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O conector veeva QualityDocs Microsoft 365 Copilot integra conteúdos veeva QualityDocs no Microsoft 365, permitindo que Microsoft 365 Copilot e o Microsoft Search obtenham SOPs relevantes, instruções de trabalho, políticas, CAPAs, registos em lote e outros documentos GxP diretamente em aplicações como o Teams, Outlook e SharePoint. Ao emparelhar as capacidades de IA da Microsoft com QualityDocs como a única fonte de verdade para documentos de qualidade controlada, o conector melhora a preparação da auditoria, reduz os tempos de ciclo de alterações e suporta práticas de documentação mais consistentes e conformes entre as equipas de qualidade, regulamentação, fabrico e cadeia de fornecimento.
Porquê utilizar o conector Veeva QualityDocs para indexar os seus dados?
As organizações em ciências da vida e outras indústrias reguladas dependem de Veeva QualityDocs como o repositório central para SOPs, instruções de trabalho, políticas, registos de lotes e contratos de qualidade. No entanto, este conteúdo controlado reside frequentemente num sistema separado das ferramentas de colaboração diárias, levando a experiências de pesquisa fragmentadas, procedimentos duplicados e esforço adicional para preparar auditorias e inspeções. O conector Veeva QualityDocs Copilot resolve estes problemas ao integrar conteúdo QualityDocs no Microsoft 365. Esta integração permite aos funcionários apresentar documentos de qualidade controlados através do Copilot e do Microsoft Search , em aplicações diárias como o Teams, Outlook ou SharePoint, sem deixar o fluxo de trabalho. O resultado é um ecossistema de conhecimento de qualidade mais ligado que suporta a conformidade, ao mesmo tempo que impulsiona a produtividade e a colaboração.
Principais benefícios
O conector Veeva QualityDocs Copilot proporciona os seguintes benefícios:
- Aumenta a qualidade e a produtividade das operações. O Teams pode localizar e resumir SOPs, instruções de trabalho, políticas, CAPAs e registos em lote, em vez de navegar manualmente em pastas e vários sistemas.
- Melhora a preparação da auditoria e inspeção. O Copilot pode considerar o conteúdo indexado qualityDocs para realçar lacunas, comparar versões e ajudar a elaborar rascunhos de respostas a consultas regulamentares, melhorando os resultados da primeira vez.
- Acelera a criação e revisão de documentos. O resumo automatizado, as verificações gramaticais e de clareza e as sugestões de terminologia com base nos procedimentos existentes ajudam os autores e revisores a iterar mais rapidamente, mantendo a conformidade GxP.
- Melhora a colaboração multifuncional. As equipas de qualidade, fabrico, regulamentação e cadeia de fornecimento referenciam os mesmos documentos controlados diretamente do Microsoft 365, reduzindo a duplicação e o desalinhamento entre sistemas.
- Reforça a formação e a gestão da mudança. As equipas de Formação e Aprendizagem e Desenvolvimento podem criar materiais de formação baseados em funções a partir de SOPs atualizados e instruções de trabalho em QualityDocs, ajudando a garantir que os colaboradores são preparados para as versões aprovadas mais recentes.
- Preserva a segurança e a conformidade. O conector respeita o modelo de permissão granular QualityDocs e as ACLs, garantindo que o conteúdo de qualidade confidencial só é visível para os utilizadores autorizados.
Casos de uso
A tabela seguinte lista os casos de utilização comuns do conector Veeva QualityDocs.
| Departamento/função | Caso de uso | Benefício comercial |
|---|---|---|
| Garantia de Qualidade (QA) | Resumir SOPs revistos recentemente, instruções de trabalho ou procedimentos da CAPA. | Compreensão mais rápida das alterações, melhor desvio e processamento da CAPA. |
| Fabrico/Operações | Obtenha instruções de trabalho passo a passo e registos em lote para um produto ou linha. | Tempo de inatividade reduzido, execução mais consistente no piso da loja. |
| Assuntos Regulamentares | Identificar procedimentos que referenciem regulamentos específicos (por exemplo, ICH Q9 ou 21 CFR Parte 211). | Melhor preparação regulamentar e preparação de inspeção mais fácil. |
| Controlo de Qualidade/Laboratórios | Encontre procedimentos de teste, instruções de amostragem ou SOPs relacionados com laboratórios ligados a um produto ou método. | Acesso mais rápido a métodos controlados; menos erros na execução do laboratório. |
| Formação/L&D | Gere destaques de preparação baseados em funções a partir de SOPs, políticas e WIs armazenados em QualityDocs. | Tempo de preparação/desenvolvimento reduzido; formação alinhada com documentos controlados. |
| Cadeia de fornecimento/Qualidade do site | Resumir procedimentos globais vs. locais que afetam fornecedores e fabricantes externos. | Mãos-de-lista mais claras, melhor controlo sobre as actividades subcontratadas. |
| Executivos/gestores | Peça ao Copilot para obter resumos dos principais procedimentos de qualidade, revisões recentes ou alterações relevantes da auditoria. | Tomada de decisões e supervisão mais rápidas da saúde do sistema de qualidade. |
Criar agentes com o conector Veeva QualityDocs
Os programadores podem utilizar este conector como uma origem de conhecimento em agentes declarativos que criam com Copilot Studio, o Agent Builder no Microsoft 365 Copilot ou o Toolkit de Agentes do Microsoft 365.
Pedidos do agente
Os construtores de agentes podem utilizar os seguintes pedidos para ajudar os utilizadores a obter e a determinar as informações dos Veeva QualityDocs:
- Resuma as principais alterações no SOP de validação de limpeza revisto mais recentemente em Veeva QualityDocs e realce o impacto na linha de empacotamento.
- Com base em observações de auditoria recentes, sugira atualizações ao nosso procedimento de gestão de desvios com SOPs relacionados de CAPA e desvio armazenados em QualityDocs.
- Resuma as instruções de trabalho e os passos críticos para o processo de compressão do tablet a partir dos procedimentos aprovados mais recentes em QualityDocs.
- Identifique todos os modelos de registo de lote para o Produto X e resuma as principais diferenças entre o procedimento global e as variantes específicas do site.
- Liste os procedimentos em Veeva QualityDocs que fazem referência ao ICH Q9 ou 21 CFR Parte 211 e resumem os respetivos controlos principais.
- Redigir uma resposta inicial a uma consulta de inspeção regulamentar com SOPs relevantes e políticas armazenadas em QualityDocs.
- Prepare uma apresentação de formação baseada em funções para novos associados de GQ através de políticas relacionadas, SOPs e instruções de trabalho da Veeva QualityDocs.
- Gere um módulo de preparação atualizado que explica o procedimento de controlo de alterações mais recente, baseando-se na revisão mais recente do SOP em QualityDocs.
- Identifique os procedimentos que regem os contratos de qualificação e qualidade dos fornecedores e resuma as principais obrigações dos fabricantes externos.
- Resumir as principais diferenças entre o procedimento global de lançamento de produtos e um procedimento de site local armazenado em QualityDocs.
- Resuma os 10 principais procedimentos de qualidade revistos mais recentemente em Veeva QualityDocs e realce quaisquer temas que possam afetar a preparação da auditoria.
- Identifique padrões em que as expressões regulamentares necessárias estão em falta ou são inconsistentes em todos os SOPs e sugira áreas para melhoria contínua.
Capacidades e limitações do conector
O conector Veeva QualityDocs tem as seguintes capacidades principais:
- Compreenda rapidamente SOPs, instruções de trabalho, políticas, CAPAs e registos em lote ao gerar resumos baseados em IA para suportar ações de qualidade e regulamentação.
- Utilize a pesquisa semântica, filtros e consultas sugeridas para facilitar a descoberta de conteúdos qualityDocs no Teams, Outlook e SharePoint.
- Padrões do Surface, como terminologia repetida ou expressões necessárias em falta nos procedimentos, suportando a melhoria contínua e a uniformização.
- O Access QualityDocs conteúdo juntamente com e-mails, conversas do Teams e ficheiros do SharePoint, proporcionando aos utilizadores uma vista mais completa das informações de qualidade ao utilizar o Copilot.
- Imponha automaticamente ACLs e permissões ao nível do documento, reduzindo o risco de acesso mal configurado e exposição acidental de documentos controlados.
- Inclua apenas documentos relevantes que utilizem condições de cadeia de consulta, ativando a indexação direcionada e eficiente.
O conector tem as seguintes limitações:
- Suporta tipos de ficheiros, incluindo documentos do Microsoft Office, PDFs e outros ficheiros baseados em texto apenas; não suporta ficheiros PNG, JPG ou vídeo.
- Indexa parcialmente ficheiros com mais de 4 MB, o que pode limitar a quantidade de conteúdos de documentos grandes disponíveis para o Copilot e a pesquisa.
- A velocidade de indexação é limitada pelos limites de taxa de API impostos pela plataforma Veeva. Se tiver um grande volume de documentos, poderá deparar-se com tempos de conclusão mais longos.
Tipos de dados indexados a partir de QualityDocs
O conector Veeva QualityDocs indexa tipos de conteúdo chave de qualidade e fabrico para que possam ser utilizados no Copilot e no Microsoft Search. Solicita conteúdo do documento e metadados avançados (como o ciclo de vida, instalação proprietária, produto, categoria de modelo de referência e frequência de revisão) para permitir a filtragem e obtenção precisas.
Modelo de permissões e controlo de acesso
Pode configurar o conector Veeva QualityDocs para garantir que apenas os utilizadores que têm acesso a um item QualityDocs podem vê-lo em respostas Copilot e resultados de pesquisa. O sistema utiliza a lista de controlo de acesso (ACL) Veeva QualityDocs e as permissões ao nível do documento como a origem da verdade.
- Permissões e controlos ao nível do documento do Veeva Vault: o conector cumpre as ACLs definidas em Veeva QualityDocs. Apenas os utilizadores com permissões de visualização em QualityDocs podem ver o conteúdo indexado no Microsoft 365. Opcionalmente, os administradores podem permitir que todos os utilizadores acedam a todos os conteúdos indexados, embora esta abordagem não seja recomendada para repositórios regulados.
- Mapeamento de identidade do utilizador: o conector baseia-se no mapeamento de identidades de utilizador Veeva QualityDocs (por exemplo, ID Federado) para Microsoft Entra ID contas de utilizador. Certifique-se de que o MICROSOFT ENTRA UPN corresponde ao ID Federado utilizado em QualityDocs ou configure o mapeamento de identidade personalizado para que as permissões de segurança possam ser impostas.
- Opção Visível para todos: no Centro de administração do Microsoft 365, pode escolher se os dados indexados são visíveis apenas para pessoas com acesso à origem de dados (recomendado para conteúdo GxP) ou visíveis para todas as pessoas no inquilino. Para QualityDocs, recomendamos que utilize o modo baseado em ACL para manter a conformidade.
- Comportamento da sincronização e da atualização de permissões: por predefinição, o conector executa pesquisas completas diárias, durante as quais atualiza conteúdo e permissões. As alterações a grupos ou permissões no Veeva Vault podem não aparecer imediatamente na pesquisa e são normalmente refletidas após a próxima pesquisa completa. Pode haver um pequeno atraso antes de as novas definições de acesso serem totalmente impostas nas experiências do Copilot.