Leverancierbetalingen maken met behulp van een betalingsvoorstel

Dit artikel geeft een overzicht van de opties voor betalingsvoorstel en bevat enkele voorbeelden die tonen hoe betalingsvoorstellen werken. Betalingsvoorstellen worden vaak gebruikt om leveranciersbetalingen te maken, omdat de query kan worden gebruikt om snel leveranciersfacturen voor betaling te selecteren op basis van criteria zoals vervaldatum en contantkorting.

Organisaties gebruiken vaak betalingsvoorstellen om leveranciersbetalingen te maken, omdat de voorstelquery voor klantbetalingen kan worden gebruikt om snel leveranciersfacturen voor betaling te selecteren op basis van de vervaldatum, de contantkorting, en andere criteria.

De voorstelquery voor klantbetalingen bevat verschillende tabbladen, die elk verschillende opties bevatten om facturen te selecteren voor betaling. Het tabblad Parameter bevat opties die de meeste organisaties het vaakst gebruiken. Op het sneltabblad Op te nemen records kunt u opgeven welke facturen of leveranciers u wilt opnemen voor betaling door bereiken voor verschillende kenmerken te definiëren. Als u slechts een bepaald bereik leveranciers wilt betalen, kunt u bijvoorbeeld een filter voor het bereik leveranciers definiëren. Deze functionaliteit wordt vaak gebruikt om facturen voor een specifieke betalingsmethode te selecteren. Bijvoorbeeld: als u een filter definieert waarbij Betalingsmethode = Cheque, worden alleen facturen met die betalingsmethode geselecteerd voor betaling, mits zij ook voldoen aan andere criteria die zijn opgegeven in de query. Het tabblad Geavanceerde parameters bevat extra opties, die in sommige situaties mogelijk niet relevant zijn voor uw organisatie. Dit tabblad bevat bijvoorbeeld de opties voor het betalen van facturen voor gecentraliseerde betalingen.

Parameters

• Facturen selecteren op : facturen kunnen worden geselecteerd binnen het datumbereik dat is opgegeven via de velden Einddatum en Einddatum. U kunt de facturen selecteren per vervaldatum, contantkortingsdatum of beide. Als u de datum voor contantkorting gebruikt, wordt eerst gezocht naar facturen met een datum voor contantkorting tussen de begindatum en einddatum. Het systeem bepaalt vervolgens of de factuur in aanmerking komt voor de contantkorting door de sessiedatum te gebruiken als controlemiddel om te bepalen of de datum voor contantkorting nog niet is verstreken.
• Vanaf- en einddatum : facturen met een vervaldatum of contantkortingsdatum in dit datumbereik worden geselecteerd om te worden betaald.
• Minimumbetalingsdatum : voer de minimumbetalingsdatum in. Bijvoorbeeld: met de velden Begindatum en Einddatum wordt een bereik opgegeven van 1 september tot 10 september en is de datum minimumbetaling 5 september. In dit geval hebben alle facturen met een vervaldatum van 1 september tot 5 september een betalingsdatum van 5 september. Alle facturen met een vervaldatum van 5 September tot 10 september hebben echter een betalingsdatum die gelijk is aan de vervaldatum van elke factuur.
• bedraglimiet : voer het maximumtotaalbedrag voor alle betalingen in.
• Betalingen maken zonder facturering preview : als deze optie is ingesteld op Ja, worden er onmiddellijk betalingen gemaakt op de pagina Leverancierbetalingen . De pagina Betalingsvoorstel wordt overgeslagen. Daarom worden betalingen sneller gemaakt. Betalingen kunnen nog steeds worden gewijzigd vanaf de pagina Leveranciersbetalingen. U kunt ook teruggaan naar de pagina Betalingsvoorstel door op de knop Facturen bewerken voor geselecteerde betaling te klikken.

Geavanceerde opties

• Leveranciersaldo controleren : als deze optie is ingesteld op Ja, wordt gecontroleerd of er geen debetsaldo bestaat voordat een factuur wordt betaald. Als een leverancier een debetsaldo heeft, wordt er geen betaling gemaakt. De leverancier kan bijvoorbeeld creditnota's of betalingen hebben die zijn geboekt, maar nog niet zijn vereffend. In deze gevallen, mag de leverancier niet worden betaald. In plaats daarvan, moeten de creditnota's of betalingen worden verrekend met de openstaande facturen.
• Negatieve betalingen verwijderen : deze optie werkt anders, afhankelijk van het feit of betalingen worden gedaan voor afzonderlijke facturen of voor de som van de facturen die aan de betalingscriteria voldoen. Dit gedrag wordt gedefinieerd in de betalingsmethode.
• Betaling voor elke factuur: als de optie Negatieve betalingen verwijderen is ingesteld op Ja en er een niet-vere betalingen bestaan voor een leverancier, wordt alleen de factuur geselecteerd voor betaling. De bestaande betaling wordt niet verrekend met de factuur. Als de optie Negatieve betalingen verwijderen is ingesteld op Nee en een factuur en een betaling niet zijn vereffend, worden zowel de factuur als de betaling geselecteerd voor betaling. Er wordt een betaling gemaakt voor de betaling en er wordt een restitutie (negatieve betaling) gemaakt voor de betaling.
• Betaling voor som van facturen: als de optie Negatieve betalingen verwijderen is ingesteld op Ja en er een niet-vere betalingen bestaan voor een leverancier, worden zowel de niet-veredienstende factuur als de betaling geselecteerd om te worden betaald, en worden de bedragen bij elkaar opgeteld om het totale betalingsbedrag te produceren. De enige uitzondering geldt in situaties waarbij de som resulteert in een restitutie. In dit geval, wordt noch de factuur noch de betaling geselecteerd. Als de optie Negatieve betalingen verwijderen is ingesteld op Nee en een factuur en betaling niet zijn vereffend, worden zowel de factuur als de betaling geselecteerd voor betaling en worden de bedragen samengevoegd om het totale betalingsbedrag te produceren.
• Rapport afdrukken– Stel deze optie in op ' Ja' om de resultaten van het betalingsvoorstel in een rapport weer te geven, maar zonder betalingen te maken.
• Leveranciersfacturen van andere rechtspersonen opnemen: als uw organisatie een gecentraliseerd betalingsproces heeft en het betalingsvoorstel facturen van andere rechtspersonen moet bevatten die in de zoekcriteria zijn opgenomen, stelt u deze optie in op Ja.
• Afzonderlijke leveranciersbetaling voorstellen per rechtspersoon: als deze optie is ingesteld op Ja , wordt er per leverancier een afzonderlijke betaling gemaakt voor elke rechtspersoon. De leverancier op de betaling is de leverancier van de factuur van elke rechtspersoon. Als deze optie is ingesteld op No en dezelfde leverancier heeft facturen in meerdere rechtspersonen, wordt er één betaling gemaakt voor het totale bedrag van de geselecteerde facturen. De leverancier op de betaling is de leverancier in de huidige rechtspersoon. Als de leverancierrekening niet bestaat in de huidige rechtspersoon, wordt de leverancierrekening gebruikt van de eerste factuur die moet worden betaald.
• Betalingsvaluta : dit veld geeft de valuta aan waarin alle betalingen worden gemaakt. Als een valuta niet is gedefinieerd, wordt elke factuur betaald in de valuta van de factuur.
• Weekdag van betaling: voer de dag van de week in waarop de betaling moet worden gedaan. Dit veld wordt alleen gebruikt als de betalingsmethode is ingesteld op Week. Het bedrag van de facturen voor betaling wordt getotaliseerd op de opgegeven dag van de week voor betaling.
• Type tegenrekening en tegenrekening: stel deze velden in om een specifiek rekeningtype ( zoals grootboek of Bank) en tegenrekening (zoals een specifieke bankrekening) te definiëren. De betalingsmethode voor de factuur bepaalt het standaardtegenrekeningtype en de tegenrekening, maar u kunt deze velden gebruiken om de standaardwaarden te overschrijven.
• Samengevatte betalingsdatum : deze wordt alleen gebruikt wanneer het veld Periode op de betalingsmethode is ingesteld op Totaal . Als een datum wordt gedefinieerd, worden alle betalingen op deze datum uitgevoerd. Het veld Datum minimumbetaling wordt overschreven.
• Extra filters : in de records kunt u extra criteriabereiken definiëren om het sneltablijn op te nemen. Als u slechts een bepaald bereik leveranciers wilt betalen, kunt u bijvoorbeeld een filter voor het bereik leveranciers definiëren. Deze functionaliteit wordt vaak gebruikt om facturen voor een specifieke betalingsmethode te selecteren. Bijvoorbeeld: als u een filter definieert waarbij Betalingsmethode = Cheque, worden alleen facturen met die betalingsmethode geselecteerd voor betaling, mits zij ook voldoen aan andere criteria die zijn opgegeven in de query.

Scenario's

Leverancier	Factuur	Factuurdatum	Factuurbedrag	Vervaldatum	Datum van contantkorting	Contantkortingsbedrag
3050	1001	15 juni	500,00	15 juli	29 juni	10,00
3050	1002	20 juni	600,00	20 juli	4 juli	12,00
3075	1003	15 juni	250,00	29 juni		0,00
3100	1004	17 juni	100.00	17 juli	1 juli	1.00

Op 1 juli betaalt April leveranciers en gebruikt ze een betalingsvoorstel om deze taak efficiënter uit te voeren.

Optie 1: Met contantkorting

April selecteert Contantkorting als voorsteltype en voert een datumbereik van 26 juni tot 10 juli in. De volgende facturen worden opgenomen in het voorstel:

• 1002, omdat de kortingsdatum van 4 juli in het bereik van de betalingsdatums valt.
• 1004, omdat de kortingsdatum van 1 juli in het bereik van de betalingsdatums valt.

De volgende facturen worden niet opgenomen in het voorstel:

• 1001, omdat de kortingsdatum van 29 juni al is vervallen, zodat deze factuur niet meer in aanmerking komt voor de contantkorting.
• 1003, omdat deze factuur geen kortingsdatum heeft.

Optie 2: Volgens vervaldatum

April selecteert Volgens vervaldatum als voorsteltype en voert een datumbereik van 26 juni tot 10 juli in. De volgende facturen worden opgenomen in het voorstel:

• 1003, omdat de vervaldatum van 29 juni in het bereik van de betalingsdatums valt.

De volgende facturen worden niet opgenomen in het voorstel:

• 1001, omdat de vervaldatum van 15 juli buiten het bereik van de betalingsdatums valt.
• 1002, omdat de vervaldatum van 20 juli buiten het bereik van de betalingsdatums valt.
• 1004, omdat de vervaldatum van 17 juli buiten het bereik van de betalingsdatums valt.

Optie 3: Volgens vervaldatum en contantkorting

April selecteert Vervaldatum en contantkorting als voorsteltype en voert een datumbereik van 26 juni tot 10 juli in. De volgende facturen worden opgenomen in het voorstel:

• 1003, omdat de vervaldatum van 29 juni in het bereik van de betalingsdatums valt.
• 1002, omdat de kortingsdatum van 4 juli in het bereik van de betalingsdatums valt.
• 1004, omdat de kortingsdatum van 1 juli in het bereik van de betalingsdatums valt.

De volgende facturen worden niet opgenomen in het voorstel:

• 1001, omdat de kortingsdatum van 29 juni al is vervallen, zodat deze factuur niet meer in aanmerking komt voor de contantkorting, en de vervaldatum van 15 juli eveneens buiten het datumbereik ligt.

Land-/regiospecifieke overwegingen

Noorwegen

Dimensiebesturingselement

Met een dimensiebesturingselement kunt u het groeperen van gegenereerde regels op betalingsvoorstel regelen en standaarddimensies instellen op basis van financiële dimensies voor de toegepaste facturen. In de land-/regiocontext voor Noorwegen is er voor elke betalingswijze een financieel dimensietabblad waarin u het dimensiebesturingselement kunt activeren en het groeperen voor elke dimensie activeren kunt inschakelen. Mogelijke opties zijn:

• Het veld Dimensiecontrole is uitgeschakeld. Het betalingsvoorstel werkt als voor elk ander land en elke andere regio.
• Het veld Dimensiecontrole wordt geactiveerd zonder de dimensies verder te definiëren. Het betalingsvoorstel wordt gemaakt zonder rekening te houden met dimensies. De gemaakte transactie neemt geen dimensies over van de toegepaste invoer.
• Het dimensiecontroleveld wordt geactiveerd en de andere dimensies worden ingeschakeld. Nu definieert u hoe de dimensies naar het journaal worden gekopieerd. Bijvoorbeeld: • schakel het selectievakje Bedrijfseenheid in om een betalingsvoorstel per bedrijfseenheid voor de betalingsmethode te maken betaling. • Schakel het selectievakje Kostenplaats in om een betalingsvoorstel per kostenplaats voor de betalingsmethode te maken

Notitie

Als u meer dan één dimensie selecteert in de derde optie, wordt er een betalingsvoorstel gemaakt voor de dimensiecombinatie.

Bankrekening selecteren

U kunt een standaard betaalrekening definiëren per betalingsmethode ongeacht de context van het land/de regio. Dit wordt ingesteld in betalingsregels die door een voorstel worden gegenereerd. Met de bankrekeningsfunctie kunt u meerdere betaalrekeningen definiëren die op dimensie en valuta worden beheerd of een combinatie van deze om andere betaalrekeningen te gebruiken, afhankelijk van elke combinatie. U kunt deze combinaties instellen op de pagina Betalingswijzen via de knop Bankrekeningen die beschikbaar is voor elke betalingswijzen met Boekingsrekeningtype = Bank.