbinding instellen door Integratieoplossing opnieuw implementeren te kiezen.

Verkopen

• Dynamics 365 Business Central-integratiebeheerder
• Dynamics 365 Business Central-integratiegebruiker
• Dynamics 365 Business Central-gebruiker van productbeschikbaarheid

Business Central

Gebruikers die projectjournalen boeken, moeten over de volgende machtigingenset beschikken:

• Dynamics 365 Sales-integratie

Notitie

Om te integreren met project- en servicebeheer, moet u de Premium-ervaring gebruiken, waarvoor een licentie vereist is. Ga voor meer informatie over de licentie naar de Dynamics 365-licentiegids. Wanneer u de licentie hebt, stelt u op de pagina Bedrijfsgegevens in Business Central het veld Gebruikerservaring in op Premium.

Field Service

Om de geïntegreerde gegevens te kunnen gebruiken, moeten gebruikers de volgende beveiligingsrol hebben:

• Integratie van Business Central met Field Service

Gebruikers moeten deze rol bijvoorbeeld hebben om werkorders te verbinden met Business Central voor verwerking.

Notitie

Zorg ervoor dat gebruikers worden toegewezen aan de standaardbeveiligingsrollen en -profielen in Field Service.

Ga voor meer informatie over kolombeveiligingsprofielen in Field Service naar Field Service-beveiligingsrollen.

Beheerders moeten een van de juiste kolombeveiligingsprofielen toevoegen aan gebruikers in Power Platform. Ga voor meer informatie naar Teams of gebruikers toevoegen aan een kolombeveiligingsprofiel om toegang te beheren.

Notitie

Om de actie Openen in Business Central in Sales te gebruiken, moet u over de volgende machtigingen beschikken voor de volgende tabellen:

• U moet over machtigingen voor Lezen beschikken voor de tabel Dynamics 365 Business Central-verbinding (nav_connection).
• U moet over de machtigingen Lezen, Schrijven en Verwijderen beschikken voor de tabel Standaard Dynamics 365 Business Central-verbinding (nav_defaultconnection).

De integratie in Business Central instellen

Nadat u verbinding hebt gemaakt met Dataverse en Sales, kunt u uw integratie met Field Service instellen.

De integratie-app installeren en een begeleide instelling uitvoeren

1. Download en installeer de app Field Service-integratie van AppSource. Zoek vervolgens op de pagina Extensiebeheer de app Field Service-integratie en kies de actie Instellen om de begeleide instelling uit te voeren.
2. Op de pagina Begeleide instelling in Business Central kiest u Integratie met Dynamics 365 Field Service instellen om de begeleide instelling uit te voeren.

In de volgende lijst worden de belangrijkste instellingen in de handleiding aangegeven.

• Als u wilt dat mensen het verbruik van artikelen en services kunnen boeken in Field Service-werkorders, geeft u Projectdagboeksjabloon en Projectdagboekbatch op om daarmee het verbruik van producten en services te boeken.

• Omdat services worden uitgedrukt in duur in Field Service, geeft u Maateenheid uren op om daarmee duur om te rekenen naar hoeveelheden in Business Central.

• U kunt ook opgeven wanneer werkorderproducten en serviceregels moeten worden gesynchroniseerd met Business Central. Ze kunnen bijvoorbeeld worden gesynchroniseerd wanneer werkorderregels worden gebruikt of wanneer iemand een werkorder voltooit. Kies de juiste optie in het veld Werkorderproducten/-services synchroniseren.

• Nadat werkorderproducten en -services zijn gesynchroniseerd met projectdagboeken in Business Central, kunt u kiezen of u de projectdagboeken handmatig wilt boeken. Kies de juiste optie in het veld Automatisch projectdagboekregels boeken:

  • Wanneer een werkorder is voltooid
  • Wanneer werkorderproducten of -services worden gebruikt

• Geef het integratietype op dat alleen met projectfuncties moet worden geïntegreerd, of zowel met projectbeheer als met servicebeheer. Het laatste vereist dat u de Premium-ervaring gebruikt. Ga voor meer informatie naar Typen integratie.

• Als u technici in staat wilt stellen informatie over de artikelbeschikbaarheid van werkorders te bekijken, kiest u optioneel de koppeling Business Central Virtual Table-app installeren.

Een volledige synchronisatie uitvoeren

Nadat u de instelling hebt voltooid, voert u een volledige synchronisatie uit via de pagina Dynamics 365 Field Service-integratie instellen. Met deze actie worden tabeltoewijzingen gesynchroniseerd voor zaken als:

• Projecttaken voor projecten waarbij Gebruikskoppeling toepassen is ingesteld. Door deze synchronisatie zijn Business Central-projecten beschikbaar voor selectie in Field Service.
• Voor resources die niet zijn geblokkeerd, is Urenstaat gebruiken niet geselecteerd, en is Uur opgegeven als de maateenheid op de pagina Dynamics 365 Field Service-integratie instellen.
• Servicegerelateerde documenten, artikelen en posten (vereist dat u de Premium-ervaring in Business Central gebruikt).

Integratietabeltoewijzingen voor synchronisatie

De basis voor de synchronisatie van gegevens is de toewijzing van de tabellen en velden in Business Central aan tabellen en kolommen in Dataverse, zodat de gegevens kunnen worden uitgewisseld. Toewijzing gebeurt via integratietabellen. Ga voor meer informatie over tabeltoewijzingen naar De tabellen en velden toewijzen voor synchronisatie.

Wanneer u klaar bent met de begeleide instelling, worden integratietoewijzingen gemaakt. De volgende integratietabeltoewijzingen worden geïnstalleerd als u het integratietype Project (standaard) kiest.

Toewijzing van integratietabel	Gegevens die door de toewijzing worden gesynchroniseerd
PJLINE-WORDERPRODUCT	Hiermee worden werkorderproducten in Field Service toegewezen aan projectdagboekregels in Business Central.
PJLINE-WORDERSERVICE	Hiermee worden werkorderservices in Field Service toegewezen aan projectdagboekregels in Business Central.
PROJECTTASK	Hiermee worden projecten en projecttaken in Business Central toegewezen aan producten in externe projecten in Field Service.
RESOURCE-BOOKABLERSC	Hiermee worden resources in Business Central toegewezen aan boekbare resources in Field Service. Deze toewijzing kan ook resources bevatten die gebruikers zijn, waarvoor enkele instellingen nodig zijn. Ga voor meer informatie naar Resources synchroniseren die personen zijn met boekbare resources.
LOCATIONS	Hiermee worden locaties in Business Central gekoppeld aan magazijnen in Field Service. Opmerking: de integratietabeltoewijzing LOCATIONS is alleen beschikbaar als u de schakelaar Locatie verplicht inschakelt op de pagina Voorraadinstellingen.

De volgende integratietabeltoewijzingen worden geïnstalleerd als u het integratietype Project en service kiest.

Toewijzing van integratietabel	Gegevens die door de toewijzing worden gesynchroniseerd
SRVORDER	Hiermee worden serviceorders in Business Central toegewezen aan werkorders in Field Service, inclusief de status van de orders.
SRVORDERITEMLINE	Hiermee worden serviceartikelregels in Business Central toegewezen aan werkorderincidenten in Field Service.
SRVORDERLINE-ITEM	Hiermee worden artikelen op serviceorderregels in Business Central toegewezen aan werkorderproducten in Field Service.
SRVORDERLINE-RESOURCE	Hiermee worden resources op serviceorderregels in Business Central toegewezen aan boekbare resourceboekingen in Field Service.
SRVORDERLINE-SERVICE	Hiermee worden serviceregels in Business Central toegewezen aan werkorderservices in Field Service.
SRVORDERTYPE	Hiermee worden serviceartikeltypen in Business Central toegewezen aan werkordertypen in Field Service.
SVCITEM-CUSTASSET	Hiermee worden serviceartikelen in Business Central toegewezen aan klantactiva in Field Service.

Notitie

De integratie wijst ook velden toe met informatie over de beschikbaarheid van artikelen in Business Central op werkorders en producten in Field Service. De toewijzing gebeurt echter via een virtuele tabel en niet via een integratietabel. Er is enige instelling vereist. Zie Optioneel: Informatie over artikelbeschikbaarheid in Business Central beschikbaar maken in Field Service voor meer informatie over virtuele tabellen en het weergeven van artikelbeschikbaarheid.

Fooi

Als u technici in staat wilt stellen die met de gegevens op mobiele apparaten werken, moet u resources van het type Persoon in Business Central synchroniseren met een resourcetype Gebruiker in Field Service. Ga voor meer informatie naar Resources synchroniseren die personen zijn met boekbare resources.

De integratie in Field Service instellen

Breng op de pagina Field Service-instelling de volgende wijzigingen aan:

• Schakel op het tabblad Inkoop het veld Gebruik van producten die niet op voorraad zijn uit. Anders krijgt u mogelijk een waarschuwing 'niet op voorraad' wanneer u een product kiest dat niet op voorraad is in Field Service, maar wel op voorraad is in Business Central.
• Schakel op het tabblad Werkorder/Boeking de schakelopties Prijs berekenen en Kosten berekenen uit. Kies in het veld Factuur voor werkorders maken de optie Nooit.

Resources synchroniseren die personen zijn met boekbare resources

U kunt resources van het type Persoon in Business Central synchroniseren met boekbare resources in Field Service van het type Gebruiker. De synchronisatie is bidirectioneel.

Notitie

Op de pagina Toewijzing van integratietabel bevat het veld Resourcetype voor de toewijzing RESOURCE-BOOKABLERSC standaard Algemeen|Account|Uitrusting|Gebruiker. Als u uw bestaande integratie upgradet, moet u mogelijk die waarde toevoegen.

1. Voeg op de pagina Gebruikersinstellingen een e-mailadres toe voor de gebruiker die u wilt koppelen aan de boekbare resource. Het adres moet overeenkomen met het adres van de gebruiker op de tenant waar uw Dataverse-omgeving zich bevindt.
2. Kies op de pagina Resourcekaart in het veld Gebruikers-id van eigenaar van urenstaat de gebruiker.
3. Synchroniseer de resource handmatig of wacht tot de verwerkingswachtrij de resources synchroniseert met de boekbare resources.
4. Als u de synchronisatie wilt controleren, opent u in Field Service de pagina Boekbare resource en zoekt u de resource.

Integreer functies voor project- en servicebeheer

Door Business Central te integreren met Field Service kunt u servicetaken, verbruik en financiële transacties beheren ten behoeve van servicetechnici, servicemanagers en financiële teams. Het is een krachtige oplossing voor het beheren van werkorders en verbruik in Field Service en het efficiënt factureren en afhandelen ervan in Business Central. De integratie is bidirectioneel, wat betekent dat wanneer u gegevens invoert of wijzigt in een app, de gegevens in de andere app worden bijgewerkt.

Notitie

Wanneer u de integratie met servicebeheerfuncties inschakelt, schakelt u ook de integratie met projecten in. U kunt niet alleen de integratie van servicebeheer inschakelen.

De integratie met servicebeheerfuncties instellen

U kunt de integratie in het veld Integratietype inschakelen door op de volgende plaatsen Project en Service te selecteren :

• In de begeleide instelling Integratie met Dynamics 365 Field Service instellen.
• Op de pagina Dynamics 365 Field Service-integratie instellen:

Wanneer het veld Integratietype is ingesteld op Project en service gebeurt het volgende wanneer u de integratie inschakelt:

• Maakt een oplossing in Power Apps genaamd Microsoft Dynamics 365 Business Central Field Service-integratie (service).
• Voegt integratietabeltoewijzingen toe voor serviceordersoorten, servicedocumenten, serviceregels en serviceartikelregels. Ga voor meer informatie over de tabeltoewijzingen naar Integratietabeltoewijzingen voor synchronisatie.
• Velden in de koppen van serviceorders en werkorders dragen informatie over, zoals de servicerekening, factureringsrekening, en werkordertype.
• Serviceartikelregels en werkorderincidenten in Field Service brengen informatie over de activa van de klant over die worden hersteld.
• Serviceregel-velden en Werkorderproducten en Werkorderservices, zoals Te verzenden aantal, Te factureren aantal en Te verbruiken aantal.

Voer in Business Central de volgende instellingen uit op de pagina Servicebeheerinstellingen:

• Schakel de schakelaar Serviceordersoort Verplicht in. Deze instelling is vereist omdat voor Field Service een werkordersoort is vereist.
• Zorg ervoor dat de nummerreeks die u gebruikt voor serviceorders is ingesteld op het toestaan van handmatige nummering. Selecteer op de pagina Nr.-reeks het selectievakje Handm. nummering voor de nummerreeks. Met handmatige nummering kunt u in Field Service werkorders maken en deze synchroniseren met serviceorders. Business Central gebruikt het ordernummer van Field Service.
• Schakel de schakelaar Eén serviceartikelregel/order uit. Met deze instelling kunt u meer dan één werkitemregel gebruiken.
• Zet de schakelaar Orders archiveren in.
• Maak het veld Serviceordertype verplicht voor serviceorders, omdat het Werkordertype verplicht is voor Field Service-werkorders.

Als u bij het instellen van de integratie Voorraadbeschikbaarheid per locatie inschakelen kiest, kunt u de toegewezen producthoeveelheid van werkorders in Field Service weergeven als onderdeel van de brutobehoeften in de berekening van de voorraadbeschikbaarheid van Business Central. De vraag die wordt gegenereerd door orders in Field Service wordt automatisch invoer voor de planning via gesynchroniseerde serviceorders.

De status van service- en werkorders verandert naarmate deze dichter bij de voltooiing komen. De volgende tabel laat zien hoe de statussen in beide apps zijn uitgelijnd.

Business Central-status	Field Service-status	Uitlijning
In behandeling	Ongepland	Bidirectioneel per toewijzing aan account voor vraag naar artikel.
In behandeling	Ingeroosterd	Field Service met Business Central. Synchroniseert het te verzenden aantal en het te factureren aantal.
In verwerking	Wordt uitgevoerd	Field Service met Business Central. Synchroniseert het te verzenden aantal en het te factureren aantal.
Voltooid	Afgesloten	Field Service met Business Central. Klaar om te boeken in Business Central.
Voltooid	Geboekt	Field Service met Business Central. Wanneer volledig gefactureerd of verwijderd na gedeeltelijke facturering in Business Central.
N.v.t.	Geannuleerd	Niet gesynchroniseerd. Handmatige uitlijning is nodig voor geannuleerde werkorders.

Upgrade uw integratie met functies voor servicebeheer

Als u de integratie zo instelt dat alleen projecten worden opgenomen, maar besluit om later servicebeheerfuncties toe te voegen, is dat eenvoudig in slechts een paar stappen te doen. Vergeet niet dat u de Premium-ervaring moet gebruiken.

1. Schakel op de pagina Dynamics 365 Field Service-integratie instellen de schakelaar Geactiveerd uit.
2. Kies in het veld IntegratietypeProject en service.
3. Zet de schakelaar Ingeschakeld aan.

Optioneel: informatie over de beschikbaarheid van artikelen in Business Central beschikbaar maken in Field Service

Wanneer technici werkorders voorbereiden, is het handig dat ze er zeker van zijn dat de items die ze nodig hebben om het werk te doen, beschikbaar zijn. In deze sectie wordt beschreven hoe u dingen kunt instellen zodat mensen informatie over de artikelbeschikbaarheid van Business Central in Field Service kunnen bekijken.

Locatie- en magazijngegevens synchroniseren

U kunt Field Service-magazijnen integreren met locaties in Business Central. Dankzij de integratie krijgen technici informatie over de beschikbaarheid van een product of artikel op een specifieke locatie.

De gegevens worden vanuit Business Central gesynchroniseerd via een unidirectionele integratietabeltoewijzing tussen locaties in Business Central en magazijnen in Field Service. Om de integratietabeltoewijzing in Business Central te gebruiken moet u de schakelaar Locatie verplicht aanzetten op de pagina Voorraadinstellingen in Business Central.

Business Central synchroniseert locaties met de volgende instellingen op de pagina Locatiekaart:

• De schakelaar Als in-transit gebruiken is uitgeschakeld.
• Projectverbruik Mag. Verwerking verschilt van Magazijnpick (verplicht).
• Magazijnafhandeling van Mag. Verwerking verschilt van Magazijnpick (verplicht).

In Business Central kunt u op de pagina Locaties en Locatiekaart de actie Magazijn gebruiken om een gekoppelde locatie in Field Service te openen, deze te synchroniseren, koppelingen in te stellen en te verwijderen en synchronisatielogboeken te bekijken.

Virtuele tabellen instellen

Een virtuele tabel is een aangepaste tabel die kolommen en rijen bevat met gegevens uit een externe gegevensbron, zoals Business Central. De kolommen en rijen in een virtuele tabel zien eruit als een gewone tabel, maar de gegevens worden niet opgeslagen in een fysieke tabel in de Dataverse-database. In plaats daarvan worden de gegevens tijdens runtime opgehaald. Ga voor meer informatie over virtuele tabellen naar Virtuele tabellen gebruiken om meer gegevens te verkrijgen.

Om virtuele tabellen in uw integratie te gebruiken, moet u eerst de app Business Central Virtuele tabel AppSource installeren.

Notitie

Uw Field Service en Business Central moeten zich in dezelfde tenant bevinden. Dat is een vereiste voor het gebruik van virtuele tabellen.

Schakel daarna op de pagina Dynamics 365 Field Service-integratie instellen of Integratie met Dynamics 365 Field Service instellen in Business Central de schakelaar Voorraadbeschikbaarheid per locatie inschakelen in. Wanneer u voorraadbeschikbaarheid per locatie inschakelt, wordt er een virtuele tabel dyn365bc_availabilitybylocation_v2_0 beschikbaar. U moet een synthetische relatie maken tussen de volgende tabellen:

• De native tabellen Product en Werkorderproduct in Field Service en de virtuele tabel Artikelbeschikbaarheid die de beschikbaarheid van artikelen weergeeft.

Er is een begeleide instelling om u te helpen bij het maken van de synthetische relatie. Voer deze stappen uit om de synthetische relatie te maken:

1. Gebruik in Business Central op de pagina Dataverse-verbinding instellen de actie Synthetische relaties.
2. Kies op de pagina Synthetische relaties de actie Nieuw om de begeleide instelling Nieuwe synthetische relatie te starten.
3. Kies in het veld Systeemeigen Dataverse-tabel de knop en kies vervolgens CRM-product.
4. Kies in het veld Virtuele Dataverse tabel de knop en kies vervolgens Voorraadbeschikbaarheid per locatie .
5. Kies op de pagina Synthetische relaties de actie Nieuw om de begeleide instelling Nieuwe synthetische relatie weer te starten.
6. Kies in het veld Systeemeigen Dataverse-tabel de knop en kies vervolgens FS-werkorderproduct.
7. Kies in het veld Virtuele Dataverse tabel de knop en kies vervolgens Voorraadbeschikbaarheid per locatie .
8. Kies Volgende.
9. Kies in het veld in de tabel FS-werkorderproduct de optie Product-id.
10. Kies in het veld in het veld Artikelbeschikbaarheid per locatie de optie artikelnr.
11. Kies Voltooien om de guide te voltooien.
12. Als u uw instelling beschikbaar wilt maken in Field Service, kiest u in het Power Apps-beheercentrum de weergave en kiest u vervolgens de actie Opslaan en publiceren.

Notitie

Het kan even duren om de synthetische relaties tot stand te brengen.

De weergave instellen in Field Service

Het volgende dat u moet doen, is de weergave maken en aanpassen die mensen in Field Service gebruiken om de voorraad producten te controleren.

Volg de onderstaande stappen om de weergave in Field Service te maken:

1. Kies in het Power Apps-beheercentrum in het navigatiedeelvenster de optie Tabellen.

2. Kies de tabel Artikelbeschikbaarheid per locatie.

3. Kies in het gedeelte Gegevenservaringen de optie Weergaven.

4. Kies de actie Kolom weergeven en kies vervolgens de kolommen die u in de weergave wilt opnemen. De volgende kolommen zijn typische keuzes:

   • Locatiecode geeft aan waar het product beschikbaar is.
   • Artikelnr. bevestigt dat u naar het juiste product kijkt.
   • Artikelomschrijving geeft informatie over het product.
   • Code van eenheid geeft u een idee van de ruimte die u nodig hebt.
   • Resterend aantal toont hoeveel van het product op elke locatie beschikbaar is.

Verwante gegevens

Integreren met Microsoft Dataverse via gegevenssynchronisatie
De te synchroniseren tabellen en velden toewijzen