Identificeren van het bedrijfsprobleem dat moet worden opgelost (het gebruiksscenario)
De eerste stap bij het gebruiken van Microsoft Power Platform om een bedrijfsprobleem op te lossen, is beslissen welk probleem u wilt aanpakken.
In IT-termen wordt het op te lossen bedrijfsprobleem gewoonlijk het gebruiksscenario genoemd.
Vraag uzelf af: "Wat is het zakelijke probleem dat ik probeer op te lossen?" (Wees beknopt wanneer u het probleem een naam geeft; in veel gevallen wordt het de naam van de app die u bouwt!) Wanneer u het probleem definieert, moet u het opsplitsen in een probleemstelling en het resultaat dat u wilt bereiken.
Voor de app die we als voorbeeld in deze artikelen gebruiken, kwamen we met de volgende stelling: 'Onkostendeclaratie: creëer een proces dat efficiënt is voor medewerkers en de financiële administratie, dat snellere budgettracering mogelijk maakt en onze blootstelling aan audits vermindert.'
Als u al precies weet welk probleem u wilt oplossen, kunt u doorgaan naar de sectie Nadenken over de kosten van een handmatige oplossing van het probleem. Als u enkele ideeën nodig hebt of wilt oefenen op een kleiner probleem voordat u uw oorspronkelijke inspiratie uitwerkt, lees dan verder.
Wat kan ik doen met Power Apps?
Als u de eerste app maakt met Power Apps, denk dan na over uw bedrijf en het werk dat u en uw team dagelijks doen, en stel een bedrijfsprobleem vast dat u momenteel in een handmatig proces oplost.
Mogelijke gebruiksscenario's voor automatisering zijn lacunes, klachten of inefficiënties die bestaan in uw huidige werkomgeving. Processen waarvoor nog steeds papier of e-mail nodig is, en processen waarvoor handmatig gegevens van de ene plaats naar de andere moeten worden verplaatst (van e-mail naar een database of van de ene spreadsheet naar de andere), zijn waarschijnlijk kandidaten voor een oplossing met een app.
Tip
Kies geen probleem dat zo groot is dat u erin vastloopt. Maar zelfs grote processen kunnen in hapklare porties worden geautomatiseerd terwijl u het hele proces opsplitst in handzame elementen.
Lees voor inspiratie deze verhalen uit het echte leven van klanten.
Het is goed om te weten hoe de app die u in gedachten hebt uw collega's en uw baas ten goede kan komen, vooral wanneer u om medewerking moet vragen bij het maken of gebruiken van de apps. De onderstaande lijst toont de soorten problemen die door het platform kunnen worden opgelost:
Beschikbaarheid: altijd en overal toegang tot apps
Mobiliteit: mensen toestaan onderweg met een app te werken
Consolidatie: verzamelen van gegevens op een meer geautomatiseerde manier om handmatige consolidatie te minimaliseren
Training: mensen stimuleren hun trainingen te volgen en hun resultaten en certificeringen bijhouden
Democratisering: verbeteren van het vermogen om problemen binnen de vakgroep of sectie zelf op te lossen
Insluiting: vermindering van wrijving met medewerkers die in een andere werkomgeving werken (zoals externe werknemers of mensen met een beperking)
Efficiëntie: verminderen van de tijd die nodig is om het gewenste resultaat te bereiken, waardoor onnodige stappen worden vermeden
Productiviteit: verhogen van de doorvoer van een proces
Tijdigheid: verhogen van de snelheid van end-to-end samenwerking tussen verschillende belanghebbenden
Schaalbaarheid: maakt meer doorvoer mogelijk
Analyse: verzamelen van vereiste aanvullende informatie, opslaan op een manier die een gemakkelijkere analyse mogelijk maakt
Rapportage: maakt snellere of completere rapportage aan het management mogelijk
Beveiliging: veilig opslaan en werken met gegevens
Naleving: oplossen van problemen rond het omgaan met persoonlijke informatie, voldoen aan wettelijke of administratieve vereisten
Duurzaamheid: vermindering van afval (zoals papier en elektriciteit) en vervuiling
Nadenken over de kosten van een handmatige oplossing van het probleem
Neem voordat u aan het project begint nog een moment om na te denken of het project de moeite waard is.
Het is misschien mogelijk om de hoge kosten van een handmatige oplossing van het probleem in te schatten. Dit kan worden uitgedrukt in de tijd die het duurt om het proces van begin tot eind te voltooien, of—als u de volledige kosten van een medewerker kent (salaris of uurtarief, secundaire arbeidsvoorwaarden, enzovoort)— u kunt de tijd die u aan het oplossen van het probleem hebt besteed, met dat tarief vermenigvuldigen om te zien wat de kosten zijn elke keer dat het proces wordt uitgevoerd. Van daaruit kunt u de jaarlijkse kosten berekenen als u weet hoe vaak het proces wordt uitgevoerd.
Houd er rekening mee dat niet alle projecten tijds- of kostenbesparingen opleveren. Soms kan het automatiseren van een proces schonere of snellere gegevens opleveren, of kostenvermijding (bijvoorbeeld het vastleggen van gegevens zorgt voor een audittrail, wat een boete kan helpen voorkomen als er een audit plaatsvindt).
Dit is een ruwe schatting om na te gaan of het de moeite waard is om uw app-project uit te voeren. In een ander artikel gaan we in detail in op het analyseren van kosten ten opzichte van bedrijfswaarde.
Ervan uitgaande dat u hebt besloten dat dit project de moeite waard is, is de volgende stap om het huidige proces volledig te begrijpen en te zoeken naar optimalisaties die u kunt aanbrengen.
Notitie
Laat ons uw taalvoorkeuren voor documentatie weten! Beantwoord een korte enquête. (houd er rekening mee dat deze in het Engels is)
De enquête duurt ongeveer zeven minuten. Er worden geen persoonlijke gegevens verzameld (privacyverklaring).