Urenstaten gebruiken

In dit artikel wordt beschreven hoe u urenstaten kunt gebruiken om afwezigheid bij te houden en om de tijd en resources die aan een project worden besteed bij te houden. Tijd bijhouden helpt u problemen vroeg te identificeren en vertragingen of budgetoverschrijdende kosten te voorkomen. Met urenstaten is het gemakkelijk voor een resource om tijdgebruik te rapporteren voor een persoon of een machine, zodat beheerders het gebruik en de toewijzing ervan kunnen bekijken.

U kunt uw projectplanningsregels kopiëren en gebruiken in een urenstaat. Op die manier hoeft u de gegevens slechts op één plaats in te voeren en zijn de regelgegevens altijd correct. Ga voor meer informatie naar Projectplanningsregels kopiëren naar een urenstaat.

Nadat u urenstaatposten voor een project hebt goedgekeurd, kunt u deze boeken naar het relevante projectdagboek of resourcedagboek. Ga voor meer informatie naar Urenstaatregels in een projectdagboek boeken en Urenstaatregels naar een resourcedagboek boeken.

Voordat u urenstaten kunt gebruiken, moet u algemene informatie instellen en een beheerder en een of meer fiatteurs van urenstaten opgeven. Ga voor meer informatie over het instellen van urenstaten naar Urenstaten instellen.

Tip

U kunt urenstaten gebruiken op een mobiel apparaat. Om dat te doen moet u mogelijk de schakelaar Nieuwe urenstaatervaring gebruiken aanzetten op de pagina Resources instellen .

Urenstaten maken

U kunt de pagina Urenstaten maken gebruiken om urenstaten in te stellen voor een opgegeven aantal perioden of weken. Vervolgens kan de eigenaar van de urenstaat deze openen en tijd vastleggen die aan een taak is besteed. U kunt ook de automatische uitvoering van het batchproject plannen.

Belangrijk

U moet machtigingen hebben om urenstaten te maken. Ga voor meer informatie over machtigingen naar Urenstaten instellen.

1. Kies het pictogram , voer Urenstaten maken in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

   Tip

   U kunt ook de actie Urenstaten maken gebruiken op de pagina Resources en de pagina Resourcekaart.

2. Vul de vereiste velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.

   Notitie

   Voordat u urenstaten voor een resource maakt, moet u ervoor zorgen dat de velden Urenstaat gebruiken en Gebruikers-id van eigenaar van urenstaat ervoor zijn opgegeven op de pagina Resourcekaart.

   Kies optioneel de actie Plannen om op te geven hoe vaak u wilt dat de taak automatisch wordt uitgevoerd. Als u bijvoorbeeld de taak wilt configureren om gedurende vier weken wekelijks te worden uitgevoerd, voert u op de pagina Een rapport plannen - Urenstaten maken in het veld Formule voor volgende uitvoeringsdatum 4W in. Ga voor meer informatie over het plannen van rapporten naar Een rapport plannen voor uitvoering

U kunt de urenstaten die u maakt, bekijken op de pagina Urenstaten. Elke urenstaat bestaat uit een of meer regels die de tijd definiëren die u ter goedkeuring wilt indienen. In de volgende tabel worden de soorten regels beschreven die u aan de urenstaat kunt toevoegen.

Veld	Beschrijving
	Gebruik dit om een opmerking of markering toe te voegen aan het veld Omschrijving van de urenstaatregel. U kunt dit veld bijvoorbeeld gebruiken om urenstaatposten te categoriseren. Als u het veld Soort leeg laat voor een urenstaatregel, kunt u geen tijdwaarden in de weekdagvelden voor die regel invoeren.
Afwezigheid	Gebruik dit om de tijd te registreren dat u afwezig bent tijdens een werkweek. Geef, om de informatie voor die regel te voltooien, de soort afwezigheid op in het veld Afwezigheidsredencode.
Assemblageorder	Wordt gebruikt om tijd te registreren voor assemblageorders. Een urenstaatregel van deze soort wordt gemaakt tijdens het boeken van assemblageorderregels waarvoor de resource is ingesteld op gebruik van urenstaten. U kunt een regel van deze soort niet handmatig selecteren.
Project	Wordt gebruikt om tijdverbruik te registeren voor een project. Geef om de informatie voor de regel te voltooien het projectnummer en het projecttaaknummer op waarvoor u tijd wilt registreren. U kunt tijd registreren voor regels die u niet hebt gepland.
Resource	Wordt gebruikt om tijdverbruik te registeren voor een resource. Geef, om de informatie voor de regel te voltooien, een omschrijving van het werk.
Service	Gebruik dit om tijdverbruik voor een serviceorder of servicecreditnota te registreren.

U wilt bijvoorbeeld een urenstaat indienen voor een week waarin u schoonmaakwerkzaamheden hebt uitgevoerd en een vrije dag had voor een medische afspraak. De volgende tabel laat zien hoe u regels aan de urenstaat toevoegt.

Type	Omschrijving	Code van werksoort	Afwezigheidstypecode
Resource	Werkuren	Schoonmaakkosten
Afwezigheid	Verlof		Gezondheid
	Ik moest dinsdag vrij nemen vanwege een medische afspraak.

In dit hypothetische voorbeeld kunt u dan de uren registreren over de relevante dagen voor elke weekdag.

Tip

In de meeste gevallen heeft uw bedrijf voorgedefinieerde werksoorten voor de verschillende soorten regels. In die gevallen kiest u gewoon het relevante werktype uit de lijst en voegt u uw eigen beschrijving toe.

Kies het werktype door de knop te kiezen in het veld Omschrijving, door de actie Activiteitsdetails te kiezen en deze vervolgens op te geven op de pagina die wordt geopend, of door deze te kiezen in respectievelijk het veld Werktypecode of het veld Afwezigheidstypecode. In dit geval kunt u het gedeelte Werksoorten definiëren en er een toevoegen aan een urenstaat negeren.

Urenstaatregels in andere urenstaten opnieuw gebruiken

Als uw urenstaatinformatie van periode tot periode gelijk blijft, kopieert u de regels uit de vorige periode om tijd te besparen. Voer daarna alleen het tijdsgebruik voor de nieuwe periode in.

1. Kies het , voer Urenstaten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Open de urenstaat voor een periode na de periode voor een bestaande urenstaat met regels.
3. Kies de actie Regels kopiëren van vorige urenstaat.

De regels worden gekopieerd, inclusief details zoals het type en beschrijving. Als de regel bijvoorbeeld is gekoppeld aan een project, wordt het Projectnr. gekopieerd. Alle gekopieerde regels hebben de status Open. U kunt nu indien nodig de regels wijzigen.

Projectplanningsregels kopiëren naar een urenstaat

De volgende procedure beschrijft hoe u snel projectplanningsregels toevoegt aan een urenstaat.

1. Kies het voer Urenstaten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Selecteer op de pagina Urenstaten een urenstaat voor de betreffende periode.
3. Kies de actie Regels maken van projectplanning. Alle projectplanningsregels in de urenstaatperiode worden gekopieerd naar het veld Resourcenr. op de urenstaat voor de machine of persoon.

Werksoorten definiëren en er een toevoegen aan een urenstaat

U kunt het werksoort voor alle urenstaatregels voor serviceorders, projectorders en resources definiëren. Op deze manier kunt u gegevens toevoegen die u nodig hebt om de klant te factureren voor verschillende soorten werk.

1. Kies op de pagina Urenstaten de relevante urenstaat.
2. Kies op de eerste regel in het gedeelte Regels het veld Soort en kies vervolgens het relevante type, zoals: Resource.
3. Kies het veld Omschrijving en vul dan op de pagina Resourcedetail urenstaatregel de velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.
   1. Als er geen werksoorten bestaan, kiest u de actie Nieuw.
   2. Vul op de pagina Werksoorten de benodigde velden in en ga terug naar de urenstaat.
4. Vul de rest van de urenstaat in. Zie voor meer informatie het gedeelte Urenstaatregels invullen en ter goedkeuring verzenden.

Tip

U kunt soortgelijke stappen volgens om afwezigheidscodes te definiëren.

Urenstaatregels invullen en ter goedkeuring verzenden

Urenstaatregistratie wordt bijgehouden in uren, de standaard basiseenheid voor resources. Een urenstaat bevat standaard de algemene werkdagen van maandag tot en met vrijdag.

1. Kies het voer Urenstaten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Selecteer een urenstaat voor de betreffende periode.

3. Vul de velden indien nodig op een regel in. Voer het aantal uren in dat door de resource op elke dag van de week wordt gebruikt.

   Om werk bij te houden voegt u in de meeste gevallen een regel van het type Resource toe en vervolgens registreert u elke dag bestede uren. Als u afwezigheid wilt registreren, voegt u een regel van het type Afwezigheid toe.

   Tip

   U kunt de som controleren van de urenstaaturen die zijn ingevoerd in het feitenblok Overzicht van werkelijk/gebudgetteerd.

4. Herhaal stap 3 voor andere werksoorten die de resource uitvoert.

   Bepaal vervolgens of u alle of geselecteerde regels op de urenstaat wilt indienen.

   • Om de urenstaat voor een of meer regels in te dienen kiest u de betreffende regel en kiest u vervolgens de actie Indienen.

     Kies op de inzendingspagina de optie Alleen geselecteerde regels. De staat van de regel verandert van Open in Ingediend.

   • Om de urenstaat voor alle openstaande regels in te dienen kiest u de actie Indienen bovenaan de pagina Urenstaat.

     Bevestig dat u alle openstaande regels op de huidige urenstaat wilt indienen.

   Notitie

   U kunt alleen urenstaatregels verzenden waarvoor u tijd hebt ingevoerd.

5. Als u gegevens wilt wijzigen op een regel die is ingesteld op Ingediend, selecteert u de regel en kiest u de actie Opnieuw openen.

   Notitie

   Een beheerder kan een urenstaatregel weigeren die ter goedkeuring is verzonden. Als een regel de status Geweigerd heeft, kunt u wijzigingen aanbrengen in de regel en opnieuw Indienen kiezen.

6. Kies de knop Ok.

Een urenstaat goedkeuren of weigeren

Een urenstaat moet ter goedkeuring worden ingediend om te worden gebruikt. U kunt afzonderlijke regels goedkeuren en weigeren op een urenstaat of deze terugsturen naar de indiener. U kunt een urenstaat op twee manieren goedkeuren:

• Een beheerder van urenstaten kan een urenstaat goedkeuren.
• De persoon die is opgegeven in het veld Gebruikers-id van fiatteur van urenstaat op een resourcekaart kan urenstaten van die resource goedkeuren. Ga voor meer informatie over het instellen van goedkeuring naar Urenstaten instellen.

1. Kies het , voer Urenstatenmanager in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Selecteer een urenstaat in de lijst.
3. Op de pagina Urenstaat:
   1. de actie Verwerken en kies dan de actie Goedkeuren.
   2. Kies de actie Alle verzonden regels om alle regels goed te keuren of de actie Alleen geselecteerde regel(s) om alleen de regels goed te keuren die zijn geselecteerd op de pagina Urenstaat.
4. Kies de knop OK.
5. U kunt ook de actie Weigeren kiezen en stap 4 tot en met 5 volgen.

Tip

Gebruik de feitenblokken Status urenstaat en Overzicht van werkelijk/gebudgetteerd om een overzicht te krijgen van urenstaatgegevens.

Zodra u een urenstaat goedkeurt of weigert, kan deze niet meer worden gewijzigd tenzij deze eerst opnieuw wordt geopend. In de volgende procedure wordt uitgelegd hoe u een goedgekeurde of geweigerde urenstaat opnieuw opent.

Een urenstaat opnieuw openen

1. Kies het voer Urenstatenmanager of Urenstaten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Open een urenstaat uit de lijst.

   Notitie

   U kunt alleen regels met de status Goedgekeurd opnieuw openen. U kunt geen regels met de status Afgewezen of regels die zijn geboekt, opnieuw openen.

3. Kies op de pagina Urenstaat de actie Opnieuw openen en kies vervolgens de actie Alle verzonden regels om alle regels opnieuw te openen of kies de actie Alleen geselecteerde regels om alleen de regels opnieuw te openen die zijn geselecteerd op de pagina Urenstaat.

4. Kies de knop OK. De status van de urenstaatregel of -regels verandert in Verzonden.

Urenstaten per project bekijken en goedkeuren

U kunt voor een project een persoon opgeven die verantwoordelijk is voor het project. Die informatie is gekoppeld aan urenstaatregels. De link geeft projectmanagers een lijst met de urenstaten die moeten worden goedgekeurd. De teamprojectmanager kan bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor bepaalde projecten in uw bedrijf. In dat geval moet de manager worden aangewezen als de Verantwoordelijke op de pagina Projectkaart. In deze weergave met urenstaatinformatie ziet u de projecttaken die zijn gekoppeld aan een project en het aantal uren dat is verbruikt.

Notitie

Om urenstaten te kunnen goedkeuren op de pagina Urenstaat manager op project moet u eerst een optie bij Urenstaat op projectgoedkeuring op de pagina Resource-instellingen selecteren. Ga voor meer informatie over het instellen van goedkeuringen voor resources naar Resources instellen.

Een urenstaat per project goedkeuren of weigeren

1. Voer in het tekstvak Zoeken Urenstaat manager op project in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling. Business Central geeft een lijst met urenstaatregels weer die zijn gekoppeld aan de projecten waarvoor u verantwoordelijk bent.

2. Kies de actie Goedkeuren en kies vervolgens de actie Alle verzonden regels om alle regels goed te keuren of kies de actie Alleen geselecteerde regel(s) om alleen de regels goed te keuren die zijn geselecteerd op de pagina Urenstaat.

   Notitie

   U kunt alleen urenstaten goedkeuren met de status Ingediend.

3. Om aanvullende informatie over de goedkeuring of afwijzing te geven selecteert u de actie Verwant en selecteert u vervolgens Opmerkingen en dan Regelopmerkingen en voert u opmerkingen in.

4. Kies de knop Ok.

Notitie

Nadat u een urenstaatregel per project hebt goedgekeurd of afgewezen, kunt u deze niet opnieuw openen of wijzigen op de pagina Urenstaat.

Urenstaatregels naar een resourcedagboek boeken

Nadat u de urenstaatposten voor een resource hebt goedgekeurd, kunt u deze boeken naar het relevante resourcedagboek.

1. Kies het voer Resourcedagboeken in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Kies de actie Regels voorstellen uit urenstaten.
3. Vul op de pagina Resourcedagboekregels voorstellen de benodigde velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.
4. Kies de knop Ok. Posten voor gebruik worden gemaakt in het resourcedagboek, waarin u informatie desgewenst kunt wijzigen.
5. Kies de actie Boeken.
6. Als u de boeking wilt controleren, kiest u de actie Posten. De pagina Resourceposten wordt geopend met de resultaten van het boeken van het resourcedagboek.

Urenstaatregels naar een projectdagboek boeken

Nadat u de urenstaatposten voor een project hebt goedgekeurd, kunt u deze boeken naar het relevante projectdagboek.

1. Kies het pictogram , voer Projectdagboeken in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Kies de actie Regels voorstellen uit urenstaten.

3. Vul op de pagina Projectdagboekregels voorstellen de benodigde velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.

4. Kies de knop Ok. Posten voor gebruik worden gemaakt in het projectdagboek, waarin u informatie desgewenst kunt wijzigen.

   Notitie

   Gegevens over het werksoort en of het werk factureerbaar is , worden uit de urenstaatregel gekopieerd. U kunt indien nodig het aantal uren verminderen en een gedeeltelijke boeking doen. Als u het aantal vermindert, bevat de gemaakte regel de volgende keer dat u de actie Regels voorstellen uit urenstaten kiest, het resterende aantal uren.

5. Kies de actie Boeken.

6. Als u de boeking wilt controleren, kiest u de actie Posten. De pagina Projectposten wordt geopend met de resultaten van het boeken van het resourcedagboek.

Urenstaten archiveren

Nadat u urenstaten hebt geboekt, kunt u ze archiveren voor latere naslag. U moet alle regels op een urenstaat boeken voordat u deze kunt archiveren.

Notitie

Bij het archiveren van een urenstaat wordt de urenstaat verwijderd uit de lijst op de pagina Urenstaten en de pagina Urenstaatmanager.

1. Kies het voer Urenstaten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Selecteer de actie Urenstaten verplaatsen naar archief.
3. Vul op de pagina Urenstaten verplaatsen naar archief de benodigde velden in en kies de knop OK.
4. Om gearchiveerde urenstaten te bekijken kiest u het , voert u Urenstaatarchieven of Urenstaatarchiefbeheer in en kiest u vervolgens de gerelateerde koppeling.

Zie ook

Projectbeheer
Projectbeheer instellen
Financiën
Inkoop
Verkoop
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central