Previsões e orçamentos de projetos

Há duas formas de gerenciar e controlar seus projetos: previsões e orçamentos de projetos.

Use a previsão de projeto se sua organização tiver uma perspectiva operacional e se ela se concentrar em receitas e custos derivados de transações específicas. Use o orçamento de projetos se sua organização se concentrar mais nos valores financeiros.

Tanto as previsões quanto os orçamentos do projeto usam modelos de previsão para manter os valores de transação projetados.

Cada método tem suas vantagens. Você deve considerar os seguintes pontos antes de selecionar um método para sua organização.

Método de alocação	Previsão de projetos	Orçamento de projetos
Alocação de período	Você não pode alocar explicitamente transações durante um período fiscal. Em vez disso, a previsão e o controle da previsão são baseados na vida útil do projeto. Como as previsões são baseadas em uma data específica, você deve inferir o período a partir da data.	Você pode alocar transações em todo o projeto ou em um período fiscal. Se você alocar ao longo de um período, poderá transferir os valores não utilizados para o próximo período fiscal.
Visualizando transações	Você pode exibir transações nos formulários de previsão, onde você vê as previsões para toda a empresa e para todos os projetos, independentemente da hierarquia. Para se concentrar em um projeto específico, você deve filtrar os dados.	Você pode exibir transações orçadas para uma única hierarquia de projeto. Portanto, você pode exibir detalhes da transação de um projeto pai ou de seus subprojetos.
Variáveis de transação	Ao inserir transações de previsão, você pode usar todos os atributos existentes para uma transação real. Isso permite mais detalhes na previsão. Por exemplo, você pode inserir detalhes para quantidades, trabalhadores, itens ou propriedades de linha.	Ao inserir detalhes do orçamento, você pode usar apenas valores, categorias e atividades.
Segurança	A previsão é baseada em transações inseridas nos formulários de previsão e não envolve nenhum mecanismo de controle de processo. Qualquer trabalhador que tenha permissões para um formulário de previsão pode revisar informações sem aprovação.	O orçamento usa o sistema de fluxo de trabalho, que permite o gerenciamento de alterações e permite manter um histórico das revisões.
Tipos de entrada	As entradas de transações de previsão são baseadas no número de unidades e nos preços unitários de custo e venda.	Os detalhes do orçamento são baseados em valores, que são divididos entre custos e receitas.
Modelos de previsão	Como cada previsão deve ser associada a um modelo, você pode criar vários modelos de previsão e também configurar submodelos.	O orçamento do projeto limita os modelos de previsão usados para o orçamento. Menos modelos de previsão podem ajudar a aumentar a consistência nas projeções.
Custos excedentes	Você só pode permitir ou proibir a entrada de transações que causarão um estouro de custo.	O orçamento do projeto fornece opções de controle adicionais para os usuários. Você pode permitir avisos e estouro de custos.
Controle	O controle da previsão é realizado usando a redução da previsão. Os valores reais são subtraídos dos saldos de transações previstos sem qualquer trilha de auditoria. Isso pode dificultar o rastreamento de onde as transações reais ocorreram.	No controle do orçamento do projeto, os valores efetivos são subtraídos dos valores do orçamento remanescente. Isso permite uma trilha de auditoria mais clara.

Previsões de projeto

Ao usar a previsão de projeto, você pode inserir transações de previsão em formulários de previsão para cada tipo de transação. Cada atributo disponível para uma transação real pode ser usado para uma transação de previsão, por exemplo, lucratividade de linha, atributos de linha, trabalhadores ou descrições. Você também pode projetar quanto tempo depois de incorrer em um custo você faturará um cliente.

As transações de previsão do projeto são baseadas em unidades e valores.

Você deve associar cada previsão de projeto a um modelo de previsão. Quando você insere uma transação de previsão, um modelo de previsão é sugerido automaticamente. O modelo de previsão atua como um contêiner para as transações de previsão.

Você pode designar modelos de previsão como submodelos para um modelo. Isso permite que você faça previsões por região, período ou departamento. Você pode copiar as transações de previsão em um modelo para criar um novo modelo, e também transferir as transações para o razão geral. Como há uma relação um-para-um entre uma previsão e um modelo, cada modelo de previsão compõe um orçamento separado para um projeto.

Os modelos de previsão podem usar a redução de previsão como mecanismo de controle para projetos. Na redução de previsão, as transações reais reduzem os saldos de transações previstos. No entanto, como a redução de previsão é aplicada ao projeto mais alto na hierarquia, ela fornece uma visão limitada das alterações na previsão. Por exemplo, se um trabalhador estiver associado a um subprojeto, as transações reais do trabalhador serão lançadas no projeto pai. Isso pode dificultar o acompanhamento de alterações, pois você não pode determinar facilmente qual transação em qual subprojeto causou uma redução no valor da previsão. Portanto, é uma boa ideia criar uma cópia de um modelo de previsão para usar na redução da previsão. Em seguida, você pode usar relatórios para exibir o que foi originalmente previsto.

Você pode revisar, copiar, excluir ou transferir previsões de projetos para um orçamento geral. No entanto, não há controle de processo. Qualquer trabalhador que tenha permissão para um formulário de previsão pode fazer revisões sem revisão.

• Revisar– Você pode revisar uma transação de previsão nos mesmos formulários em que as entradas originais foram feitas.
• Copiar ou excluir – Ao copiar transações de previsão, você copia as linhas de transação de um modelo de previsão para outro modelo de previsão. Ao excluir uma previsão, você exclui as transações de previsão de um modelo de previsão. Para limitar as transações de previsão que são copiadas ou excluídas, selecione tipos e datas de transação específicos. Isso permite copiar ou excluir apenas partes específicas de uma previsão.
• Transferência – ao transferir uma previsão de projeto para um orçamento da contabilidade, você transfere as transações de previsão de um modelo de previsão para um orçamento da contabilidade. Você pode substituir quaisquer transações transferidas anteriormente no orçamento do razão geral para o qual transferiu a previsão do projeto.

Orçamentos de projetos

O orçamento do projeto é um método mais simples do que a previsão, embora se integre aos modelos de previsão. Ele usa um formulário de entrada única para detalhes e revisões do orçamento original e permite projeções baseadas apenas no valor, categoria ou atividade.

No orçamento do projeto, todos os orçamentos e revisões originais devem ser enviados a um fluxo de trabalho do projeto para aprovação. Os fluxos de trabalho oferecem maior controle sobre o processo e criam um registro do histórico de alterações.

O orçamento do projeto se assemelha ao orçamento da contabilidade geral, mas é mais rápido e mais fácil de configurar. Muitas das opções no orçamento do razão geral, como sequências numéricas ou moeda, não precisam ser configuradas separadamente para projetos.

Os orçamentos do projeto são associados automaticamente a dois modelos de previsão, um para o orçamento original e outro para o orçamento restante. Portanto, os relatórios baseados em modelos de previsão podem usar dados de orçamento. Quando um orçamento de projeto é confirmado, o sistema cria transações de previsão com base nos modelos associados, que são usados para fins de relatório e controle.

Modelos de previsão

Os modelos de previsão têm uma hierarquia de camada única. Isso significa que uma previsão de projeto deve ser associada a um modelo de previsão.

Se você usar a previsão de projeto, poderá identificar modelos como submodelos. Em seguida, você pode criar previsões por departamento, período ou região. Por exemplo, você pode criar um modelo de previsão para um ano e, em seguida, criar submodelos para as previsões regionais Nordeste, Sudeste, Noroeste e Sudoeste que os chefes regionais enviam. Ao selecionar diferentes opções nos relatórios disponíveis, você pode visualizar informações por previsão total ou por submodelo.