Share via

Overzicht van Leveranciersfacturen

  • Artikel

Belangrijk

De functionaliteit die in dit artikel wordt vermeld, of een gedeelte hiervan, is beschikbaar als onderdeel van een preview-versie. De inhoud en de functies kunnen worden gewijzigd. Meer informatie over preview-versies vindt u in Beschikbaarheid van serviceupdate.

Dit artikel geeft algemene informatie over het leveranciersfacturen. Leveranciersfacturen zijn betalingsverzoeken voor producten en services. Leveranciersfacturen kunnen een rekening voor lopende services voorstellen of kunnen zijn gebaseerd op inkooporders voor specifieke artikelen en services.

Leveranciersfacturen

Een leveranciersfactuur op basis van een inkooporder wordt gegenereerd wanneer producten of services worden ontvangen op basis van een inkooporder die bij een leverancier is geplaatst. De leveranciersfactuur bevat een koptekst en één of meer regels voor artikelen of services. Een leveranciersfactuur voltooit de cyclus die loopt van inkooporder via productontvangstbon tot leveranciersfactuur.

Hoewel sommige leveranciersfacturen aan een inkooporder zijn gekoppeld, kunnen leveranciersfacturen ook regels bevatten die niet overeenkomen met inkooporderregels. U kunt ook leveranciersfacturen maken die niet aan inkooporders zijn gekoppeld. Deze leveranciersfacturen kunnen voor lopende services staan, zoals een rekening van een energiebedrijf. U hoeft niet naar een inkooporder te verwijzen wanneer u deze toevoegt.

Er zijn verschillende manieren om een leveranciersfactuur op te geven:

  • Via het leveranciersfactuurregister kunt u snel facturen invoeren die niet naar een inkooporder verwijzen, zodat u de onkosten kunt samenvoegen. Door het goedkeuringsjournaal voor leveranciersfacturen te gebruiken, kunt u deze facturen selecteren en naar het leveranciersaldo boeken om de transitorische bedragen terug te boeken.
  • Met het leveranciersfactuurjournaal kunt u in één stap snel facturen invoeren die niet naar een inkooporder verwijzen.
  • In combinatie met de pool van leveranciersfacturen kunt u met het leveranciersfactuurregister snel facturen invoeren om onkosten samen te voegen. U kunt de bijbehorende inkooporders later openen om de factuur voor de onkostenrekening te boeken.
  • Op de pagina's Openstaande leveranciersfacturen en Leveranciersfacturen in behandeling kunt u leveranciersfacturen maken van bevestigde inkooporders.
  • De oplossing Invoice Capture maakt automatisch leveranciersfacturen van digitale factuurafbeeldingen. Zie Invoice Capture voor meer informatie.

De volgende discussie biedt meer informatie over het gebruik van de pagina Openstaande leveranciersfacturen of Leveranciersfacturen in behandeling om een leveranciersfactuur van een inkooporder te maken.

Factuurregelhoeveelheden begrijpen

Wanneer u een leveranciersfactuur opent vanuit een gerelateerde inkooporder, worden factuurregels gemaakt op basis van de inkooporder. Standaard worden de hoeveelheden gebaseerd op de hoeveelheid van de productontvangstbon. U kunt echter de volgende standaardgedragingen gebruiken:

  • hoeveelheid nu ontvangen : gebruik deze optie voor gedeeltelijke zendingen. De standaardwaarde in het veld Hoeveelheid wordt ingesteld op de hoeveelheid uit het veld Nu ontvangen in de inkooporder.
  • Bestelde hoeveelheid : gebruik deze optie voor volledige zendingen. De standaardwaarde in het veld Hoeveelheid wordt ingesteld op de hoeveelheid in het veld Besteld in de inkooporder.
  • Geregistreerde hoeveelheid : gebruik deze optie als het artikel moet worden geregistreerd, zoals is opgegeven op de pagina Artikelmodelgroepen . De standaardwaarde in het veld Hoeveelheid is de fysieke updatehoeveelheid die is geregistreerd.
  • hoeveelheid productontvangstbon : gebruik deze optie als er al een productontvangstbon voor de order is ontvangen. De standaardwaarde in het veld Hoeveelheid is de totale hoeveelheid aan beschikbare productontvangstbonnen.
  • Geregistreerde hoeveelheid en services – gebruik deze optie als hoeveelheden in ontvangstjournalen zijn geregistreerd voor artikelen in voorraad of artikelen die niet in voorraad zijn op voorraad. Deze optie omvat ook al dan niet geregistreerde services.

Als uw rechtspersoon factuurvereffening gebruikt, kunt u de resultaten van de hoeveelheidsvereffening in de kolom Overeenkomst van hoeveelheid van productontvangstbon bekijken. U kunt ook de knop Overeenkomende gegevens op het tabblad Controleren van het actievenster gebruiken om de resultaten van de hoeveelheidsvereffening te bekijken.

Een regel toevoegen die niet bestaat in de inkooporder

U kunt aan de leveranciersfactuur een regel toevoegen die niet in de inkooporder is opgenomen. U moet een artikelnummer of een aanschaffingscategorie selecteren. Vervolgens kunt u hoeveelheden, prijzen en bedragen aan de regel toevoegen. De regel wordt alleen in overeenstemmingsbeleid voor factuurtotalen opgenomen.

Een leveranciersfactuur ter beoordeling indienen

Uw organisatie gebruikt mogelijke workflows om het controleproces voor leveranciersfacturen te beheren. Workflowcontrole kan vereist zijn voor de factuurkoptekst, de factuurregel of voor beide. De besturingselementen voor de workflow zijn van toepassing op de koptekst of op de regel, afhankelijk van waar de focus zich bevindt als u het besturingselement selecteert. In plaats van de knop Boeken wordt met de knop Verzenden de leveranciersfactuur door het controleproces verzonden.

Voorkomen dat een factuur wordt ingediend bij de workflow

U kunt op de volgende manieren voorkomen dat een factuur wordt ingediend bij een workflow.

  • Het factuurtotaal en het geregistreerde totaal komen niet overeen. De gebruiker die de factuur heeft ingediend, ontvangt een waarschuwing dat de totalen niet gelijk zijn. Deze waarschuwing geeft de gebruiker de mogelijkheid om de saldi te corrigeren alvorens de factuur opnieuw in te dienen bij het workflowsysteem. Deze functie is beschikbaar als de parameter Indienen bij werkstroom verhinderen wanneer het factuurtotaal en geregistreerd factuurtotaal niet gelijk zijn op de pagina Feature Management en de parameter Werkstroomoptie wanneer factuur en geregistreerd totaal niet gelijk zijn op de pagina Parameters van module Leveranciers zijn ingeschakeld.
  • Factuur bevat niet-toegewezen toeslagen. De gebruiker die de factuur heeft ingediend, ontvangt een waarschuwing dat de factuur niet-toegewezen toeslagen bevat. Op deze manier kan de gebruiker de factuur corrigeren voordat deze opnieuw bij het workflowsysteem wordt aangeboden. Deze functie is beschikbaar als de parameter Indienen bij werkstroom niet toestaan als een leveranciersfactuur niet-toegewezen toeslagen bevat op de pagina Functiebeheer en de parameter Werkstroomoptie wanneer er niet-toegewezen toeslagen bestaan op de pagina Parameters van module Leveranciers zijn ingeschakeld.
  • Factuur bevat hetzelfde factuurnummer als een andere geboekte factuur. De gebruiker die de factuur heeft ingediend, ontvangt een waarschuwing dat er een factuur met een dubbel nummer is gevonden. De gebruiker kan het dubbele nummer corrigeren voordat de factuur opnieuw bij het workflowsysteem wordt aangeboden. De waarschuwing wordt getoond als de parameter Gebruikt factuurnummer controleren in Leveranciers is ingesteld op Duplicatie afwijzen. Deze functie is beschikbaar als de parameter Indiening bij workflow voorkomen als het factuurnummer al bestaat op een geboekte factuur en het systeem dubbele factuurnummers niet toestaat op de pagina Functiebeheer is ingeschakeld.
  • De factuur bevat een regel waarop de factuurhoeveelheid kleiner is dan de gematchte hoeveelheid op de productontvangstbon. De gebruiker die de factuur indient of probeert te posten, ontvangt een bericht dat de hoeveelheden niet gelijk zijn. Dit bericht geeft de gebruiker de mogelijkheid om de waarden te corrigeren alvorens de factuur opnieuw in te dienen bij het workflowsysteem. Deze functie is beschikbaar als de parameter Boeken en verzenden van leveranciersfacturen naar workflow blokkeren op de pagina Functiebeheer en de parameter Boeken en verzenden indienen bij workflow blokkeren op de pagina Parameters van module Leveranciers zijn ingeschakeld.

Leveranciersfacturen vereffenen met productontvangstbonnen

U kunt gegevens voor leveranciersfacturen invoeren en opslaan en u kunt factuurregels vergelijken met productontvangstbonregels. U kunt ook gedeeltelijke hoeveelheden voor een regel vergelijken.

U kunt een leveranciersfactuur maken op basis van de artikelen op de productontvangstbonregel die tot op heden zijn ontvangen, zelfs als nog niet alle artikelen voor een bepaalde inkooporder zijn ontvangen. U kunt dit bijvoorbeeld doen als een leverancier één factuur per maand stuurt die alle leveringen dekt die de leverancier in die maand verzendt. Elke productontvangstbon staat voor een gedeeltelijke of volledige levering van de artikelen op de inkooporder.

Wanneer een factuur zich in de workflow bevindt, kan de fiatteur factuurhoeveelheden bijwerken zodat deze overeenkomen met de waarde in het veld Te matchen hoeveelheid productontvangstbonnen. Selecteer om dit te doen De factuurhoeveelheden bijwerken om deze af te stemmen op de hoeveelheden van de productontvangsten in de werkstroom in de werkruimte Functiebeheer en selecteer Inschakelen. Als een fiatteur in het werkstroomproces alle overeenkomsten heeft verwijderd uit alle productontvangsten van de factuurregel, wordt de factuurregel verwijderd. Wanneer deze functie niet is ingeschakeld, worden factuurhoeveelheden niet bijgewerkt voor facturen in workflows.

Wanneer u de factuur boekt, wordt de hoeveelheid bij Resterend gedeelte van factuur voor elk artikel bijgewerkt met het totaal van de ontvangen hoeveelheden van de geselecteerde productontvangstbonnen. Als de hoeveelheid voor Resterend gedeelte van factuur en de hoeveelheid voor Nog te leveren voor alle artikelen op de inkooporder 0 (nul) zijn, wordt de status van de inkooporder gewijzigd in Gefactureerd. Als de hoeveelheid voor Resterend gedeelte van factuur niet gelijk is aan 0 (nul), blijft de status van de inkooporder ongewijzigd en kunnen hiervoor extra facturen worden ingevoerd.

Bij deze optie wordt ervan uitgegaan dat er minimaal één productontvangstbon is geboekt voor de inkooporder. De leveranciersfactuur is gebaseerd op deze productontvangstbonnen en hieruit worden de hoeveelheden overgenomen. De financiële gegevens voor de factuur zijn gebaseerd op de gegevens die worden ingevoerd wanneer u de factuur boekt.

Zie Leverancierfactuur vastleggen en met ontvangen hoeveelheid matchen voor meer informatie.

Een geautomatiseerde taak voor de workflow voor leveranciersfacturen configureren om de leveranciersfactuur te boeken met een batchtaak

U kunt een geautomatiseerde boekingstaak toevoegen aan de workflow Leveranciersfactuur, zodat facturen in een batch worden verwerkt. Als u facturen in een batch boekt, wordt het workflowproces voortgezet zonder dat u hoeft te wachten tot de boeking is voltooid. Hierdoor worden de algehele prestaties verbeterd van alle taken die bij de workflow worden ingediend.

Als u een leveranciersfactuur in een batch wilt boeken, schakelt u op de pagina Functiebeheer de parameter Leveranciersfacturen in batch boeken in. Leveranciersfactuurworkflows worden geconfigureerd via Leveranciers > Instellingen > Leveranciersworkflows.

U kunt de taak De leveranciersfactuur boeken met een batch in de workfloweditor zien, ongeacht of de functieparameter Leveranciers in batch boeken is ingeschakeld. Als de functieparameter niet is ingeschakeld, wordt een factuur met de taak De leveranciersfactuur boeken met een batch pas verwerkt in de workflow als de parameter is ingeschakeld. De taak De leveranciersfactuur boeken met een batch moet niet worden gebruikt in dezelfde workflow als de geautomatiseerde taak Leveranciersfacturen boeken. Bovendien moet de taak De leveranciersfactuur boeken met een batch het laatste element in de workflowconfiguratie zijn.

U kunt het aantal facturen opgeven dat in de batch moet worden opgenomen en het aantal uren dat moet worden gewacht voordat een batch opnieuw wordt gepland. Ga hiervoor naar Leveranciers > Instellingen > Leveranciersparameters > Factuur > Factuurworkflow.

Werken met meerdere facturen

U kunt met meerdere facturen tegelijkertijd werken en ze allemaal op hetzelfde moment boeken. Als u meerdere facturen moet maken, gebruikt u de pagina Leveranciersfacturen in behandeling. Als u meerdere leveranciersfacturen moet boeken en afdrukken, gebruikt u het Factuurgoedkeuringsjournaal. Als u het Factuurgoedkeuringsjournaal gebruikt, moet er minimaal één productontvangstbon worden geboekt voor de inkooporder en moet er een factuur voor de inkooporder worden geboekt in een facturenregister. De financiële gegevens voor de factuur komen uit de factuur die is geboekt in het register.

Leveranciersfacturen herstellen die worden gebruikt

Wanneer een leveranciersfactuur wordt gebruikt, kan deze niet worden bewerkt door een andere gebruiker. De status van een factuur kan echter soms aangeven dat de factuur wordt gebruikt, zelfs als deze niet actief wordt bewerkt. De toepassing reageert mogelijk niet meer tijdens de bewerking van de factuur, of een gebruiker kan per ongeluk de factuur open hebben gelaten in de toepassing.

U kunt de pagina Leveranciersfacturen herstellen gebruiken om leveranciersfacturen die voor meer dan vier uur in gebruik waren, te herstellen of vrij te geven zodat ze kunnen worden bewerkt. U kunt deze pagina openen via de navigatie of tegel Periodieke taak in het werkgebied Leveranciersfactuurregistratie. Nadat een factuur is hersteld, kan deze worden bewerkt op de pagina Leveranciersfactuur.

U kunt toegang krijgen tot de pagina Leveranciersfacturen herstellen als de beveiligingsfunctie en -bevoegdheid Leveranciersfacturen in gebruik herstellen aan u zijn toegewezen. Bovendien moet de parameter Herstellen van leveranciersfactuur toestaan op de pagina Leveranciersparameters worden ingeschakeld.

Standaard financiële dimensie op leveranciersfactuurregels

Voor leveranciersfacturen die aan een inkooporders zijn gekoppeld, wordt de standaard financiële dimensie afgeleid van bijbehorende inkooporderregels. 

Voor leveranciersfacturen die niet aan een inkooporder zijn gekoppeld, voegt de standaard financiële dimensie de dimensie uit de dimensiekoppeling, factuurkoptekst en artikel samen.  Als dezelfde dimensie is gedefinieerd voor de dimensiekoppeling, factuurkoptekst en artikel, volgt de dimensie op de factuurregel de prioriteitsvolgorde: dimensiekoppeling > factuurkoptekst > artikel

De workflowstatus voor leveranciersfacturen van Onherstelbaar wijzigen in Concept

Een workflowexemplaar dat is gestopt vanwege een onherstelbare fout, heeft een workflowstatus Onherstelbaar. Wanneer de status van een werkstroom voor leveranciersfacturen Onherstelbaar is, kunt u deze weer instellen op Concept door Intrekken te selecteren. Vervolgens kunt u de leveranciersfactuur bewerken. Deze functie is beschikbaar als de parameter De workflowstatus voor leveranciersfacturen van Onherstelbaar wijzigen in Concept op de pagina Functiebeheer is ingeschakeld.

U kunt de pagina Workflowhistorie voor leveranciersfacturen gebruiken om de workflowstatus in te stellen op Concept. U kunt deze pagina openen vanuit Leveranciersfactuur of vanuit de navigatie Algemeen > Query's > Werkstroom. Als u de workflowstatus terug wilt zetten op Concept, selecteert u Intrekken. U kunt de workflowstatus ook terugzetten op Concept door de actie Intrekken te selecteren op de pagina Leveranciersfactuur of Leveranciersfacturen in behandeling. Als de workflowstatus is ingesteld op Concept, wordt deze beschikbaar voor bewerking op de pagina Leveranciersfactuur.

Het factuurtotaal weergeven op de pagina Leveranciersfacturen in behandeling

U kunt het factuurtotaal weergeven op de pagina Leveranciersfacturen in behandeling door de parameter Factuurtotaal in lijst met in behandeling zijnde leveranciersfacturen weergeven in te schakelen op de pagina Parameters van module Leveranciers.

Rapport voor openstaande leverancierstransacties

Het rapport Openstaande transacties leverancier bevat gedetailleerde informatie over de openstaande transacties voor elke leverancier vanaf de datum die u opgeeft. Dit rapport wordt vaak gebruikt tijdens de controleprocedure voor het controleren van saldi tussen leveranciersboektransacties en grootboekrekeningtransacties.

Voor elke transactie bevat het rapport de volgende details:

  • Factuurnummer
  • Transactiedatum
  • Boekstuknummer
  • Transactiebedrag in de transactievaluta en valuta voor boekhouding
  • Creditsaldo in de transactievaluta en valuta voor boekhouding
  • Debitsaldo in de transactievaluta en valuta voor boekhouding
  • Subtotaalbedrag in de valuta voor boekhouding
  • Vervaldatum betaling

De gegevens in het rapport filteren

Wanneer u het rapport Open transacties leverancier genereert, zijn de volgende standaardparameters beschikbaar. U kunt deze gebruiken om de gegevens te filteren die in het rapport worden opgenomen.

  • Toekomstige vereffening uitsluiten: schakel dit selectievakje in om transacties uit te sluiten die worden vereffend na de datum die is ingevoerd in het veld Openstaande transacties.
  • Openstaande transacties per – Voer een datum in om transacties op te nemen die vanaf die datum openstaan. Als u geen datum invoert, wordt dit veld ingesteld op de maximumdatum. (De maximum datum is de laatste datum die door het systeem wordt geaccepteerd, 31 december 2154.) De volgende keer dat het rapport wordt uitgevoerd, wordt dit veld standaard ingesteld op de laatste datum die erin is ingevoerd.

Met de filters onder het veld Op te nemen record kunt u de transactiegegevens die in het rapport worden opgenomen, verder beperken.

Factuurnummerlengte verlengen

Vanaf versie 10,0,40 van Financiën en later kunt u het verlengen van de lengte van het factuurnummer voor de leveranciersfactuurfunctie inschakelen om het factuurnummer te verhogen van 20 tekens naar 50 tekens in het leveranciersfactuur- en factuurjournaal. Dynamics 365 Voordat u de functie inschakelen, maakt u een vliegticket in Lifecschot services om de enableEdtStringDatabaseStringLengthAttributeInComputation-vlucht te openen.

Aanvullende resources