Os dados do Excel não mantêm a formatação em operações de mala direta no Word
Se você fizer uma mala direta no Microsoft Word e usar uma planilha do Microsoft Excel como fonte de dados para a lista de destinatários, alguns dos dados numéricos talvez não mantenham sua formatação ao serem mesclados.
Esse comportamento aplica-se a porcentagens formatadas, valores de moedas e códigos postais, conforme mostrado na tabela a seguir:
| Formatar | Nos dados do Excel | No MergeField Word |
|---|---|---|
| Porcentagem | 50% | .5 |
| Moeda | $ 12,50 | 12.5 |
| CEP | 07865 | 7895 |
Motivo
Esse comportamento ocorre porque os dados na lista de destinatários do Word aparecem no formato nativo no qual o Excel os armazena, sem a formatação aplicada às células da planilha que contêm esses dados.
Resolução
Para corrigir esse comportamento, use um dos métodos a seguir.
Método 1
Use a DDE (Troca Dinâmica de Dados) para se conectar à planilha do Excel que contém os dados que você deseja usar.
- Inicie o Word e abra um novo documento em branco.
- Selecione Arquivo>Opções.
- Na guia Avançado, vá para a seção Geral.
- Marque a caixa de seleção Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir e depois selecione OK.
- Na guia Correspondências, selecione Iniciar Mala Direta e selecione Assistente de Mala Direta Passo a Passo.
- No painel de tarefas Mala Direta, selecione o tipo de documento no qual você deseja trabalhar e selecione Avançar.
- Em Selecione o documento inicial, selecione o documento inicial que você deseja usar e selecione Avançar.
- Em Selecionar destinatários, selecione Usar uma lista existente e selecione Procurar.
- Na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, localize a pasta que contém a pasta de trabalho do Excel que você deseja usar como fonte de dados, selecione a pasta de trabalho e depois selecione Abrir.
- Na caixa de diálogo Confirmar Fonte de Dados, marque a caixa de seleção Mostrar tudo. selecione Planilhas do MS Excel via DDE (*.xls) e selecione OK.
- Na caixa de diálogo do Microsoft Excel, em Nome ou intervalo de células, selecione o intervalo de células ou a planilha que contém os dados que você deseja usar e depois selecione OK.
Observação
Seus dados agora aparecem na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta com a mesma formatação exibida na planilha do Excel.
Método 2
Formate o campo do Excel que contém o CEP/Código Postal como texto.
- No Excel, selecione a coluna que contém o campo CEP/Código Postal.
- Na guia Página Inicial, vá até o grupo Células. Em seguida, selecione Formatar e depois selecione Formatar Células.
- Selecione a guia Número.
- Em Categoria, selecione Texto e depois selecione OK.
- Salve a fonte de dados. Em seguida, continue com a operação de mala direta no Word.