Configurar gerenciamento de despesas

Este artigo descreve as considerações e as decisões que você deve tomar durante o processo de planejamento antes de configurar o Gerenciamento de despesas. No Gerenciamento de despesas, você pode armazenar informações sobre métodos de pagamento, requisições de viagem, relatórios de despesas, políticas e assim por diante.

Como muitas das decisões que você toma ao planejar sua configuração para Gerenciamento de despesas são baseadas na hierarquia e na estrutura financeira da sua organização, você deve consultar os documentos de planejamento para essas áreas.

Despesas intercompanhia

Ao habilitar despesas intercompanhia, você permite que entidades legais e funcionários incorram em despesas em nome de outra entidade legal e recebam o pagamento da entidade legal de emprego em sua organização. Por exemplo, um funcionário da entidade legal A conclui um projeto para a entidade legal B e o projeto incorre em despesas relacionadas à viagem. Se as despesas intercompanhia estiverem habilitadas, o funcionário poderá apresentar um relatório de despesas que lançará a despesa na entidade legal B, e a despesa deverá ser paga pela entidade legal A. Se sua organização não tiver várias entidades legais, você não precisará habilitar despesas intercompanhia.

Decisão: Deseja ativar as despesas interempresariais?

Gerenciamento financeiro

O gerenciamento de despesas é totalmente integrado ao gerenciamento financeiro de sua organização. Muitas das suas configurações para o Gerenciamento de despesas serão baseadas nas decisões que você tomou sobre as finanças da sua organização. As seções a seguir descrevem as várias áreas que exigem planejamento e decisões, com base nas decisões financeiras de sua organização e na orientação de sua equipe de liderança.

Diárias

Você deve definir as diárias de funcionário que a sua organização oferece. Como as diárias são normalmente usadas para cobrir despesas como refeições, hospedagem e outras despesas incidentais, você pode criar regras para as diárias que sua organização oferece. As taxas de diárias podem ser baseadas na época do ano, no local da viagem ou em ambos. Ao definir uma taxa de diária, você pode especificar que uma porcentagem da taxa diária seja retida se um trabalhador receber refeições ou serviços de cortesia. Você também pode definir níveis de taxas de diária para definir o número mínimo e máximo de horas que a taxa de diária pode ser aplicada à viagem de um trabalhador

Decisões:

• Taxas de diárias padrão para o primeiro e último dia:

  • Qual é o número mínimo de horas que um funcionário pode declarar por dia e ainda receber uma diária?
  • Há uma redução do valor oferecido para refeições no primeiro dia e no último dia? Se houver redução, qual é a porcentagem da redução?
  • Existe uma redução no valor que é oferecido para um hotel no primeiro e no último dia? Se houver redução, qual é a porcentagem da redução?
  • Existe uma redução no valor oferecido para outras despesas incorridas no primeiro e no último dia? Se houver redução, qual é a porcentagem da redução?

• Regras de diária padrão:

  • Há uma redução de porcentagem na provisão de diária para cada refeição, se, por exemplo, a refeição é gratuita? Se houver redução, qual é o percentual de redução para cada refeição?
  • A redução de refeições é calculada por dia, por viagem ou pelo número de refeições por dia?
  • Os valores da diária devem ser arredondados da maneira regular ou para cima?
  • As diárias são calculadas por um período de 24 horas ou por dia de calendário?

• Regras de diária baseadas no local:

  • As taxas de diária variam de acordo com o local? Quais locais estão incluídos?

  • Se as diárias variarem de acordo com o local, para cada local, qual o valor percentual previsto para os seguintes tipos de despesas:

    • Refeições
    • Hotel
    • Outras despesas

Diários e contas de gerenciamento de despesas

O gerenciamento de despesas requer que você use vários diários e contas. Você deve decidir, por exemplo, se a mesma conta é usada para adiantamentos em dinheiro e disputas de cartão de crédito.

Decisões:

• Em quais diários contábeis os relatórios de despesas aprovados são lançados?
• Qual conta é usada para adiantamentos em dinheiro?
• Os adiantamentos de pagamento à vista devem ser lançados imediatamente?

Métodos de pagamento

Quando você permite que os funcionários incorram em despesas em nome da sua empresa, você deve definir os métodos de pagamento que os funcionários estão autorizados a utilizar. Por exemplo, você pode permitir que os funcionários usem pagamento à vista ou um cartão de crédito corporativo. Você também pode permitir que os funcionários usem cartões de crédito pessoais e depois sejam reembolsados. Você deve tomar as decisões a seguir para cada método de pagamento permitido.

Decisões:

• Quais métodos de pagamento são permitidos?
• Quem é o proprietário das despesas do método de pagamento?
• Há um tipo de contrapartida? Caso exista um tipo de conta de compensação, qual seria?
• Se houver uma conta de compensação, qual é a conta?
• Se o método de pagamento for um cartão de crédito, o método de pagamento deve ser usado apenas com transações importadas?

Categorias de despesa e categorias compartilhadas

Quando os funcionários criarem um relatório de despesas, cada despesa registrada deverá estar associada a uma categoria de despesa. As categorias de despesas são derivadas de categorias compartilhadas que podem ser compartilhadas entre as entidades legais em sua organização. Essas categorias também podem ser compartilhadas em Gerenciamento de projetos e contabilidade, dependendo da maneira como sua organização é definida. Com base na definição de sua organização e nas diretrizes da equipe de implementação, determine se as categorias usadas no Gerenciamento de despesas serão usadas somente no Gerenciamento de despesas ou se devem ser compartilhadas entre Gerenciamento de projetos e contabilidade e Gerenciamento de despesas. Observe que essas categorias podem ser compartilhadas entre Projeto e Despesa ou Projeto e Produção, mas não entre Despesa e Produção. Você deve tomar as seguintes decisões para cada categoria de despesa.

Decisões:

• Qual é a categoria de despesa? Os exemplos incluem categorias de voos, hotel ou milhagem.

• A categoria de despesa também pode ser usada no gerenciamento e contabilidade de projetos?

• Qual é o tipo de despesa?

• Qual é o método de pagamento padrão para a categoria de despesa?

• As despesas na categoria de gastos precisam ser detalhadas?

• Qual é a conta padrão principal para a categoria de despesa?

• Qual é o grupo de impostos sobre vendas do item padrão para a categoria de despesa?

• Métodos de pagamento adicionais são permitidos para a categoria de despesa? Se métodos de pagamento adicionais forem permitidos, quais são?

• Existem subcategorias nesta categoria de despesas? Se houver subcategorias, você também deverá tomar as seguintes decisões:

  • Alguma das subcategorias está excluída da recuperação fiscal?
  • Qual é o grupo de impostos do item das subcategorias?

Se a categoria de despesa também for usada em Gerenciamento e contabilidade de projetos, responda às perguntas restantes. Caso contrário, passe para a próxima seção.

• Que contas de custo serão usadas para as despesas a seguir?

  • Custo
  • Alocação de folha de pagamento
  • WIP – Valor de custo
  • Custo - item
  • WIP - Valor de custo - Item
  • Perda acumulada
  • WIP - Perda acumulada

• Quais contas de receita serão usadas para o seguinte?

  • Receita faturada
  • Receita acumulada - Valor de venda
  • WIP - Valor de venda
  • Receita acumulada - Produção
  • WIP - Produção
  • Receita acumulada - Lucro
  • WIP - Lucro
  • Receita acumulada - Assinatura
  • WIP - Assinatura

Impostos

Para impostos relacionados a despesas, você deve determinar o que está incluído ou habilitado nos relatórios de despesas.

Decisões:

• O imposto sobre vendas está incluso nos valores de despesa?

• A restituição de imposto deve ser habilitada nas despesas?

  Observação

  Quando estiver planejando a contabilidade, se decidiu aplicar regras de imposto sobre vendas e sobre o uso dos EUA, não será possível habilitar a restituição de imposto nas despesas. (Para aplicar as regras de imposto sobre vendas e imposto sobre o uso dos EUA, defina a opção Aplicar regras de impostos sobre vendas como Sim.)

Políticas

Ao criar políticas de relatório de despesas, você pode ajudar sua organização a economizar tempo e dinheiro quando os funcionários incorrem em despesas em seu nome. As políticas ajudam a garantir que os funcionários permaneçam dentro do orçamento, forneçam todas as informações necessárias e gastem dinheiro apenas quando precisam. Você deve tomar as seguintes decisões para cada política de relatório de despesas e cada política de aprovação de relatório de despesas criada.

Decisões:

• Qual é o nome da política?
• Para que serve a política de despesas?
• Se você decidiu anteriormente habilitar despesas intercompanhia, a quais empresas em sua organização essa política se aplicará?
• Quando a política entra em vigor?
• Quando a apólice expira?
• Qual é a regra da política?
• Qual é o resultado da regra de política?