Modelagem dos cenários de recursos na análise de portfólio

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Resumo: Saiba como utilizar a funcionalidade de análise de portefólio do PWA para modelar cenários de recursos.

Aplica-se a: Project Online, Project Server 2016, Project Server 2013

A análise de recursos é o processo de correspondência entre a procura de trabalho e a oferta de recursos. É um dos métodos de análise de portefólio de projetos ativados pelo Project Web Application (PWA). A análise da restrição de recursos é uma funcionalidade principal no PWA e está disponível em versões Project Online e suportadas do Project Server.

O PWA também suporta a análise da restrição de custos para corresponder à procura de trabalho com o financiamento disponível.

São necessárias três entradas para realizar a análise de recursos no PWA:

  • Portefólio de projetos definidos, com recursos estimados

  • Conjunto de recursos definido

  • Lista de projetos priorizados

Este artigo irá ensiná-lo a interpretar e utilizar o ecrã Analisar Recursos no PWA. Este ecrã ficará disponível depois de guardar um cenário no ecrã Analisar Custos .

Opção Analisar Recursos na barra de ferramentas.

Este ecrã Analisar Recursos está dividido em três componentes:

  • Métrica

  • Gráfico de cenários

  • Detalhes do Gráfico Gantt/Requisitos do Projeto

Estão disponíveis funcionalidades adicionais com os vários relatórios disponíveis no friso.

Métrica

A grelha de métricas no canto superior esquerdo do ecrã apresenta cálculos de cenários de alto nível.

Grelha de métricas de exemplo.

Pode adicionar campos personalizados à secção Totais . Estes campos fornecerão indicadores calculados das variáveis que afetam o seu portefólio.

As várias opções de cálculo podem ser controladas através do separador Opções . O controlo principal neste separador é o campo Unidades . As unidades podem ser definidas como FTE ou Custo.

Separador Opções.

Se definir a opção Unidades no separador Opções como "FTE", a célula Contratar Recursos na secção Restrições de Recursos é editável. Pode introduzir o número de recursos adicionais que espera contratar para suportar o portefólio. O sistema calculará o custo destes recursos adicionais.

Se definir a opção Unidades no separador Opções como "Custo", os Recursos Adicionais são apresentados na secção Restrições de Recursos. Pode introduzir financiamento adicional para recursos nesta área. O sistema calculará o número de recursos adicionais que podem ser contratados com estes fundos.

Grelha de métricas de recursos de exemplo.

O separador Opções controla várias outras variáveis de cálculo:

Item Opções Impacto
Unidades

FTE

Custo

  • "FTE" ativa a Restrição de Recursos para apresentar Recursos de Contratação. Em seguida, pode introduzir o número de recursos que está disposto a contratar para suportar o portefólio. O sistema estimará um custo com base nas funções necessárias e na respetiva taxa média.

  • "Custo" ativa a Restrição de Recursos para apresentar Recursos Adicionais. Em seguida, pode introduzir os fundos adicionais que está disposto a gastar para apoiar a carteira. O sistema estimará as funções a serem contratadas com base na procura do projeto e na taxa média das funções necessárias.
Tipo

Interno

Externo

  • Os recursos internos são contratados a tempo inteiro quando há uma primeira lacuna nas suas competências. Como contratações internas, estes recursos permanecem no pessoal durante o resto do período de planeamento de portefólio. (Os recursos internos podem ser significativamente mais caros do que os recursos externos.)

  • Os recursos externos podem ser contratados apenas por um curto período de tempo e, em seguida, terminados. Os recursos externos também podem ser contratados a tempo parcial. A alocação mínima para recursos externos é definida na célula Limiar de Alocação .
Tabela de Taxa de Custos A-E Cada recurso pode ter até cinco taxas de custo padrão. Estas tarifas são armazenadas na Tabela de Taxa de Custos A, B, C, D e/ou E. O sistema calculará a taxa padrão de uma função como a média do custo de todos os recursos nessa função. Pode alternar este campo para selecionar taxas diferentes a serem utilizadas para a estimativa de custos de recursos adicionais.
Limiar de Alocação O limiar de alocação controla a alocação mínima para a qual um recurso externo pode ser contratado. Por exemplo, pode definir o limiar de alocação para 25% para calcular recursos externos em unidades de 0,25 FTE.

Modelar recursos adicionais

O PWA pode avaliar o impacto da adição de recursos no portefólio global. Basta escrever o número de recursos que pretende adicionar na caixa Contratar Recursos e, em seguida, clicar em Recalcular no friso. Estes cálculos são afetados pelas definições no separador Opções .

Opção Analisar Recursos na barra de ferramentas.

A vista de análise de recursos será atualizada para lhe mostrar quantos projetos pode entregar e o Relatório de Recursos Contratados (em Relatórios no friso) será atualizado para mostrar quais as funções de recursos que têm de ser contratadas.

Relatórios na barra de ferramentas.

Gráfico de cenários

Quando guarda um cenário de recurso, este será apresentado no Gráfico de Cenários.

Gráfico de cenário de exemplo.

O Gráfico de Cenários é um gráfico de dispersão que ilustra cada um dos cenários por custo e valor estratégico. Tenha em atenção que o custo descrito neste gráfico é o custo adicional necessário para contratar mais recursos (ou seja, o Custo adicional do Recurso ).

A vista Gráfico Gantt

A funcionalidade Análise de Recursos permite que o utilizador efetue uma análise de hipóteses nos projetos dentro do cenário.

Vista de gráfico Gantt de exemplo.

As seguintes variáveis podem ser modificadas para avaliar o impacto no portefólio global:

Variável Interface
Forçar projetos dentro ou fora da análise Gráfico Gantt: Forçar Entrada/Saída da Coluna
Alterar datas de início do projeto Gráfico Gantt: Nova coluna Iniciar
Adicionar recursos Métrica
Dependências do projeto Interface de dependência do projeto

Forçar a Entrada/Saída de Projetos

Os projetos podem ser forçados a entrar ou sair do cálculo na vista Gráfico Gantt.

Gráfico Gantt de exemplo com a entrada forçada realçada.

Esta funcionalidade funciona como a função semelhante no módulo Análise de Custos. Pode forçar os projetos a sair do cálculo. Esta ação irá libertar os recursos desses projetos para suportar outros projetos. Também pode forçar projetos no cálculo. Forçar um projeto pode desviar recursos de outros projetos.

Mudar a data de início do projeto

Você pode avançar ou retroceder seus projetos no calendário para ver como isso afeta sua alocação de recursos.

Gráfico de exemplo com datas realçadas.

Experimentar várias agendas de projetos pode ajudá-lo a integrar mais projetos no portefólio.

Para mover a data de início de um projeto, clique em Gráfico Gantt no friso e, em seguida, selecione um Novo mês de Início para o projeto que pretende mover e, em seguida, clique em Recalcular.

Alterar a data de início no gráfico Gantt da Análise de Recursos não afeta a data de início real dos seus projetos. Quando optar por Consolidar o cenário, a nova data será armazenada num campo denominado Novo Campo de Data de Início.

Detalhes dos Requisitos

O PWA fornece várias formas de analisar o impacto dos cenários no conjunto de recursos.

Opção Detalhes dos Requisitos realçada no separador Análise.

A vista Detalhes dos Requisitos permite-lhe examinar o cenário calculado mais detalhadamente.

Vista de detalhes dos requisitos de exemplo.

A secção Disponibilidade de Recursos na parte superior da página apresenta um resumo dos recursos definidos no Conjunto de Recursos de Empresa.

Vista de disponibilidade de recursos de exemplo.

Alterne a opção Realçar Défices no canto superior direito da página para realçar as funções que estão sobrecommetidas para o portefólio do projeto.

Vista Défices de Realce de Exemplo.

A grelha Requisitos de Projeto apresenta vários campos úteis.

Grelha de requisitos de projeto de exemplo.

Campo Descrição
Prioridade A prioridade que definiu para o projeto.
Forçar Entrada/Saída Apresenta a status do projeto à medida que o define.
Início Original A data de início do projeto, conforme agendado no plano do projeto.
Novo Início A nova data de início que definiu na análise de recursos.
Requisitos O campo Requisitos representa o número total de meses de pessoas necessários para o projeto.
Défice O campo Défice representa o número total de meses de pessoas que excedem a oferta de recursos disponível.

O Relatório de Défice e Excedente

Clique no botão Relatórios no separador Análise para aceder aos dois relatórios fornecidos no PWA:

  • O Relatório de Excedente do Défice

  • O Relatório de Recursos Contratados.

Opção Relatórios realçada no separador Análise.

O Relatório de Défice e Excedente apresenta um resumo do agrupamento de recursos.

Relatório de défice de amostra e excedente.

Os números positivos mostram onde tem mais recursos do que o necessário. Os números negativos indicam que não tem recursos suficientes. Estes números baseiam-se em todos os projetos no seu cenário de análise de custos.

O Relatório de Recursos Contratados

Execute o Relatório de Recursos Contratados para ver o impacto do recálculo da análise de recursos.

Opção Relatórios realçada no separador Análise.

Este relatório apresenta os principais detalhes sobre o recurso que o sistema está a propor para ser contratado para preencher esses défices.

Relatório de recursos contratados de exemplo.

O Relatório de Recursos Contratados apresenta os seguintes campos e cálculos:

Campo Descrição
Função A função identificada pelo sistema que precisa de recursos adicionais.
Project O projeto que requer o recurso.
Novo Início A data de início do recurso.
Data de Fim A data de fim do recurso. Isto será afetado pela opção que selecionou no separador Opções para recursos Internos ou Externos.
Custo Resumo calculado do custo total do recurso, com base na duração X taxa média por função.
Trabalho O número de horas que o recurso irá trabalhar entre o Novo Início e a Data de Fim. Isto será afetado pela opção que selecionou no separador Opções para recursos Internos ou Externos.
Taxa A taxa é a taxa padrão média de todos os recursos no agrupamento de recursos mapeado para a função específica necessária.

Agora, está pronto para guardar o cenário e compará-lo com outros cenários guardados.

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