Configurar contas a receber para créditos e cobranças
É possível configurar contas a receber para crédito e cobranças a fim de rastrear faturas e pagamentos recebidos de clientes. É importante ter em mente que a configuração do módulo Contas a receber afeta diretamente a configuração do módulo Crédito e cobrança.
Vamos examinar o fluxo comercial geral do gerenciamento de crédito e cobranças.
- Informações de cobrança e crédito recebidas pelo vendedor.
- O vendedor aprova os termos de crédito e começa as remessas para o cliente.
- O cliente é faturado.
- O cliente deixa de pagar respeitando os termos.
- A fatura faz referência às cobranças.
- O processo de cobranças começa.
Componentes de crédito e cobranças
Além da configuração de contas a receber para crédito e cobranças, existem diversos componentes que precisam ser configurados para usar a funcionalidade no Finance. Os componentes a seguir devem ser configurados a fim de se preparar para usar crédito e cobranças.
- Definições do período de classificação por vencimento
- Instantâneo de classificação por vencimento
- Grupos de clientes (opcional)
- Equipe de cobranças (opcional)
- Categoria do caso de cobranças
- Nomes de diário
- Código de motivo para transações de baixa
- Pasta para anexos de email
- Modelos de email
- Parâmetros de CA (contas a receber) para cobranças
- Agentes de cobranças (opcional)
- Dar baixa em conta
- Configurações do Outlook para usuários do formulário de cobranças
- Configurações de email para contatos do cliente para cobranças
- Configurações de email para vendedor
Usando grupos de clientes, você pode gerenciar facilmente as cobranças de clientes com características compartilhadas. É possível criar e manter grupos de clientes que compartilham parâmetros-chave. Isso inclui condições de pagamento, períodos de liquidação, contas contábeis de lançamento de estoque, grupo de impostos e configuração de conta padrão.
Configurando os perfis que controlam o lançamento das transações de cliente na contabilidade, você pode gerenciar qual sequência de juros e cartas de cobrança pode ser atribuída a um cliente, um grupo de clientes ou todos os clientes.
Outra consideração para o módulo Crédito e cobrança é verificar se os métodos de pagamento do cliente, as condições de pagamento, os códigos de encargos, os dias de pagamento e os valores de pagamento do cliente estão configurados corretamente para obter as informações mais precisas sobre clientes inadimplentes antes do processamento da cobrança.
Durante o processo de cobrança, você geralmente precisa registrar uma NSF (insuficiência de fundos) ou talvez sugerir dar baixa quando clientes inadimplentes se recusam a pagar as dívidas. Você cria então diários, por exemplo, um para NSF e o outro para dar baixa.
O procedimento a seguir mostra como configurar os parâmetros de dar baixa e, em seguida, dar baixa nas transações na guia Cobranças de Parâmetros de contas a receber, na página Abrir faturas de clientes e na página Cliente.
Vá para Contas a receber > Configuração > Parâmetros de contas a receber.
Selecione a guia Cobranças.
Expanda ou recolha a seção Dar baixa. O Diário de baixa é o diário geral que vai manter as transações de baixa criadas. É possível anexar um código de motivo a cada baixa. É possível substituir esse padrão no momento da baixa.
Defina a seleção como Sim caso você queira separar o imposto da transação original na baixa.
Feche a página.
Configurar uma tarefa de cobrança automática
O recurso Tarefa de cobrança automática permite configurar uma estratégia do processo de cobranças que identifica automaticamente as faturas do cliente que exigem um lembrete por email, uma atividade de cobrança (como um telefonema) ou uma carta de cobrança a ser enviada ao cliente.
Nos parâmetros de Contas a receber, você também pode especificar a porcentagem de clientes que são verificados por tarefa em lote quando o instantâneo de classificação por vencimento é executado para faturas de clientes.
Para criar um processo de cobrança automatizado, vá para Crédito e cobranças > Configuração > Configuração do processo de cobranças. As etapas do processo se baseiam na fatura em aberto mais anterior de um cliente específico; essa fatura vai determinar qual tipo de comunicação ou atividade deve ocorrer.
Primeiro, você vai configurar Hierarquia de processos, que é uma ordem na qual os processos são executados e quando. Cada nível de Hierarquia está vinculado a um grupo de clientes e, se um cliente pertencer a vários grupos, a hierarquia determinará qual processo terá precedência.
Dias tranquilos são usados para garantir que o cliente não seja contatado com muita frequência por um processo automatizado. Para excluir clientes do processo, selecione as faturas ou os valores de saldo da classificação por vencimento do cliente que devem ser usados para excluir um cliente do processo automatizado e o Valor do limite. Para saber mais sobre grupos de clientes, consulte Examinar informações de cobrança.
Na FastTab Detalhes do processo, você configura qual tipo de comunicação vai chegar à linha Configuração do processo Cobranças que está realçada. Os campos são:
- Descrição: usado para identificar a finalidade ou o nome da etapa na hierarquia.
- Tipo de ação: define se a etapa vai criar uma atividade, enviar um email ou criar uma carta de cobrança.
- Documento comercial: define o modelo usado para criar o tipo de ação. Pode ser um modelo de atividade, um modelo de email ou uma carta de cobrança por cliente.
- Os tipos de ação podem ser criados antes ou depois da data de conclusão da fatura, com base na configuração exibida na coluna Dias em relação à data de conclusão da fatura.
- Quando você selecionar um tipo de ação de email, o destinatário vai ser usado para definir se é um contato de cliente, grupo de vendas ou agente de cobranças. O valor no campo Contato de finalidade comercial determina qual contato da conta do cliente receberá a comunicação.
Na FastTab Detalhes do documento comercial, a configuração vai variar com base no Tipo de ação selecionado na FastTab Detalhes do processo.
Quando Tipo de ação for uma atividade, os detalhes do modelo de atividade serão mostrados. Entre esses detalhes estão o nome do modelo de atividade, o tipo de atividade que vai ser criado, a finalidade da atividade, o número de dias agendados para concluir a atividade e os detalhes da atividade.
Quando o Tipo de ação for Email na FastTab Detalhes do processo, esta seção vai conter duas FastTabs.
- A FastTab Detalhes do processo: Processo geral é usada para definir a ID do modelo, a descrição do email, o idioma padrão, o nome de usuário que será atribuído às mensagens de email enviadas automaticamente e o endereço de email do remetente associado.
- A FastTab Detalhes do modelo de email de documento comercial: Processo geral permite que o corpo do email seja criado depois que os valores nos campos Idioma e Assunto são salvos selecionando Editar. Isso vai abrir uma janela permitindo o upload do conteúdo.
Configurar nomes de diário (liquidação, baixa e NSF)
É possível configurar os nomes de diário usados quando as transações são processadas na página Cobranças. Esse processo inclui a liquidação de uma transação, a baixa de uma transação e o processamento de um pagamento NSF.
Os tipos de diário a seguir são usados em transações.
- Liquidações: use o tipo de diário Pagamento do cliente.
- Baixas: use o tipo de diário Diariamente.
- NSF: use o tipo de diário Pagamento do cliente.
Configurar um código de motivo para transações de baixa
Use códigos de motivo padrão quando houver baixa das transações na guia Cobranças de Parâmetros de contas a receber para especificar o motivo de uma baixa. É possível alterar o código durante o processo de dar baixa.
É possível gerenciar os códigos de motivo de dar baixa do cliente em Contas a receber > Configuração > Códigos de motivo de baixa do cliente.
Configurar informações de NSF para contas bancárias
Atualize contas bancárias de maneira que elas tenham o diário correto quando pagamentos NSF sejam identificados na FastTab Cobranças em uma conta bancária.
Na guia Gerenciamento de pagamento, no campo Diário de pagamento NSF, selecione um diário de pagamento.