Een e-mail schrijven met Copilot

Wanneer u e-mails voor klanten opstelt, kan Copilot suggesties doen om deze duidelijk, beknopt en overtuigend te maken.

Controleer altijd het antwoord dat Copilot genereert voordat u de e-mail naar de klant verzendt.

Voorwaarden

• Uw beheerder heeft deze functie ingeschakeld.
• U beschikt over de vereiste machtigingen om Copilot te gebruiken.

Navigatie

Wanneer u zich aanmeldt bij een niet-Microsoft CRM, kunt u de functie als volgt gebruiken:

• Open een e-mailbericht dat is gekoppeld aan een case in uw CRM.
• Start de ingesloten ervaring en meld u vervolgens aan bij uw Dynamics-account.
• Selecteer Een e-mail schrijven in het Copilot-helpvenster dat verschijnt.

Copilot gebruiken om een e-mail op te stellen

U kunt de vooraf gedefinieerde prompts gebruiken om e-mailconcepten te genereren op het tabblad Een e-mail schrijven van het helpvenster Copilot:

• Een oproep voorstellen: stelt een antwoord op dat voorstelt om dezelfde of de volgende dag met de klant te bellen.
• Meer informatie vragen: stelt een antwoord op om de klant om meer details te vragen om het probleem op te lossen.
• Meeleven met feedback: stelt een antwoord op dat een empathisch antwoord vormt aan een klant die een klacht over een situatie uit.
• Product-/servicegegevens verstrekken: stelt een antwoord op met details of beantwoordt vragen van klanten over een bepaald product of een bepaalde service.
• Het probleem van de klant oplossen: stelt een antwoord op met een oplossing (en eventuele oplossingsstappen) voor het probleem van de klant.
• Aangepast: hiermee kunt u uw eigen prompt voor het antwoord geven.

Notitie

• Als de Knowledge Base niet is ingeschakeld, ziet u alleen de prompts Een gesprek voorstellen, Meer informatie aanvragen, Empathie tonen met feedback en Aangepast.

Voorgestelde antwoorden beoordelen

Wanneer u een van de vooraf gedefinieerde prompts selecteert, genereert Copilot een voorgesteld antwoord dat stapsgewijs in de gebruikersinterface wordt weergegeven. U kunt ook de inline verwijzingen zien die laten zien uit welke kennisbank Copilot het antwoord heeft gehaald. Wanneer u met de muis over de bronvermelding beweegt, ziet u een inline koppeling naar de bron. U kunt Niet meer reageren selecteren om te voorkomen dat Copilot het e-mailconcept genereert. De toepassing geeft de prompts weer, zodat u opnieuw kunt beginnen.

U kunt het pictogram Aanpassen met Copilot selecteren om de lengte en toon van het antwoord in de Engelse taal te wijzigen. Ga hiervoor als volgt te werk:

Lengte: selecteer Kort, Gemiddeld of Lang om uw tekst beknopter te maken of uit te breiden.
Toon: selecteer Vriendelijk, Professioneel of Formeel om de toon van uw tekst aan te passen.

Hoe Copilot knowledge base en webbronnen gebruikt

Als uw beheerder interne kennisbronnen heeft ingeschakeld, vinden de volgende acties plaats:

• Copilot maakt gebruik van interne kennisbankbronnen en doorzoekt de interne kennisbank.
• De toepassing geeft de kennisbronnen weer die zijn gebruikt om het concept te genereren wanneer u Bronnen controleren selecteert.
• Wanneer u een aangepaste prompt gebruikt om het antwoord verder te verfijnen, geeft de toepassing de wisselknop Knowledge Base gebruiken weer, die is ingesteld op Aan. U kunt de wisselknop omschakelen naar Uit om Knowledge Base-bronnen uit te schakelen.

De responsen gebruiken

Voer de volgende acties uit om het concept te gebruiken dat Copilot genereert: - selecteer Bewerken om het antwoord verder te verfijnen. - Selecteer Vertalen om het antwoord naar een andere taal te vertalen. - Selecteer Kopiëren om het antwoord te kopiëren en vervolgens in de hoofdtekst van de e-mail te plakken.

Opnieuw beginnen

Selecteer Opnieuw beginnen onder aan het Copilot-venster om terug te keren naar de prompts.

Reacties vertalen

Als vertaling is ingeschakeld, kunt u Vertalen selecteren en vervolgens de gewenste taal selecteren om het antwoord naar die taal te vertalen. U kunt ook Toon origineel selecteren om het antwoord naar de oorspronkelijke taal terug te vertalen.