KPI-berekeningen voor relatieanalyse

De relatieanalysewaarden worden afgeleid van een zorgvuldige analyse van de vele gerelateerde personen, activiteiten, bedrijven, afspraken en e-mails die zijn opgeslagen op de Dynamics 365 Sales- en Microsoft Exchange-server. Exchange-gegevens zijn alleen beschikbaar voor Sales Premium-klanten.

Meer informatie Relatieanalyse en KPI's weergeven

Hoe KPI's voor relatieanalyse worden berekend?

Het proces voor het zoeken en berekenen van de scores wordt samengevat in het volgende stroomdiagram.

In de volgende gedeelten wordt de functie van elk blok in het stroomdiagram beschreven.

Stap 1: Relevante contactpersonen voor de record zoeken

Relatieanalyse gaat over activiteiten die worden uitgevoerd door de personen die zijn gekoppeld aan een bepaalde record. De eerste stap in het vinden van de relevante activiteiten is te bepalen welke contactpersonen in de analyse moeten worden opgenomen. Relatieanalyse biedt ook bestede tijden voor u, uw team en teams van uw klant. Bepalen wie wat heeft gedaan, is dus belangrijk tijdens het proces.

In deze tabel wordt getoond hoe het systeem contactpersonen zoekt die een interesse hebben in elk type record. Later zoekt het systeem activiteiten die aan elke contactpersoon zijn gekoppeld en wordt besloten welke van deze activiteiten moeten worden opgenomen in KPI-berekeningen voor die record.

Records	Interne contactpersonen	Externe contactpersonen
Rekening	- Elke Dynamics 365 Sales-gebruiker.	- De primaire contactpersoon voor het account. - Alle contactpersonen in de lijst Contactpersonen van het account.
Kans	- De eigenaar van de verkoopkansrecord. - Alle gebruikers in de lijst Verkoopteam van de verkoopkans.	- De contactpersoon van de klant die voor de verkoopkans wordt vermeld. - Alle contactpersonen in de lijst Belanghebbenden van de verkoopkans. - De primaire contactpersoon voor de gerelateerde Account-record.
Potentiële klant	- De eigenaar van de record van de potentiële klant.	- Contactgegevens in de sectie Contactpersoon van de potentiële klant. - Alle contactpersonen in de lijst Belanghebbenden van de potentiële klant.
Contact	- Elke Dynamics 365 Sales-gebruiker.	- Contactgegevens in de sectie Contactpersoon van de contactpersoon.

Stap 2: Activiteiten aan de record koppelen

Zodra het systeem relevante contactpersonen heeft geïdentificeerd, wordt gekeken naar activiteiten die zijn gekoppeld aan elke contactpersoon en wordt bepaald welke van deze activiteiten moeten worden opgenomen in de relatieanalyse voor de record die u bekijkt. Relevante activiteiten worden als volgt bepaald:

• Betreft-records. Elke activiteit waarvan de waarde Betreft is ingesteld op de huidige record, wordt er expliciet aan toegewezen en wordt altijd opgenomen in de relatieanalyse ervan, zelfs als die activiteit niet ook is gekoppeld aan een relevante contactpersoon.
• E-mailberichten. Omvat alle metagegevens van berichten waarvan het e-mailadres (of een verwijzing naar de contactpersoonrecord) van een relevante contactpersoon wordt weergegeven in het veld Aan, Cc of Van.
• Afspraken. Omvat alle metagegevens van afspraken waarbij een relevante contactpersoon wordt weergegeven in de velden Vereist of Optioneel.
• Telefoongesprekken. Omvat alle gesprekken waarbij een relevante contactpersoon wordt weergegeven in de velden Van of Aan.

Voorbeelden van hoe relevante activiteiten worden geïdentificeerd

Hier zijn een paar voorbeelden van hoe de regels die in de voorafgaande secties worden beschreven, kunnen worden toegepast:

• Als u bent toegewezen aan een potentiële klant en een telefoongesprekactiviteit registreert met een van de belanghebbenden voor die potentiële klant, wordt dat telefoongesprek geteld in de KPI's voor die potentiële klant. Voor andere gebruikers die dezelfde belanghebbende bellen, maar die niet zijn toegewezen aan de potentiële klant, worden gesprekken niet geteld in de KPI's voor die potentiële klant.
• Als u in het verkoopteam van een verkoopkans werkt en een e-mailbericht betreffende die verkoopkans naar een van de belanghebbenden verzendt, worden de metagegevens over die e-mail geteld in de KPI's voor dit account. Een e-mail van een andere gebruiker, die niet in het team voor deze account zit, aan dezelfde belanghebbende, wordt niet geteld voor die verkoopkans.
• Als u een vergadering met de eerste contactpersoon voor een account bijwoont, worden de metagegevens over die afspraak geteld in de KPI's voor dit account en voor die contactpersoon. Als dit account ook is gekoppeld aan een verkoopkans, wordt de afspraak alleen voor die verkoopkans geteld als u ook bent toegewezen aan die verkoopkans (of in het verkoopteam ervan zit) en als de afspraak is ingesteld als Betreft deze verkoopkans.

Stap 3: Relatieanalyse-KPI's berekenen

Nadat het systeem alle relevante activiteiten heeft gevonden, is het gereed om KPI's en andere analyses voor elke record te berekenen. De onderstaande tabel bevat een overzicht van de beschikbare KPI's.

Activiteitstype	Gestart of voltooid door uw team	Gestart of voltooid door het team van de klant
E-mails	Totaal aantal Totale bestede tijd Tijdlijn (aantal per week) Aantal antwoorden	Totaal aantal Totale bestede tijd Tijdlijn (aantal per week) Aantal antwoorden Interactieresultaten voor gevolgde e-mails (openen, bijlageweergaven en koppelingweergaven)
Afspraken	Totaal aantal De totale hoeveelheid tijd die door uw team is besteed (als verschillende teamleden op een afspraak aanwezig waren, wordt de duur vermenigvuldigd met het aantal aanwezige teamleden) Tijdlijn (aantal per week)	Totaal aantal Totale bestede tijd (niet vermenigvuldigd met het aantal contactpersonen van de klant dat aanwezig was) Tijdlijn (aantal per week)
Telefoongesprekken	Totaal aantal Totale bestede tijd Tijdlijn (aantal per week)	Totaal aantal Totale bestede tijd Tijdlijn (aantal per week)
Algemeen (alle activiteiten)	Totale bestede tijd	Totale bestede tijd

Notitie

Er worden alleen e-mailinteractiestatistieken verschaft voor gevolgde e-mails, waardoor u de functie E-mail bijhouden moet gebruiken. Zie E-mail bijhouden gebruiken om berichtuitwisselingen weer te geven voor meer informatie over het maken en verzenden van gevolgde e-mailberichten.

Voor KPI's die rapporteren over uw team en uw klant, zoekt het systeem de duur door de in de volgende tabel beschreven regels toe te passen:

Type activiteit	Bron van duurwaarde
Afspraken	Veld Duur voor de afspraakrecord
Oproepen	Veld Duur voor de telefoongesprekrecord
E-mails	Geschat (2,5 minuten om te lezen, 5 minuten om te schrijven)
Overige	Veld Duur voor elke record

Tip

De berekeningen van de tijd voor afspraken zijn enigszins speciaal. De details worden opgegeven in de vorige tabellen, maar hier is een voorbeeld ter illustratie. <br/

Als u een afspraak hebt waar drie leden van uw team (waaronder u) twee leden van het team van uw klant ontmoeten en de afspraak 30 minuten duurt, draagt die afspraak als volgt bij aan uw tijd-KPI's:

• Door team bestede tijd: 90 minuten (30 minuten × 3 aanwezige teamleden)
• Tijd besteed door de klant: 30 minuten (de tijd niet wordt vermenigvuldigd met klantdeelnemers)

Stap 4: De relatiestatus en de statustrend berekenen

De algehele relatiestatusscore wordt berekend door de relevante activiteiten te verzamelen en wegingen toe te passen op de activiteit per type (zo kan de beheerder bepaalde typen activiteiten zwaarder laten wegen dan andere). Het resultaat wordt genormaliseerd om een statusscore te produceren tussen 0 en 100 en de status wordt gekarakteriseerd als goed (voor een score van 60-100), redelijk (40-59) of slecht (0-39).

Opmerking:

• Er worden statusscores bijgehouden voor potentiële klanten als deze de status actief hebben. Dit houdt op zodra zij een gekwalificeerde of gediskwalificeerde status bereiken.
• Voor een verkoopkans wordt een statusscore berekend als de verkoopkans open is en dit wordt genegeerd als deze is gewonnen of verloren.
• De statusscores worden berekend voor contactpersonen ongeacht de status.

Uw beheerder kan kiezen welke typen activiteiten voor uw organisatie het meest relevant zijn. Standaard wegen alle typen activiteiten even zwaar, maar de beheerder kan de bijdrage van elk type met maximaal 50 procent verhogen of verlagen. Bovendien kan de beheerder kiezen hoe vaak verkopers contact met een klant moeten opnemen (bijvoorbeeld eenmaal per week); Deze instelling geldt ook voor de statusscore.

Naast de absolute statusscore rapporteert het systeem ook de algemene trend (omhoog, omlaag of neutraal) op basis van het aantal en de waarde van recente activiteiten. De trendrichting wordt relatief langzaam bijgewerkt, dus het kan even duren om een recente toename of afname in activiteit te zien.