Betalingen afstemmen met behulp van automatische toepassing
De pagina Betalingsreconciliatiedagboek specificeert betalingen, zowel inkomend als uitgaand, die zijn geregistreerd als transacties op uw online bankrekening of op een betalingsservice. U kunt de betalingen vereffenen met gerelateerde openstaande klant-, leveranciers- en bankrekeningposten. U vult het journaal in door een bankafschrift te importeren als bankfeed of bestand, of door handmatig transacties in te voeren die u via uw betaalservice uitvoert.
Notitie
De pagina biedt automatische afstemmingsfunctionaliteit waarmee betalingen worden vereffend met de gerelateerde open posten op basis van een afstemming van gegevens op een bankafschriftregel (dagboekregel) met gegevens in een of meer open posten. U kunt de voorgestelde automatische vereffeningen overschrijven en u kunt ervoor kiezen helemaal geen automatische vereffening te gebruiken. Zie stap 7 voor meer informatie.
Een betalingsreconciliatiedagboek is gerelateerd aan één bankrekening in Business Central. De bankrekening vertegenwoordigt de online bankrekening waarop de betalingstransacties worden geregistreerd. Eventuele open bankrekeningposten die gerelateerd zijn aan de vereffende klant- of leveranciersposten, worden gesloten wanneer u de actie Betalingen boeken en bankrekening reconciliëren kiest. De bankrekening wordt automatisch gereconcilieerd voor betalingen die u met het dagboek boekt.
Als u de pagina Betalingsreconciliatiedagboek gebruikt om klantbetalingen te registreren en te vereffenen, kunt u het dagboek instellen om een specifieke nummerreeks te gebruiken. Daarna kunt u de nummerreeks opgeven in het veld Nummerreeks van betalingsreconciliatie op een bankrekening. Het gebruik van een speciale nummerreeks kan het gemakkelijker maken om posten te identificeren die via het dagboek zijn geboekt.
Net als bij andere dagboeken kunt u bij het corrigeren van geboekte posten op de pagina Grootboekregister posten tegenboeken die zijn geboekt via het betalingsreconciliatiedagboek. Zo wilt bijvoorbeeld wellicht posten tegenboeken voor betalingen die u met de verkeerde klant hebt vereffend. U moet eerst het vereffenen van de geboekte klantposten ongedaan maken. Vervolgens kunt u de actie Journaal tegenboeken op de pagina Grootboekregister gebruiken om het dagboek tegen te boeken dat de betalingen heeft geboekt. Als alternatief kunt u op de pagina Geboekte dagboeken de actie Geselecteerde regels naar dagboek kopiëren gebruiken om specifieke regels van het geboekte betalingreconciliatiedagboek tegen te boeken.
Wanneer u automatische vereffening gebruikt, herkent Business Central bankposten die al zijn geboekt, wat dubbele boekingen helpt voorkomen.
U kunt banktransacties importeren als .csv-bankbestanden of in een andere indeling die uw bank biedt. Als u bankafschriften als bankfeeds wilt importeren, moet u eerst een speciale bankintegratieservice instellen en vervolgens de bankrekening aan de gerelateerde online bankrekening koppelen. Het dagboek van de betalingreconciliatie detecteert vervolgens automatisch bankfeeds wanneer u de actie Banktransacties importeren kiest. Bovendien kunt u een bankrekening zo instellen dat automatisch elk uur nieuwe bankafschriftfeeds worden geïmporteerd. Transacties voor betalingen die reeds zijn geboekt als vereffend en/of gereconcilieerd worden niet geïmporteerd. U kunt die transacties ophalen met de Envestnet Yodlee Bank Feeds-service, die in sommige landversies van Business Central vooraf is geïnstalleerd. Zie voor meer informatie De Envestnet Yodlee Bank Feeds-service instellen. Ook kan een Microsoft-partner u helpen voldoen aan uw zakelijke of landvereisten.
Met de actie Tekst afstemmen op rekening kunt u toewijzingen instellen tussen tekst op betalingen en specifieke debet-, credit- en tegenrekeningen zodat dergelijke betalingen worden geboekt naar de opgegeven rekeningen wanneer u het betalingsreconciliatiedagboek boekt. Toewijzing is bijvoorbeeld nuttig voor periodieke ontvangsten of kosten, zoals regelmatige aankopen van autobrandstof of bankkosten en -rente, die regelmatig voorkomen op het bankafschrift en geen gerelateerd bedrijfsdocument nodig hebben. (Zie stap 10) Zie Tekst op terugkerende betalingen toewijzen aan rekeningen voor automatische afstemming voor meer informatie.
Het kan voorkomen dat er voor dagboekregels geen voorgestelde toepassing is. Dit kan om verschillende redenen gebeuren. Zo kan bijvoorbeeld een document ontbreken of heeft een klant te veel betaald, waardoor er een te hoog bedrag ontstaat nadat de betaling met een andere dagboekregel is vereffend. Voor dergelijke gevallen kunt u de actie Verschil overboeken naar rekening gebruiken om de ontbrekende grootboekpost te creëren en te boeken, bijvoorbeeld voor een terugbetaling, die nodig is om de betaling mee te vereffenen. (Zie stap 11) Zie Betalingen afstemmen die niet kunnen worden toegepast voor meer informatie.
U gebruikt de functie Automatisch vereffenen automatisch wanneer u een bankbestand of -feed met betalingstransacties importeert of wanneer u de functie activeert, om betalingen te vereffenen met de gerelateerde openstaande posten op basis van een afstemming van tekst op een bankafschriftregel (dagboekregel) met tekst in een of meer openstaande posten. Deze automatisering is gebaseerd op regels die u definieert op de pagina Regels betalingsvereffening, waar u ook definieert of een toepassingssuggestie moet worden beoordeeld. Voor meer informatie, zie Regels instellen voor automatische toepassing van betalingen.
Op dagboekregels waar een betaling automatisch is vereffend met een of meer openstaande posten, heeft het veld Zekerheid afstemming de waarde Laag, Gemiddeld of Hoog om de kwaliteit aan te geven van de gegevensafstemming waarop de voorgestelde betalingsvereffening is gebaseerd.
Sommige betalingsvereffeningen vereisen uw beoordeling zoals gedefinieerd door de gebruikte afstemmingsregel, zoals regels met afstemmingszekerheid Laag. Andere regels vereisen uw beoordeling en handmatige wijziging omdat er een waarde in het veld Verschil staat. Om een of meer betalingsvereffeningen te bekijken kiest u het veld Te controleren regels of Regels met verschil, onderaan. De pagina Controle van betalingsvereffening wordt geopend met alle relevante informatie over de klant of leverancier waarmee de betaling wordt vereffend, de overeenkomstdetails en acties om de regel te verwerken, zoals de actie Vereffening accepteren. (Zie stappen 7 en 8)
Voor elke dagboekregel op de pagina Dagboek betalingsreconciliatie kunt u de pagina Betalingsvereffening openen om alle openstaande kandidaatposten voor de betaling te zien en gedetailleerde informatie voor elke post weer te geven over de gegevensafstemming waarop een betalingsvereffening wordt gebaseerd. Hier kunt u handmatig betalingen vereffenen of betalingen die automatisch met een verkeerde post zijn vereffend, opnieuw vereffenen. (Zie stap 10) Voor meer informatie, zie Betalingen controleren of toepassen na automatische toepassing.
Notitie
U kunt het importeren van banktransacties starten op het moment dat u de pagina Betalingsreconciliatiedagboek opent voor een bestaand dagboek. In de volgende procedure wordt beschreven hoe u banktransacties importeert op de pagina Dagboek betalingsreconciliatie nadat u een nieuw dagboek hebt gemaakt.
Betalingen reconciliëren met automatische vereffening
Kies het pictogram
, voer Betalingsreconciliatiejournalen in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.Als u in een nieuw betalingsreconciliatiedagboek wilt werken, kiest u de actie Nieuw dagboek.
Selecteer op de pagina Bankrekeninglijst betaling de bankrekening waarvoor u betalingen wilt vereffenen en kies vervolgens de knop OK. De pagina Dagboek betalingsreconciliatie wordt geopend en is voorbereid op de geselecteerde bankrekening.
Kies de actie Banktransacties importeren. Als de bankrekening voor het geselecteerde dagboek niet is ingesteld voor het importeren van banktransacties, zal Business Central u daarbij helpen.
Selecteer op de pagina Te importeren bestand selecteren het bestand dat banktransacties voor betalingen bevat die u wilt reconciliëren, en kies vervolgens de knop Openen.
Als de Envestnet Yodlee Bank Feeds-service is ingeschakeld, wordt op de pagina Bankafschriftfilter die automatisch wordt geopend, het datuminterval opgegeven voor de bankafschriften die moeten worden geïmporteerd.
De pagina Dagboek betalingsreconciliatie wordt gevuld met regels voor betalingen die banktransacties in het bankafschrift vertegenwoordigen.
Op regels voor betalingen die automatisch zijn vereffend met gerelateerde openstaande posten, geeft het veld Zekerheid afstemming de kwaliteit aan van de gegevensafstemming waarop de voorgestelde betalingsvereffening is gebaseerd. Bovendien bevatten de velden Rekeningnaam, Rekeningtype en Rekeningnr. informatie over de klant of leverancier waarmee de betaling wordt vereffend.
De automatische vereffeningen, de overeenkomstkwaliteiten en of regels moeten worden beoordeeld, worden bepaald door regels. U kunt de regels bewerken om de resultaten aan te passen. Zie Regels instellen voor automatische vereffening van betalingen voor meer informatie.
Als u meerdere betalingsvereffeningen wilt accepteren/verwijderen of handmatig wilt wijzigen die een waarde in het veld Verschil hebben, kiest u de actie Regels met verschil, onderaan.
De pagina Controle van betalingsvereffening wordt geopend met de eerste vereffening die moet worden gecontroleerd. De volgende te beoordelen vereffening wordt op de pagina weergegeven terwijl u de vorige verwerkt. De controle omvat informatie over de klant of leverancier waarmee de betaling wordt vereffend, de overeenkomstdetails en de acties om de regel te verwerken, zoals de actie Vereffening accepteren en de actie Handmatig vereffenen.
Als u meerdere betalingsvereffeningen die door de regel zijn ingesteld om te worden beoordeeld, wilt bekijken, kiest u de actie Te controleren regels.
Als u een automatische vereffening wilt wijzigen, selecteert u een dagboekregel en kiest u vervolgens op de pagina Betalingsvereffening de actie Handmatig vereffenen om de betaling handmatig te vereffenen of opnieuw te vereffenen. Zie Betalingen controleren of toepassen na automatische toepassing voor meer informatie.
Selecteer een niet-vereffende dagboekregel voor een periodieke ontvangst of periodieke kosten, zoals een aankoop van autobenzine, en kies vervolgens de actie Tekst afstemmen op rekening. Zie Tekst op terugkerende betalingen toewijzen aan rekeningen voor automatische afstemming voor meer informatie.
Wanneer u de toewijzing van betalingstekst aan rekeningen hebt voltooid, kiest u de actie Handmatig vereffenen.
Wanneer een tekst-naar-rekening toewijzing is ingesteld, bevat de resulterende automatische betalingsvereffening Hoog - Toewijzing tekst aan rekening in het veld Zekerheid afstemming.
Als een dagboekregel geen voorgestelde vereffening heeft omdat er geen post bestaat waarmee deze kan worden vereffend, kiest u de actie Verschil overboeken naar rekening om de ontbrekende grootboekpost te maken en te boeken die nodig is om de betaling mee te vereffenen. Zie Betalingen afstemmen die niet kunnen worden toegepast voor meer informatie.
Als er geen regels meer hoeven te worden beoordeeld en het veld Verschil leeg is op alle regels, kiest u de actie Boeken en kiest u vervolgens een van de volgende opties:
- Betalingen boeken en bankrekeningen afstemmen - Om de betalingen te boeken zoals toegepast en ook Sluiten de gerelateerde bankrekeningboekingen als afgestemd.
- Alleen betalingen boeken - Hiermee boekt u alleen de betalingen zoals toegepast, maar laat u de gerelateerde bankrekeningboekingen open. Het is vereist dat u de bankrekening afzonderlijk afstemt, bijvoorbeeld: Zie Bankrekeningen afstemmen voor meer informatie.
- Testrapport - Om het resultaat van het posten te bekijken voordat u het post. Het rapport Bankrekeningafschrift wordt geopend en bevat dezelfde velden als de onderzijde van de pagina Betalingsreconciliatiedagboek.
Wanneer u het betalingreconciliatiedagboek boekt, worden de vereffende open posten gesloten. De klant-, leveranciers- of grootboekrekeningen worden bijgewerkt. Voor betalingen op dagboekregels die zijn gebaseerd op tekst-aan-rekening toewijzing, worden de opgegeven klant-, leveranciers- en grootboekrekeningen bijgewerkt. Voor alle dagboekregels worden bankposten gemaakt. Als u de actie Betalingen boeken en bankrekening reconciliëren kiest, worden eventuele open bankrekeningposten gesloten die zijn gerelateerd aan de vereffende klant- of leveranciersposten. Dit betekent dat de bankrekening automatisch wordt gereconcilieerd voor betalingen die u met het dagboek boekt.
U kunt de waarde in het veld Saldo op bankrekening na boeking met de waarde in het veld Eindsaldo afschrift vergelijken om te traceren wanneer de bankrekening wordt gereconcilieerd op basis van betalingen die u boekt.
Notitie
Als u de bankrekening niet wilt afstemmen vanaf de pagina Betalingsafstemmingsdagboek , moet u de pagina Bankrekeningafstemming gebruiken. Zie Bankrekeningen afstemmen voor meer informatie.