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Importar contactos externos em massa para Exchange Online

Este artigo é para administradores. Está a tentar importar contactos para a sua própria caixa de correio? Consulte Importar contactos para o Outlook

A sua empresa tem muitos contactos profissionais existentes que pretende incluir no livro de endereços partilhado (também denominado lista de endereços global) no Exchange Online? Pretende adicionar contactos externos como membros de grupos de distribuição, tal como pode fazer com os utilizadores dentro da sua empresa? Nesse caso, pode utilizar Exchange Online PowerShell e um ficheiro CSV (valores separados por vírgulas) para importar contactos externos em massa para Exchange Online. É um processo de três passos:

Passo 1: Criar um ficheiro CSV que contenha informações sobre os contactos externos

Passo 2: criar os contactos externos com o PowerShell

Passo 3: adicionar informações às propriedades dos contactos externos

Depois de concluir estes passos para importar contactos, pode efetuar estas tarefas adicionais:

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Passo 1: Criar um ficheiro CSV que contenha informações sobre os contactos externos

O primeiro passo é criar um ficheiro CSV que contenha informações sobre cada contacto externo que pretende importar para Exchange Online.

  1. Copie o seguinte texto para um ficheiro de texto no Bloco de Notas e guarde-o no seu ambiente de trabalho como um ficheiro CSV com um sufixo de nome de ficheiro de .csv; por exemplo, ExternalContacts.csv.

    Dica

    Se o seu idioma contiver carateres especiais (como å, ä e ö em sueco), guarde o ficheiro CSV com UTF-8 ou outra codificação Unicode quando guardar o ficheiro no Bloco de Notas.

    ExternalEmailAddress,Name,FirstName,LastName,StreetAddress,City,StateorProvince,PostalCode,Phone,MobilePhone,Pager,HomePhone,Company,Title,OtherTelephone,Department,CountryOrRegion,Fax,Initials,Notes,Office,Manager
danp@fabrikam.com,Dan Park,Dan,Park,1234 23rd Ave,Golden,CO,80215,206-111-1234,303-900-1234,555-1212,123-456-7890,Fabrikam,Shipping clerk,555-5555,Shipping,US,123-4567,R.,Good worker,31/1663,Dan Park
pilar@contoso.com,Pilar Pinilla,Pilar,Pinilla,1234 Main St.,Seattle,WA,98017,206-555-0100,206-555-0101,206-555-0102,206-555-1234,Contoso,HR Manager,206-555-0104,Executive,US,206-555-0105,P.,Technical decision maker,31/1000,Dan Park

    A primeira linha, ou linha de cabeçalho, do ficheiro CSV lista as propriedades dos contactos que podem ser utilizadas quando os importa para Exchange Online. Cada nome de propriedade é separado por uma vírgula. Cada linha abaixo da linha de cabeçalho representa os valores de propriedade para importar um único contacto externo.

    Observação

    Este texto inclui dados de exemplo, que pode eliminar. No entanto, não elimine nem altere a primeira linha (cabeçalho). Contém todas as propriedades dos contactos externos.

  2. Abra o ficheiro CSV no Microsoft Excel para editar o ficheiro CSV porque é muito mais fácil utilizar o Excel para editar o ficheiro CSV.

  3. Crie uma linha para cada contacto que pretende importar para Exchange Online. Preencha o maior número possível de células. Estas informações serão apresentadas no livro de endereços partilhado de cada contacto.

    Importante

    As seguintes propriedades (que são os primeiros quatro itens na linha de cabeçalho) são necessárias para criar um contacto externo e têm de ser preenchidas no ficheiro CSV: ExternalEmailAddress, Name, FirstName, LastName. O comando do PowerShell que executar no Passo 2 utilizará os valores destas propriedades para criar os contactos.

Passo 2: criar os contactos externos com o PowerShell

O passo seguinte consiste em utilizar o ficheiro CSV que criou no Passo 1 e no PowerShell para importar em massa os contactos externos listados no ficheiro CSV para Exchange Online.

  1. Ligue o PowerShell à sua organização Exchange Online. Para obter instruções passo a passo, confira Conectar-se ao Exchange Online Windows PowerShell. Certifique-se de que utiliza o nome de utilizador e a palavra-passe da sua conta de administrador global quando se ligar ao Exchange Online PowerShell.

  2. Depois de ligar o PowerShell ao Exchange Online, aceda à pasta de ambiente de trabalho onde guardou o ficheiro CSV no Passo 1; por exemploC:\Users\Administrator\desktop, .

  3. Execute o seguinte comando para criar os contactos externos:

    Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{New-MailContact -Name $_.Name -DisplayName $_.Name -ExternalEmailAddress $_.ExternalEmailAddress -FirstName $_.FirstName -LastName $_.LastName}

    Poderá demorar algum tempo a criar os novos contactos, dependendo do número de contactos que estiver a importar. Quando o comando terminar de ser executado, o PowerShell apresenta uma lista dos novos contactos que foram criados.

  4. Para ver os novos contactos externos, aceda ao Centro de administração do Exchange (EAC) e, em seguida, clique em Contactos dos Destinatários>.

    Dica

    Para obter instruções para ligar ao EAC, veja Centro de administração do Exchange no Exchange Online.

  5. Se necessário, clique em Atualizar para atualizar a lista e ver os contactos externos que foram importados.

    Os contactos importados serão apresentados no livro de endereços partilhado no Outlook e Outlook na Web.

    Observação

    Também pode ver os contactos no Centro de administração do Microsoft 365 acedendo a Contactos de Utilizadores>.

Passo 3: adicionar informações às propriedades dos contactos externos

Depois de executar o comando no Passo 2, os contactos externos são criados, mas não contêm nenhuma das informações de contacto ou organização, que são as informações da maioria das células no ficheiro CSV. Isto acontece porque, quando cria novos contactos externos, apenas as propriedades necessárias são preenchidas. Não se preocupe se não tiver todas as informações preenchidas no ficheiro CSV. Se não estiver lá, não será adicionado.

  1. Ligue o PowerShell à sua organização Exchange Online. Para obter instruções passo a passo, confira Conectar-se ao Exchange Online Windows PowerShell.

  2. Aceda à pasta de ambiente de trabalho onde guardou o ficheiro CSV no Passo 1; por exemplo, C:\Users\Administrator\desktop.

  3. Execute o seguinte comando para adicionar as outras propriedades do ficheiro CSV aos contactos externos que criou no Passo 2.

     Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{Set-Contact -Identity $_.Name -StreetAddress $_.StreetAddress -City $_.City -StateorProvince $_.StateorProvince -PostalCode $_.PostalCode -Phone $_.Phone -MobilePhone $_.MobilePhone -Pager $_.Pager -HomePhone $_.HomePhone -Company $_.Company -Title $_.Title -OtherTelephone $_.OtherTelephone -Department $_.Department -Fax $_.Fax -Initials $_.Initials -Notes  $_.Notes -Office $_.Office -Manager $_.Manager}

    Observação

    O parâmetro Manager pode ser problemático. Se a célula estiver em branco no ficheiro CSV, receberá um erro e nenhuma das informações da propriedade será adicionada ao contacto. Se não precisar de especificar um gestor, basta eliminar -Manager $_.Manager do comando anterior do PowerShell.

    Mais uma vez, poderá demorar algum tempo a atualizar os contactos, dependendo do número que importou no Passo 1.

  4. Para verificar se as propriedades foram adicionadas aos contactos:

  5. No Centro de administração do Exchange, aceda a Contactos dos Destinatários>.

  6. Clique num contacto e, em seguida, clique no ícone Editar. para apresentar as propriedades do contacto.

Isso é tudo. Os utilizadores podem ver os contactos e as informações adicionais no livro de endereços Outlook e Outlook na Web.

Adicionar mais contactos externos

Pode repetir os Passos 1 a 3 para adicionar novos contactos externos no Exchange Online. O utilizador ou os utilizadores da sua empresa podem simplesmente adicionar uma nova linha no ficheiro CSV para o novo contacto. Em seguida, pode executar os comandos do PowerShell nos Passos 2 e Passo 3 para criar e adicionar informações aos novos contactos.

Observação

Ao executar o comando para criar novos contactos, poderá obter um erro a indicar que os contactos que foram criados anteriormente já existem. No entanto, é criado qualquer novo contacto adicionado ao ficheiro CSV.

Ocultar contactos externos do livro de endereços partilhado

Algumas empresas só podem utilizar contactos externos para que possam ser adicionados como membros de grupos de distribuição. Neste cenário, podem querer ocultar contactos externos do livro de endereços partilhado. Veja como:

  1. Ligue o PowerShell à sua organização Exchange Online. Para obter instruções passo a passo, confira Conectar-se ao Exchange Online Windows PowerShell.

  2. Para ocultar um único contacto externo, execute o seguinte comando.

    Set-MailContact <external contact> -HiddenFromAddressListsEnabled $true

    Por exemplo, para ocultar Pilar Pinilla do livro de endereços partilhado, execute este comando:

    Set-MailContact "Pilar Pinilla" -HiddenFromAddressListsEnabled $true

  3. Para ocultar todos os contactos externos do livro de endereços partilhado, execute este comando:

    Get-Contact -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'MailContact')} | Set-MailContact -HiddenFromAddressListsEnabled $true

Depois de os ocultar, os contactos externos não são apresentados no livro de endereços partilhado, mas pode adicioná-los como membros de um grupo de distribuição.