Guia de Implementação do Projeto Online: princípios para o sucesso

Resumo: Este artigo fornece administradores e organizações, as principais considerações para se concentrar ao implementar um sistema de gerenciamento de projetos, como Project Online.

Aplica-se a: Project Online

Introdução

Nos dias de hoje, há imensa pressão sobre as empresas para serem as mais competitivas e direcionarem o valor para seus stakeholders. por ser o mais eficiente e orientado por valor em tudo o que eles fazem, incluindo seus processos e projetos.

No entanto, para impulsionar essas eficiências e tomar decisões orientadas por insights em torno de processos e pessoas, as organizações precisam de acesso rápido a informações sobre os projetos e o trabalho que está sendo executado. É aqui que um sistema de gerenciamento de projetos como Project Online entra em cena. Fiel ao axioma, "O que é medido, pode ser gerenciado", um sistema de gerenciamento de projetos fornece ferramentas para organizações que tentam se afastar do gerenciamento de projetos ad hoc para um processo de tomada de decisão mais controlado por dados.

O Desafio

Embora a necessidade de um sistema de gerenciamento de projetos seja facilmente justificada, a implementação de um pode não ser tão simples assim. Muitos não percebem que implementar um sistema de gerenciamento de projetos é essencialmente uma mudança comportamental fundamental para as pessoas envolvidas, o que é um compromisso significativo. Há vários fatores que influenciam o sucesso de tal implementação, como um sistema robusto, gerenciamento de alterações ou treinamento, entre outras coisas.

Como qualquer pessoa que implementou uma grande mudança de sistema percebe, não se trata das próprias ferramentas, mas das pessoas que usam essas ferramentas e sistemas que precisam ser gerenciados como parte do projeto. Então, como se faz para implementar um sistema de gerenciamento de projetos? Como se garante o sucesso da implementação?

Este artigo tenta estabelecer diretrizes passo a passo para implementar um sistema de gerenciamento de projetos, para que usuários e organizações que o tentem tenham uma receita a seguir.

Preparando-se para a Implementação

Há uma série de considerações que a organização precisa considerar antes da implementação real em um sistema de gerenciamento de projetos como Project Online.

1: Estabelecer o verdadeiro "POR QUÊ?"

Um dos aspectos mais críticos de uma implementação do sistema de gerenciamento de projetos é a parte de pré-implementação do projeto. Semelhante a qualquer outro projeto, antes de embarcar na jornada de implementar um sistema de gerenciamento de projetos, faz sentido avaliar as necessidades básicas e estabelecer o 'WHY' para uma iniciativa como essa.

Muitas vezes, a necessidade de um sistema de gerenciamento de projetos é identificada como uma consequência de alguma falha de outra iniciativa. Por exemplo, um executivo pode querer um relatório de todos os projetos em que os recursos de suas organizações estão trabalhando e, se os dados não forem armazenados em um repositório centralizado, pode ser muito difícil for fornecido. Da mesma forma, uma organização poderia estar tentando planejar seu portfólio de projetos do próximo ano, e sem um sistema, poderia levar ao caos.

No entanto, a coisa crítica a ser lembrada é que é importante identificar o verdadeiro "por quê" nesses cenários e avaliar se um sistema centralizado de gerenciamento de projetos realmente ajudaria o caso. Sem um ponto de dor real para resolver, a implementação não tem um plano de fundo para se manter.

Alguns exemplos dos temas comuns para implementar Project Online são:

• Falta de visibilidade para o trabalho geral do projeto dentro das equipes.
• Gerenciamento de recursos entre organizações.
• Gerenciamento de orçamento e portfólio

2: Identificar os requisitos de TODOS os stakeholders

Depois que o principal motivo para implementar um sistema de gerenciamento de projetos for identificado, você precisará aprender as necessidades de vários stakeholders.

Conforme discutido anteriormente, um sistema de gerenciamento de projetos é diferente de outras implementações do sistema porque traz alterações em um nível fundamental para um grande grupo na organização. Embora a necessidade de implementar um sistema de gerenciamento de projetos tenha se originado de usuários com um ponto de dor crítico, é importante envolver os outros principais stakeholders, como os gerentes de projeto, os gerentes de recursos, os membros da equipe e assim por diante.

Cada um desses grupos de stakeholders será afetado de uma maneira diferente como parte de uma implementação do sistema de gerenciamento de projetos, por isso é importante entender o impacto, analisá-lo e concordar com um resultado desejável para cada uma das partes.

3: Identificar o estado atual

Muitas vezes, apenas porque uma organização não tem um sistema centralizado de gerenciamento de projetos não significa necessariamente que ela não tenha uma prática de gerenciamento de projeto. Pode haver vários processos e procedimentos in loco que poderiam ser um ótimo passo para a implementação, se usados adequadamente.

Portanto, a próxima etapa dessa jornada é identificar o estado atual e a maturidade do gerenciamento de projetos. Este exercício deve responder a perguntas como:

• Quais são os processos atuais que estão funcionando bem e o que não está funcionando bem.
• Quais processos serão replicados no sistema de gerenciamento de projetos?
• Quais processos ou partes dos processos são conhecimento tribal e precisarão ser definidos ainda mais?
• Quais processos se prestam a uma padronização e definição adicionais?

4: Definir o estado futuro

Como continuação da etapa anterior, é importante definir os processos futuros de suas funções de gerenciamento de projeto e processos relacionados. Por exemplo:

• Como os projetos serão iniciados?
• O que constitui um projeto?
• O trabalho de projeto e não de projeto será modelado no sistema de gerenciamento de projetos?
• Como os recursos serão alocados para os projetos? Haverá alguma aprovação necessária para alocação de recursos?

Isso permitirá que você defina os processos e metodologias que serão modelados no sistema de gerenciamento de projetos. Pode haver cenários em que um processo pode não existir atualmente para realizar uma função específica.

Nesses cenários, é muito importante definir o processo primeiro sem considerar a ferramenta/sistema em si e, em seguida, descobrir como fazê-lo funcionar dentro do sistema.

Definir êxito

Defina como será o sucesso do sistema de gerenciamento de projetos e delineie claramente o resultado ideal. Sem uma linha de base para medição, você não terá como avaliar seu projeto.

5: Determinar a propriedade do sistema de gerenciamento de projetos

Um erro comum que é cometido durante uma implementação do sistema de gerenciamento de projetos é que ele não é definido claramente quem será o proprietário da ferramenta. É importante entender que um sistema de gerenciamento de projetos não é apenas uma ferramenta de TI. É altamente sugerido que parte da empresa seja dona dos processos e padrões implementados no sistema de gerenciamento de projetos. Em organizações em que existe um PMO (Project Management Office) formal, isso geralmente é assumido como responsabilidade de um PMO.

Você precisa de um Office centralizado de gerenciamento de projetos?

Um Office de Gerenciamento de Projetos é uma equipe dentro de uma organização que tem a responsabilidade de definir e manter os padrões de gerenciamento de projetos dentro dessa organização. O objetivo de um PMO é garantir a entrega de valor por meio de projetos simplificando sua execução.

Normalmente e imprecisamente, a implementação de um sistema de gerenciamento de projetos é associada a um PMO. Além disso, o grupo que lidera a implementação do sistema de gerenciamento de projetos se torna uma espécie de PMO. No entanto, implementar um sistema de gerenciamento de projetos não significa necessariamente que um PMO seja estabelecido e garanta o sucesso dos projetos.

É importante fazer a pergunta : sua organização realmente precisa de um PMO? Em geral, ter um órgão central responsável pela prática de gerenciamento de projetos e pela ferramenta do sistema de gerenciamento de projetos se mostra benéfico para manter a consistência e impulsionar a adoção, mas é uma decisão diferente para cada organização.

Além disso, há vários tipos de PMOs, que as organizações podem escolher com base nos projetos e na cultura da organização.

O tamanho da organização também desempenha um papel na decisão de estabelecer um PMO. Embora um PMO formal seja desejável, a maioria das pequenas/médias empresas não tem um PMO. Eles geralmente têm um tomador de decisão ou um pequeno grupo que serve a uma função semelhante. A ênfase é na definição e manutenção dos padrões para o gerenciamento de projetos e não necessariamente ter um grupo rotulado como PMO.

6: Priorizar requisitos

Assim como acontece com qualquer outro projeto, implementar um sistema de gerenciamento de projetos requer a identificação e a priorização de escopo adequadas. Um erro comum que as organizações cometem nesta fase é tentar fazer tudo, o que não faz uma boa abordagem. As organizações devem procurar resolver o único ponto de dor mais crítico identificado nas etapas anteriores, obter algumas vitórias antecipadas e, em seguida, embarcar na adição de outras funcionalidades em fases posteriores.

• É recomendável pensar na criação desses requisitos como blocos LEGO, em que os requisitos se baseiam uns nos outros. Sem uma plataforma de núcleo forte, isso vai desmoronar.
• Identifique os requisitos críticos e os elementos necessários para habilitar esse requisito. Por exemplo, para habilitar o gerenciamento preciso de recursos, é imperativo que você tenha um processo de criação e gerenciamento de ciclo de vida bem definido, um processo bem definido para medir a capacidade de recursos e a alocação com base nesses projetos. Há várias maneiras de criar essas funcionalidades, e a organização deve escolher a abordagem que atenda às suas necessidades e culturas. Por exemplo, algumas organizações estão acostumadas a usar planilhas de tempo para acompanhar o trabalho, mas o mesmo não é bem recebido em outras organizações.
• Depois que todos os requisitos forem identificados e filtrados para os críticos, priorize-os com base no valor que eles fornecem.
• Identifique os critérios de aceitação para cada um desses requisitos e defina o que é êxito em cada um dos requisitos.
• Por fim, tente quantificar os benefícios derivados se cada um dos requisitos for atendido.

7: Identificar os stakeholders e a equipe principal para implementação

Depois de identificar o escopo da implementação, identifique seus parceiros nesta iniciativa. Uma equipe típica de implementação do sistema de gerenciamento de projetos se parece com isso.

Patrocinadores

Você precisará de patrocínio forte para seu projeto de cima para baixo. Identifique os patrocinadores que lhe darão suporte e tenha influência suficiente para remover obstáculos à medida que você os encontrar.

Equipe Principal

Essa seria a equipe de projeto real que estaria fazendo o trabalho prático no projeto de implementar um sistema de gerenciamento de projetos.

Equipe de Referência

Como você não pode tomar todas as decisões por conta própria, nem pode ir a todos os usuários sempre que precisar de comentários, precisará de uma equipe de usuários que forneçam diretrizes sobre vários processos. Esse pode ser o "grupo de comentários rápidos".

8: Definir uma linha do tempo para implementação

É irônico que muitos dos projetos de implementação de um sistema de gerenciamento de projetos não tenham um agendamento de projeto por conta própria. Essa é geralmente uma das principais razões para essas implementações sairem dos trilhos. Certifique-se de desenvolver um cronograma de projeto claro para a implementação com entregas claras.

9: Desenvolver um plano de gerenciamento de alterações

Conforme discutido anteriormente, um sistema de gerenciamento de projetos afeta quase todas as partes da organização em vários níveis. Isso requer um esforço conjunto para o gerenciamento de alterações para garantir que a organização aceite a alteração.

Um plano claro para gerenciar a alteração deve ser definido bem antes de iniciar a implementação. Um bom plano de gerenciamento de mudanças inclui a disseminação da conscientização sobre a iniciativa, os esforços para aumentar o desejo dos participantes de aprender e adotar o sistema, e conhecimento e treinamento suficientes para sustentar a mudança.

Durante a implementação

Agora que o trabalho terrestre antes de iniciar a implementação foi concluído, é hora de iniciar a execução. A seguir, fornecerá algumas diretrizes sobre como trabalhar com a implementação.

1: Gerenciá-lo como um projeto

Conforme discutido antes, a implementação de um sistema de gerenciamento de projetos é como qualquer outro projeto. Com suas entregas definidas, monitore ativamente a realização de entregas em tempo hábil.

2: Não deixe escurecer

Tradicionalmente, uma implementação média do sistema de gerenciamento de projetos leva de seis meses a um ano. Isso ocorre porque um sistema de gerenciamento de projetos sempre foi visto como uma série interconectada de recursos e supõe-se que um recurso não pode ser entregue sem outro. Na era dos projetos do Agile, essa é uma receita para desastres e muito mais no caso de um sistema de gerenciamento de projetos.

Tente dividir sua implementação em pacotes de trabalho facilmente entregues e entregue-os rapidamente. Por exemplo, digamos que uma de suas entregas seja permitir que seus projetos passem por um fluxo de trabalho de aprovação. Nesse caso, você habilitaria uma instância de Project Online e habilitaria a funcionalidade de Criação de Projeto como a próxima etapa. Em seguida, você criaria um fluxo de trabalho de aprovação para projetos cada um como um entregue separado, em vez de tentar entregar toda a funcionalidade ao mesmo tempo.

Isso não só permitirá que você marque vitórias rápidas, mas também permita que a equipe teste e forneça comentários antes que a implementação vá muito longe das pistas. Isso alimentará o apetite dos usuários e também validará as suposições de design e dará a chance de corrigi-las.

3: Não projetar para exceções

Uma armadilha comum em que a maioria das implementações do sistema de gerenciamento de projetos se enquadra é gastar muito tempo projetando para cenários que são mais uma exceção do que um padrão. Isso não só perde tempo e recursos, mas também distorce a implementação em algo que não satisfaz o público-alvo principal.

É importante reconhecer que nenhuma ferramenta pode atender a 100% dos cenários e a melhor opção é escolher soluções que resolvam as mais críticas.

Outra perspectiva para isso seria a "paralisia da análise". A indecisão mata o impulso de um projeto. É importante ter uma equipe forte e um patrocinador que possam tomar decisões rápidas com dados suficientes.

4: Mantenha-o simples

Como mencionado antes, é tentador abrir as portas para um novo sistema de gerenciamento de projetos e ativar todas as funcionalidades e recursos e impressionar os usuários. No entanto, essa abordagem não impressiona os usuários, mas os sobrecarrega. Pessoas não pode lidar com muita alteração de uma só vez. Neste contexto, mantenha as coisas simples para começar. Você sempre pode adicionar funcionalidade adicional depois que os usuários se acostumarem com o sistema.

5: Dados mensuráveis

Uma das principais razões pelas quais um sistema de gerenciamento de projetos é implementado é a capacidade de relatar e a visibilidade associada. No entanto, para gerar relatórios e painéis significativos que podem resultar na tomada de decisões orientadas por insights, é importante pensar em relatórios enquanto o sistema de gerenciamento de projetos está sendo criado. Em muitas instâncias, os relatórios são uma reflexão posterior, e isso não apenas prejudica o impacto de um sistema de gerenciamento de projetos, mas também tira o "fator wow".

6: Planejar o treinamento

Não é possível dizer o suficiente sobre o tempo necessário para desenvolver um plano de treinamento sólido para os usuários. É importante perceber que as pessoas aprendem de maneiras diferentes, portanto, desenvolvam um plano de treinamento que inclua material escrito, vídeo, áudio e interação presencial.

Além disso, muitos dos manuais de treinamento se concentram apenas no técnico "como fazer coisas" na ferramenta e ignoram coisas como explicar por que uma determinada aprovação é necessária ou por que um membro da equipe precisa atualizar suas tarefas. É de extrema importância que o material de treinamento não apenas abrange o how-to, mas também coloque o tempo em explicar os benefícios de fazer as coisas de uma certa maneira.

Pós-implementação

Consulte os artigos a seguir para obter mais dicas sobre como gerenciar seu sistema de gerenciamento de projetos após a implementação.

Artigos relacionados

7 maneiras de sustentar a adoção da solução PPM, pós-implementação: white paper

Bater a meia-vida (t 1/2) – Governando sua solução PPM: pós-implementação