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Faturas de pagamento antecipado do cliente

Este artigo explica como configurar e processar faturas de pagamento antecipado do cliente.

Tipos de processos de pagamento antecipado

Pré-pagamento como depósito

Nesse processo, o comprador faz um pagamento parcial inicial para garantir bens, serviços ou um contrato. Esse pagamento parcial geralmente é conhecido como depósito. É uma porcentagem ou um valor fixo do valor total da ordem de venda. A fatura de pagamento antecipado funciona de forma semelhante a um documento de cobrança. A fatura final é emitida posteriormente e reflete o valor total da ordem de venda.

Fatura de pagamento antecipado como fatura de imposto

Nesse processo, o vendedor emite uma fatura de pagamento antecipado real para o comprador. Essa fatura inclui impostos, se aplicáveis. O comprador paga o valor da fatura antecipadamente. Então, quando o pagamento é concluído, o vendedor pode prosseguir com a entrega de bens ou serviços. Posteriormente, a fatura oficial é enviada. O valor dessa fatura é o valor total pendente, que é a diferença entre o valor total da ordem de venda e o valor total pré-pago.

Este artigo explica como o recurso Fatura de pagamento antecipado do cliente deve ser configurado e como é o processo. Na primeira versão, somente o cenário A tem suporte. O cenário B está planejado no roteiro do produto e estará disponível em uma versão posterior.

Exemplo de uma fatura de pagamento antecipado do cliente

Um cliente faz um pedido de US$ 10.000 e concorda em pagar US$ 3.000 como pagamento antecipado. A fatura final é emitida após a entrega total das mercadorias e serviços.

As entradas contábeis a seguir são registradas:

  • Criação da fatura de pagamento antecipado:

    • Débito: Contas a receber: US$ 3.000
    • Crédito: Pagamento antecipado (Depósito): US$ 3.000

  • Pagamento da fatura de pagamento antecipado:

    • Débito: Dinheiro/Banco: US$ 3.000
    • Crédito: Contas a receber: US$ 3.000

  • Aplique o pagamento antecipado à fatura de cliente:

    • Débito: Pagamento antecipado (Depósito): US$ 3.000
    • Crédito: Contas a receber: US$ 3.000

  • Criação da fatura de cliente final:

    • Débito: Contas a receber: US$ 10.000
    • Crédito: Receita: US$ 10.000

Neste exemplo, a fatura final inclui o valor total da ordem (US$ 10.000) e as entradas de imposto correspondentes. O cliente deve pagar o valor em aberto, que é o valor total da fatura (US$ 10.000) menos o valor pré-pago (US$ 3.000), ou seja: US$ 7.000. As entradas garantem que o pagamento antecipado seja registrado corretamente e compensado em relação à fatura final quando as mercadorias ou serviços forem entregues.

Configurar Contas a receber para faturas de pagamento antecipado do cliente

Para configurar faturas de pagamento antecipado do cliente, siga estas etapas:

  1. Acesse Gerenciamento de recursos e habilite o recurso Fatura de pagamento antecipado do cliente.

  2. Acesse Gerenciamento de estoque>Configuração>Lançamento>Lançamento>Ordem de venda>Pagamento antecipado.

  3. Configurar a conta contábil padrão para lançamento. Defina o tipo como Pagamento antecipado do cliente.

  4. Acesse Contas a receber>Configuração>Parâmetros de contas a receber.

  5. Na guia Atualizações, na Guia Rápida Fatura , na seção Pré-pagamento:

    • Selecione o parâmetro Verificar a confirmação obrigatória da ordem de venda para criar uma fatura de pagamento antecipado somente se a ordem de venda for confirmada.
    • Selecione o parâmetro Liquidação de pagamento antecipado síncrona para aplicar pagamentos antecipados ao faturar ordens de venda sem depender do trabalho de automação do processo Lançamento automatizado de liquidação de pagamento antecipado. Assim, melhorando a visibilidade em tempo real e a precisão nos relatórios financeiros.
    • Selecione a Categoria de venda para determinar a conta de receita de acordo com as configurações de lançamento.

  6. Na guia Razão e imposto, na Guia Rápida Geral, na seção Fatura de pagamento antecipado, no campo Política de aplicação de pagamento antecipado, selecione um dos seguintes valores:

    • Notificação – os pagamentos antecipados serão aplicados manualmente. Se o pagamento antecipado não for aplicado, você receberá uma notificação quando criar a fatura final.
    • Automático – os pagamentos antecipados serão aplicados automaticamente à ordem de venda se o pagamento total for recebido e liquidar a fatura de pagamento antecipado.

  7. Na guia Sequências numéricas, configure sequências numéricas para as referências de Fatura de pagamento antecipado, Comprovante fatura de pagamento antecipado, Estorno de fatura de pagamento antecipado e Comprovante de estorno de fatura de pagamento antecipado.

  8. Acesse Administração do sistema>Configuração e selecione Automações de processo.

  9. Selecione Inicializar automações de processos.

  10. Atualize o intervalo da automação do processo para um minuto.

Se você usar Relatório Eletrônico (ER), siga estas etapas adicionais.

  1. Abra o espaço de trabalho Relatório eletrônico e selecione o bloco Configurações de relatórios. em seguida, nas páginas Configurações, no Painel de Ações, selecione Troca>Carregar de arquivo XML.

  2. Habilite as configurações ER.

  3. Importe os seguintes arquivos do Dataverse:

    • XML do modelo de fatura de pagamento antecipado do cliente
    • XML do mapeamento do modelo de fatura de pagamento antecipado do cliente
    • XML do modelo de fatura de pagamento antecipado

  4. No espaço de trabalho Relatório eletrônico, na seção Links relacionados, selecione Destino de relatório eletrônico..

  5. Selecione Novo. Em seguida, no campo Referência, selecione Modelo de fatura de pagamento antecipado.

  6. Selecione Configurações para habilitar os diferentes destinos para os relatórios.

  7. Selecione OK.

  8. Marque a caixa de seleção Converter em PDF para imprimir o arquivo no formato PDF.

  9. Acesse Contas a receber>Configuração>Formulários>Configuração de formulário.

  10. Acesse a fatura e selecione o Modelo de fatura de pagamento antecipado na lista suspensa para a Fatura de pagamento antecipado.

  11. Salve a página.

Visão geral do processo de fatura de pagamento antecipado

O processo para o faturamento de pagamento antecipado do cliente inclui as seguintes etapas:

  1. Definir um valor de pagamento antecipado na ordem de venda.
  2. Confirmar e lançar uma fatura de pagamento antecipado.
  3. Liquidar a fatura de pagamento antecipado.
  4. Aplicar a fatura de pagamento antecipado à fatura final.

Criar uma proposta de pagamento antecipado

Ao criar uma ordem de venda, você pode definir o valor do pagamento antecipado seguindo essas etapas:

  1. A partir da ordem de venda, acesse Fatura>Pagamento antecipadoe selecione Proposta de pagamento.

  2. Selecione o tipo de pagamento:

    • Porcentagem – se você selecionar Porcentagem, o campo Valor do pagamento antecipado será habilitado. Esse campo representa a porcentagem do valor total da ordem de venda que é necessário como pagamento antecipado. O campo Valor total do pagamento antecipado mostra o valor do pagamento antecipado calculado.
    • Fixo – se você selecionar Fixo, o campo Valor total do pagamento antecipado será habilitado e você inserirá manualmente o valor do pagamento antecipado. O valor inserido não pode exceder o valor da ordem de venda.

  3. No campo Categoria de venda, selecione a categoria de venda apropriada que determina a conta de receita de acordo com as configurações de lançamento. Por padrão, a categoria de vendas é preenchida automaticamente com o valor selecionado nos Parâmetros de contas a receber.

Gerar uma fatura de pagamento antecipado

Depois que a proposta de pagamento antecipado for confirmada, gere a fatura de pagamento antecipado seguindo estas etapas:

  1. Acesse Fatura>Pagamento antecipado e selecione Fatura de pagamento antecipado.
  2. Revise e lance a fatura de pagamento antecipado. A página mostra informações sobre a fatura geral de pagamento antecipado, incluindo a conta da fatura do cliente, as datas de lançamento e de vencimento, o número da fatura de pagamento antecipado, o status do pagamento antecipado e o valor do pagamento antecipado.
  3. Selecione Lançar. A transação de cliente aberta é criada e o status da fatura de pagamento antecipado é Pendente.
  4. Depois que a transação for lançada, você poderá reverter a transação usando o botão Reverter transação no painel de ações. Você pode selecionar a Data de lançamento do estorno, o Código do motivo e o Comentário do motivo antes que o estorno seja lançado.

Liquidar a fatura de pagamento antecipado

Quando você recebe o pagamento antecipado, o diário de pagamentos do cliente é lançado para liquidar o valor da fatura de pagamento antecipado. Após a liquidação da fatura de pagamento antecipado, o status da fatura de pagamento antecipado é Recebido e Aplicar pagamento antecipado fica disponível.

Lançar a fatura final e aplicar o pagamento antecipado

  1. Na ordem de venda, clique em Aplicar pagamento antecipado, na lista Selecionar pagamentos antecipados a serem aplicados, selecione o pagamento antecipado.

  2. Selecione Aplicar pagamento antecipado.

    Depois que a fatura da ordem de venda é lançada, o pagamento antecipado selecionado é aplicado à fatura quando o processo em segundo plano Lançamento automatizado de liquidação de pagamento antecipado. é executado com êxito. Se a opção Liquidação de pagamento antecipado síncrona estiver habilitada nos Parâmetros de contas a receber, essa etapa ocorrerá em tempo real.

  3. O valor restante da fatura da ordem de venda pode ser liquidado por meio de um diário de pagamentos do cliente e mostra o valor pendente. Quando a fatura final for emitida, expanda a Guia Rápida Pagamento antecipado para verificar a aplicação do pagamento antecipado.