E-documenten instellen

Belangrijk

De kernmodule E-documenten is een raamwerk. Standaard is er geen veld Service-integratie . Als u de opties documentindeling standaard aantreft, houd er dan rekening mee dat deze als voorbeeld worden aangeboden en dat lokalisatie een gedetailleerde indeling moet bieden. Deze details maken deel uit van lokalisatie-apps, omdat ze beide specifiek zijn voor lokale vereisten.

Notitie

Vanaf versie 23.2 is een standaard PEPPOL-documentformaat toegevoegd als globaal formaat in het veld documentformaat . Houd er rekening mee dat u dit formaat waarschijnlijk niet in de huidige vorm kunt gebruiken. Het is een W1-indeling die wordt geleverd om te laten zien hoe u deze functie kunt gebruiken. We raden u aan het bestaande PEPPOL-formaat te testen voordat u dit formaat gaat gebruiken.

De eerste stap bij de configuratie van elektronische documenten (e-documenten) is het opzetten van de E-documentenservice, waarin u het volledige gedrag van uw systeem configureert met betrekking tot de communicatie met e-documenten.

De e-documentservice instellen

Volg deze stappen om de E-documentservice in te stellen.

1. Selecteer het pictogram , voer E-document Services in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppelen.

2. Selecteer Nieuw en configureer vervolgens op de pagina E-document Services op het sneltabblad Algemeen de velden zoals beschreven in de volgende tabel.

   Veld	Beschrijving
   Code	Selecteer de instelcode voor elektronische export.
   Beschrijving	Voer een korte omschrijving in van de instelling van elektronische export.
   Documentindeling	De exportindeling van de instelling van elektronische export. Standaard zijn er twee opties in dit veld. U kunt PEPPOL BIS 3 selecteren als een generieke codegebaseerde indeling of Gegevensuitwisseling wanneer u pre-documenten van specifieke indelingen moet instellen op het sneltabblad Definitie gegevensuitwisseling .
   Service-integratie	Selecteer de integratiecode voor de instelling van elektronische export. In wave 1 is de enige optie Geen integratie.
   Batchverwerking gebruiken	Geef op of de service batchverwerking gebruikt voor export.

3. Configureer op het sneltabblad Geïmporteerde parameters de velden zoals beschreven in de volgende tabel.

   Veld	Beschrijving
   Ontvangend bedrijf valideren	Geef op of de gegevens van het ontvangende bedrijf tijdens de import moeten worden gevalideerd.
   Eenheid oplossen	Geef op of de maateenheid tijdens de import moet worden opgelost.
   Artikelreferentie opzoeken	Geef op of een artikel tijdens de import op de artikelreferentie moet worden gezocht.
   GTIN van artikel opzoeken	Geef op of een artikel tijdens de import op Global Trade Item Number (GTIN) moet worden gezocht.
   Rekeningtoewijzing opzoeken	Geef aan of er tijdens het importeren in Account toewijzing op basis van de binnenkomende tekst naar een account moet worden gezocht.
   Regelkorting valideren	Geef op of een regelkorting moet worden gevalideerd tijdens de import.
   Factuurkorting toepassen	Geef op of een factuurkorting moet worden toegepast tijdens de import.
   Totalen controleren	Geef op of een factuurtotaal moet worden geverifieerd tijdens de import.
   Order bijwerken	Geef op of de corresponderende inkooporder moet worden bijgewerkt.
   Dagboekregels maken	Geef op of een dagboekregel moet worden gemaakt in plaats van een inkoopdocument. Selecteer deze optie als u dagboeken wilt gebruiken als bestemming voor uw facturen.
   Naam van fin. dagboeksjabloon	Geef de naam op van de dagboeksjabloon die wordt gebruikt voor het maken van dagboekregels. Dit veld is van toepassing wanneer u dagboeken wilt gebruiken als bestemming voor uw facturen.
   Naam van fin. dagboekbatch	Geef de naam op van de dagboekbatch die wordt gebruikt voor het maken van dagboekregels. Dit veld is van toepassing wanneer u dagboeken wilt gebruiken als bestemming voor uw facturen.
   Automatisch importeren	Geef op of documenten automatisch moeten worden geïmporteerd vanuit de service.
   Begintijd van batch	Geef de starttijd voor importtaken op.
   Minuten tussen uitvoeringen	Geef het aantal minuten op tussen importtaakuitvoeringen.

4. Als u Gegevensuitwisseling hebt geselecteerd in het veld documentindeling op het sneltabblad Algemeen , gebruikt u het sneltabblad Definitie gegevensuitwisseling om de volgende velden in te stellen.

   Veld	Beschrijving
   Documenttype	Geef het documenttype op dat gegevensuitwisseling gebruikt voor het importeren/exporteren van de gegevens. Voorbeelden hiervan zijn Verkoopfactuur, Verkoopcreditnota en Inkoopfactuur.
   Importcode van definitie van gegevensuitwisseling	Geef de code voor gegevensuitwisseling op die wordt gebruikt voor het importeren van de gegevens. Gebruik dit veld alleen om een document te ontvangen tijdens het aankoopproces.
   Exportcode van definitie van gegevensuitwisseling	Geef de code voor gegevensuitwisseling op die wordt gebruikt voor het exporteren van de gegevens. Gebruik dit veld alleen om documenten aan te leveren in het verkoopproces.

Notitie

Er zijn definities voor gegevensuitwisseling opgesteld voor het PEPPOL-formaat die gerelateerd zijn aan het standaard verkoop- en inkoopdocument. U kunt deze definities echter waarschijnlijk niet in de huidige vorm gebruiken. Het zij allemaal W1-indelingen die worden geleverd om te laten zien hoe u deze functie kunt gebruiken. We raden u aan het bestaande PEPPOL-formaat te testen voordat u dit formaat gaat gebruiken.

Als u de indeling Gegevensuitwisselingsdefinitie in uw lokalisatie hebt geconfigureerd, kunt u voor elk documenttype dat u nodig hebt, een regel toevoegen. Voeg regels toe die overeenkomen met het standaardvoorbeeld van gegevensuitwisseling voor het W1 PEPPOL-formaat. Selecteer echter eerst de optie documenttype voor elke regel die u nodig hebt. Selecteer voor elk gegevenstype de Import Data Exchange Def. Code of Export Data Exchange Def. Code waarde die u wilt gebruiken.

Als u de indeling Gegevensuitwisselingsdefinitie niet gebruikt, kunt u indelingen maken en configureren met behulp van de interface. Aanpassen de informatie op de regels Export toewijzing and Import toewijzing , waar u de tabellen en velden kunt vinden om transformatieregels te configureren. In dit geval moet u een nieuwe optie toevoegen in het veld documentindeling die betrekking heeft op uw indeling.

Ondersteunde documenttypen

Welke documenttypen worden ondersteund, is afhankelijk van het gekozen documentformaat. Om te controleren welke documenttypen worden ondersteund, kiest u op de pagina E-document Services de actie Ondersteunde documenttypen . De kolom Ondersteunde brondocumenttypen voor E-document Service wordt geopend en in de kolom Brondocumenttype kunt u verschillende documenttypen selecteren om ze te ondersteunen voor de indeling die u wilt gebruiken. Zorg ervoor dat u het documenttype niet gebruikt als dat document niet op deze pagina is geselecteerd.

Een verzendprofiel voor documenten instellen

U kunt voor elk van uw klanten een voorkeursmethode voor het verzenden van verkoopdocumenten instellen. Op deze manier hoeft u niet elke keer een verzendoptie te kiezen wanneer u de actie Posten en verzenden kiest. Op de pagina documentverzendprofielen kunt u verschillende verzendprofielen instellen en vervolgens een keuze maken in het veld documentverzendprofiel bij de klantnaam kaart. U kunt het selectievakje Standaard selecteren om aan te geven dat een documentverzendprofiel het standaardprofiel is voor alle klanten, behalve voor klanten waarbij het veld documentverzendprofiel is ingesteld op een ander verzendprofiel.

Deze functionaliteit wordt gebruikt om automatisering van elektronische facturering in te stellen. Wanneer u Boeken en verzenden kiest in een verkoopdocument, wordt in het dialoogvenster Boeken en bevestiging verzenden het gebruikte verzendprofiel weergegeven: het profiel dat is ingesteld voor de klant of het standaardprofiel voor alle klanten.

Volg deze stappen om een documentverzendprofiel in te stellen,

1. Selecteer het pictogram , voer document Sending Profile in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppelen.

2. Selecteer op de pagina Profielen voor het verzenden van documenten de optie Nieuw.

3. Voer op het sneltabblad Algemeen de vereiste veldinformatie in.

4. Configureer op het sneltabblad Verzendopties de velden zoals beschreven in de volgende tabel.

   Veld	Beschrijving
   Elektronisch document	Geef aan of het document wordt verzonden als een e-document dat de klant kan importeren in zijn systeem wanneer u Boeken en verzenden selecteert. Om deze optie te gebruiken, moet u ook het veld indeling of Code elektronische documentservicestroom instellen. U kunt het bestand ook naar schijf opslaan.
   Indeling	Geef de indeling op die moet worden gebruikt om een e-document te verzenden. Dit veld is vereist als u Via documentuitwisseling selecteert in het veld Elektronisch document .
   Code van servicestroom voor elektronische documenten	Geef de elektronische servicestroom op die wordt gebruikt voor het verzenden van documenten. Dit veld is vereist als u Uitgebreide E-document Service Flow selecteert in het veld Elektronisch document .

   Notitie

   Als u Uitgebreide E-document Service Flow selecteert in het veld Elektronisch document , moet u de workflow al hebben geconfigureerd voor uw e-documenten.

De werkstroom instellen

Volg deze stappen om de werkstroom in te stellen die wordt gebruikt in de e-documentfunctionaliteit.

1. Selecteer het pictogram , voer workflowsjablonen in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppelen.
2. Als u E-document workflow Templates niet kunt vinden op de pagina workflow Templates , selecteert u Microsoft Templates opnieuw instellen. Vervolgens zouden de e-documentworkflowsjablonen moeten verschijnen. De pagina sluiten.
3. Selecteer het pictogram , voer workflows in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppelen.
4. Kies de actie Nieuwe workflow van sjabloon om een sjabloon te selecteren voor het e-documentenproces. De beschikbare sjablonen zijn Verzenden naar één service en Verzenden naar meerdere services.
5. Selecteer OK om de workflow-instelling te voltooien.
6. Selecteer in het veld Then respons de optie E-document verzenden met behulp van instellingen om de workflowreacties te configureren.
7. Selecteer de E-document Service die u als optie hebt gemaakt, kies OK en schakel vervolgens de workflow in.

Notitie

U kunt uw eigen werkstroom voor e-documenten maken zonder vooraf gedefinieerde werkstroomsjablonen te gebruiken. Als u meer services heeft, kunt u verschillende werkstromen gebruiken.

Als u meer werkstromen wilt gebruiken, configureert u deze via de documentverzendprofielen voor verschillende klanten. Wanneer u de workflow instelt, geeft u het documentverzendprofiel op in de kolom Aan-voorwaarde op het sneltabblad workflowstappen , omdat twee services niet hetzelfde documentverzendprofiel in workflows kunnen gebruiken.

Wanneer u uw workflow configureert op de pagina workflows , voegt u aanwijzen toe aan het veld Aan-voorwaarde op het sneltabblad workflowstappen . Selecteer op de pagina Gebeurtenisvoorwaarden in het veld Filter het documentverzendprofiel dat u wilt gebruiken.

Een bewaarbeleid instellen voor e-documenten

E-documenten kunnen onderwerp zijn van verschillende lokale wetgevingen die verband houden met de periode dat de e-documenten worden bewaard. Daarom hebben we een bewaarbeleid toegevoegd voor alle belangrijke informatie die verband houdt met e-documenten. Beheerders kunnen een bewaarbeleid definiëren dat specificeert hoe vaak Dynamics 365 Business Central verouderde records die verband houden met e-documenten, worden verwijderd. Zie Bewaarbeleid definiëren voor meer informatie over bewaarbeleid.

Volg deze stappen om een bewaarbeleid voor e-documenten in te stellen.

1. Kies op de pagina E-document Services de actie Bewaarbeleid .

2. Wanneer de actie is voltooid, selecteert u een van de volgende bewaarbeleidsregels om in te stellen:

   • Logbestand van e-document
   • Logbestand van e-documentintegratie
   • Logbestand van toewijzing van e-document
   • Opslag van e-documentgegevens

Demogegevens van e-documenten

Notitie

Vanaf Business Central versie 24.0 is het mogelijk demogegevens voor e-documenten in te stellen.

Om de mogelijkheden van E-documenten eenvoudiger te kunnen testen en demonstreren, heeft Microsoft een nieuwe demomodule voor elektronische documenten ontwikkeld. Om deze module in te schakelen, volgt u de stappen:

1. Selecteer het pictogram , voer Contoso Demo Tool in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppelen.
2. Voordat u de E-document Contoso Module inschakelt, moet u vanwege afhankelijkheden de volgende modules inschakelen: Algemene module en Warehouse Module.
3. Nadat u deze modules hebt ingeschakeld, selecteert u de E-documents Contoso Module en kiest u vervolgens de actie Genereren .
4. Voer de stappen uit.
5. De pagina sluiten.

Zodra u een module hebt ingeschakeld, hebt u nieuwe demo-items gemaakt, zes elektronische documenten geïmporteerd (gebaseerd op Peppol BIS 3) en hebt u al E-document Services geconfigureerd met gemaakte workflows.

Zie ook

Hoe u e-documenten kunt gebruiken bij verkoop
Hoe u e-documenten kunt gebruiken bij aankopen
Hoe e-documenten in Business Central uitbreiden
Financieel Management
Factuurverkoop
Inkopen registreren met inkoopfacturen en bestellingen
Werken met Business Central

Vind hier gratis e-learningmodules voor Business Central