Voorraad tellen en aanpassen met documenten

U kunt een inventarisatie van uw artikelen maken met behulp van inventarisatieorder- en inventarisatieregistratiedocumenten. De pagina Inventarisatieorder wordt gebruikt om het hele inventarisatieproject te organiseren, bijvoorbeeld één per vestiging. Gebruik de pagina Inventarisatieregistratie om de werkelijke telling van artikelen vast te leggen en te communiceren. U kunt meerdere registraties voor één order maken, bijvoorbeeld om groepen artikelen naar verschillende werknemers te distribueren.

U kunt het rapport Inventarisatieregistratie afdrukken vanuit elke registratie en het bevat lege aantalvelden waarin u de getelde voorraad kunt invoeren. Wanneer u klaar bent met tellen en de aantallen zijn ingevoerd op de pagina Inventarisatieregistratie, kiest u de actie Voltooien. Met deze actie worden de aantallen overgebracht naar de gerelateerde regels op de pagina Inventarisatieorder. Business Central zorgt ervoor dat u een artikeltelling niet tweemaal kunt registreren.

Notitie

Als u documenten gebruikt om een inventarisatie uit te voeren, hebt u meer controle en wordt distributie van de telling naar meerdere werknemers ondersteund. U kunt de taak ook uitvoeren met dagboeken, zoals de pagina's Inventarisatiedagboeken en Mag.-inventarisatiedagboeken. Ga voor meer informatie naar Voorraad tellen, aanpassen en herindelen met dagboeken. In dit artikel wordt beschreven hoe u een fysieke inventarisatie uitvoert met behulp van documenten.

Als u zones gebruikt in uw magazijn, kunt u geen fysieke voorraadorders gebruiken. Gebruik in plaats daarvan de pagina Mag.-inventarisatiedagboek om uw magazijnposten te tellen voordat u deze synchroniseert met artikelposten.

Inventariseren met behulp van documenten bestaat uit de volgende algemene stappen:

1. Een inventarisatieorder maken met verwachte artikelaantallen vooraf ingevuld.
2. Een of meer inventarisatieregistraties genereren vanuit de order.
3. De getelde artikelaantallen invoeren in de registraties, zoals bijvoorbeeld vastgelegd op afdrukken, en dit instellen op Gereedgemeld.
4. De inventarisatieorder voltooien en boeken.

Een inventarisatieorder maken

Een inventarisatieorder is een volledig document dat bestaat uit een inventarisatieorderkop en orderregels. De informatie in een inventarisatiekop beschrijft hoe de inventarisatie wordt uitgevoerd. De orderregels bevatten de informatie over de artikelen en de vestigingen ervan.

Als u de inventarisatieorderregels wilt maken, gebruikt u meestal de actie Regels berekenen om de huidige voorraad als regels in de order op te tellen. U kunt ook de actie Kopiëren uit document gebruiken om de regels te vullen met de inhoud van een andere open of geboekte inventarisatieorder. In de volgende procedure wordt beschreven hoe u de actie Regels berekenen gebruikt.

1. Kies het voer Inventarisatieorders boeken in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Kies de actie Nieuw.

3. Vul de vereiste velden op het sneltabblad Algemeen in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.

4. Kies de actie Regels berekenen.

5. Selecteer de benodigde opties.

6. Stel filters in, bijvoorbeeld om slechts een subset van artikelen op te nemen die moeten worden geteld met de eerste registratie.

   Tip

   Als u wilt plannen dat meerdere werknemers de voorraad tellen, stelt u verschillende filters in steeds wanneer u de actie Regels berekenen gebruikt om de order te vullen met de subset voorraadartikelen die een gebruiker registreert. Als u vervolgens meerdere voorraadregistraties voor meerdere werknemers genereert, minimaliseert u het risico dat artikelen tweemaal worden geteld. Ga voor meer informatie naar Een inventarisatieregistratie maken.

7. Kies de knop Ok.

Er wordt een regel in de order toegevoegd voor elk artikel dat bestaat in de geselecteerde vestiging en volgens de ingestelde filters en opties. Voor artikelen die voor artikeltracering zijn ingesteld, wordt het selectievakje Artikeltracering gebruiken geselecteerd en is informatie over de verwachte hoeveelheid en serie- en lotnummers beschikbaar door de actie Regels te kiezen en vervolgens Artikeltraceringsregels. Ga voor meer informatie naar Artikeltracering verwerken tijdens inventarisatie.

U kunt nu een of meer registraties maken. Dat zijn instructies voor de werknemers die de inventarisatie uitvoeren.

Notitie

Als u pakketspecifieke tracering gebruikt, kunt u ook documenten gebruiken om de voorraad te tellen en aan te passen met pakketnummers. Als u deze functie wilt gaan gebruiken, moet u Functie-update: Gebruik van pakkettracering in inventarisatieorders inschakelen inschakelen op de pagina Functiebeheer. Bestaande inventarisatieorders worden bijgewerkt, maar Business Central kan het Pakketnr. niet invullen. . U moet deze regels opnieuw maken met de actie Regels berekenen op de pagina Inventarisatieorder .

Voor artikelen waarvoor pakkettracering nodig is, kunt u het pakketnummer invoeren op de pagina Inventarisregistratieregels. Kies Voltooien om de registratie te voltooien.

Nadat u Voltooien op de pagina Inventarisatieorder hebt gekozen, worden met Business Central verschillen berekend met betrekking tot het pakket en andere artikeltraceringsdetails en worden positieve of negatieve aanpassingen gedaan.

Een inventarisatieregistratie maken

Voor elke inventarisatieorder kunt u een of meer inventarisatiedocumenten maken waarop medewerkers de getelde hoeveelheden invoeren. Medewerkers kunnen hoeveelheden handmatig of met een scanapparaat invoeren.

Standaard wordt een registratie gemaakt voor alle regels in de gerelateerde inventarisatieorder. Om te voorkomen dat twee medewerkers dezelfde artikelen tellen als u de telling verdeelt, vult u geleidelijk de inventarisorder in door filters in te stellen in de batchverwerking Regels berekenen. Maak vervolgens de inventarisatieregistratie met het selectievakje Alleen regels die zich niet in registraties bevinden ingeschakeld. Deze instelling zorgt ervoor dat elke nieuwe registratie andere artikelen bevat dan de artikelen in andere registraties.

Voor handmatig tellen kunt u het rapport Inventarisatieregistratie afdrukken dat een lege kolom bevat waarin magazijnmedewerkers de getelde aantallen kunnen noteren. Als het tellen is voltooid, voert u de vastgelegde aantallen op de pagina Inventarisatieregistratie in. Ten laatste brengt u de vastgelegde aantallen naar de gerelateerde inventarisatieorder over door de status in te stellen op Gereedgemeld.

1. Kies op een pagina Inventarisatieorder die regels bevat voor de artikelen die in één registratie moeten worden geteld, de actie Nieuwe registratie maken.
2. Benodigde opties selecteren en filters instellen.
3. Kies de knop Ok.
4. Voor elke set te tellen artikelen laadt u deze in de gerelateerde inventarisatieorder en herhaalt u stap 1 tot en met 3 met het selectievakje Alleen regels die zich niet in registraties bevinden ingeschakeld.
5. Kies de actie Registraties om de pagina Nieuwe inventarisatieregistratielijst te openen.
6. Open de relevante registratie.
7. Vul indien nodig de velden op het sneltabblad Algemeen in.
8. Maak voor artikelen waarvoor artikeltracering wordt gebruikt, een extra regel voor elke lot- of serienummer door de actie Functies te kiezen en vervolgens de actie Regel kopiëren. Ga voor meer informatie naar Artikeltracering verwerken tijdens inventarisatie.
9. Kies de actie Afdrukken om het fysieke document voor te bereiden dat werknemers kunnen gebruiken om de aantallen die ze tellen te noteren.

Een inventarisatieregistratie voltooien

Nadat medewerkers de hoeveelheden hebben geteld, registreert u de aantallen in Business Central.

1. Klik op de pagina Nieuwe inventarisatieregistratielijst, selecteer de inventarisatieregistratie die u wilt voltooien, en kies vervolgens de actie Bewerken.

2. Vul op het sneltabblad Regels het werkelijke aantal in het veld Aantal in voor elke regel.

3. Voor artikelen met serie- of lotnummers (het selectievakje Artikeltracering gebruiken is ingeschakeld), voert u de getelde aantallen op de regels voor de serie- en lotnummers van het artikel in. Ga voor meer informatie naar Artikeltracering verwerken tijdens inventarisatie.

4. Schakel het selectievakje Geregistreerd op elke regel in.

5. Als u alle gegevens van een inventarisatieregistratie hebt ingevoerd, kiest u de actie Voltooien. Voor alle regels moet het selectievakje Geregistreerd zijn ingeschakeld.

   Notitie

   Als u een inventarisatieregistratie voltooit, wordt elke regel overgebracht naar de regel in de gerelateerde inventarisatieorder die er exact mee overeenkomst. Voor een overeenkomst moeten de waarden in de velden Artikelnr., Variant, Vestiging, en Opslaglocatie hetzelfde zijn voor de registratie en de orderregels.>

   Als geen overeenkomende inventarisatieorderregel bestaat, en als het selectievakje Registratie zonder order toestaan is ingeschakeld, wordt automatisch een nieuwe regel toegevoegd en wordt het selectievakje Geregistreerd zonder order op de gerelateerde inventarisatieorderregel ingeschakeld. Anders wordt een foutmelding weergegeven en wordt het proces geannuleerd.> Als meerdere inventarisatieregistratieregels overeenkomen met een inventarisatieorderregel, wordt een bericht weergegeven en wordt het proces geannuleerd. Als om welke reden dan ook twee identieke inventarisatieregels in de inventarisatieorder komen, kunt u een actie gebruiken om dit op te lossen. Ga voor meer informatie naar Dubbele inventarisatieorderregels zoeken.

Een inventarisatieorder voltooien

Als u een inventarisatieregistratie hebt voltooid, wordt het veld Geregistreerd aantal (basis) in de gerelateerde inventarisatieorder bijgewerkt met de getelde (geregistreerde) waarden en wordt het selectievakje Bij registratie ingeschakeld. Als een geteld aantal verschilt van het verwachte aantal, wordt het verschil weergegeven in het veld Positief aantal (basis) en het veld Negatief aantal (basis).

Als u toegang wilt krijgen tot de verwachte aantallen en eventuele geregistreerde verschillen voor artikelen met artikeltracering, kiest u de actie Regels en kiest u vervolgens de actie Artikeltraceringsregels om verschillende weergaven te selecteren voor de serie- en lotnummers in de inventarisatietelling.

U kunt ook de actie Verschillen van inventarisatieorder kiezen om eventuele verschillen tussen de verwachte hoeveelheid en de getelde hoeveelheid te bekijken.

Dubbele inventarisatieorderregels zoeken

1. Kies het , voer Inventarisatieorders boeken in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Open de inventarisatieorder waarvoor u dubbele regels wilt weergeven.
3. Kies de actie Dubbele regels weergeven.

Dubbele inventarisatieorderregels worden weergegeven, zodat u deze kunt verwijderen en slechts één regel kunt behouden met een unieke set waarden in de velden Artikelnr., Variant, Vestiging en Opslaglocatie.

Een inventarisatieorder boeken

Na voltooiing van een inventarisatieorder en de wijziging van de status ervan in Gereedgemeld, kunt u deze boeken. U kunt de status van een inventarisatieorder alleen instellen op Gereedgemeld als aan het volgende is voldaan:

• Alle gerelateerde inventarisatieregistraties hebben de status Gereedgemeld.
• Elke inventarisatieorderregel wordt geteld door ten minste één inventarisatieorderregel
• De selectievakjes Op registratieregels en Verwacht aantal (berekend) zijn ingeschakeld voor alle inventarisatieorderregels.

1. Kies het voer Inventarisatieorders boeken in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Selecteer de inventarisatieorder die u wilt voltooien en kies de actie Bewerken.

   Op de pagina Inventarisatieorder wordt het aantal dat is geregistreerd, weergegeven in het veld Geregistreerd aantal (basis).

3. Kies de actie Voltooien.

   De waarde in het veld Status is Gereedgemeld. U kunt nu alleen de volgorde wijzigen door de actie Opnieuw openen te kiezen.

4. Als u de order wilt boeken, kiest u de actie Boeken en kiest u vervolgens de knop OK.

   De artikelposten worden bijgewerkt samen met eventuele gerelateerde artikeltraceringsposten.

   Tip

   Om fouten te voorkomen, gebruikt u de actie Voorbeeld van boeking weergeven om de posten te bekijken die door het boeken zijn gemaakt.

Geboekte inventarisatieorders weergeven

Na het boeken wordt de inventarisatieorder verwijderd en kunt u het document weergeven en evalueren als een geboekte inventarisatieorder. De geboekte order bevat de inventarisatieregistraties ervan en eventuele gemaakte opmerkingen.

1. Kies het , voer Geboekte inventarisatieorders in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Selecteer op de pagina Geboekte inventarisatieorders de geboekte voorraadorder die u wilt weergeven en kies vervolgens de actie Weergeven.
3. Als u een lijst met gerelateerde inventarisatieregistraties wilt weergeven, kiest u de actie Registraties.

Artikeltracering verwerken tijdens inventarisatie

Artikeltracering heeft betrekking op de serie- en lotnummers die zijn toegewezen aan artikelen. Wanneer u een artikel telt dat bijvoorbeeld in voorraad is opgeslagen als 10 verschillende lotnummers, moet de werknemer registreren welke en hoeveel eenheden van elk lotnummer zich in voorraad bevinden. Ga voor meer informatie naar Werken met serie- en lotnummers.

Het selectievakje Artikeltracering gebruiken op inventarisatieorderregels wordt automatisch ingeschakeld als een artikeltraceringscode is ingesteld voor het artikel. U kunt het selectievakje handmatig inschakelen of uitschakelen.

Voorbeeld - een inventarisatieregistratie voorbereiden voor een artikel met artikeltracering

Neem een inventarisatie voor artikel A, dat in voorraad is opgeslagen als tien verschillende serienummers.

1. Schakel op de registratieregel voor het artikel het selectievakje Artikeltracering gebruiken in.

2. Kies het veld Serienummer, selecteer het eerste serienummer dat in voorraad voor het artikel bestaat, en kies vervolgens de knop OK.

   Kopieer de regel voor het eerste artikel met artikeltracering om extra regels in te voegen die corresponderen met het aantal serienummers dat in voorraad is opgeslagen.

3. Kies de actie Functies en vervolgens de actie Regel kopiëren.

4. Voer op de pagina Regel van inventarisatierecord kopiëren 9 in het veld Aantal exemplaren in en kies vervolgens de knop OK.

5. Selecteer op de eerste regel in het veld Serienummer het volgende serienummer van het artikel.

6. Herhaal stap 5 voor de overige acht serienummers. Zorg ervoor dat u niet twee keer hetzelfde nummer selecteert.

7. Kies de actie Afdrukken om de afdruk voor te bereiden die werknemers gebruiken om de getelde artikelen en serie-/lotnummers te noteren.

U ziet dat het rapport Inventarisatieregistratie tien regels bevat voor artikel A, één voor elk serienummer.

Voorbeeld - Getelde lotnummerverschillen registreren en boeken

Een artikel met lottracering wordt in voorraad opgeslagen met de nummerreeks 'LOT'.

Verwachte voorraad:

Lotnr.	Aantal
LOT1001	80
LOT1003	30
LOT1006	10
Totaal	120

Geregistreerde aantallen:

Lotnr.	Aantal
LOT1001	80
LOT0002	12
LOT1003	20
LOT1006	10
Totaal	112

Te boeken aantallen:

Lotnr.	Verwacht aantal	Geregistreerd aantal	Te boeken aantal
LOT1001	80	80	0
LOT1002	0	12	+12
LOT1003	30	20	-10
LOT1006	10	0	-10
Totaal	120	112	-8

Op de pagina Inventarisatieorder bevat het veld Negatief aantal (basis) 8. Voor de orderregel bevat de pagina Artikeltraceringslijst van inventarisatie de positieve of negatieve aantallen voor elk lotnummer.

Voorraaddocumenten

De volgende soorten documenten zijn handig voor het beheren van uw magazijn:

• Gebruik Voorraadontvangsten om positieve aanpassingen van artikelen te registreren op basis van kwaliteit, kwantiteit en kosten.
• Gebruik Voorraadzendingen om ontbrekende of beschadigde goederen af te schrijven.

U kunt deze documenten in elk stadium afdrukken, vrijgeven en opnieuw openen, en gemeenschappelijke waarden, zoals dimensies, toewijzen in de koptekst. Als u de documenten opnieuw wilt afdrukken nadat ze zijn geboekt, gebruikt u de pagina's Geboekte voorraadontvangst en Geboekte voorraadverzending.

Notitie

Voordat u deze documenten kunt gebruiken, moet u een nummerreeks opgeven om de bijbehorende id's te maken. Ga voor meer informatie naar Nummering voor inventarisdocumenten instellen.

Nummering voor inventarisdocumenten instellen

In de volgende procedure wordt beschreven hoe u nummering instelt voor voorraaddocumenten.

1. Kies het , voer Voorraadinstellingen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Geef op het sneltabblad Nummering in de volgende velden de reeks getallen voor documenten op:

   • Voorraadontvangstnrs.
   • Geboekte voorraadontvangstnrs.
   • Voorraadverzendingsnrs.
   • Geboekte voorraadverzendingsnrs.

Een voorraaddocument maken en boeken

De volgende procedure laat zien hoe u een voorraadontvangst maakt, afdrukt en boekt. De stappen zijn vergelijkbaar voor voorraadverzendingen.

1. Kies het voer Voorraadontvangsten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Kies in de kop van de pagina Voorraadontvangst de locatie in het veld Locatie en vul vervolgens de overige velden in, indien nodig.
3. Kies op het sneltabblad Regels in het Artikel het voorraadartikel. Geef in het veld Aantal op hoeveel artikelen moeten worden toegevoegd.
4. Om een Voorraadontvangst-rapport af te drukken vanaf de pagina Voorraadontvangst, kiest u de actie Afdrukken.

De volgende functies zijn beschikbaar op de pagina Voorraadontvangst:

• Kies de actie Vrijgeven of Opnieuw openen om de status voor de volgende verwerkingsfase in te stellen.

• Kies de actie Boeken om de voorraadontvangst te boeken of kies Boeken en afdrukken om de ontvangst te boeken en het testrapport af te drukken.

  Tip

  Om fouten te voorkomen, gebruikt u de actie Voorbeeld van boeking weergeven om de posten te bekijken die door het boeken zijn gemaakt.

Voorraaddocumenten afdrukken

U kunt de rapporten opgeven die in verschillende stadia moeten worden afgedrukt door een van de volgende opties te kiezen in het veld Gebruik van de pagina Rapportselectie - Voorraad:

• Voorraadontvangst
• Voorraadverzending
• Geboekte voorraadontvangst
• Geboekte voorraadverzending

Notitie

De beschikbare rapporten kunnen variëren, afhankelijk van de lokalisatie voor uw land/regio. De basistoepassing bevat geen lay-outs.

Zie ook

Voorraad tellen, corrigeren en herindelen met dagboeken
Werken met serie- en lotnummers
Voorraad
Overzicht van magazijnbeheer
Verkoop
Inkoop
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central