Visão geral dos requisitos e recursos do setor público

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Organizações de setor público precisam atender a exigências regulatórias e orçamentárias complexas, além de conceder ou projetar exigências de conformidade. Normalmente, organizações de setor público, como governos locais e regionais, instituições educacionais, organizações sem fins lucrativos e prestadoras de serviços de saúde, estão sujeitas a regras, normas e controles exclusivos que exigem operações especializadas.

Atualizações frequentes feitas em regulamentações exigem modificações em práticas e relatórios e, por isso, requerem inspeção constante dessas novas práticas. Em geral, organizações de setor público dependem de sistemas herdados ultrapassados e complexos para gerenciar as diversas operações. Isso resulta em problemas relacionados a relatório, orçamento, gerenciamento de informações, além de processos corporativos complicados.

A seguir há exemplos de organizações de setor público nos Estados Unidos da América:

Educação: órgãos estaduais e locais do ensino fundamental ao médio, além de universidades estaduais para ensino superior.
Governo: organizações estaduais, de condados e municipais que prestam serviços aos cidadãos aos quais atendem. Prestam vários serviços, incluindo, mas não se limitando a segurança pública, infraestrutura, recreação, serviços de saúde e muito mais.
Saúde: clínicas, hospitais sem fins lucrativos e outros serviços municipais e de condado prestados aos cidadãos aos quais atendem.
Organizações-sem finslucrativos: agências de transporte e de redesenvolvimento e outras organizações que prestam serviços específicos baseados em quadros votantes.
Infraestruturaetrabalhopúblicos: agências de serviços públicos, como água, esgoto, energia e obras públicas, que prestam serviços essenciais para os cidadãos aos quais atendem.

Requisitos das organizações governamentais

As organizações governamentais devem respeitar práticas financeiras responsáveis e fornecer informações abrangentes, em tempo hábil, sobre despesas, receitas, ativos, passivos e capital próprio. Elas também precisam melhorar as ofertas de serviço para atender às expectativas de serviço crescentes.

O Finance ajuda as organizações governamentais a atingir esses objetivos oferecendo os seguintes recursos:

As práticas da gestão financeira podem ser personalizadas segundo necessidades organizacionais, que normalmente incluem várias entidades legais ou unidades de componentes.
As estruturas de contas flexíveis, definidas pelo usuário, permitem análises financeiras detalhadas por qualquer dimensão, inclusive fundos, funções, departamentos, objetos, programas e muito mais.
Mais acesso a informações financeiras e controle mais rígido quanto a prioridades de gastos são possíveis.
Os recursos avançados de configuração e controle de orçamento possibilitam controles de gastos dinâmicos, em tempo real, orçamentos em níveis mais elevados do que gastos, grupos de orçamentos e orçamentos plurianuais.
Acompanhamento e contabilização de orçamento do ônus e pré-ônus, inclusive opções de postergação do exercício, estão disponíveis.
É possível acompanhar e monitorar fundos de concessão e associá-los a projetos.
Há recursos comerciais para controle de estoque do depósito, pedidos, acompanhamento de associação e doações.
Uma funcionalidade de compras e gerenciamento de fornecedores eficiente é oferecida, como requisições de compra baseadas na Web integradas aos sites dos fornecedores. Também estão incluídos a importação de catálogos de fornecedores, ordens amplas, contratos, um portal de fornecedores para autorregistro e entrada de cotações e faturas, processamento de RFQ, codificação e análise de mercadorias, conciliação tripla para Contas a pagar, além de suporte a imposto e 1099.
A total integração com outros aplicativos e tecnologias Microsoft acarreta processos aprimorados e melhor eficiência.
Existem centros de funções pré-criados personalizados para usuários de setor público para ajudar a simplificar o acesso a dados relevantes.
Serviços locais, personalizados, podem ser oferecidos, do planejamento e da implementação até a personalização e o suporte contínuo, além da educação.

Recursos do módulo Orçamento

Se sua organização usar o controle de orçamento, você poderá habilitar o controle de orçamento para entradas contábeis avançadas na página Fundos de orçamentos disponíveis em Orçamento > Configuração > Controle de orçamento > Configuração de controle de orçamento.

Tipos de orçamento da divisão proporcional: as divisões proporcionais oferecem controle de orçamento adicional exigindo uma ação de orçamento para liberar fundos indicados para uso, normalmente por um período selecionado, como um trimestre. São uma configuração opcional e adicional no controle de orçamento.
Orçamentos provisórios: os orçamentos provisórios permitem criar um orçamento temporário, preliminar, para casos nos quais a nova apropriação não seja aprovada no início do ano do orçamento.
Orçamento mantido para uso futuro do exercício: para o setor público, a possibilidade de orçamento mantido para uso futuro e ônus de orçamento relacionados a ordens de compra abertas ao ano final é melhorada, oferecendo a opção de processar por fundo.

Entradas do razão avançado no setor público

Organizações do setor público podem usar entradas do razão avançado para criar, ajustar e reverter entradas do razão. Por exemplo, as entradas do razão avançado poderão ser usadas para reclassificar despesas se as faturas forem lançadas por engano na conta ou no projeto errado.

Por padrão, a Entrada do razão avançado é habilitada. Caso você queira desabilitar esse recurso, vá para Administração do sistema > Configuração > Configuração da licença. Em Chaves de configuração na seção Setor público, verifique se a Entrada do razão avançado não está selecionada. As entradas do razão avançado exigem definições de lançamento de contabilidade.

Essas definições de lançamento podem ser configuradas para gerar várias entradas do razão balanceadas com base na conta contábil inserida na página Entradas do razão avançado.

Se quiser que os usuários possam alterar as dimensões financeiras de um projeto na linha de entrada do razão avançado, você vai precisar selecionar a opção Permitir que as dimensões financeiras sejam editadas no formulário de entrada do razão avançado na página Parâmetros da contabilidade. Caso você não selecione essa opção, os usuários poderão alterar as dimensões financeiras no campo Conta contábil somente se as dimensões financeiras não forem as dimensões financeiras padrão de um projeto.

Caso você queira usar entradas do razão avançado para registrar entradas de competência do exercício, primeiro crie uma entrada do razão avançado, selecione a opção Entrada estornada e insira uma data de reversão. A entrada do razão avançado estornada é criada quando a entrada do razão avançado é lançada. A entrada do razão avançado estornada vai ter um novo número de transação e um status do rascunho.

A data de reversão será usada como a data de contabilidade, e o valor de débito ou crédito em cada linha da entrada original será estornado. A mesma definição de lançamento será usada. O texto da transação do cabeçalho e das linhas vai conter as palavras "Entrada estornada de", o número da transação da entrada do razão avançado original e o texto da transação da entrada do razão avançado original.

Como as Entradas do diário avançado são onde você faz lançamentos para processos de distribuição e conversão de juros, você pode atualizar saldos bancários ao lançar transações.

Todas as entradas feitas aparecerão na consulta de Transações de comprovante nas consultas e relatórios Contabilidade > Transações de comprovante>. Esta listagem mostra todos os comprovantes por conta e comprovante com valores, juntamente com a conta do fornecedor, o nome do fornecedor, a conta do cliente e o nome do cliente.

Transações de transição

Algumas empresas usam contas de transição para lançar pagamentos, de maneira que elas tenham tempo para processá-las pelo banco. A conta de transição funciona como uma conta temporária. Quando é lançada, uma transação vai para a conta de transição, e não para a conta bancária real. Ao receber o extrato bancário, a empresa pode lançar a transação da conta de transição na conta principal.

Há campos na página Transações de transição, na página Transação bancária e na página Cheques para ajudar a simplificar o processo de reconciliação.

A página Transações de transição exibe Número do fornecedor, Nome e Endereço.

Como a página Transações bancárias exibe uma Data da liberação, você sabe quando a transação foi liberada pelo banco.

A página Cheques exibe o campo Lançamento de transição, se o cheque foi compensado e a Data da liberação.

Processamento de fechamento do exercício no setor público

Ao final de um ano fiscal, você precisa gerar transações de fechamento e preparar as contas para o próximo ano fiscal. Os clientes de setor público têm os seguintes recursos:

Selecione contas por fundo.
Feche fundos para contas diferentes. Por exemplo, é possível fechar contas nominais associadas a fundos governamentais para financiar saldos. Também é possível fechar contas nominais associadas a fundos proprietários para ganhos retidos.
Configure o fechamento do exercício para todos os fundos e não fundos. Não fundos não têm uma dimensão de fundo na estrutura de conta.
Configure vários períodos de fechamento para separar tipos diferentes de entradas de fechamento, como ajustes gerais de fechamento do exercício e de auditoria.

É possível executar o processo do exercício várias vezes para o mesmo conjunto de dados. Normalmente, se transações adicionais precisarem ser processadas depois da execução de um processo do exercício de contabilidade, o processo do exercício poderá ser reexecutado para fechar as contas nominais e definir corretamente os saldos iniciais no novo ano.

O processamento do exercício dos saldos de contabilidade é controlado por definições de configuração do fundo em dois locais:

O processo do exercício, que fecha os saldos do razão no ano anterior, e estabelece saldos iniciais no novo ano.
A opção de processamento do exercício para ônus da ordem de compra é definida na página Processamento de final de ano para ordem de compra. É possível substituir a opção em um fundo específico, desde que os parâmetros de contabilidade tenham sido definidos para possibilitar substituições.

Não se esqueça de selecionar um tipo de fechamento para cada conta no plano de contas. O tipo de fechamento determina como o processo do exercício processa essa conta principal. Os quatro tipos de fechamento são:

Real: o saldo é usado para estabelecer saldos iniciais no novo ano.
Nominal:a conta é fechada pelo processo do exercício.
Nominal - sem fechamento: a conta é gerenciada por outros processos de fechamento, como contas de ônus para fechamento da ordem de compra.
Não aplicável: a conta não está incluída no processamento do exercício.

Definições de lançamento

Os perfis de lançamentos só podem dar suporte a uma entrada de compensação do razão para determinada combinação de atributos. Os perfis de lançamento não podem ajudar você a gerar várias entradas do razão balanceadas que se baseiem em atributos da transação de entrada. Além disso, os perfis de lançamento não podem ajudar você a determinar o comportamento de lançamento que depende da conta contábil e dos valores de dimensão de uma transação.

Para dar suporte a exigências comerciais complexas de lançamento do razão, orçamento e relatório, as organizações de setor público normalmente definem o comportamento de lançamento contábil em um único local para garantir que todos os lançamentos do razão tenham os resultados indicados.

Para oferecer essa funcionalidade ao setor público, o Dynamics 365 for Finance inclui definições de lançamento. Definição de lançamento é um conjunto de regras definido para gerar entradas do razão balanceadas. É possível aplicar as regras aos números de conta e às dimensões financeiras em uma distribuição contábil na linha do documento de origem. As definições de lançamento determinam as contas ou as dimensões geradas pelo sistema.

Definições de lançamento são uma configuração obrigatória para todas as empresas, independentemente de estarem ou não no setor público ou de não se beneficiarem da contabilidade de obrigações.

Para habilitar definições de lançamento:

Acesse a página Contabilidade > Configuração do razão > Parâmetros da contabilidade.
Selecione a guia Razão.
Selecione a seção Regras contábeis e habilite Usar definições de lançamento. Quando você ativa essa opção, é exibida uma mensagem com o texto Ao marcar essa caixa de seleção, os perfis de lançamento não serão mais usados quando você lançar uma transação que usa um tipo no formulário Definições de lançamento de transação. Além disso, todas as definições de lançamento tornam-se ativas. Tem certeza de que deseja continuar?.
Selecione Sim.

Em seguida, é possível habilitar qualquer uma das seguintes opções:

Habilitar apropriação do orçamento: selecione essa opção para usar definições de lançamento a fim de registrar apropriações de orçamento na contabilidade para entradas de registro do orçamento. Na página Parâmetros de orçamento, selecione o nome de um diário de orçamento para a apropriação do orçamento antes de selecionar essa opção. As apropriações de orçamento representam valores de orçamento no balanço patrimonial. Elas são usadas para registrar as receitas estimadas e o impacto sobre saldos de fundos na contabilidade para relatórios financeiros. À medida que as entradas de registro do orçamento são lançadas, um lançamento de contabilidade também deve ser gerado, o que afeta as apropriações de orçamento e as contas de saldo do fundo orçamentário. Usando definições de lançamento com entradas de registro do orçamento, os orçamentos também são registrados no razão.
Habilitar processo de ônus: selecione essa opção para criar ônus, que registram entradas na contabilidade para compras comprometidas ou obrigadas. Quando essa opção é selecionada, você deve usar definições de lançamento em compras comprometidas ou obrigadas. Se você marcar essa caixa de seleção, os ônus não serão gerados quando as ordens de compra confirmadas existentes forem faturadas ou alteradas. Você deve selecionar Sim.
Habilitar processo de pré-ônus: selecione essa opção para criar pré-ônus e ônus. Os pré-ônus reservam fundos para despesas planejadas. Quando essa opção estiver selecionada, use definições de lançamento em requisições de compra pré-ônus. Se você habilitar o processo de pré-ônus, as requisições de compra já criadas não terão pré-ônus registrados. Para registrar pré-ônus para essas requisições de compra, cancele-as e crie novas requisições de compra usando as mesmas linhas.
Reservas de orçamento geral: para incluir pré-ônus e ônus para requisições de compra ou ordens de compra preexistentes em uma nova reserva de orçamento geral, você deve cancelar as RCs e as OCs e recriá-las com as mesmas linhas. Para registrar ônus para qualquer reserva de orçamento geral que já existir, você deve cancelar as reservas e recriá-las com as mesmas linhas.

As definições de lançamento controlam como ocorre a contabilidade nas entradas de fechamento e também ajudam a criar as transações de abertura para o novo ano. Para saber mais, consulte Definições de lançamento no setor público.

Para configurar, habilitar e usar uma definição de lançamento para contabilidade de obrigações, depois de habilitá-la na página Parâmetros da contabilidade, você deve configurar a página Definições de lançamento de transação, que é um perfil de lançamento para contabilidade de obrigações.

A página Definições de lançamento de transação em Contabilidade > Configuração de lançamento também direciona o Finance a associar todos, um grupo, um item específico ou uma categoria de compras a fim de usar uma definição de lançamento específica para atividades em compras, contas a pagar, orçamento, banco, contas a receber e folha de pagamento. (A funcionalidade Folha de pagamento só está disponível nos Estados Unidos da América.)

Só é possível usar definições de lançamento para transações que usem os tipos de transação listados na página Definições de lançamento de transação. Para qualquer tipo de lançamento de transação não configurado para usar definições de lançamento, os perfis de lançamento são usados.

Restringir a possibilidade de editar a distribuição contábil em faturas de fornecedores

Quando as transações fazem referência a documentos de ônus relacionados, normalmente ordens de compra, é possível determinar quais dimensões financeiras podem ser editadas em uma fatura de fornecedor criada com base em uma ordem de compra.

Para restringir alterações a dimensões financeiras, siga estas etapas:

Vá para Contas a pagar >Configuração > Parâmetros de contas a pagar > Validação da conciliação de faturas/OCs.
Na FastTab Validação da dimensão financeira, marque a caixa de seleção Conciliação obrigatória para Nome de dimensão que você deseja restringir da edição na fatura de fornecedor.

Habilitar apropriações de orçamento

Ao habilitar apropriações, você precisa registrar um orçamento original e a apropriação. Essa opção permite lançar em contas de balanço patrimonial para apropriações, receitas estimadas etc., com base em entradas de registro do orçamento. Para isso funcionar, você também deve criar pelo menos um registro de definição de lançamento e atribuí-lo ao tipo de transação do orçamento original na guia Orçamento da página Definições de lançamento de transação.

Compras e aquisição no setor público

Em situações de emergência ou especiais, as organizações de setor público precisam fazer compras urgentes dos fornecedores. Para isso, o pessoal de compras talvez precise criar ordens de compra que simplifiquem o processo de compras mais elaborado e padrão. Por exemplo, talvez você precise autorizar uma compra somente com um número da ordem de compra, em vez de um documento impresso da ordem de compra.

Antes de começar a ajustar as configurações e inserir os dados, você deve:

Configurar fornecedores
Configurar o sistema de numeração para fornecedores, ordens de compra etc.
Especificar tipos de certificação do fornecedor

Talvez seja necessário configurar os Códigos de ordem de compra de setor público para aproveitar os recursos de Compras para organizações de setor público.

Navegando até Compras > Configuração > Parâmetros de compras, você pode calcular uma data de entrega para uma linha em uma OC com base no prazo de entrega do fornecedor e no próprio calendário de dias úteis. Usando esse recurso, você pode ter uma expectativa de datas de entrega mais precisa, caso elas variem para linhas individuais.

Códigos de ordem de compra de setor público: você precisa criar códigos e mensagens especiais para confirmar ordens de compra. Uma ordem de compra de confirmação evita o processo de compra típico.

Primeiro, determine quais serão as mensagens e os códigos. É possível usar a página Códigos de OC de confirmação para criar mensagens e códigos especiais que possam ser usados com OCs (ordens de compra) de confirmação. Uma ordem de compra de confirmação ignora o processo de compra típico. Por exemplo, você pode autorizar uma ordem não planejada usando um número de ordem de compra no momento da compra, em vez de usar um documento fornecido antes de o item ser solicitado.

Depois de configurar os códigos, você poderá atribuí-los a ordens de compra na página Todas as ordens de compra.

Se você atribuir um código de OC de confirmação a uma ordem de compra na FastTab Compras não planejadas (por exemplo, ao criar uma nova ordem de compra), a mensagem associada ao código de OC de confirmação será impressa na parte superior da ordem de compra.

Em organizações francesas, etapas adicionais podem ser obrigatórias para o setor público.

Lançamento de recebimentos de produtos

Quando você recebe produtos para uma ordem de compra e o valor recebido é inferior à quantidade pedida, a discrepância é inserida na página Lançamento de recebimento de produtos da FastTab Linhas no campo Quantidade. Quando a quantidade for inserida, o valor restante será preenchido automaticamente no campo Entregar restante.

Delegar vários itens de trabalho de compra

Você pode delegar vários itens de trabalho de uma só vez para simplificar o processo de aprovação do fluxo de trabalho e evitar atribuições indesejadas ao delegar itens de trabalho de compra, como requisições, contratos, ordens, faturas de fornecedor.

Na página Itens de trabalho atribuídos a mim, selecione vários itens de trabalho de compra e Delegar itens de trabalho no Painel de Ações.

Classificações do contrato de compra ou venda

Ao criar um novo contrato de compra ou venda, os usuários devem sempre selecionar o tipo de contrato de compra ou venda. Outros controles do setor público estão disponíveis nas página Classificações de contrato.

Para criar e especificar classificações de contrato, é possível usar a página Classificação de contrato de compra em Compras ou a página Classificação do contrato de venda em Vendas e marketing.

Selecione a opção Subcontratados para poder inserir informações sobre subcontratados em contratos de compra.
Selecione a opção Certificações para inserir informações sobre apólices de seguro e títulos em contratos de compra. As informações podem ser usadas para gerar um relatório que é possível usar para monitorar a conformidade do fornecedor com exigências de certificação. Para gerar o relatório, vá para a página Conformidade da certificação do contrato de compra.
Selecione a opção Atividades para inserir informações sobre marcos e tarefas em contratos de compra.
Selecione a opção Requer faturamento direto para exigir faturamento direto e evitar o uso de ordens de liberação com contratos de compra.

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