Gerenciamento de documentos com integração com o Microsoft Teams

O gerenciamento de documentos com o SharePoint permite gerenciar tipos de documentos comuns, como Word, Excel, PowerPoint e OneNote. Você também pode criar pastas para salvar e gerenciar esses documentos nos aplicativos do Customer Engagement (como Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing e Dynamics 365 Project Service Automation), que são armazenados no SharePoint.

Com a integração do Microsoft Teams com o Dynamics 365, você pode usar o gerenciamento de documentos com o Microsoft Teams. Ele permite que um usuário seja coautor de documentos e sincronize automaticamente documentos com aplicativos do Customer Engagement usando o SharePoint. Para cada locatário, há uma única instância do SharePoint. Documentos no Dynamics 365 e arquivos no Microsoft Teams estão todos no mesmo site do SharePoint. Os subsites podem ser diferentes, mas o site raiz é o mesmo.

Não há uma relação automática entre as permissões do SharePoint e as permissões para aplicativos do Customer Engagement. Para acessar documentos entre o Microsoft Teams e os aplicativos do Customer Engagement, você precisa de permissão explícita para usar o gerenciamento de documentos para aplicativos do Customer Engagement e o SharePoint. Para obter informações: Permissões necessárias para tarefas de gerenciamento de documentos

Use a guia Arquivos no Microsoft Teams ou a guia Documentos em seus aplicativos do Customer Engagement para armazenar e gerenciar documentos no contexto de um registro em um SharePoint Server. Os documentos são armazenados em um SharePoint Server que permite que um usuário no Microsoft Teams acesse os documentos no SharePoint Server – desde que o usuário tenha as permissões apropriadas.

O acesso de um usuário a arquivos no Microsoft Teams ou nos aplicativos do Customer Engagement depende de seu acesso ao site do SharePoint em que o arquivo está armazenado.

Observação

• Um usuário convidado no Microsoft Teams receberá uma mensagem de erro quando tentarem acessar um registro de aplicativos de engajamento do cliente fixado.
• Um usuário que faz parte do canal ou da equipe do Microsoft Teams que tem acesso aos aplicativos de engajamento do cliente; não terá acesso ao registro no Microsoft Teams.

Perguntas frequentes

1. Os usuários convidados no Microsoft Teams terão acesso aos registros do aplicativo Dynamics 365?

Não, eles verão uma mensagem de erro quando tentarem acessar um registro fixado.

2. Os participantes dos chats e canais do Microsoft Teams podem ver o registro do aplicativo do Dynamics 365 se não tiverem uma licença do Dynamics 365?

Não, eles verão uma mensagem de erro ao tentar acessar um registro fixado.

3. Posso adicionar um documento ao meu registro se ele não estiver fixado em um canal do Microsoft Teams?

Depende se o locatário do Dynamics 365 tem a integração do SharePoint configurada. Se você tiver a integração do SharePoint habilitada, poderá adicionar um documento.

Se você não tiver a integração do SharePoint habilitada, precisará ter fixado o registro em um canal do Microsoft Teams, caso contrário, não poderá adicionar um documento ao registro.

4. O que acontece quando adiciono documentos a um canal do Microsoft Teams conectado a um registro do aplicativo Dynamics 365 e, em seguida, removo um membro do canal?

Depende se o usuário tem permissões para acessar o registro do aplicativo Dynamics 365.

Se ele tiver permissões para acessar o registro do aplicativo, o usuário poderá editar o registro no Dynamics 365, mas não poderá acessar os arquivos do Dynamics 365, SharePoint ou Microsoft Teams.

Se ele não tiver permissão para acessar o registro do aplicativo Dynamics 365, o usuário receberá um erro e não terá acesso ao arquivo do Dynamics 365, SharePoint ou Microsoft Teams

5. Quais permissões um usuário obtém quando eu o adiciono a um canal do Microsoft Teams que tem registros e documentos fixados na aba Arquivos?

Depende se o usuário tem permissões para acessar o registro do aplicativo Dynamics 365.

Se eles tiverem permissão para acessar o registro do aplicativo Dynamics 365, o usuário poderá editar o registro no Dynamics 365 e no Microsoft Teams. Ele também poderá ler e gravar. exclua arquivos do Dynamics 365, SharePoint e Microsoft Teams.

Se eles não tiverem permissão para acessar o registro do aplicativo Dynamics 365, eles receberão um erro, mas terão permissão de leitura, gravação e exclusão quando acessarem o arquivo do Dynamics 365, do SharePoint e do Microsoft Teams.

6. Qual é o local do SharePoint da aba de arquivos do Microsoft Teams em comparação com a aba de documentos do registro associado do Dynamics 365?

As informações abaixo se aplicam quando a integração do SharePoint não foi habilitada para uma entidade no Dynamics 365.

Ao adicionar um arquivo de um registro do aplicativo Dynamics 365 vinculado a um canal do Microsoft Teams, o documento é armazenado em uma pasta do SharePoint com o caminho do arquivo [Nome da Equipe] > Documentos > [Nome do Canal] > [Nome do Arquivo]. O arquivo é visível na guia de arquivos do canal da equipe no Microsoft Teams e na grade de documentos associados ao registro do aplicativo Dynamics 365.

Não é possível adicionar um arquivo de um registro do aplicativo Dynamics 365 que não esteja vinculado a um canal do Teams, pois a integração do SharePoint não está habilitada.

Ao adicionar um arquivo de um canal do Microsoft Teams vinculado a um registro do aplicativo Dynamics 365, o documento é armazenado em uma pasta do SharePoint com o caminho do arquivo [Nome da Equipe] > Documentos >[Nome do Canal] > [Nome do Arquivo]. O arquivo está visível na guia Arquivos do canal do Microsoft Teams e na grade associada ao documento do registro do Dynamics.

Ao adicionar um arquivo de um canal do Teams que não está vinculado a um registro do aplicativo Dynamics 365, o documento é armazenado em uma pasta do SharePoint com o caminho do arquivo [Nome da Equipe] > Documentos > [Nome do Canal] > [Nome do Arquivo]. O arquivo fica visível na guia Arquivos do canal do Microsoft Teams.

Quando um canal do Microsoft Teams tem vários registros do aplicativo Dynamics 365 associados a ele, o documento é armazenado em uma pasta do SharePoint com o caminho do arquivo [Nome da Equipe] > Documentos >[Nome do Canal] > [Nome do Arquivo]. O arquivo fica visível no canal do Microsoft Teams na guia de arquivos e na grade associada ao documento para todos os registros do aplicativo Dynamics 365 associados ao canal.

Quando um registro do aplicativo Dynamics 365 é vinculado a um canal do Microsoft Teams, os arquivos já adicionados a esse canal do Microsoft Teams aparecem na grade associada ao documento para esse registro do aplicativo Dynamics 365.

Se um registro do aplicativo Dynamics 365 tiver sido associado anteriormente a um canal do Microsoft Teams e um usuário associá-lo a um novo canal do Microsoft Teams, outro local do documento será adicionado no Dynamics 365 para o novo canal do Microsoft Teams associado ao registro. Os usuários podem alternar entre os locais do documento.

7. Qual é o local do SharePoint da guia de arquivos do Microsoft Teams versus a guia de documentos do registro do aplicativo do Dynamics 365?

As informações abaixo se aplicam quando a integração do SharePoint foi habilitada para uma entidade do Dynamics 365.

Ao adicionar um arquivo a um registro do aplicativo Dynamics 365 vinculado a um canal do Microsoft Teams do local do documento para o canal do Microsoft Teams, o documento é armazenado em uma pasta do SharePoint com o caminho do arquivo [Nome da Equipe] > Documentos > [Nome do Canal] > [Nome do Arquivo]. O arquivo está visível na guia de arquivos do canal do Microsoft Teams e na grade associada ao documento do registro do aplicativo do Dynamics 365 no local do documento para o canal do Microsoft Teams.

Ao adicionar um arquivo a um registro do aplicativo Dynamics 365 vinculado a um canal do Microsoft Teams por meio do local do documento para o site padrão, o documento é armazenado no site padrão do SharePoint que foi configurado com o ambiente do Dynamics 365. O documento não aparece na guia de arquivos do Microsoft Teams para o canal associado ao registro.

Ao adicionar um arquivo de um registro do aplicativo Dynamics 365 que não está vinculado a um canal do Microsoft Teams, o documento é armazenado no site padrão do SharePoint que foi configurado com o ambiente do Dynamics 365.

Ao adicionar um arquivo de um canal do Microsoft Teams vinculado a um registro do aplicativo Dynamics 365, o documento é armazenado em uma pasta do SharePoint com o caminho do arquivo [Nome da Equipe] > Documentos > [Nome do Canal] > [Nome do Arquivo]. O arquivo está visível na guia de arquivos do canal do Microsoft Teams e na grade associada ao documento do registro do aplicativo do Dynamics 365 no local do documento para o canal do Microsoft Teams.

Quando um canal do Microsoft Teams tem vários registros do Dynamics associados a ele, o documento é armazenado em uma pasta do SharePoint com o caminho do arquivo [Nome da Equipe] > Documentos > [Nome do Canal] > [Nome do Arquivo]. O arquivo fica visível na guia de arquivos do canal do Microsoft Teams e na grade associada ao documento no local do documento do canal do Microsoft Teams para todos os registros do aplicativo Dynamics 365 associados ao canal.

Quando um registro do Dynamics é vinculado a um canal do Microsoft Teams, os arquivos já adicionados a esse canal do Microsoft Teams aparecem na grade associada ao documento para esse registro do aplicativo Dynamics 365 no local do documento para o canal do Microsoft Teams.

Quando um registro do Dynamics está vinculado a um canal do Microsoft Teams, os arquivos já foram adicionados a esse registro do aplicativo do Dynamics 365 (no local padrão do SharePoint que foi configurado com o ambiente do Dynamics 365), os arquivos não estão visíveis na guia de arquivos do canal do Microsoft Teams e permanecem no local padrão do SharePoint que foi configurado com o ambiente do Dynamics 365.

Se um registro do aplicativo Dynamics 365 tiver sido associado anteriormente a um canal do Microsoft Teams e um usuário o associar a um novo canal do Microsoft Teams, outro local do documento será adicionado no aplicativo Dynamics 365 para o novo canal do Microsoft Teams associado ao registro. Os usuários podem alternar entre os locais do documento.

8. Quem pode ver qual local?

A permissão para ver o local depende da permissão do usuário para a pasta no SharePoint. Se a pasta do SharePoint tiver sido criada em um canal do Microsoft Teams, o usuário terá permissão de leitura e gravação.

9. Removi um usuário do canal do Microsoft Teams, mas ele ainda tem acesso ao registro associado do Dynamics 365. Como posso restringir a capacidade de abrir, editar e excluir o documento do Dynamics 365?

O acesso aos arquivos depende das permissões de um usuário no SharePoint. Para impedir que um usuário acesse esses arquivos, remova-os do site do SharePoint.

10. O que acontece quando excluo a conta do Microsoft Teams?

Os arquivos são removidos do Dynamics 365 e do SharePoint.