Padrão: gerenciamento de projetos
As organizações precisam de um local central para gerenciar vários projetos, garantindo que várias equipes atinjam objetivos e atendam a critérios de sucesso, conforme planejado.
Alguns casos de uso comuns para gerenciamento de projetos incluem o gerenciamento de novas ideias de produtos, a criação de planos de projetos e o rastreamento de etapas e o gerenciamento de desempenho da equipe.
O Microsoft Power Platform fornece uma solução com pouco código e sem código para que as organizações criem soluções fáceis de usar para gerenciar projetos em todo o seu ciclo de vida. Este artigo fornece vários exemplos reais de como clientes usaram o Microsoft Power Platform para criar aplicativos de gerenciamento de projetos e fluxos de trabalho eficientes.
Como reconhecer o padrão de gerenciamento de projetos
Os grupos de negócios nas organizações veem a necessidade de uma ferramenta para gerenciar projetos, rastrear o progresso e monitorar os resultados.
Em um cenário típico de gerenciamento de projetos, você:
Planeja seu trabalho para gerenciar ideias, planos, tarefas e etapas.
Rastreia o progresso em relação ao plano, notifica as partes interessadas sobre o status do projeto e encaminha os bloqueadores, se necessário.
Analisa o progresso, monitora os resultados e exibe os principais aspectos do progresso do projeto.
Como os clientes estão usando o padrão de gerenciamento de projetos
Aplicativo Traveler da Custom Air Products and Services
A Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) é uma fornecedora de soluções de aquecimento, ventilação e ar condicionado (HVAC) com sede em Houston, especializada em design, construção, instalação, modificação e manutenção de equipamentos de ar condicionado em ambos segmentos industriais e comerciais da indústria de HVAC.
A equipe de gerenciamento de projetos da CAPS precisava de uma solução personalizada para rastrear todo o ciclo de vida das unidades de HVAC conforme elas passavam pelo processo de fabricação, com foco na qualidade da construção. A solução precisava ser personalizada para atender às necessidades de cada departamento, acompanhar as verificações de qualidade e permitir aos respectivos proprietários a aprovação de cada etapa do processo. Além disso, a equipe queria capacitar qualquer pessoa na organização para relatar problemas por meio de seus dispositivos móveis. Um dos principais problemas que ela enfrentava era que o documento "viajante" (traveler) — um documento em papel que era usado para rastrear verificações de qualidade — estava sendo perdido.
Rebecca Sackett, uma assistente em análise de dados, encontrou o Power Apps na assinatura do Office 365 e começou a testar a criação de aplicativos em listas do SharePoint para substituir os processos manuais. Rebecca criou uma solução do Power Apps para digitalizar o documento "viajante", chamada CAPS Traveler. Os gerentes de projeto e as partes interessadas usam o aplicativo de gerenciamento principal Traveler para obter uma visão geral de todos os projetos ativos, ver estatísticas importantes e gerenciar os calendários de teste e envio.
Os gerentes de projeto iniciam projetos e adicionam detalhes para cada etapa necessária, como Fab, Paint, Electrical e Testing. A equipe de cada departamento usa um aplicativo móvel complementar que foi desenvolvido de maneira personalizada com perguntas específicas para o departamento. Posteriormente, a equipe central coleta os dados e usa os relatórios para identificar motivos comuns pelos quais uma determinada etapa não foi realizada.
Além do aplicativo de gerenciamento principal, existem dez desses aplicativos de aprovação, e todos eles leem e gravam dados no mesmo conjunto de listas do SharePoint. Depois que todas as etapas são concluídas, alguém da equipe de Controle de Qualidade executa uma aprovação final. Um fluxo é então acionado automaticamente para gerar um relatório em PDF.
Aplicativo InZone da Environment Canterbury
A Environment Canterbury (ECan) trabalha em parceria com as comunidades de Canterbury, Nova Zelândia, em programas de resultados ambientais de longo prazo que consistem em vários marcos e projetos relacionados. Ela precisava de uma solução acessível que fornecesse maior consistência entre os projetos, níveis mais altos de visibilidade e acesso mais rápido aos dados.
Usando um aplicativo, os gerentes da zona de água doce e os participantes do projeto podem visualizar o status de seus projetos. Todos os projetos são marcados com a zona e etapas específicas, e todas as etapas são marcadas com os resultados de longo prazo. O aplicativo fornece um esquema de cores personalizado, o que torna mais fácil diferenciar e navegar entre projetos, marcos e resultados. Todas as telas de projetos são verdes, os marcos são azuis e os resultados são laranjas.
As notificações são enviadas para solicitar atualizações de dados e fornecer escalonamentos se os projetos não forem atualizados no momento necessário. Os fluxos também são usados para chamar visualizações específicas e gerar tabelas HTML – emails de resumo com base na lista de todos os itens relacionados a uma pessoa específica em um único email.
Aplicativo Gift Review da Partners In Health
A Partners In Health (PIH) depende de doadores individuais para cerca de metade de seu financiamento a cada ano, enquanto a outra metade vem principalmente de subsídios do governo, empresas e fundações. A organização sem fins lucrativos tem cerca de 10 responsáveis por doações que administram mais de 1.000 de seus doadores individuais mais generosos. A PIH queria melhorar a capacidade dos responsáveis por doações de gerenciar seus portfólios, mostrando os presentes à medida que chegam e dando aos oficiais uma visão de 360 graus de seus portfólios de doadores.
Bella Chih-Ning, gerente de análises e aplicativos da PIH, criou um aplicativo Gift Review e um painel para que os responsáveis por doações gerenciem e visualizem muitos aspectos das doações. Com o aplicativo Gift Review, os responsáveis por doações podem ver as doações assim que chegam, adicionar notas relevantes e garantir que as doações sejam atribuídas ao fundo apropriado. Isso cria uma lista de verificação de lista de tarefas pendentes onde o responsável por doações analisa a doação para garantir que ela seja atribuída à campanha apropriada, codificada para o tipo de presente correto e atribuída ao fundo certo. O responsável por doações pode enviar perguntas por email para a equipe DevOps da PIH diretamente no aplicativo. Depois que tudo estiver limpo, os responsáveis por doações marcam a lista de verificação como "concluída", que se torna visível para seus gerentes.
"O treinamento App in a Day realmente abriu meus olhos para a facilidade de criação de ferramentas que otimizam os processos e capacitam nossos colegas a serem melhores em seus trabalhos", afirma Bella Chih-Ning.
Aplicativo Project Portfolio da R3 Retail
A empresa R3 Retail Development oferece profundo conhecimento em consultoria de gerenciamento de projetos para maximizar os lucros para supermercados, processamento de alimentos, comércio, varejo e pequenos clientes industriais nos Estados Unidos. A R3 precisava de uma abordagem altamente personalizada para suas necessidades de gerenciamento de projetos de ponta a ponta.
O aplicativo Project Portfolio foi criado em apenas 120 horas e agora gerencia mais de 200 projetos. Os gerentes de projeto da R3 e os gerentes de lojas regionais que atendem agora usam o novo aplicativo Project Portfolio. O aplicativo possui um rico conjunto de recursos que incluem:
Um painel que exibe estatísticas resumidas com base no usuário conectado.
Informações de rastreamento do projeto, incluindo datas, tarefas, problemas, pedidos de compra e pessoas.
Rastreamento de endereço IP para todos os dispositivos instalados, como geladeiras.
Recursos de upload de arquivos para documentos, como arquivos de arquitetura para sistemas HVAC.
Ampla lógica de negócios personalizada, como a configuração automática de valores de data com base nas entradas de status.
Os administradores podem atribuir autorizações de segurança a usuários de aplicativos específicos de acordo com suas funções. Os administradores também podem configurar a lista de tipos de tarefas e o tempo esperado para cada tarefa, que por sua vez é usado para gerar datas de vencimento automaticamente.
A R3 usa o Power Automate para enviar notificações e lembretes automatizados. Todos os dados são armazenados no Microsoft Dataverse.
Ferramentas de agendamento do Capitol Music Group
O Capitol Music Group (CMG) viu uma oportunidade de modernizar seu fluxo de trabalho de marketing e ferramentas de agendamento, previamente criadas com o InfoPath. Um aplicativo crítico para os negócios gerenciava programações para novos lançamentos e — ao longo do tempo — evoluiu para capturar dados de diferentes tipos de lançamentos e mídia. O CMG desejava automatizar os processos de rotina, ampliar a visibilidade e a colaboração entre as gravadoras parceiras e se adaptar mais rapidamente aos novos canais de marketing online. Contudo, seu aplicativo Capitol Scheduling havia se tornado profundamente integrado em seus fluxos de processo e consistia inteiramente em dados XML que exigiam muito conhecimento tribal para serem gerenciados. Desejando uma abordagem simplificada e com pouco código para o desenvolvimento e gerenciamento de aplicativos, o CMG decidiu migrar seu aplicativo do InfoPath para o Microsoft Power Platform, incluindo o Power Apps e o Power Automate.
A Capitol queria que suas equipes usassem a nova interface de agendamento para se comunicar facilmente, obter aprovações e colaborar no marketing para diferentes tipos de lançamentos, seja físicos, digitais ou em vídeo.
"Com o Microsoft Power Platform, a Capitol permite compartilhar facilmente informações de marketing em todo o ciclo de vida do produto", disse Karen Reali, gerente sênior do Universal Music Group. "Isso até a ajuda a facilitar e agilizar projetos de rótulos cruzados."
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