Eén boekstuk
Belangrijk
De functionaliteit die in dit artikel wordt vermeld, of een gedeelte hiervan, is beschikbaar als onderdeel van een preview-versie. De inhoud en de functies kunnen worden gewijzigd. Meer informatie over preview-versies vindt u in Beschikbaarheid van serviceupdate.
Wat is Eén boekstuk?
Door de flexibiliteit van financiële journalen kunt u één boekstuk invoeren dat één transactie vertegenwoordigt, maar meerdere klanten, leveranciers, vaste activa, projecten of bankrekeningen heeft. Microsoft verwijst naar deze functionaliteit als Eén boekstuk. De scenario's met één boekstuk bevatten geen transacties die alleen grootboekrekeningen bevatten. Die transacties worden naar het grootboek geboekt, niet naar subadministratieen zoals Klanten, Vaste activa en Bank.
Er zijn twee categorieën van voorbeelden met één boekstuk:
Het boekstuk bevat meerdere transacties die zijn ingevoerd als één transactie. Hieronder vindt u enkele mogelijke voorbeelden:
- Op elke regel worden meerdere leveranciersbetalingen ingevoerd (er wordt geen tegenrekening gebruikt) en wordt het betalingsbedrag voor een bankrekening op één regel ingevoerd. De betalingsoverzichten worden uitgevoerd om de subadministratie bank bij te werken als een samengevat bedrag dat overeenkomt met het bankrekeningafschrift. Elke leverancierstransactie wordt echter wel gedetailleerd geregistreerd in de subadministratie Leveranciers. Hetzelfde scenario vindt u ook aan de klantbetalingszijde.
- In één boekstuk worden meerdere vaste activa verworven. Deze benadering wordt vaak gebruikt wanneer er beginsaldi worden ingevoerd voor de module Vaste activa.
Het boekstuk bevat één transactie die van invloed is op meerdere niet-grootboekrekeningtypen. Hieronder vindt u enkele mogelijke voorbeelden:
- Bankoverboekingen
- Verrekening van saldi (dezelfde partij) voor leverancier/klant
- Saldi overzetten van klant A naar klant B
- Leveranciersfacturen met meerdere regels die vaste activa of projecten bevatten
De voorgaande voorbeelden voor elke categorie staan voor gegronde zakelijke vereisten. Soms kan er niet op een andere manier aan de bedrijfsvereisten worden voldaan: de organisatie moet de transacties invoeren als Één boekstuk. Op andere momenten zijn er echter andere goede manieren om aan de zakelijke vereisten te voldoen: de transacties kunnen op een andere manier of met een andere functie worden ingevoerd.
Problemen met één boekstuk
Het gebruik van de functionaliteit Eén boekstuk om te voldoen aan zakelijke vereisten kan problemen veroorzaken. Voor verschillende processen, storneringen van transacties en vragen/rapporten zijn transactiegegevens vereist. Die gegevens kunnen niet worden bepaald via het huidige gegevensmodel als meerdere transacties in een overzicht worden ingevoerd in één boekstuk. Bovendien kunnen de gegevens niet altijd duidelijk worden bepaald als het transactietype dat wordt ingevoerd niet bekend is. Deze beperking wordt veroorzaakt door de flexibiliteit van journalen, vooral wanneer deze via het algemene journaal worden ingevoerd.
Sommige scenario's werken mogelijk nog steeds goed, afhankelijk van de instellingen van uw organisatie. Dit zijn gebieden waar problemen kunnen voorkomen:
Vereffening : als er meerdere leveranciers of klanten op een boekstuk zijn, is de boekhouding die tijdens de vereffening is gemaakt mogelijk onjuist toegewezen aan financiële dimensies. Zie Eén boekstuk met meerdere klant- of leveranciersrecords voor meer informatie over problemen die tijdens vereffening kunnen optreden. De vereffeningsprestaties worden sterk beïnvloed door het aantal factuurjournaalregels met Eén boekstuk. De tijd die nodig is voor vereffening en het boeken van betalingen zal waarschijnlijk toenemen naarmate meer factuurjournaalregels gebruikmaken van Eén boekstuk.
Belastingberekening : als er meerdere boekstukken of klanten op een boekstuk bestaan, is de belastingberekening mogelijk onjuist.
Transacties storneren: als er meerdere grootboekrekeningtypen bestaan op een boekstuk, wordt er bij het storneren van één transactie in subadministratie mogelijk een onjuiste boeking in de boekhouding geboekt voor de stornering in het grootboek. Als u bijvoorbeeld meerdere activa in één boekstuk verwerft en de aanschaf van een van de activa terugboekt, is de grootboekboekhouding onjuist voor de terugboeking.
Rapportage en vragen: als u meer dan één type grootboekrekening (bijvoorbeeld Leverancier en Klant) op een boekstuk opneemt, geven rapporten/vragen alleen de eerste rekeningwaarde weer die wordt gevonden.
U boekt bijvoorbeeld de volgende leveranciersfactuur met meerdere regels. Deze bevat vier projecten die staan voor de 'regels' op de factuur. Deze benadering is een veelvoorkomende zakelijke vereiste voor organisaties die journalen veel gebruiken.
Drie van de vier projecten worden naar dezelfde hoofdrekening (601500) geboekt. Als u de bronverkenner voor boekhouding opent om gegevens weer te geven over geboekte transacties voor die hoofdrekening, valt u op dat de project-id voor alle drie de regels 000057 is. Dit gedrag is een bekende beperking van Eén boekstuk. In de gegevens wordt niet elke regel correct aan het juiste project in het journaal gekoppeld. In plaats daarvan wordt de eerste gevonden rekeningwaarde altijd weergegeven op rapporten en in vragen.
Een transactie als één boekstuk invoeren
Als u transacties wilt invoeren als Eén boekstuk gaat u naar Grootboek > Grootboek instellen > Grootboekparameters en stelt u vervolgens op het tabblad Grootboek de optie Meerdere transacties binnen één boekstuk toestaan in op Ja.
U kunt een Eén boekstuk-transactie invoeren op de pagina Journaalnamen door het veld Nieuw boekstuk in te stellen op een van de volgende waarden:
- Slechts één boekstuknummer: elke regel die u aan het journaal toevoegt, wordt opgenomen in hetzelfde boekstuk en de regels bevatten meer dan één klant, leverancier, bank, vast activum of project.
- In samenhang met saldo: voer een boekstuk met meerdere regels in zonder tegenrekening en de regels bevatten meer dan één klant, leverancier, bank, vast activum of project.
- In samenhang met saldo: voer een boekstuk met één regel in waarbij zowel de rekening als de tegenrekening een subgrootboekrekeningtype bevat, zoals Leverancier/Leverancier, Klant/Klant, Leverancier/Klant of Bank/Bank.
Is voor mijn zakelijke scenario Eén boekstuk vereist?
De volgende zakelijke scenario's zijn geïdentificeerd als scenario's waarvoor klanten de functie Eén boekstuk gebruiken. Aan bepaalde zakelijke vereisten kan alleen worden voldaan met Eén boekstuk. Voor veel andere zijn echter alternatieven beschikbaar.
| Scenario | Description | Eén boekstuk vereist? | Alternatief |
|---|---|---|---|
| Overzicht van leveranciersbetaling | Een organisatie geeft een lijst met leveranciers en bedragen aan de bank door. De bank gebruikt deze lijst om de leveranciers namens de organisatie te betalen. Elke leveranciersbetaling moet gedetailleerd naar Leveranciers worden geboekt, maar de som van de betalingen wordt als één opname naar de bankrekening geboekt. | Nr | Vanaf Microsoft Dynamics 365 Finance versie 10.0.32, is er een functie met de naam De mogelijkheid om gedetailleerde betalingen van leveranciers en klanten te boeken, maar een overzicht van bedragen op bankrekening te maken. Zie Gedetailleerde betalingen van leveranciers en klanten boeken voor meer informatie. |
| Overzicht van klantbetaling | Klantbetalingen worden op de bankrekening gestort als bedrag ineens. Elke klantbetaling moet gedetailleerd naar Klanten worden geboekt, maar de som van de betalingen wordt als één storting naar de bankrekening geboekt. | Nee | Vanaf Dynamics 365 Finance, versie 10.0.32, is er een functie met de naam De mogelijkheid om gedetailleerde betalingen van leveranciers en klanten te boeken, maar een overzicht van bedragen op bankrekening te maken. Zie Gedetailleerde betalingen van leveranciers en klanten boeken voor meer informatie. |
| Leveranciers-/klantfactuur | Er wordt een factuur ingevoerd voor één klant of leverancier, maar extra regels vertegenwoordigen de regels van de factuur en bevatten meerdere vaste activa of projecten. | Ja | |
| Vooruitbetalingsjournaal van klant bevat belastingen op meerdere 'regels' | Een klant doet een vooruitbetaling voor een order. De regels van de order hebben verschillende belastingtarieven. De vooruitbetaling van de klant moet de klant op meerdere regels bevatten, zodat voor elke regel belasting kan worden berekend. | Ja | |
| Terugbetaling aan klant | Als de periodieke taak Terugbetaling wordt uitgevoerd vanuit Klanten, wordt een transactie gemaakt om het saldo van een klant naar een leverancier te verplaatsen. De leverancier is dezelfde partij als de klant. | Ja | |
| Onderhoud vaste activa: achterstallige afschrijving, splitsen van activa en afschrijving berekenen voor afstoting | Achterstallige afschrijving, splitsen van activa en afschrijving berekenen voor afstoting worden allemaal gebruikt om één boekstuk te maken. | Nee | Vanaf Finance versie 10.0.21 gebruiken transacties van vaste activa die worden gemaakt voor een inhaalafschrijving, voor het splitsen van een activum en voor het berekenen van de afschrijving voor de afstoting van een activum verschillende boekstuknummers. |
| Wissels en promessen | Met wissels en promessen wordt het klant- of leverancierssaldo van de ene Klanten of Leveranciers-grootboekrekening naar de andere verplaatst, op basis van de status van de betaling. Omdat dezelfde klant of leverancier altijd in het boekstuk wordt gebruikt, zijn er geen aangifteproblemen. | Ja | |
| Verrekening | Als klant en leverancier dezelfde partij zijn, worden de saldi voor leverancier en klant ten opzichte van elkaar vereffend. Hierdoor wordt zo min mogelijk geld uitgewisseld tussen een organisatie en de klant-/leverancierpartij. | Nr | Vanaf versie Microsoft Dynamics 365 Finance 10.0.40 is er een functie Verrekening klant en leverancier beschikbaar. De verrekeningsfunctie maakt automatisch twee afzonderlijke boekbonnen voor de leverancier en de klant. Zie Netto klant- en leverancierssaldi voor meer informatie. |
| Saldi overboeken | Een organisatie moet mogelijk een saldo van de ene leverancier overboeken naar een andere leverancier, ofwel vanwege een fout of omdat een andere leverancier de aansprakelijkheid heeft overgenomen. Overdrachten van dit type worden ook uitgevoerd voor rekeningtypen zoals Klant en Bank. | Ja/nee | Overboekingen van de ene rekening (leverancier, klant, bank, enzovoort) naar een andere rekening kunnen worden uitgevoerd via afzonderlijke boekstukken en het verschil kan worden geboekt naar een speciale grootboekrekening. Voor sommige organisaties is voor deze benadering te veel overhead nodig. Daarom kiezen ze ervoor Eén boekstuk te gebruiken. |
| Meerdere niet-geboekte betalingen aan dezelfde factuur vereffenen | Dit scenario komt meestal voor in organisaties waar klanten met meerdere betalingsmethoden voor hun aankopen kunnen betalen. In dit scenario moet de organisatie meerdere niet-geboekte betalingen kunnen vastleggen en deze ten opzichte van de factuur vereffenen. | Nee | Een nieuwe functie die is toegevoegd in Finance zorgt dat meerdere niet-geboekte betalingen worden vereffend met één factuur. |
| Land-/regioafhankelijke functies | Voor de functie Enig document (ED) voor Polen moeten transacties momenteel worden gegroepeerd en hiervoor wordt het boekstuknummer gebruikt. Mogelijk zijn er extra land/regio-specifieke functies waarvoor de functionaliteit van Eén boekstuk nodig is. | Ja | |
| Mechanisme voor het groeperen van transacties voor een zakelijke gebeurtenis | Een organisatie heeft één zakelijke gebeurtenis waardoor meerdere transacties worden geactiveerd. De afdeling Boekhouding wil de boekhoudgegevens bij elkaar weergeven voor gemakkelijkere controle. Een vergelijkbaar scenario is een scenario waarbij banktransacties in Finance worden geregistreerd via een bestand dat van de bank is ontvangen. Organisaties willen die transacties vaak groeperen met behulp van het bankafschriftnummer in het bestand. | Nee | Hoewel het groeperen van transacties een geldig scenario is, mag het boekstuknummer nooit voor dit doel worden gebruikt. Boekbonnen stellen altijd afzonderlijke transacties voor, nooit een groep transacties. Transacties kunnen in plaats daarvan worden gegroepeerd met andere velden, zoals het journaalpartijnummer of het documentnummer. |
| Beginsaldi invoeren | Organisaties voeren vaak beginsaldi in voor subadministratierekeningen (leveranciers, klanten, vaste activa, enzovoort) als één boekstuktransactie. | Nee | Beginsaldi voor elke subadministratierekening moeten als afzonderlijke boekstukken worden ingevoerd. De tegenboeking kan naar een speciale grootboekrekening worden geboekt, die wordt tegenboekt door het beginsaldo voor het grootboek. |
| De journaalregel van een geboekt document corrigeren | Mogelijk moet een organisatie de grootboekrekening Klant of Leverancier corrigeren voor een geboekte factuur. Omdat de factuur juist is, mag deze niet worden teruggeboekt. | Ja/nee | Als een correctie moet worden uitgevoerd in de grootboekrekening voor Klanten of Leveranciers, kan de correctie rechtstreeks worden toegepast op de grootboekrekening. Deze benadering vereist dat de correctie wordt uitgevoerd als het systeem niet wordt gebruikt, zodat tijdelijk handmatige invoer mogelijk is voor de grootboekrekening. Eén nadeel van deze aanpak is dat de rapporten Afstemming van leverancier/klant met grootboek een verschil tussen in een uit zullen laten zien. Het nettobedrag is 0 (nul). |
| Overzicht naar het grootboek boeken | Organisaties willen vaak een overzicht naar het grootboek boeken om de hoeveelheid gegevens te minimaliseren. Deze organisaties vereisen echter meestal wel dat de transactiedetails worden beheerd. Wanneer de overzichtsboeking is voltooid door middel van één boekstuk, zijn de details van de transactie niet bekend en kunnen deze niet worden beheerd. | Nee | Omdat de transactiedetails verloren gaan, moet organisaties Eén boekstuk niet gebruiken voor het boeken van een overzicht als details nodig zijn voor rapportage. |
| Het systeem laat het toe | Organisaties gebruiken de functionaliteit van één boekstuk vaak alleen maar omdat het systeem het toelaat, zonder dat de gevolgen duidelijk zijn. | Nee | Het simpele feit dat het door het systeem mogelijk is om de functionaliteit te gebruiken, is nooit een geldige reden. De functionaliteit moet alleen worden gebruikt als deze is vereist om aan een andere zakelijke behoefte te voldoen. |
De toekomst van Eén boekstuk
Vanwege de problemen die kunnen optreden bij het gebruik van Eén boekstuk, worden de volgende opties onderzocht.
- Er worden steeds nieuwe functies geïntroduceerd als er een betere manier is om een bedrijfsscenario te verwezenlijken. Door bijvoorbeeld een functie die is geïntroduceerd in versie 10.0.32 van Finance, kunnen betalingen worden ingevoerd als afzonderlijke boekstukken, maar wordt de bankrekening nog steeds in het overzicht bijgewerkt. Wanneer functies worden toegevoegd, worden deze voor elk zakelijk scenario gedocumenteerd in de kolom "Alternatief" in de voorgaande tabel.
- Sommige transacties worden mogelijk nog ingevoerd via het journaal in één boekstuk, maar extra gegevens kunnen worden bijgehouden om transactionele details juist te identificeren.
- Er kan een combinatie van nieuwe functies worden gebruikt, maar mogelijk kunnen transacties voor de zakelijke scenario's blijven worden ingevoerd in het journaal met één boekstuk.
Bij de introductie van nieuwe functies moet uw organisatie steeds weer beoordelen of de optie Meerdere transacties toestaan binnen één boekstuk op de pagina Grootboekparameters nog kan worden uitgeschakeld. We raden u aan Eén boekstuk niet te gebruiken voor integraties, tenzij u de functionaliteit nodig hebt voor een van de gedocumenteerde functionele hiaten.
Zodra de functionele tekortkomingen zijn opgelost, zal Microsoft bekendmaken welke nieuwe functies in plaats van Eén boekstuk gebruikt moeten worden. Voor sommige zakelijke scenario's, zoals een leveranciersfactuur met meerdere regels, wordt één boekstuk gebruikt, maar met verbeteringen. Deze verbeteringen worden tijdens de geleverde aanpassingen geleverd.