Isenção de responsabilidade de mensagens em toda a organização, assinaturas, rodapés ou cabeçalhos em Exchange Online

Artigo
02/27/2024

Em organizações Exchange Online ou organizações EOP (Proteção do Exchange Online autônomas) sem caixas de correio Exchange Online, você pode adicionar uma isenção de responsabilidade legal de texto simples ou HTML, declaração de divulgação, assinatura ou outras informações à parte superior ou inferior das mensagens de email que inseriam ou saem da sua organização. Para fazer isso, você cria uma regra de fluxo de email (também conhecida como regra de transporte) que adiciona as informações necessárias às mensagens.

Observações:

Os usuários podem aplicar assinaturas às suas próprias mensagens de saída no Outlook ou Outlook na Web (anteriormente conhecidas como Outlook Web App). Para obter mais informações, consulte Criar e adicionar uma assinatura de email no Outlook na Web.
Se você quiser que as informações sejam adicionadas apenas às mensagens de saída, você precisará adicionar uma condição correspondente (por exemplo, destinatários localizados fora da organização). Por padrão, as regras de fluxo de email são aplicadas a mensagens de entrada e saída.
Para evitar vários avisos de isenção de responsabilidade adicionados a uma conversa de email, adicione uma exceção que procura por um texto exclusivo no seu aviso de isenção de responsabilidade. Essa exceção garante que a isenção de responsabilidade só seja adicionada à mensagem original.
Teste a isenção de responsabilidade. Ao criar a regra de fluxo de email, você tem a opção de começar a usá-la imediatamente (Impor) ou testá-la primeiro e registrar os resultados. Recomendamos testar todas as regras de fluxo de email antes de defini-las como Impor.

Do que você precisa saber para começar?

Tempo estimado para concluir cada procedimento: 7 minutos.
Para obter informações sobre o EAC (Centro de administração do Exchange), consulte Centro de administração do Exchange em Exchange Online. Para se conectar ao PowerShell do Exchange Online, confira Conectar ao PowerShell do Exchange Online. Para se conectar ao PowerShell do EOP autônomo, confira Conectar-se a Proteção do Exchange Online PowerShell autônomo.
Você precisa receber permissões para executar esses procedimentos. Para ver quais permissões você precisa, consulte a entrada "Fluxo de email" nas permissões de recurso em Exchange Online artigo.
Para obter informações sobre atalhos de teclado que podem se aplicar aos procedimentos neste artigo, consulte Atalhos de teclado para o centro de administração do Exchange.

Dica

Está com problemas? Peça ajuda nos fóruns do Exchange. Visite os fóruns em Exchange Online ou Proteção do Exchange Online.

Use o EAC para adicionar um aviso de isenção de responsabilidade ou outros cabeçalhos ou rodapés de email

No EAC em https://admin.exchange.microsoft.com, acesseRegrasde fluxo> de email. Ou, para ir diretamente para a página Regras , use https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules.
Na página Regras , selecione +Adicionar uma regra e selecione Aplicar avisos de isenção de responsabilidade.
No assistente de nova regra que é aberto, configure as seguintes configurações na página Definir condições de regra :
- Nome: insira um nome exclusivo para a regra.
- Aplique essa regra se: selecione as condições que identificam quais mensagens recebem a isenção de responsabilidade. Por exemplo:
  - O destinatário>é externo/interno
  - No flyout de localização do destinatário selecionado que é aberto, selecione Fora da organização e clique em Salvar.
  Ou, se você quiser que essa regra se aplique a cada mensagem que insira ou saia da organização, selecione Aplicar a todas as mensagens da lista Aplicar essa regra se for suspensa.
- Faça o seguinte: Verifique Aplicar uma isenção de responsabilidade à mensagem e adicione uma isenção de responsabilidade . Se preferir colocar o texto de isenção de responsabilidade na parte superior da mensagem, selecione preparar um aviso de isenção de responsabilidade .
  - Selecione o link Inserir texto para inserir o texto da isenção de responsabilidade e selecione Salvar.
    
    O texto de isenção pode incluir marcas HTML e marcas de CSS (Folhas de Estilo em Cascata). Você pode adicionar imagens usando a marca IMG. O texto de isenção de responsabilidade também dá suporte aos seguintes tokens que usam valores do remetente:
    - %%City%%
    - %%Company%%
    - %%CountryOrRegion%%
    - %%Department%%
    - %%DisplayName%%
    - %%Fax%%
    - %%FirstName%%
    - %%HomePhone%%
    - %%Initials%%
    - %%LastName%%
    - %%Manager%%
    - %%MobilePhone%%
    - %%Notes%%
    - %%Office%%
    - %%Pager%%
    - %%Phone%%
    - %%PostalCode%%
    - %%PostOfficeBox%%
    - %%StateOrProvince%%
    - %%StreetAddress%%
    - %%Title%%
    - %%UserPrincipalName%%
    - %%WindowsEmailAddress%%
  - Selecione o link Selecionar um para inserir a ação de fallback se o aviso de isenção de responsabilidade não puder ser inserido na mensagem.
  - Na página especificar a ação de fallback , escolha um valor na lista suspensa e selecione Salvar.
- Exceto se: para adicionar uma exceção que impede que vários avisos de responsabilidade sejam adicionados em uma conversa por email, configure as seguintes configurações:
  - Selecione O assunto ou corpo e Assunto ou corpo correspondem a esses padrões de texto.
  - No flyout Especificar palavras ou frases que é aberto, insira as palavras ou frases no aviso de isenção de responsabilidade, selecione Adicionar e, em seguida, selecione Salvar.
Quando concluir, selecione Avançar.
Na página Definir configurações de regra , configure as seguintes configurações:
- Modo de regra: deixe o valor padrão Impor selecionado para ativar a regra imediatamente ou selecione Testar sem Dicas de Política para registrar os resultados sem realmente adicionar o aviso de isenção de responsabilidade às mensagens.
- Severidade: atribua o nível de gravidade que aparece no log de mensagens. Os valores válidos são:
  - Baixo
  - Medium
  - High
  - Não auditar
  - Não especificado
- Ative essa regra e desative essa regra em: Opcionalmente, selecione um intervalo de data e hora quando a regra estiver ativa.
- Pare de processar mais regras: opcionalmente, pare de aplicar mais regras a uma mensagem após a regra de isenção de responsabilidade processar a mensagem.
- Adie a mensagem se o processamento de regras não for concluído: opcionalmente, adie a mensagem se a regra não for capaz de processar a mensagem.
- Corresponder o endereço do remetente na mensagem: selecione um dos seguintes valores:
  - Cabeçalho: somente os cabeçalhos de mensagem são examinados. Esse valor é o valor padrão.
  - Envelope: somente o envelope de mensagem SMTP é examinado.
  - Cabeçalho ou envelope: os cabeçalhos de mensagem e o envelope de mensagem SMTP são examinados.
- Comentários: opcionalmente, insira comentários para ajudar a descrever a regra.
Quando concluir, selecione Avançar.
Na página Revisar e concluir , examine as configurações da regra e selecione Concluir.

Use Exchange Online PowerShell para adicionar uma isenção de responsabilidade ou outro cabeçalho ou rodapé de email

Use o cmdlet New-TransportRule para criar a regra de isenção de responsabilidade. Para obter informações detalhadas do parâmetro, consulte Condições e exceções de regra de fluxo de email (predicados) em Exchange Online.

O exemplo a seguir cria uma nova regra de fluxo de email que adiciona uma isenção de responsabilidade com uma imagem no final de todas as mensagens de email enviadas fora da organização:

New-TransportRule -Name "External Disclaimer" -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerText "<h3>Disclaimer Title</h3><p>This is the disclaimer text.</p><img alt='Contoso logo' src='http://www.contoso.com/images/logo.gif'>"

O exemplo a seguir cria uma nova regra de fluxo de email que adiciona um anúncio por um mês no início de todas as mensagens de saída:

New-TransportRule -Name "March Special" -Enabled $true -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -ActivationDate '03/1/2017' -ExpiryDate '03/31/2017'-ApplyHtmlDisclaimerText "<table align=center width=200 border=1 bordercolor=blue bgcolor=green cellpadding=10 cellspacing=0><tr><td nowrap><a href=http://www.contoso.com/marchspecials.htm>Click to see March specials</a></td></tr></table>"

Como saber se funcionou?

Para verificar se você criou com êxito uma isenção de responsabilidade e que o aviso de isenção de responsabilidade funciona conforme o esperado, siga as seguintes etapas:

Envie a si mesmo um email em texto sem formatação e um em HTML, que correspondam às condições e exceções definidas e verifique se o texto aparece conforme pretendido.
Se você adicionou uma exceção para evitar adicionar a isenção de responsabilidade a mensagens sucessivas em uma conversa, encaminhe suas mensagens de teste para si mesmo para verificar se você não recebe uma cópia extra da isenção de responsabilidade.
Envie algumas mensagens que não devem receber a isenção de responsabilidade e verifique se a isenção de responsabilidade não está incluída.

Opções de fallback para regras de avisos de isenção de responsabilidade

Se uma regra de fluxo de email não puder modificar a mensagem para adicionar o aviso de isenção de responsabilidade (por exemplo, a mensagem está criptografada), você precisará especificar o que fazer. Essa contingência é conhecida como a opção de fallback para a regra. As opções de fallback disponíveis para regras de isenção de responsabilidade são:

Wrap: uma nova mensagem é criada e a mensagem original é adicionada a ela como um anexo. O texto de isenção de responsabilidade é adicionado à nova mensagem, que é entregue aos destinatários. Esse nome de opção de fallback é o valor padrão.
- As regras de fluxo de email subsequentes que examinam as propriedades da mensagem (por exemplo, o assunto da mensagem ou o texto no corpo da mensagem) examinarão a nova mensagem, não a mensagem original (que agora é um anexo na nova mensagem). Se você quiser que outras regras examinem e atuem na mensagem original, verifique se essas regras são aplicadas antes da regra de isenção de responsabilidade usando uma prioridade menor para a regra de isenção de responsabilidade e maior prioridade para outras regras.
- Se o processo de inserção da mensagem original como um anexo na nova mensagem falhar, a mensagem original não será entregue. A mensagem original é retornada ao remetente em um relatório de não entrega (também conhecido como NDR ou mensagem de retorno).
Ignore: a regra é ignorada e a mensagem original é entregue sem a isenção de responsabilidade.
Rejeição: a mensagem original é retornada ao remetente em um NDR.

No EAC, selecione a opção de fallback na ação da regra. Em Exchange Online PowerShell, você usa o parâmetro ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction.

Para obter mais informações

Depois de configurar uma regra de isenção de responsabilidade, consulte Gerenciar regras de fluxo de email para obter informações sobre como exibir, modificar, habilitar, desabilitar ou remover a regra.