Criar e reservar um workspace no Outlook
Definindo o workspace
Um workspace é um local físico onde os funcionários podem trabalhar. Ele pode ser composto por uma única mesa, um único cubo ou várias mesas, dependendo da capacidade disponível.
Nesse caso, a capacidade refere-se ao número total de pessoas que podem trabalhar no workspace ao mesmo tempo. Por exemplo, se um workspace que tem 10 mesas for reservado para 50% da capacidade por um período específico, apenas mais cinco pessoas poderão reservar o workspace para esse período. Se o fizerem, o workspace ficará indisponível para outros usuários. Se uma 11ª pessoa tentar reservar o workspace, a solicitação será recusada.
Vantagens de um workspace
Os administradores podem permitir que os usuários reservem mesas, cubos ou outros tipos de workspace em um processo rápido e simples. Os recursos de cada workspace podem ser gerenciados como uma sala de conferência.
Um workspace pode ser reservado várias vezes por usuários diferentes ao mesmo tempo até uma capacidade definida. No entanto, as salas podem ser reservadas apenas uma vez em um momento específico. Assim como salas, os administradores podem adicionar workspaces a listas de salas, adicionar Set-Place marcas e criar Set-CalendarProcessing configurações.
Como criar um workspace
A criação de um workspace é semelhante à configuração de uma sala. A diferença é que você define o tipo de caixa de correio de recurso como Workspace em vez de Room. Além disso, você definiu EnforceCapacity como True. Aqui estão as etapas para criar um workspace:
Crie uma caixa de correio como um workspace usando o
New-Mailboxcmdlet:New-Mailbox -Room <alias> | Set-Mailbox -Type WorkspaceAdicione metadados necessários (como Capacidade, Rua ou Cidade) usando o cmdlet Set-Place .
Observação:
Em ambientes híbridos, esse cmdlet não funciona nas seguintes propriedades de caixas de correio de sala sincronizadas: City, CountryOrRegion, GeoCoordinates, Phone, PostalCode, State e Street. Para modificar essas propriedades, use oSet-Usercmdlet ouSet-Mailboxem Exchange Server (local).Para mostrar um workspace em um edifício específico, adicione o workspace a uma lista de salas apropriada (grupo de distribuição):
Add-DistributionGroupMember -Identity "Building 32" -Member <wkspace3223@contoso.com>Imponha a capacidade do workspace e especifique uma duração mínima de reserva para a reserva de workspace.
Set-CalendarProcessing -Identity <alias> -EnforceCapacity $True -MinimumDurationInMinutes <int32>
Observações:
- Grupos de distribuição ou listas não podem ser adicionados à solicitação de reserva. Somente usuários individuais podem ser adicionados. As reservas de workspace contarão os participantes na solicitação com base na capacidade.
- Pode levar até 24 horas para que workspaces e novas listas de salas apareçam no localizador da sala.
- Agora você pode adicionar planos de piso aos seus workspaces usando o Microsoft Search no Outlook para iOS e Android.
Como reservar um workspace
Reservar um workspace é o mesmo que reservar uma sala. Você pode reservar um workspace por meio do Outlook (Outlook para Windows, Outlook para iOS e Android, Outlook na Web e Outlook para Mac). A principal diferença é escolher "workspace" em vez de "sala de conferência" na lista suspensa Tipo de Localizador de Sala .
Observação:
As políticas que se aplicam a uma sala também podem ser aplicadas a um workspace. No entanto, os workspaces podem ser reservados por várias pessoas simultaneamente com base em uma capacidade definida. Os workspaces têm um requisito mínimo de duração de reserva.
Aqui estão as etapas para reservar um workspace:
Abra o calendário do Outlook e selecione Nova Reunião (recomendamos que você use a configuração Todos os dias ).
Defina o Show como: status como Gratuito para que a reserva de workspace não bloqueie seu calendário.
No painel Localizador de Salas , selecione um edifício na lista suspensa Criar e selecione Workspaces na lista suspensa Tipo , da seguinte maneira:
Observações:
- Se você não vir a lista Tipo ou a opção Workspaces , o Edifício (lista de salas) pode não incluir workspaces.
- A lista De construção é preenchida com base em listas de salas em vez do atributo Building .
Exemplos de captura de tela
No Outlook para Windows:
No Outlook na Web:
No Outlook para iOS e Android:
Observação:
Verifique se a reserva de workspace está habilitada nas configurações do calendário.Navegue pelos workspaces disponíveis. A disponibilidade é mostrada com base em se há espaço de trabalho disponível durante a duração.
Além disso, você pode encontrar workspaces nas sugestões de local e no catálogo de endereços. Isso ocorre porque os workspaces são caixas de correio de recursos.
Salve a reserva de workspace. Você receberá uma mensagem de email autogenerada sobre a reserva que se assemelha ao seguinte.
Observação:
Você pode adicionar mais participantes a uma reserva de workspace e reservar assentos para eles com base na capacidade de um workspace. Se o número de participantes exceder a capacidade do workspace, a reserva de workspace será rejeitada.
Perguntas frequentes
P1: Os administradores podem restringir quem pode reservar um workspace?
A1: Sim. Os administradores podem restringir quem pode reservar um workspace da mesma forma que um administrador pode restringir quem pode reservar uma sala.
P2: os administradores podem configurar a duração mínima da reserva para reservar um workspace?
A2: Sim. Os administradores podem definir a duração mínima da reserva para uma reserva de workspace usando o -MinimumDurationInMinutes parâmetro.
Q3: os workspaces podem ser reservados em uma reunião recorrente?
A3: Sim. Os workspaces podem ser reservados em uma série de reuniões recorrentes da mesma maneira que as salas. Os administradores também podem limitar o quanto um workspace pode ser reservado com antecedência. Para obter mais informações, consulte Criar e gerenciar caixas de correio da sala.
Q4: os usuários podem ver a disponibilidade e a capacidade restantes em workspaces?
A4: Não. Atualmente, os workspaces mostram apenas a capacidade total do workspace.
P5: Quais tipos de métricas de relatório estão disponíveis para workspaces?
A5: Atualmente, nenhuma métrica de relatório de workspace está disponível publicamente.