E-documenten instellen

Belangrijk

De kernmodule E-documenten is een raamwerk. Standaard is er geen veld Service-integratie. Als u de opties voor documentopmaak standaard vindt, moet u er rekening mee houden dat deze als voorbeeld worden aangeboden. Lokalisatie-apps moeten opmaakdetails bieden omdat ze specifiek zijn voor lokale vereisten.

Notitie

Vanaf versie 23.2 is een standaard PEPPOL-documentindeling een globale indeling in het veld Documentindeling. Houd er rekening mee dat u dit formaat waarschijnlijk niet in de huidige vorm kunt gebruiken. Het is een W1-indeling die Microsoft levert om te laten zien hoe u deze functie kunt gebruiken. We raden u aan het bestaande PEPPOL-formaat te testen voordat u dit formaat gaat gebruiken.

De eerste stap bij het configureren van elektronische documenten (e-documenten) is het instellen van de E-documentenservice voor communicatie met e-documenten.

De e-documentservice instellen

Volg deze stappen om de E-documentservice in te stellen.

1. Selecteer het pictogram , voer E-documentservices in en kies vervolgens de bijbehorende koppeling.

2. Selecteer Nieuw en configureer dan op de pagina E-documentservices op het tabblad Algemeen de velden zoals beschreven in de volgende tabel.

   Veld	Omschrijving
   Code	Selecteer de instelcode voor elektronische export.
   Omschrijving	Voer een korte omschrijving in van de instelling van elektronische export.
   Documentindeling	De exportindeling van de instelling van elektronische export. Standaard zijn er twee opties in dit veld. U kunt PEPPOL BIS 3 selecteren als een generieke, op code gebaseerde indeling of Gegevensuitwisseling wanneer u vooraf documenten met specifieke indelingen moet instellen op het sneltabblad Definitie van gegevensuitwisseling.
   Service-integratie	Selecteer de integratiecode voor de instelling van elektronische export. Momenteel is de enige optie Geen integratie.
   Batchverwerking gebruiken	Geef op of de service batchverwerking gebruikt voor export.

3. Configureer op het sneltabblad Geïmporteerde parameters de velden zoals beschreven in de volgende tabel.

   Veld	Omschrijving
   Ontvangend bedrijf valideren	Geef op of de gegevens van het ontvangende bedrijf tijdens de import moeten worden gevalideerd.
   Eenheid oplossen	Geef op of de eenheid tijdens de import moet worden opgelost.
   Artikelreferentie opzoeken	Geef op of artikelen tijdens de import op artikelreferentie moeten worden gezocht.
   GTIN van artikel opzoeken	Geef op of artikelen tijdens de import op Global Trade Item Number (GTIN) moeten worden gezocht.
   Rekeningtoewijzing opzoeken	Geef op of rekeningen in Rekeningtoewijzing tijdens de import moeten worden doorzocht op de inkomende tekst.
   Regelkorting valideren	Geef op of een regelkorting moet worden gevalideerd tijdens de import.
   Factuurkorting toepassen	Geef op of een factuurkorting moet worden toegepast tijdens de import.
   Totalen controleren	Geef op of factuurtotalen moeten worden geverifieerd tijdens de import.
   Order bijwerken	Geef op of de corresponderende inkooporder moet worden bijgewerkt.
   Dagboekregels maken	Geef op of een dagboekregel moet worden gemaakt in plaats van een inkoopdocument. Selecteer deze optie als u dagboeken wilt gebruiken als bestemming voor uw facturen.
   Naam van fin. dagboeksjabloon	Geef de naam op van de dagboeksjabloon die wordt gebruikt voor het maken van dagboekregels. Dit veld is van toepassing wanneer u dagboeken wilt gebruiken als bestemming voor uw facturen.
   Naam van fin. dagboekbatch	Geef de naam op van de dagboekbatch die wordt gebruikt voor het maken van dagboekregels. Dit veld is van toepassing wanneer u dagboeken wilt gebruiken als bestemming voor uw facturen.
   Automatisch importeren	Geef op of documenten automatisch moeten worden geïmporteerd vanuit de service.
   Begintijd van batch	Geef de starttijd voor importtaken op.
   Minuten tussen uitvoeringen	Geef het aantal minuten op tussen importtaakuitvoeringen.

4. Als u Gegevensuitwisseling hebt geselecteerd in het veld Documentindeling op het sneltabblad Algemeen, gebruikt u de Definitie van gegevensuitwisseling om de velden in te stellen zoals beschreven in de volgende tabel.

   Veld	Omschrijving
   Documenttype	Geef het documenttype op dat gegevensuitwisseling gebruikt voor het importeren/exporteren van de gegevens. Voorbeelden hiervan zijn Verkoopfactuur, Verkoopcreditnota en Aankoopfactuur.
   Importcode van definitie van gegevensuitwisseling	Geef de code voor gegevensuitwisseling op die wordt gebruikt voor het importeren van de gegevens. Gebruik dit veld alleen om een document te ontvangen tijdens het aankoopproces.
   Exportcode van definitie van gegevensuitwisseling	Geef de code voor gegevensuitwisseling op die wordt gebruikt voor het exporteren van de gegevens. Gebruik dit veld alleen om documenten aan te leveren in het verkoopproces.

Notitie

Er zijn definities voor gegevensuitwisseling opgesteld voor het PEPPOL-formaat die gerelateerd zijn aan verkoop- en inkoopdocumenten. U kunt deze definities echter waarschijnlijk niet in de huidige vorm gebruiken. Het zij allemaal W1-indelingen die worden geleverd om te laten zien hoe u deze functie kunt gebruiken. We raden u aan het bestaande PEPPOL-formaat te testen voordat u dit formaat gaat gebruiken.

Als u de indeling Definitie van gegevensuitwisseling in uw lokalisatie hebt geconfigureerd, kunt u een regel toevoegen voor de documenttypen die u nodig hebt. Voeg regels toe die overeenkomen met het standaardvoorbeeld van gegevensuitwisseling voor het W1 PEPPOL-formaat. Selecteer echter eerst de optie Type document voor elke regel die u nodig heeft. Selecteer voor elk gegevenstype de waarde Definitiecode van gegevensuitwisseling importeren of Definitiecode van gegevensuitwisseling exporteren die u wilt gebruiken.

Als u de indeling Definitie van gegevensuitwisseling niet gebruikt, kunt u formaten maken en configureren met behulp van de interface. Pas de informatie aan op de regels Toewijzing exporteren en Toewijzing importeren , waar u de tabellen en velden kunt vinden voor het configureren van transformatieregels. In dit geval moet u een nieuwe optie voor uw indeling toevoegen in het veld Documentindeling.

Ondersteunde documenttypen

Ondersteuning voor documenttypen is gebaseerd op de Documentindeling. Als u wilt controleren welke documenttypen worden ondersteund, kiest u op de pagina E-documentservices de actie Ondersteunde documenttypen. De Ondersteunde brondocumenttypen van de e-documentservice worden geopend. In de kolom Brondocumenttype kunt u verschillende documenttypen kiezen voor de indeling die u wilt gebruiken. Gebruik het documenttype alleen als dat document is geselecteerd.

Een verzendprofiel voor documenten instellen

U kunt voor elk van uw klanten een voorkeursmethode voor het verzenden van verkoopdocumenten instellen. Als u dat doet, hoeft u niet telkens een verzendoptie te selecteren wanneer u de actie Boeken en verzenden kiest. Op de pagina Documentverzendprofielen kunt u verschillende verzendprofielen instellen en vervolgens het profiel selecteren dat moet worden gebruikt in het veld Verzendprofiel van document op een klantenkaart. U kunt het selectievakje Standaard selecteren om aan te geven dat een documentverzendprofiel het standaardprofiel is voor alle klanten voor wie geen profiel is opgegeven in het veld Verzendprofiel van document.

Deze functie wordt gebruikt om automatisering van elektronische facturering in te stellen. Wanneer u Boeken en verzenden kiest in een verkoopdocument, wordt in het dialoogvenster Boeken en bevestiging verzenden weergegeven welk verzendprofiel in gebruik is. Dit is het profiel dat is ingesteld voor de klant of het standaardprofiel voor alle klanten.

Volg deze stappen om een documentverzendprofiel in te stellen.

1. Selecteer het pictogram , voer Verzendprofiel van document in en selecteer de gerelateerde koppeling.

2. Selecteer op de pagina DocumentverzendprofielenNieuw.

3. Vul de vereiste velden op het sneltabblad Algemeen in.

4. Vul op het sneltabblad Verzendopties de velden in, zoals in de volgende tabel is beschreven.

   Veld	Omschrijving
   Elektronisch document	Geef op of het document als e-document wordt verzonden dat de klant in het systeem kan importeren, wanneer u de knop Boeken en verzenden selecteert. Om deze optie te gebruiken moet u ook het veld Indeling of Code van servicestroom voor elektronische documenten instellen. U kunt het bestand ook op uw computer opslaan.
   Indeling	Geef de indeling op die moet worden gebruikt om een e-document te verzenden. Dit veld is vereist als u Via documentuitwisseling in het veld Elektronisch document selecteert.
   Code van servicestroom voor elektronische documenten	Geef de elektronische servicestroom op die wordt gebruikt voor het verzenden van documenten. Dit veld is vereist als u Uitgebreide servicestroom voor e-document in het veld Elektronisch document selecteert.

   Notitie

   Als u Uitgebreide servicestroom voor e-document in het veld Elektronisch document selecteert, moet de werkstroom al zijn geconfigureerd voor uw e-documenten.

De werkstroom instellen

Als u een werkstroom voor e-documenten wilt instellen, volgt u deze stappen.

1. Selecteer het pictogram , voer Werkstroomsjablonen in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Als u Werkstroomsjablonen van e-document niet kunt vinden op de pagina Werkstroomsjablonen, selecteert u Microsoft-sjablonen opnieuw instellen. Werkstroomsjablonen van e-document zouden dan moeten verschijnen. De pagina sluiten.
3. Selecteer het pictogram , voer Werkstromen in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppeling.
4. Kies de actie Nieuwe werkstroom uit sjabloon om een sjabloon voor het e-documentproces te selecteren. De beschikbare sjablonen zijn Verzenden naar één service en Verzenden naar meerdere services.
5. Selecteer OK om het instellen van de werkstroom te voltooien.
6. Selecteer in het veld Dan reactieE-document verzenden met instelling om de werkstroomreacties te configureren.
7. Selecteer de e-documentservice die u als optie hebt gemaakt, kies OK en schakel vervolgens de werkstroom in.

Notitie

U kunt uw eigen werkstroom voor e-documenten maken zonder vooraf gedefinieerde werkstroomsjablonen te gebruiken. Als u meer services heeft, kunt u verschillende werkstromen gebruiken.

Als u meer werkstromen wilt gebruiken, configureert u deze via de documentverzendprofielen voor verschillende klanten. Wanneer u de werkstroom instelt, geeft u het profiel voor het verzenden van documenten op in de kolom Op voorwaarde op het sneltabblad Werkstroomstappen, omdat u niet twee services kunt hebben die hetzelfde documentverzendprofiel gebruiken in werkstromen.

Wanneer u uw werkstroom configureert op de pagina Werkstromen, wijst u naar het veld Op voorwaarde op het sneltabblad Werkstroomstappen. Selecteer op de pagina Gebeurtenisvoorwaarden in het veld Filter het documentverzendprofiel dat u wilt gebruiken.

Een bewaarbeleid instellen voor e-documenten

E-documenten kunnen onderworpen zijn aan lokale wetgeving die de periode specificeert waarvoor u e-documenten moet bewaren. Om dat te beheren kunnen beheerders bewaarbeleid definiëren dat bepaalt hoe vaak Business Central records verwijdert. Zie voor meer informatie over het bewaarbeleid Bewaarbeleid definiëren.

Volg deze stappen om een bewaarbeleid voor e-documenten in te stellen.

1. Kies op de pagina E-documentservices de actie Bewaarbeleid.

2. Wanneer de actie is voltooid, selecteert u een van de volgende bewaarbeleidsregels om in te stellen:

   • Logbestand van e-document
   • Logbestand van e-documentintegratie
   • Logbestand van toewijzing van e-document
   • Opslag van e-documentgegevens

Demogegevens van e-documenten

Notitie

Vanaf Business Central versie 24.0 kunt u demogegevens voor e-documenten instellen.

Om eenvoudigere manieren te bieden om e-documenten te testen en te demonstreren, biedt Microsoft een demomodule aan. Om deze module in te schakelen, volgt u deze stappen:

1. Selecteer het pictogram , voer Demohulpmiddel van Contoso in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Voordat u de Contoso-module E-document inschakelt, moet u eerst de Gemeenschappelijke module en de module Magazijn inschakelen.
3. Nadat u de modules hebt ingeschakeld, selecteert u de Contoso-module E-documenten en kiest u vervolgens de actie Genereren.
4. Voer de stappen uit.
5. De pagina sluiten.

Nadat u de module hebt ingeschakeld, hebt u nieuwe demo-items, zes elektronische documenten (gebaseerd op Peppol BIS 3) en geconfigureerde E-documentservices met gemaakte werkstromen.

Verwante gegevens

E-documenten gebruiken bij verkoop
E-documenten gebruiken bij inkoop
Hoe u e-documenten uitbreidt in Business Central
Financieel beheer
Verkopen factureren
Aankopen registreren met inkoopfacturen en orders
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central