Enviar faturas para o sistema do fluxo de trabalho e conciliar as linhas de recebimento de produtos

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Este artigo explica o processo de envio de faturas de fornecedor para o sistema de fluxo de trabalho e a conciliação automática das linhas de recebimento de produtos lançadas para faturas de fornecedor.

Enviando faturas de fornecedor importadas para o sistema de fluxo de trabalho e conciliando linhas de recebimento de produtos lançadas para linhas de fatura de fornecedor pendentes

Como parte de um processo de faturamento de Contas a pagar, uma fatura importada pode ser enviada automaticamente para o sistema de fluxo de trabalho. Você pode configurar o processo de envio de faturas importadas para o sistema de fluxo de trabalho na guia Automação de fatura de fornecedor da página Parâmetros de contas a pagar (Contas a pagar > Configuração > Parâmetros de contas a pagar). O processo de envio para fluxo de trabalho será executado em segundo plano, na frequência especificada por você (por hora ou por dia).

Ao enviar faturas automaticamente para o sistema de fluxo de trabalho, você deve começar com uma fatura importada. Para garantir que a fatura possa ser processada do início ao fim sem intervenção manual, você deve incluir uma tarefa de lançamento automatizada na configuração do fluxo de trabalho. As faturas relacionadas a ordens de compra (POs) e faturas que contêm uma categoria de compras não-OC e linhas não estocadas podem ser automaticamente enviadas para o sistema de fluxo de trabalho. As faturas inseridas manualmente devem ser enviadas manualmente para o sistema de fluxo de trabalho.

O valor Enviado por no fluxo de trabalho é o ID do usuário que foi informado para a tarefa em segundo plano Enviar faturas do fornecedor para fluxo de trabalho na página Automação do processo. O usuário com essa ID de usuário poderá cancelar a fatura do sistema de fluxo de trabalho, conforme a necessidade.

Conciliação de recebimentos de produtos lançados para linhas da fatura que têm uma política de conciliação tripla

Como parte de um processo de faturamento de contas a pagar sem contato, os recibos de produtos lançados podem ser correspondidos automaticamente com as linhas da fatura. Uma política de conciliação tripla deve ser definida para esta tarefa. Este recurso estará disponível se o recurso Automação de fatura de fornecedor tiver sido habilitado na página Gerenciamento de recursos.

O processo correspondente será executado até que o valor de recebimento de produtos seja igual ao valor da fatura. No entanto, se houver vários recebimentos de produtos para uma única linha da fatura, você precisará executar o processo várias vezes para obter a correspondência total do valor. Você pode especificar o número máximo de vezes que o sistema deve tentar conciliar os recebimentos de produtos em uma linha da fatura antes de concluir que o processo falhou. O processo será executado em segundo plano, tanto por hora quanto por dia.

Você pode executar o processo de correspondência automatizado como parte do processo de envio de faturas para o sistema de fluxo de trabalho. Como alternativa, você pode executá-lo como um processo autônomo. As configurações do processo de conciliação de recebimentos do produto para linhas da fatura são definidas na guia Automação da fatura do fornecedor da página Parâmetros de contas a pagar (Contas a pagar > Configuração > Parâmetros de contas a pagar).

As linhas da fatura que têm uma política de conciliação tripla, na qual a quantidade de recebimento conciliada é menor do que a quantidade da fatura, será incluída no processo de conciliação automática de recebimento de produtos.

Para exibir o status Última conciliação para faturas que não fazem parte do processo de envio para fluxo de trabalho, abra a fatura da página Faturas do fornecedor. Quando você exibe a fatura, as informações de validação conciliadas são atualizadas. O status Última conciliação pode ser atualizado automaticamente usando a tarefa Validar conciliação de fatura. Você pode configurar o processo de atualização automática do status Última correspondência na guia Processos em segundo plano da página Automações de processo (Administração do sistema> Configuração> Automações de processo).

Uma linha da fatura será excluída do processamento automatizado, se qualquer uma das seguintes condições forem atendidas:

• O valor Status de conciliação automática de recibo da linha da fatura for Com falha.
• A fatura está sendo usada.
• A fatura está no sistema de fluxo de trabalho.