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Neste caso, é possível usar a mala direta para criar um conjunto de documentos, como uma carta modelo a ser enviada para muitos clientes. Cada documento contém o mesmo tipo de informação, no entanto, o conteúdo é exclusivo. As informações exclusivas em cada carta provêm de entradas em uma fonte de dados.

O processo de mala direta inclui várias etapas, que podem ser consultadas no link abaixo:

https://support.office.com/pt-br/article/Use-a-mala-direta-para-criar-e-imprimir-cartas-e-outros-documentos-f488ed5b-b849-4c11-9cff-932c49474705#bm1

Definir o documento principal

1. Inicie o Word. Um documento em branco abre por padrão. Deixe-o aberto. Se escolher fechá-lo, os comandos na próxima etapa não estarão disponíveis.
2. Na guia Correspondências**,**no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Iniciar Mala Direta.
3. Clique em Cartas.

Conectar o documento a uma fonte de dados

Para mesclar informações em seu documento principal, é necessário conectar o documento a uma fonte de dados, ou a um arquivo de dados. Se você ainda não tiver um arquivo de dados, poderá criar um durante o processo de mala direta.

IMPORTANTE  Se você usa uma lista existente, verifique se ela contém as informações que deseja usar, incluindo todas as colunas e linhas. Você pode fazer algumas alterações durante a mesclagem, mas não pode abrir a fonte de dados separadamente durante a mesclagem. O processo de mesclagem é mais fácil se a fonte de dados estiver pronta antes de você se conectar a ela.

Escolha um arquivo de dados

1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Selecionar Destinatários**.**

2. Siga um destes procedimentos:

- **Usar Contatos do Outlook**    Se você quiser usar a lista Contatos do Microsoft Outlook, clique em **Selecionar nos contatos do Outlook****.**  

IMPORTANTE  Para obter mais informações sobre como usar a lista de Contatos, consulte Dicas para trabalhar com a lista de Contatos do Microsoft Outlook. - Usar um arquivo de fonte de dados existente    Se você tiver uma planilha do Microsoft Excel, um banco de dados do Microsoft Access ou outro tipo de arquivo de dados, clique em Usar Lista Existente e localize o arquivo na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados**.**

Para o Excel, é possível selecionar os dados de qualquer planilha ou intervalo nomeado em uma pasta de trabalho. Para o Access, é possível selecionar os dados de qualquer tabela ou consulta definida no banco de dados.

IMPORTANTE  Para obter dicas sobre como formatar os dados na planilha do Excel para mala direta, consulte Dicas para formatação de dados no Excel. - Criar um novo arquivo de dados no Word    Se você ainda não tiver um arquivo de dados, clique em Digitar Nova Lista e use o formulário que é aberto para criar a lista. A lista é salva como um arquivo de banco de dados (.mdb) que pode ser reutilizado. Para obter mais informações, consulte o artigo sobre como digitar uma nova lista.

OBSERVAÇÃO  Se tiver instalado o Microsoft Office 2010 (e não só o Word 2010), também poderá usar o Microsoft Query para construir uma consulta e recuperar os dados desejados de uma fonte de dados externa.

Dicas para formatação de dados no Excel

Se o seu arquivo de dados for uma planilha do Excel que inclui porcentagens, valores de moeda ou códigos postais, você poderá preservar a formatação numérica dos dados usando o Intercâmbio Dinâmico de Dados para se conectar à planilha do Excel pelo Word. Por exemplo, é possível certificar-se de que um código postal de cinco dígitos de 07865 de seu arquivo de dados não seja exibido como o número 7865 (sem o zero à esquerda).

Antes de se conectar à planilha, faça o seguinte no Word:

1. Clique na guia Arquivo.
2. Clique em Opções.
3. Clique em Avançado.
4. Vá até a seção Geral e marque a caixa de seleção Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir**.**
5. Clique em OK.
6. Com o documento principal da mala direta aberto, no grupo Iniciar Mala Direta na guia Correspondências, clique em Selecionar Destinatários e, em seguida, clique em Usar Lista Existente**.**
7. Localize a planilha do Excel na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados e clique duas vezes nela.
8. Na caixa de diálogo Confirmar Fonte de Dados, clique em Planilhas do MS Excel via DDE (*.xls) e em OK. Se você não vir Planilhas do MS Excel via DDE (*.xls)****, marque a caixa de seleção Mostrar Tudo.
9. Na caixa de diálogo Microsoft Excel, para Nome ou intervalo de células**,** selecione o intervalo de células ou a planilha contendo as informações que você deseja mesclar e clique em OK. OBSERVAÇÃO  Para impedir um aviso sempre que você abrir um arquivo de dados, é possível desmarcar a caixa de seleção Confirmar a conversão ao abrir depois de se conectar à planilha.

Digitar uma nova lista

1. Na caixa de diálogo Nova Lista de Endereços, digite as informações para o primeiro endereço ou registro a ser incluído na mala direta. Se quiser adicionar ou remover colunas, clique em Personalizar Colunas e faça as alterações desejadas.
2. Depois de digitar todas as informações referentes ao primeiro registro, clique em Nova Entrada e digite as informações referentes ao registro seguinte. Continue até digitar informações para todos os registros que você deseja incluir.
3. Quando a nova lista estiver completa, clique em OK.
4. Na caixa de diálogo Salvar Lista de Endereços**,** digite um nome para a nova lista e clique em Salvar.

Adicionar espaços reservados, chamados de campos de mala direta, ao documento

Após conectar o seu documento principal a um arquivo de dados, você estará pronto para digitar o texto do documento e adicionar espaços reservados que indicam onde as informações exclusivas aparecerão em cada cópia do documento.

Se você estiver familiarizado com o funcionamento dos campos de mala direta, vá para mapeamento e mesclagem.

Se quiser saber mais sobre o funcionamento dos campos de mala direta, leia mais.

Sobre campos de mala direta

Os espaços reservados, como endereço e saudação, são chamados de campos de mala direta. Os campos no Word correspondem aos títulos da coluna no arquivo de dados selecionado.

1. As colunas em um arquivo de dados representam as categorias de informações. Os campos que você adiciona ao documento principal são espaços reservados para essas categorias.
2. As linhas em um arquivo de dados representam os registros de informações. O Word gera uma cópia do documento principal para cada registro ao realizar uma mala direta.

Ao colocar um campo no seu documento principal, você indica que deseja uma determinada categoria de informação, como nome ou endereço, para aparecer nesse local.

OBSERVAÇÃO  Ao inserir um campo de mala direta no documento principal, o nome do campo é sempre cercado por sinais de divisas (« »). Esses sinais de divisas não aparecem nos documentos mesclados. Eles apenas ajudam a distinguir os campos no documento principal do texto normal.

O que ocorre ao mesclar

Ao mesclar, as informações da primeira linha no arquivo de dados substitui os campos no seu documento principal para criar o primeiro documento mesclado. As informações da segunda linha no arquivo de dados substituem os campos para criar o segundo documento mesclado e assim por diante.

Mapeie os campos de mala direta para o seu arquivo de dados

Para verificar se o Word pode localizar uma coluna no seu arquivo de dados que corresponda a cada endereço ou elemento de saudação, talvez seja necessário mapear os campos de mala direta no Word para as colunas no seu arquivo de dados.

Para mapear os campos, clique em Coincidir Campos no grupo Gravar & Inserir Campos da guia Correspondências.

A caixa diálogo Coincidir Campos é aberta.

Os elementos de um endereço e de uma saudação estão listados na esquerda. Os títulos da coluna de seu arquivo de dados estão listados à direita.

O Word pesquisa a coluna que coincide com cada elemento. Na ilustração, o Word compara automaticamente a coluna Título do arquivo de dados com Título Honorário. O Word, porém, não pôde comparar outros elementos. Nesse arquivo de dados, por exemplo, o Word não pode comparar Nome do Meio.

Na lista à direita, é possível selecionar a coluna do arquivo de dados que corresponde ao elemento à esquerda. Não há problema se Identificador Exclusivo não estiver correlacionado. O documento de mala direta não precisa usar todos os campos. Se você adicionar um campo que não contenha dados do arquivo de dados, ele aparecerá no documento mesclado como um espaço reservado vazio  — normalmente, uma linha em branco ou um campo oculto.

Digitar o conteúdo e adicionar os espaços reservados ou campos

1. No documento principal, digite qualquer conteúdo que você deseje que apareça em cada cópia do documento. Para adicionar uma imagem, como um logotipo, clique em Imagem no grupo Ilustrações na guia Página Inicial**.**
2. Clique onde deseja inserir o campo.
3. Use o grupo Gravar & Inserir Campos na guia Correspondências.
4. Adicione uma das das seguintes ações: Bloco de endereço com nome, endereço e outras informações
   1. Clique em Bloco de endereço.
   2. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço**,** selecione os elementos do endereço que deseja incluir e os formatos que deseja e, em seguida, clique em OK.
   3. Se a caixa de diálogo Coincidir Campos aparecer, talvez o Word não tenha sido capaz de localizar algumas informações que precisa para o bloco de endereço. Clique na seta ao lado de **(não coincidente)**e, em seguida, selecione o campos de sua fonte de dados que corresponda ao campo necessário para a mala direta.
   Campos individuais É possível inserir informações de campos individuais, como o nome, número de telefone ou a quantidade de contribuição de uma lista de doadores. Para adicionar rapidamente um campo de seu arquivo de dados ao documento principal, clique na seta ao lado de Inserir Campo de Mesclagem e, em seguida, clique no nome do campo. Para obter mais opções de inserção de campos individuais no documento, faça o seguinte:
   1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, clique em Inserir Campo**.**
   2. Na caixa de diálogo Inserir Campo de mesclagem, execute uma das seguintes ações:
      • Para selecionar campos de endereço que corresponderão automaticamente aos campos da fonte de dados, mesmo que os campos desta não tenham o mesmo nome de seus campos, clique em Campos de Endereço.
      • Para selecionar os campos que sempre pegam os dados diretamente de uma coluna no seu arquivo de dados, clique em Campos de Banco de Dados**.**
   3. Na caixa Campos, clique no campo desejado.
   4. Clique em Inserir e, em seguida, clique em Fechar.
   5. Se a caixa de diálogo Coincidir Campos aparecer, talvez o Microsoft Word não tenha sido capaz de localizar algumas informações necessárias para inserir o campo. Clique na seta ao lado de (não coincidente) e, em seguida, selecione o campo de sua fonte de dados que corresponda ao campo necessário para a mala direta. OBSERVAÇÃO  Se você inserir um campo da lista Campos de Banco de Dados e, depois, alternar para uma fonte de dados que não possua uma coluna com o mesmo nome, o Word não conseguirá inserir as informações de campo no documento mesclado.

Visualizar, concluir a mesclagem e imprimir os documentos

Após adicionar os campos ao documento principal, você está pronto para visualizar os resultados da mesclagem. Quando estiver satisfeito com a visualização, poderá concluir a mesclagem.

Visualizar a mesclagem

É possível visualizar seus documentos mesclados e fazer alterações antes de realmente completar a mesclagem.

Para visualizar, faça um dos seguintes no grupo Visualizar Resultados da guia Correspondências:

• Clique em Visualizar Resultados**.**
• Passe pelas páginas de cada documento mesclado usando os botões Próximo Registro e Registro Anteriorno grupo Resultados da Visualização**.**
• Visualize um documento específico clicando em Localizar Destinatário.

OBSERVAÇÃO  Clique em Editar Destinatário no grupo Iniciar Mala Direta na guia Correspondências para abrir a caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, na qual é possível filtrar a lista ou limpar destinatários se você vir registros que não deseja incluir.

Concluir a mesclagem

É possível imprimir os documentos mesclados ou modificá-los individualmente. É possível imprimir ou alterar tudo ou um subconjunto dos documentos.

Se quiser imprimir um subconjunto de documentos, especifique o conjunto por meio de um intervalo de números de registro. Se quiser imprimir páginas, em vez de especificar os números de registros, siga as instruções da seção Alterar cópias individuais do documento.

Imprimir os documentos mesclados

1. Na guia Correspondências, no grupo Concluir, clique em Concluir e Mesclar e clique em Imprimir Documentos**.**

1. Escolha se deseja imprimir todo o conjunto de documentos, somente a cópia que está visível no momento, ou um subconjunto do conjunto, especificado pelo número do registro.

Alterar cópias individuais do documento

1. Na guia Correspondências, no grupo Concluir, clique em Concluir e Mesclar e clique em Editar Documentos Individuais****.

1. Escolha se deseja editar todo o conjunto de documentos, somente a cópia visível no momento ou um subconjunto do conjunto, especificado pelo número de registro. O Word compila em um único arquivo as cópias a serem editadas, aplicando quebra de página entre cada cópia de documento.

Depois de terminar de editar o novo arquivo de documentos, você pode imprimir os documentos clicando na guia Arquivo, clicando em Imprimir, e clicando no botão Imprimir.

Salvar o documento principal

Lembre-se de que os documentos mesclados que você salva são separados do documento principal. É uma boa idéia salvar o próprio documento principal se você planeja usá-lo para outra mala direta.

Ao salvar o documento principal, você também salva sua conexão com o arquivo de dados. Na próxima vez que abrir o documento principal, será solicitado a escolher se deseja que as informações do arquivo de dados sejam mescladas novamente no documento principal.

• Se você clicar em Sim, o documento abrirá com as informações do primeiro registro mesclado.
• Se clicar em Não, a conexão entre o documento principal e o arquivo de dados será interrompida. O documento principal se tornará um documento padrão do Word. Os campos serão substituídos pelas informações exclusivas do primeiro registro.

Caso essa informação tenha sido útil, marque-a como resposta.

Se houver outras dúvidas relacionadas aos produtos Microsoft, por favor, volte a postar. Estamos à disposição.

Até Mais!