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As organizações geralmente usam ordens de compra para controlar os gastos em nuvem para orçamento, compras e relatórios financeiros. À medida que os investimentos Microsoft Cloud crescem em Azure, Microsoft produtos e soluções de terceiros do Microsoft Marketplace, as organizações podem precisar de mais flexibilidade na forma como esses investimentos são alocados com pedidos de compra.
O que são pedidos de compra no portal do Azure?
Os pedidos de compra no portal do Azure ajudam a alinhar os investimentos em nuvem comprados por meio do Microsoft Marketplace com as ordens de compra internas da sua organização, simplificando o acompanhamento de custos e o gerenciamento de orçamento. Azure administradores de cobrança podem criar e gerenciar pedidos de compra, mapear e examinar os gastos alocados e gerar documentos complementares que se alinham com a forma como a organização controla e reconcilia os custos. Você também pode modificar as alocações conforme as necessidades de negócios evoluem.
Note
Microsoft está implantando gradualmente recursos para dar suporte à alocação de custos dos clientes e Azure processos de reconciliação de fatura. A disponibilidade geral é esperada em breve.
Quando usar pedidos de compra
Você pode usar pedidos de compra de diferentes maneiras, dependendo de como sua organização gerencia os gastos em nuvem.
- Ordem de compra única para todas as compras na nuvem: Use uma ordem de compra para acompanhar todas as Azure e Microsoft gastos do Marketplace em um único registro de aquisição.
- Ordens de compra separadas para compras do Azure e do Marketplace: aloque Azure encargos a uma ordem de compra e Microsoft encargos do Marketplace para outro para se alinhar a orçamentos, processos de aquisição ou requisitos de relatórios financeiros separados.
- Ordens de compra por empresa de software: Aloque encargos de uma empresa de software específica que vende por meio do Microsoft Marketplace para uma ordem de compra dedicada.
- Pedidos de compra por produto ou solução: Acompanhe os gastos de serviços Azure individuais ou soluções do Marketplace Microsoft usando pedidos de compra separados.
Quem pode alocar custos de nuvem com pedidos de compra?
A permissão para criar novos registros de pedido de compra e alocação no portal do Azure varia dependendo do tipo de contrato de cliente Microsoft.
- Contrato de Cliente da Microsoft (MCA-E): Administrador de cobrança
- Contrato Enterprise (EA): Administrador corporativo
Antes de usar pedidos de compra
- Verifique se as permissões de cobrança apropriadas são atribuídas.
- Determine como sua organização deseja estruturar pedidos de compra para Azure e Microsoft gastos do Marketplace.
- Estabeleça a propriedade interna para gerenciar pedidos de compra e examinar alocações no portal Azure.
O que você pode fazer
| Capacidade | Resultado do cliente |
|---|---|
| Criar novos pedidos de compra | Mantenha os registros de pedidos de compra e os orçamentos no portal Azure. |
| Mapear investimentos em nuvem | Associe os encargos do Marketplace para um produto, uma empresa de software ou uma categoria de compra mais ampla a um pedido de compra. |
| Examinar encargos | Compare os orçamentos alocados com encargos cobrados e não cobrados. |
| Modificar alocações | Reatribua encargos qualificados após o faturamento quando uma alocação precisa ser alterada. |
| Configurar documentos complementares | Escolha como as informações de ordem de compra de suporte são geradas e agrupadas. |
Importante
Registros de pedidos de compra e documentos complementares dão suporte aos processos internos de contabilidade e reconciliação da sua organização. Eles não substituem a fatura Microsoft, alteram o valor devido ou estendem a data de conclusão do pagamento da fatura.
Criar uma ordem de compra no portal do Azure
Crie uma ordem de compra para alocar investimentos em nuvem em relação a um orçamento aprovado. Ao criar a ordem de compra, defina suas datas ativas, o orçamento alocado e o status. Você também pode adicionar mapeamento para especificar quais compras em Azure e Microsoft Marketplace são alocadas para a ordem de compra.
- Vá para Gerenciamento de Custos e Cobrança no portal do Azure.
- Selecione um escopo de cobrança. Se você for um Administrador global, marque a caixa de seleção para exibir todos os escopos no diretório.
- Na navegação à esquerda, em cobrança, selecione perfis de cobrança.
- Selecione o perfil de cobrança desejado.
- Na navegação à esquerda, localize a seção de gerenciamento de faturas e selecione Pedidos de compra.
- Você vê duas guias. Todos os mapeamentos de POs e Todos fornecem exibições de lista rapidamente.
- Selecione o botão Novo pedido de compra na parte superior da página.
- Insira um nome exclusivo para o pedido de compra.
- Selecione uma data efetiva em UTC.
- Selecione uma data de validade em UTC.
- Opcionalmente, insira anotações ou uma descrição.
- Opcionalmente, insira um orçamento alocado (na moeda da conta de cobrança).
Referência do campo pedido de compra
| Campo | Como usar esse campo |
|---|---|
| Nome do pedido de compra | Insira um identificador reconhecível para ajudá-lo a se alinhar com o registro interno do sistema de compras. Caracteres alfanuméricos e traços são aceitáveis. |
| Data de efetivação (UTC) | Selecione a data em que você deseja que a ordem de compra seja qualificada para alocação. |
| Data de validade (UTC) | Selecione a última data em que você deseja que os encargos sejam alocados para essa ordem de compra. |
| Descrição | Adicione qualquer contexto para explicar para que serve essa ordem de compra. Essas informações são referenciadas somente nos detalhes da ordem de compra e não aparecem em faturas ou documentos complementares. |
| Orçamento alocado | Insira um valor aprovado na moeda do seu perfil de cobrança do cliente. |
| Status | Defina o status como Ativo para disponibilizar a ordem de compra para alocações. Defina-o como Inativo para manter a ordem de compra, mas torná-la indisponível para alocações. |
Adicionar mapeamento durante a configuração do pedido de compra
Você pode alocar investimentos em nuvem para comprar pedidos por meio do mapeamento. Você pode mapear alocações durante a configuração do pedido de compra ou depois. Para estabelecer o mapeamento no fluxo de criação de uma nova ordem de compra, selecione a caixa de seleção Adicionar um mapeamento a essa PO .
- Selecione uma opção no menu Map para menu suspenso.
- Selecione uma data efetiva em UTC para essa alocação. O padrão é a data de efetivação do pedido de compra, mas você pode selecionar qualquer data após a data de vigência do pedido de compra.
- Selecione uma data de validade em UTC para essa alocação. A data não deve ser posterior à data de validade do pedido de compra.
- Defina o status como Ativo para habilitar essa alocação na data de efetivação. Escolher Inativo simplesmente salva esse mapeamento na ordem de compra para uso futuro.
- Para mapeamento para uma empresa de software, também conhecida como publicador, insira a ID do editor.
- Para mapear para um produto do Marketplace, insira a ID do editor e a ID da oferta.
- Opcionalmente, selecione Adicionar mapeamento adicional se você quiser mapear mais de uma alocação para essa ordem de compra. Você pode fazer isso para alocar dois produtos de fornecedores diferentes para a mesma ordem de compra.
- Selecione Criar.
Quando você adiciona mais de um mapeamento, uma visualização de mapeamento é exibida mostrando alocações inseridas anteriormente. Selecione Editar visualização se quiser remover um mapeamento antes de criar a ordem de compra. Você não pode alterar os valores de mapeamento desta versão prévia. Para fazer uma alteração, remova o mapeamento existente e adicione um novo.
Dica
Você pode encontrar a ID do editor e a ID da oferta separadas por "." na URL de um produto do Marketplace. Exemplo: //marketplace.microsoft.com/product/ publisherID. offerID
Exibir detalhes do pedido de compra
- Abra a página Pedidos de Compra para ver as exibições de tabela de todos os pedidos de compra e mapeamentos.
- Você vê duas guias: todos os POs e todos os mapeamentos.
- Selecione Todos os POs para examinar os detalhes do pedido de compra rapidamente.
- Compare o orçamento utilizado com o orçamento alocado para cada ordem de compra.
- Classifique a exibição por colunas de campo e aplique filtros para localizar pedidos de compra específicos rapidamente.
- Selecione um nome de pedido de compra para exibir a descrição completa e veja uma lista de encargos cobrados e encargos pendentes.
- Selecione Editar para modificar valores de campo qualificados para esta ordem de compra.
- Selecione Exibir mapeamento po para ver todos os mapeamentos filtrados para essa ordem de compra.
- Selecione Retornar para voltar ao modo de exibição de tabela.
Editar pedidos de compra
Você pode editar pedidos de compra individuais um de cada vez na página detalhes do pedido de compra ou editar vários pedidos de compra de uma só vez no modo de exibição de tabela Todos os POs .
- Na exibição detalhes do pedido de compra , selecione Editar no canto superior esquerdo.
- Na exibição Todos os POs , clique em Editar PO no canto superior direito
Os campos editáveis mostrarão um ícone de lápis. Neste modo de exibição de tabela, você pode editar os seguintes campos para qualquer ordem de compra:
- Descrição
- Data de expiração
- Status
- Orçamento alocado
Os valores de campo atualizados serão alterados para texto em negrito e acrescentarão um botão Desfazer azul.
- Clique em Desfazer para reverter as alterações
- Clique em Examinar no canto superior direito da tabela para simplificar a exibição e mostrar apenas pedidos de compra com edições
- Clique em Continuar edições para expandir a exibição para todos os pedidos de compra novamente
- Clique em Enviar para salvar todas as alterações. Você deverá ver uma marca de seleção verde e uma barra confirmando "Solicitação de edição de pedido de compra concluída".
Note
Datas efetivas no passado e os nomes de pedidos de compra não podem ser alterados.
Habilitar documentos complementares
Depois de criar pedidos de compra e mapear investimentos em nuvem para eles, habilite documentos complementares para gerar exibições específicas da ordem de compra de seus encargos cobrados. Esses documentos ajudam as equipes de finanças, compras e contas a pagar a reconciliar Microsoft Marketplace e Azure encargos contra suas ordens de compra internas. Documentos complementares agrupam encargos de acordo com suas alocações definidas por mapeamentos de pedidos de compra e fornecem detalhes de suporte que alinham Microsoft dados de cobrança com os processos de contabilidade e reconciliação da sua organização. Eles não substituem sua fatura Microsoft ou alteram os termos de cobrança, mas podem simplificar as atividades de revisão e auditoria de fim de mês.
Para habilitar documentos complementares
- Abra seu perfil de cobrança e navegue até as preferências da fatura de gerenciamento > de faturas.
- Ative Habilitar documentos complementares.
- Para clientes mca, escolha se você deseja dividir suplementos porordem de compra ou seção de fatura. Essa seleção não se aplica aos clientes do EA.
- Selecione Salvar alterações.
Note
As preferências de fatura são configuradas no nível do perfil de cobrança e se aplicam a todos os documentos complementares gerados para esse perfil de cobrança.