Wat is de beste manier om Outlook en apps voor klantbetrokkenheid samen te gebruiken?
Er zijn drie manieren om modelgestuurde apps in apps voor klantbetrokkenheid (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing en Dynamics 365 Project Service Automation) en Outlook samen te gebruiken:
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
Bijhouden van mappen in Microsoft Exchange
Gebruik Dynamics 365 App for Outlook gekoppeld aan serversynchronisatie om gegevens van apps voor klantbetrokkenheid te bekijken in Outlook en Outlook-records bij te houden in apps voor klantbetrokkenheid. U kunt Dynamics 365 App for Outlook samen met Microsoft Outlook op het web, de Outlook-bureaubladtoepassing of met Outlook mobiel gebruiken. Bij Dynamics 365 App for Outlook worden gegevens voor apps voor klantbetrokkenheid naast Outlook-e-mailberichten of -afspraken van een gebruiker weergegeven. Zo kunnen mensen bijvoorbeeld voorbeelden zien van informatie over contactpersonen en potentiële klanten die zijn opgeslagen in apps voor klantbetrokkenheid en contactpersonen rechtstreeks vanuit een e-mail toevoegen. Ze kunnen ook e-mails, afspraken en contactpersoonrecords koppelen aan nieuwe of bestaande records, zoals verkoopkans-, account- of aanvraagrecords. Als u Dynamics 365 App for Outlook wilt gebruiken, moet u e-mail synchroniseren door middel van serversynchronisatie. Meer informatie: Uw e-mailsysteem integreren
Hoe vaak worden records gesynchroniseerd door serversynchronisatie?
Als u records synchroniseert met serversynchronisatie, is het proces dynamisch en uniek voor het postvak van elke gebruiker. Het synchronisatiealgoritme zorgt ervoor dat de postvakken volgens dynamische parameters, zoals het aantal e-mailberichten en de activiteit in het postvak, worden gesynchroniseerd. Normaal gesproken vindt e-mailsynchronisatie elke 5 minuten plaats. Wanneer zich een groot aantal e-mailberichten in een postvak bevinden, kan het interval dynamisch tot 2 minuten worden teruggebracht. Als het postvak minder actief is, kan het interval tot 12 minuten worden verhoogd. In het algemeen kunt u aannemen dat een postvak ten minste eenmaal per 12 minuten wordt gesynchroniseerd.
Als u echter Dynamics 365 App for Outlook gebruikt om de betreffende record voor een e-mail of een afspraak bij te houden of in te stellen, vindt de synchronisatie direct plaats in de meeste scenario's voor ontvangen e-mailberichten en verzonden afspraken. Als de directe synchronisatie in Dynamics 365 App for Outlook mislukt, wordt gebruik gemaakt van serversynchronisatie om de activiteitrecord te maken of bij te werken.
Waar vind ik informatie over het oplossen van problemen met serversynchronisatie?
U kunt informatie vinden over het oplossen van problemen en bekende problemen vinden op: Problemen oplossen en dingen die u moet weten over serversynchronisatie.
Zijn beveiligingsmachtigingen van invloed op de synchronisatie?
Ja. Als een systeembeheerder beveiliging voor bepaalde records of velden heeft geïmplementeerd, kan dit van invloed zijn op de gegevens die worden gesynchroniseerd.
Privacyverklaringen
Als u Dynamics 365 gebruikt en serversynchronisatie gebruikt, worden Dynamics 365-contactpersonen en -activiteiten (inclusief e-mails, afspraken, contactpersonen en taken) gesynchroniseerd met uw opgegeven e-mailsysteem (zoals Exchange).
Een beheerder kan serversynchronisatiefunctionaliteit configureren om op te geven welke gebruikers de mogelijkheid hebben e-mails of afspraken vanuit Dynamics 365 te verzenden of activiteiten en contactpersonen te synchroniseren tussen Dynamics 365 en het postvak van de gebruiker. Zowel de beheerder als eindgebruikers kunnen filtercriteria verder aanpassen, en beheerders kunnen ook bepalen welke entiteitsvelden worden gesynchroniseerd.
Als u Dynamics 365 (online) gebruikt wanneer u de functie Synchroniseren met Outlook gebruikt, worden de Dynamics 365-gegevens die u synchroniseert, "geëxporteerd" naar Outlook. Er wordt een koppeling behouden tussen de informatie in Outlook en de informatie in Dynamics 365 (online) om te zorgen dat de informatie up-to-date blijft tussen de twee. Met Outlook-synchronisatie worden alleen de relevante Dynamics 365-record-id's gedownload om te gebruiken wanneer een gebruiker probeert een Outlook-item bij te houden en het onderwerp ervan in te stellen. De bedrijfsgegevens worden niet opgeslagen op het apparaat.
Een beheerder bepaalt met beveiligingsrollen of de gebruikers van uw organisatie toestemming hebben om Dynamics 365-gegevens met Outlook te synchroniseren.
Om Microsoft Dynamics 365 for Outlook te kunnen gebruiken, moet u inloggen met uw inloggegevens (een e-mailadres en wachtwoord). U kunt deze gegevens lokaal opslaan zodat u niet steeds om uw referenties wordt gevraagd wanneer u Outlook opent. Als u ervoor kiest deze gegevens lokaal op te slaan, maakt Dynamics 365 for Outlook steeds automatisch verbinding met Microsoft Dynamics 365 (online) wanneer u Outlook opent.
Nadat u zich voor het eerst hebt aangemeld en Dynamics 365 for Outlook gebruikt, is de verbinding tussen uw computer en Dynamics 365 (online) altijd open wanneer u verbonden bent met internet. U kunt de verbinding tussen uw computer en Dynamics 365 alleen uitschakelen door een configuratie-instelling te gebruiken, maar als u de verbinding uitschakelt, presteert Dynamics 365 for Outlook mogelijk minder goed.
Als u Dynamics 365 for Outlook gebruikt voor het volgen van e-mail, dan is de e-mailthread zichtbaar voor de gebruikers binnen uw organisatie die bevoegd zijn om deze te bekijken.
Voor elke e-mail die u ontvangt, verstuurt Dynamics 365 for Outlook naar Dynamics 365 (online) het e-mailadres van de afzender, het e-mailadres van de ontvanger en de onderwerpregel van het bericht. Hierdoor kan Dynamics 365 (online) valideren of een bepaalde e-mail door de Dynamics 365 (online)-service moet worden opgeslagen. Wanneer u een item bijhoudt, wordt een kopie van het item bewaard door de Dynamics 365-service en is deze zichtbaar voor de andere gebruikers in uw organisatie die de passende machtigingen hebben. Wanneer u het bijhouden van een item ongedaan maakt, wordt deze kopie alleen automatisch uit de Dynamics 365 (online)-service verwijderd als u de eigenaar van het item bent.