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Automatizar tarefas de integração de funcionários antes do primeiro dia de trabalho com o centro de administração do Microsoft Entra

  • Artigo

Este tutorial fornece um guia passo a passo sobre como automatizar tarefas de pré-contratação com fluxos de trabalho do ciclo de vida usando o centro de administração do Microsoft Entra.

Este cenário de pré-contratação gera uma senha de acesso temporária para o nosso novo funcionário e o envia por email para o novo gerente do usuário.

Captura de tela do cenário de fluxo de trabalho do ciclo de vida.

Pré-requisitos

O uso desse recurso requer licenças do Microsoft Entra ID Governance. Para encontrar a licença certa para seus requisitos, confira Conceitos básicos de licenciamento do Microsoft Entra ID Governance.

Antes de começar

Para concluir este tutorial, você deve atender aos pré-requisitos listados nesta seção antes de iniciar o tutorial, pois eles não estão incluídos no tutorial real. Duas contas são necessárias para este tutorial, uma conta para a nova contratação e outra que atua como gerente da nova contratação. A nova conta de contratação deve ter os seguintes atributos definidos:

  • employeeHireDate deve ser definida como hoje
  • O departamento deve ser definido para vendas
  • O atributo Manager deve ser definido e a conta do gerente deve ter uma caixa de correio para receber um email

Para obter instruções mais abrangentes sobre como concluir essas etapas de pré-requisito, você pode consultar o tutorial Preparar contas de usuário para fluxos de trabalho do ciclo de vida. A política TAP também deve estar habilitada para executar este tutorial.

Detalhamento completo dos atributos relevantes:

Atributo Descrição Definido em
mail Serve para notificar o gerente sobre a senha de acesso temporária dos novos funcionários Ambos
manager Esse atributo é usado pelo fluxo de trabalho do ciclo de vida Employee
employeeHireDate Usado para disparar o fluxo de trabalho Employee
department Usado para fornecer o escopo para o fluxo de trabalho Employee

O cenário de pré-contratação pode ser dividido nas seguintes seções:

  • Pré-requisito: criar duas contas de usuário, uma para representar um funcionário e outra para representar um gerente
  • Pré-requisito: editar os atributos necessários para esse cenário no centro de administração
  • Pré-requisito: editar os atributos para esse cenário usando o Microsoft Graph Explorer
  • Pré-requisito: habilitar e usar o TAP (Senha de Acesso Temporária)
  • Criar o fluxo de trabalho de gerenciamento do ciclo de vida
  • Disparar o fluxo de trabalho
  • Verificar se o fluxo de trabalho executou com êxito

Criar um fluxo de trabalho usando o modelo de pré-contratação

Use as etapas a seguir para criar um fluxo de trabalho de pré-contratação que gere um TAP e o envie por email para o gerente do usuário usando o centro de administração do Microsoft Entra.

  1. Entre no centro de administração do Microsoft Entra como pelo menos Administrador de Fluxos de Trabalho do Ciclo de Vida.

  2. Selecione Governança de Identidade.

  3. Selecione Fluxos de trabalho do ciclo de vida.

  4. Na página Visão geral, selecione Novo fluxo de trabalho. Captura de tela da seleção de um novo fluxo de trabalho.

  5. Nos modelos, selecione selecionar em Integrar funcionário de pré-contratação. Captura de tela da seleção do modelo de fluxo de trabalho.

  6. Em seguida, você configura as informações básicas sobre o fluxo de trabalho, que incluem quando o fluxo de trabalho é disparado, o que é conhecido como Dias do evento. Nesse caso, o fluxo de trabalho é disparado dois dias antes da data de contratação do funcionário. Na tela de integrar funcionário de pré-contratação, adicione as seguintes configurações e selecione Avançar: Configurar Escopo.

    Captura de tela da seleção de um escopo de configuração.

  7. Em seguida, você configura o escopo. O escopo determina com quais usuários esse fluxo de trabalho será executado. Nesse caso, está em todos os usuários do departamento de Vendas. Na tela de escopo de configuração, em Regra, adicione as seguintes configurações e selecione Avançar: Revisar tarefas. Para obter uma lista completa das propriedades do usuário suportadas, confira Propriedades de usuário suportadas e parâmetros de consulta.

    Captura de tela da seleção de tarefas de revisão.

  8. Na página a seguir, você pode inspecionar a tarefa se desejar, mas nenhuma configuração adicional é necessária. Selecione Avançar: Revisar + Criar quando terminar. Captura de tela da revisão de um fluxo de trabalho integrado.

  9. Na tela de revisão, verifique se as informações estão corretas e selecione Criar. Captura de tela da criação de um fluxo de trabalho integrado.

Executar o fluxo de trabalho

Agora que o fluxo de trabalho foi criado, ele é executado automaticamente a cada 3 horas. Isso significa que os fluxos de trabalho do ciclo de vida verificam a cada 3 horas os usuários na condição de execução associada e executam as tarefas configuradas para esses usuários. No entanto, para o tutorial, gostaríamos de executá-lo imediatamente. Para executar um fluxo de trabalho imediatamente, é possível usar o recurso sob demanda.

Observação

Lembre-se de que no momento não é possível executar um fluxo de trabalho sob demanda se ele estiver definido como desabilitado. É necessário definir o fluxo de trabalho como habilitado para usar o recurso sob demanda.

Para executar um fluxo de trabalho sob demanda para os usuários que usam o centro de administração do Microsoft Entra, execute as seguintes etapas:

  1. Na tela de fluxo de trabalho, selecione o fluxo de trabalho específico que você quer executar.
  2. Selecione Executar sob demanda.
  3. Na guia selecionar usuários, selecione adicionar usuários.
  4. Adicione um usuário.
  5. Selecione Executar fluxo de trabalho.

Verificar as tarefas e o status do fluxo de trabalho

A qualquer momento, você pode monitorar o status dos fluxos de trabalho e das tarefas. Lembrando que no momento há três pivôs de dados diferentes, execuções de usuários e tarefas disponíveis. Saiba mais no guia de instruções Verificar o status de um fluxo de trabalho. No decorrer deste tutorial, analisamos o status usando os relatórios focados no usuário.

  1. Para começar, selecione a guia Histórico do fluxo de trabalho para exibir o resumo do usuário e as tarefas e status do fluxo de trabalho associados.
    Captura de tela do status do Histórico do fluxo de trabalho.

  2. Depois que a guia Histórico do fluxo de trabalho for selecionada, você entrará na página de histórico do fluxo de trabalho, conforme mostrado: Captura de tela da visão geral do histórico do fluxo de trabalho

  3. Em seguida, você pode selecionar Total de tarefas da usuária Jane Smith para exibir o número total de tarefas criadas e seus status. Neste exemplo, há três tarefas totais atribuídas ao usuário José de Oliveira.
    Captura de tela do resumo da tarefa total do fluxo de trabalho.

  4. Para adicionar uma camada extra de granularidade, você pode selecionar Tarefas com falha do usuário Jeff Smith para exibir o número total de tarefas com falha atribuídas ao usuário Jeff Smith. Captura de tela de tarefas com falha do fluxo de trabalho.

  5. Da mesma forma, você pode selecionar Tarefas não processadas do usuário Jeff Smith para exibir o número total de tarefas não processadas ou canceladas atribuídas ao usuário Jeff Smith. Captura de tela do resumo de tarefas não processadas do fluxo de trabalho.

Habilitar o agendamento do fluxo de trabalho

Depois de executar o fluxo de trabalho sob demanda e verificar se tudo está funcionando bem, talvez você queira habilitar o agendamento do fluxo de trabalho. Para habilitar o agendamento do fluxo de trabalho, marque a caixa de seleção Habilitar agendamento na página Propriedades.

Captura de tela da ativação do agendamento do fluxo de trabalho.

Próximas etapas