Onderwerpen op schaal beheren in Onderwerpen

Wanneer u uw SharePoint-sites of uw hele organisatie indexeren voor onderwerpen, kunnen er veel onderwerpen worden gegenereerd. Wanneer dit gebeurt en u duizenden voorgestelde onderwerpen ziet op de pagina Onderwerpen beheren , kan het lastig zijn om te weten waar u moet beginnen. In dit artikel wordt beschreven hoe u met Onderwerpen kunt optimaliseren welke onderwerpen en informatie worden weergegeven aan gebruikers die op zoek zijn naar informatie, zelfs in grote organisaties met een groot aantal onderwerpen.

Eerst een herinnering van de vier fasen voor onderwerpen:

• Voorgesteld: een onderwerp is geïdentificeerd door AI en heeft voldoende ondersteunende resources, verbindingen en eigenschappen. (Deze worden gemarkeerd als voorgesteld onderwerp in de gebruikersinterface.)

• Bevestigd: een onderwerp dat is gedetecteerd door AI en is gevalideerd. Onderwerpvalidatie vindt plaats wanneer:

  • Een kennismanager bevestigt een onderwerp. Een kennismanager bevestigt een onderwerp op de pagina Onderwerpen beheren .

  • Meerdere gebruikers bevestigen een onderwerp. Er moet een netto van twee positieve stemmen zijn ontvangen van gebruikers die hebben gestemd met behulp van het feedbackmechanisme op de onderwerpkaart. Als één gebruiker bijvoorbeeld positief heeft gestemd en één gebruiker negatief heeft gestemd voor een bepaald onderwerp, hebt u nog twee positieve stemmen nodig om het onderwerp te bevestigen.

• Gepubliceerd: een onderwerp dat is samengesteld. Er zijn handmatige wijzigingen aangebracht om de kwaliteit ervan te verbeteren of deze zijn gemaakt door een gebruiker.

• Verwijderd: een onderwerp dat is geweigerd en niet meer zichtbaar is voor kijkers. Een onderwerp kan in elke status worden verwijderd (voorgesteld, bevestigd of gepubliceerd). Onderwerpverwijdering vindt plaats wanneer:

  • Een kennismanager verwijdert een onderwerp. Een kennisbeheerder verwijdert een onderwerp op de pagina Onderwerpen beheren .

  • Meerdere gebruikers hebben negatieve stemmen uitgebracht met behulp van het feedbackmechanisme op de onderwerpkaart. Een onderwerp kan alleen worden verwijderd als er net twee negatieve stemmen van gebruikers zijn ontvangen. Als één gebruiker bijvoorbeeld negatief heeft gestemd en één gebruiker positief heeft gestemd voor een bepaald onderwerp, hebt u nog twee negatieve stemmen nodig om het onderwerp te verwijderen.

  Wanneer een gepubliceerd onderwerp wordt verwijderd, moet de pagina met de gecureerde details handmatig worden verwijderd via de paginabibliotheek van het onderwerpcentrum.

De rol Kennismanager

Wanneer u Onderwerpen configureert, voegt u een groep gebruikers toe aan wie machtigingen zijn verleend om de pagina Onderwerpen beheren in het onderwerpcentrum te zien. Het wordt alleen weergegeven voor deze gebruikers die de rol van primaire curatie voor de onderwerpen hebben. Ze hebben toegang tot gegevens over de onderwerpen en kunnen lijsten zien van alle onderwerpen waartoe ze toegang hebben om te controleren en te cureren.

Werknemers met deze rol moeten uitgebreide machtigingen hebben om een breed scala aan onderwerpen weer te geven. Of als machtigingen zijn gesegmenteerd, kunt u een groep gebruikers selecteren die verschillende gebieden van het bedrijf vertegenwoordigen en die voor hun eigen gebieden kunnen cureren.

Wanneer u onderwerpen voor het eerst bekijkt in het onderwerpencentrum, worden voorgestelde onderwerpen uitsluitend door AI gedefinieerd. Kennisbeheerders willen mogelijk elk onderwerp bekijken voordat ze onderwerpen implementeren voor een brede gebruikerscommunity. Bij het werken op schaal is deze aanpak zelden praktisch vanwege de duizenden onderwerpen.

De aanbevolen aanpak is om een balans te vinden van de meest relevante of belangrijke onderwerpen voor uw eerste set gebruikers en u te richten op de curatie van deze onderwerpen vóór de implementatie van Onderwerpen. Begin met het verzamelen van feedback van de gebruikers en sta crowdsourcing toe om de gebruiks- en bijdragepatronen van uw gebruikers te bepalen om de strategieën te informeren die in dit artikel worden voorgesteld.

Het is belangrijk om te weten dat het systeem zowel door AI voorgestelde als door mensen samengestelde gepubliceerde onderwerpen identificeert en aan alle gebruikers weergeeft. Dit betekent echter niet dat elk voorgesteld onderwerp wordt weergegeven voor alle eindgebruikers. In de bestaande beveiligingsinstellingen worden alleen de onderwerpen weergegeven waartoe elke werknemer toegang heeft op basis van de machtigingen die zijn ingesteld voor de inhoud zelf.

Als kennisbeheerder met machtigingen voor het weergeven van de pagina Onderwerpen beheren , ziet u mogelijk een veel groter aantal onderwerpen dat wordt vermeld vanwege uw eigen verhoogde machtigingen, afhankelijk van uw rol in de organisatie en het toegangsniveau. U hebt ook toegang tot weergaven waarmee u onderwerpen kunt zien die op één locatie worden vermeld in plaats van ze te openen met behulp van markeringen of zoekopdrachten.

Bovendien is er waarschijnlijk een kleiner percentage onderwerpen dat door de meeste gebruikers wordt bekeken en een grotere set meer onderwerpen die veel minder vaak worden weergegeven vanwege machtigingen. Als gevolg hiervan is het goed om eventuele curatietaken eerst te richten op de onderwerpen die het belangrijkst zijn voor uw organisatie en die het meest waarschijnlijk breder worden gezien.

In dit artikel worden enkele strategieën voor curatie besproken. Deze strategieën kunnen betekenen dat de minder frequente of minder voorkomende onderwerpen mogelijk niet volledig worden gecureerd door kennisbeheerders. Deze voorgestelde onderwerpen blijven echter nuttig en kunnen inzicht geven of een aanwijzer naar een persoon geven, waardoor een werknemer uren kan besparen bij het zoeken naar een startpunt. Het toestaan van crowdsourced updates voor onderwerpen is nuttig en biedt meer inhoud en dekking voor de minder algemene onderwerpen.

Dit artikel bevat enkele richtlijnen en best practices voor het benaderen van onderwerpbeheer en curatie.

Meer informatie over voorgestelde onderwerpen

Wanneer onderwerpen worden gedetecteerd door AI, worden ze gemarkeerd als voorgesteld onderwerp, zowel op de pagina Onderwerpen beheren als in de onderwerpkaarten die aan gebruikers worden gepresenteerd. Elk onderwerp dat niet is gemarkeerd als verwijderd, wordt weergegeven aan gebruikers, inclusief bevestigde, gepubliceerde en voorgestelde onderwerpen. Onderwerpen in alle drie de statussen zijn beschikbaar voor eindgebruikers.

Binnen een onderwerpkaart of pagina gebruiken we verschillende aanwijzingen om te laten zien hoe de AI de informatie heeft gegenereerd. Het systeem gebruikt verschillende bewijzen om de resources toe te voegen, voornamelijk via de inhoud zelf.

• Labels geven aan dat een onderwerp wordt voorgesteld en dat het is gedetecteerd door Onderwerpen.

  

• Informatie over de kaartstatussen waar een definitie vandaan komt door de bron op te geven.

• Voorgestelde personen worden afgeleid door personen te aggregeren die documenten hebben geschreven of bewerkt met onderwerpbewijs. Als een persoon een document schrijft met een onderwerpnaam in de titel en dat document veel weergaven heeft, is er mogelijk slechts één document nodig om de persoon als gerelateerd te bepalen. In veel gevallen is meer bewijs echter beter en hebben mensen die in de lijst staan aan meerdere documenten gewerkt.

  

• Voor de weergegeven bestanden en pagina's identificeert het systeem hoe vaak het onderwerp in het document is vermeld, maar het onderwerp moet ook worden vermeld in een specifieke context die de verwijzing naar het onderwerp van een specifiek type identificeert (zoals project of team). Dit is wat telt als bewijs voor de AI. Het systeem houdt ook rekening met het voorkomen van een onderwerpnaam in de titels van documenten, typen documenten en andere analysefuncties (zoals weergaven).

  

  

  

Deze kenmerken laten zien dat de inhoud is toegevoegd door AI en hoe de AI die beslissing heeft genomen.

Communicatie

Wanneer u met uw gebruikers communiceert over onderwerpen, is het belangrijk om het verschil te verduidelijken tussen door AI voorgestelde onderwerpen en inhoud en hun gecureerde equivalenten.

Als lezer moet u voorgestelde onderwerpen met een kritischer oog bekijken. Ze moeten niet worden gezien als gezaghebbende bronnen van organisatie-waarheid. In plaats daarvan zijn ze een hulpmiddel voor het vinden van toegang tot stilzwijgende kennis die wordt gepresenteerd via de inhoud waartoe u toegang hebt. De AI heeft het onderwerp ontdekt en heeft voldoende bewijs om het aan u te laten zien, maar de waarde ervan is niet bevestigd door een persoon.

Crowdsourced besturingselementen

Voorgestelde onderwerpen kunnen worden verbeterd door curatie van de pagina en via crowdsourced feedback over het onderwerp.

Wanneer gebruikers communiceren met een voorgesteld onderwerp, wordt er mogelijk een eenvoudige vraag gesteld in de gebruikersinterface. Bijvoorbeeld: was dit onderwerp relevant voor de pagina?Is deze persoon relevant voor het onderwerp?Was deze definitie juist? Door de feedback op dergelijke vragen te gebruiken, kan de nauwkeurigheid van de onderwerpen toenemen zonder dat een benoemde persoon de pagina hoeft te cureren.

De startpagina van een onderwerpcentrum is een andere locatie waar feedback over voorgestelde onderwerpen wordt verzameld. In het onderwerpcentrum kan een gebruiker de onderwerpen zien waaraan ze zijn gekoppeld en de optie krijgen om deze koppeling te bevestigen of te laten verwijderen.

Wanneer u brede crowdsourcing van onderwerpen toestaat, moet u rekening houden met de volgende factoren:

• Gebruikers zien de optie Bewerken op onderwerppagina's en kunnen de pagina's bewerken in dezelfde ervaring als andere moderne SharePoint-pagina's.

• Sommige webonderdelen voorgesteld onderwerp kunnen niet worden verwijderd. De onderwerpnaam, alternatieve namen, definitie, voorgestelde personen en voorgestelde resources kunnen niet worden verwijderd.

• Het kan even duren voordat een voorgesteld of bevestigd onderwerp dat is gepubliceerd, wordt verplaatst naar de lijst Gepubliceerd op de pagina Onderwerpen beheren .

  • De geschatte tijd voor het weergeven van een onderwerp in zoekopdrachten, markeringen, hashtags of aantekeningen is 2 uur.

  • De geschatte tijd voor het weergeven van een onderwerp in de lijst Gepubliceerd op de pagina Beheerde onderwerpen is in de meeste gevallen niet meer dan 24 uur. U ziet ze binnen 2 uur, maar omdat er elke 24 uur een volledige synchronisatie is, mag de wachttijd niet langer zijn dan 24 uur.

• Het is mogelijk dat een gebruiker een gepubliceerd onderwerp in een uitgecheckte of bewerkingsstatus achterlaat. Een kennisbeheerder kan deze zien in de paginabibliotheek van het onderwerpcentrum en kan de wijzigingen van de gebruiker negeren om het onderwerp opnieuw te publiceren of contact opnemen met die gebruiker om te vragen het onderwerp in te checken.

Zichtbaarheid en inhoud van onderwerpen zijn gebaseerd op de machtigingen van een gebruiker

Wanneer u de lijst met voorgestelde onderwerpen bekijkt als kennisbeheerder, moet u er rekening mee houden dat de inhoud van een voorgesteld onderwerp dynamisch wordt gebaseerd op machtigingen. De voorgestelde inhoud en personen die aan u worden weergegeven, zijn mogelijk niet dezelfde als degenen die worden gepresenteerd aan een gebruiker of een andere kennisbeheerder.

Op basis van de machtigingen voor het weergeven van inhoud die is gekoppeld aan een onderwerp, ziet elke gebruiker mogelijk een andere set voorgestelde resources, personen, alternatieve namen en definitie.

Prioriteit geven aan de onderwerpen voor curatie

U kunt de volgende strategieën gebruiken om onderwerpen te identificeren die waarschijnlijk prominent aanwezig zijn en daarom goede kandidaten voor curatie zijn.

Taxonomieën

Het gebruik van bestaande taxonomieën kan een lijst met onderwerpen bieden die waarschijnlijk prominent aanwezig zijn voor gebruikers. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Producten en services die uw organisatie aanbiedt

• Teams in uw organisatie

• High-profile projecten

Deze benadering kan ook worden gebruikt op afdelings- of functioneel niveau, met vakdeskundigen die dat gebied van uw organisatie begrijpen. Het doel is niet om ze een selectie of alle onderwerpen te laten beoordelen. In plaats daarvan brengen ze hun eigen domeinexpertise mee om selectieve curatie te begeleiden.

Zoeken

Algemene zoektermen worden vaak ontdekt als onderwerpen. Met behulp van de belangrijkste queryrapporten in Microsoft Search kunt u de meest voorkomende zoektermen in uw organisatie identificeren. Als er onderwerpen voor deze termen zijn ontdekt, zijn ze goede kandidaten voor curatie. Deze onderwerpen kunnen worden gepresenteerd als antwoordkaarten in Microsoft Search.

Als u momenteel Microsoft Search-bladwijzers gebruikt, kunt u overwegen welke van deze kunnen worden vervangen door een onderwerp. Een bladwijzerantwoordkaart bevat een titel, beschrijving en URL. In sommige gevallen kan een onderwerpkaart nuttiger zijn voor een gebruiker en worden op een onderwerpkaart ook resources en personen weergegeven.

Wanneer een gebruiker in de zoekervaring van de gebruiker zoekt naar een term zoals reizen, worden zoekresultaten weergegeven in de volgende prioriteitsvolgorde in Microsoft Search:

1. Gepubliceerde of bevestigde onderwerpen

2. Bladwijzers

3. Voorgestelde onderwerpen

Impressies en onderwerpscores

Het aantal impressies en de onderwerpscores zijn belangrijke metrische gegevens voor het begrijpen van het gedrag van een onderwerp. De waarde van deze metrische gegevens is beperkt wanneer alleen kennismanagers of IT-teams toegang hebben tot onderwerpen. Door onderwerpen aan een testgroep gebruikers beschikbaar te stellen, worden meer representatieve gegevens voor deze maatregelen gegenereerd.

Onderwerpen met een hoog aantal impressies worden waarschijnlijk vaker gebruikt. De onderwerpscores voor deze onderwerpen geven een idee van hoe rijk deze onderwerpen zijn. Onderwerpen met een hoog aantal impressies en een lage score zijn goede doelen voor curatie.

Belangrijke termen uit de informatiearchitectuur van grotere organisatiesites

Grotere portalsites binnen uw organisatie hebben mogelijk tijd geïnvesteerd in het organiseren van hun informatiearchitectuur en de navigatie van hun site rond belangrijke onderwerpgebieden voor hun bedrijfseenheden, productlijnen, grote projecten, enzovoort. Het bekijken van deze voorwaarden en het identificeren en cureren van onderwerpen voor deze voorwaarden kan gebruikers helpen die op zoek zijn naar informatie over deze gebieden.

Interne Knowledge Bases of wikisites gebruiken

Als uw organisatie heeft geïnvesteerd in knowledge bases of wikisites, kunnen deze een lijst met onderwerpen bieden die u kunt gebruiken voor uw eerste curatie-inspanningen. Als ze bijzonder groot zijn, selecteert u de meest bekeken of bewerkte onderwerpen als uitgangspunt.